ما هي إدارة المشاريع بالأسلوب الرشيق؟

إدارة المشاريع بالأسلوب الرشيق هي نهج يُطبق على المبادرات الفردية، غالبًا في تطوير المنتجات أو البرمجيات، ويعتمد على مبادئ الأسلوب الرشيق من التعاون والتطوير التدريجي والمرونة والقدرة على التكيف والتحسين المستمر. يتم التركيز على إدارة أهداف المشروع -من الجداول الزمنية والموارد إلى الأهداف والفرق- من منظور الأسلوب الرشيق، ويمكن أن تشمل العديد من أُطر العمل المختلفة، بما في ذلك scrum وKanban وlean.

يمكن لإدارة المشاريع بالأسلوب الرشيق، عند تجميعها، أن تشكِّل برنامجًا يمكن إدارته أيضًا بمبادئ الأسلوب الرشيق؛ ويمكن للبرامج المجمعة معًا أن تشكِّل محفظة، مثل الدمية المتداخلة.

نشأ الأسلوب الرشيق، كنهج، في عام 2001 مع نشر بيان الأسلوب الرشيق (Agile Manifesto) من قِبَل مجموعة من مهندسي البرمجيات. تضمَّن بيان الأسلوب الرشيق أربع قيم أساسية و12 مبدأً. القيم الأساسية هي:

• الأفراد والتفاعلات على العمليات والأدوات.
• برامج العمل على الوثائق الشاملة.
• تعاون العملاء على التفاوض على العقد.
• الاستجابة للتغيير على اتباع خطة.

القيم المفضلة لا تتطلب التخلي عن القيم غير المفضلة. على سبيل المثال، لا يمنع الأسلوب الرشيق استخدام خطة ما، بل يركز بشكل أكبر على الاستجابة للتغيير الحتمي والاستعداد له.

كما يوحي اسمها، تم تصميم إدارة المشاريع بالأسلوب الرشيق للعمل في عالم مليء بالمتطلبات المتغيرة باستمرار. فبدلًا من التخطيط الدقيق لكل خطوة من خطوات المشروع قبل بدئه، يتم إنشاء المهام بسرعة ومراجعتها ومناقشة التقييمات وتغييرها بانتظام استجابةً لتعليقات الفريق أو العملاء.

يُفترض منذ البداية أن الخطط والأساليب سيتعين عليها التغيير، وأنه لن يكون هناك التزام أعمى بالتخطيط الأولي. يتم تمكين أعضاء الفريق الأفراد من التعبير عن آرائهم، دون وجود تسلسل هرمي صارم كما هو الحال في الأساليب الأخرى.

الأسلوب الرشيق والشلال هما من أكثر فلسفات إدارة المشاريع شيوعًا، ويمثلان مناهج مختلفة تمامًا.

الشلال، الذي تم وصفه لأول مرة بعمق في عام 1970 (PDF)، هو منهجية متسلسلة ومنظمة للغاية. في الشلال، يتم تعداد خطوات المشروع قبل بدء المشروع، مع الحاجة إلى إكمال كل خطوة قبل تنفيذ الخطوة التالية. ومن المثير للاهتمام، أن تلك الورقة البحثية لعام 1970، التي كتبها عالم الكمبيوتر Winston Royce، تضمنت في الواقع انتقادًا لطريقة الشلال. والأمر الأكثر إثارة للاهتمام: ابن Royce، ‏Walker Royce، يشغل منصب كبير اقتصاديي البرمجيات في شركة IBM، وقد كتب عدة كتب حول إدارة المشاريع.

يتخذ الأسلوب الرشيق مسارًا مختلفًا: فهو يكافئ التقدم التكراري والقابل للتغيير والتكيف. ويدرك ويقبل أن دورة حياة المشروع الكاملة لا يمكن معرفتها ولن تكون معروفة في البداية، ويطبق أدوات مثل المراجعات وسباقات الأشواط (Sprints) للتكيف مع هذا الواقع.

إدارة المشاريع بالأسلوب الرشيق هي فلسفة ذات مبادئ عامة أكثر من كونها منهجية محددة. ولكنَّ هناك عددًا قليلًا من السمات الرئيسية التي يمكن العثور عليها في معظم مشاريع الأسلوب الرشيق.

أحد أهم عناصر الأسلوب الرشيق هو اعتماده على التكرار. يرتبط هذا بواحدة من القيم الأساسية الأربع الأصلية في الأسلوب الرشيق، وهي إنشاء برامج العمل. في الأسلوب الرشيق، يتم تقسيم العمل إلى أجزاء أصغر حجمًا وأكثر قابلية للإدارة، والتي يتم الانتهاء منها بسرعة ومراجعتها بشكل متكرر. من المفهوم أن الأجزاء الفردية ستتغير، وأحيانًا بشكل كبير، للاستجابة لجلسات المراجعة مع الأطراف المعنية.

تُعَد التقييمات جزءًا حيويًا من الأسلوب الرشيق، حيث توفِّر تعليقات منتظمة للتحسين المستمر من خلال التكرار. هناك اختلافات حسب إطار العمل المستخدم، ولكن جلسات المراجعة المنتظمة والمتكررة موجودة في جميع إصدارات الأسلوب الرشيق. في جلسات المراجعة، يتم تشجيع جميع المشاركين وتمكينهم من التحدث، على عكس النماذج الأكثر هرمية مثل الشلال، حيث "تتدفق" القرارات من أعلى إلى أسفل.

يفضِّل الأسلوب الرشيق التعاون متعدد التخصصات، ويتمتع أعضاء الفريق ذوو المهارات المتعددة الذين يتعاونون على نطاق واسع مع الأطراف المعنية في جميع أنحاء المؤسسة. في الأسلوب الرشيق، لا يعزل المطورون أنفسهم بعيدًا أثناء تطوير المنتج، غافلين عن جميع أعضاء الفريق الآخرين. بدلًا من ذلك، تشمل التقييمات المنتظمة جميع أنواع الأطراف المعنية.

على سبيل المثال، دعنا نطبق مبادئ الأسلوب الرشيق على التطبيق الرياضي الجديد. كما يحتاج المطورون الذين يعملون على إنشاء التطبيق إلى التعاون بشكل متكرر مع المصممين والخبراء والمسوِّقين ومندوبي المبيعات ومديري البرامج. من خلال الترحيب بجميع الأطراف المعنية الضروريين، يمكن لهؤلاء المطورين دمج التعليقات أثناء عملهم لتحقيق نتائج عالية الجودة.

في أنظمة إدارة المشاريع الأقدم أو الأكثر تقليدية، مثل الشلال، يتم اتباع تسلسلات هرمية صارمة لإبقاء الجميع في المهمة. يحدِّد مديرو المشاريع المهام، ويكمل العمال المتخصصون مهامهم الفردية ويبقى الجميع في مسارهم.

يمكن أن يؤدي هذا الأسلوب إلى تكوين أقسام منعزلة، وتقليل تمكين الفريق، وكبح أي ملاحظات قد تكون مفيدة من الأعضاء الذين يشعرون أن ليس من حقهم التعبير عن رأيهم.

في الأسلوب الرشيق، عادةً ما تكون الفرق أصغر حجمًا وذاتية التنظيم وتعتمد على الوظائف المتقاطعة. يمكن لكل عضو في الفريق أن يشعر بمزيد من المسؤولية تجاه المشروع، ويساهم في أي مكان يحتاج إليه.

توفِّر أطر عمل إدارة المشاريع بالأسلوب الرشيق هياكل تنظيمية تتوافق مع مبادئ الأسلوب الرشيق. ليس كل إطار عمل مناسبًا لكل مشروع، لذلك من المهم اختيار إطار العمل الأنسب.

ربما يكون scrum هو الأكثر شهرة بين جميع مفاهيم الأسلوب الرشيق، ويأتي من رياضة الرجبي، حيث يدفع جميع أعضاء الفريق معًا في وقت واحد لأداء هجمة قصيرة لكنها مكثفة. في سياق الأسلوب الرشيق، يعتمد scrum على سباقات السرعة المتكررة ذات المدة الثابتة، والتي تتراوح مدتها عادةً بين أسبوع إلى أربعة أسابيع، ولكن مفهوم العمل الجماعي يظل قائمًا.

تبدأ هذه السباقات بالتخطيط التعاوني لتحديد مهام وتسليمات المنتج المتراكمة التي تجب معالجتها في سباق الشوط القادم. قد يقود تخطيط سباق الأشواط هذا scrum master أو مالك المنتج، والذي يُعَد دوره تعليميًا أكثر من كونه قياديًا، وتتمثل مسؤوليته في ضمان التزام فريق scrum بممارسات الأسلوب الرشيق. ثم يجتمع الفريق بعد ذلك لفترة وجيزة كل يوم في اجتماع يومي لا يدوم أكثر من 15 دقيقة لتحديد أي عقبات أو معوقات. هذه الاجتماعات اليومية السريعة ضرورية لرصد أي مشكلات محتملة، لكنها يجب أن تبقى مختصرة قدر الإمكان.

في نهاية كل سباق، وفي ما يُعرف باسم الاستعراض الختامي للسباق، يعمل الفريق على مراجعة أعماله المنجزة مع الأطراف المعنية خارج فريق التطوير لتحديد أي مشكلات محتملة أو عناصر تستدعي التغيير.

يُعَد Kanban تمثيلًا بصريًا لسير العمل، عادةً في شكل ملاحظات Post-It مصنّفة على لوحة. رغم وجود العديد من النسخ الرقمية لأولئك الذين يفضلون تجنب استخدام الورق المادي.

غالبًا ما تشتمل لوحة Kanban على ثلاثة أعمدة:

المهام المطلوبة: المهام التي لم تبدأ بعد.

المهام قيد التنفيذ: ما يعمل عليه الفرد أو الفريق الفرعي حاليًا.

المهام المكتملة: المهام الفردية المنتهية.

ولكن هذا الأمر ليس ثابتًا. اعتمادًا على المشروع، قد تكون هناك حاجة إلى أعمدة أخرى، مثل "الاختبار" أو "الامتثال" أو "التفكير".

داخل كل عمود توجد مهام فردية على الورق أو الملاحظات اللاصقة الرقمية. في مثال تطبيق التمارين الخاص بنا، قد تتضمن هذه الملاحظات "إنشاء قائمة التمارين المفضلة" و"إضافة مقاطع فيديو توضيحية و"تنفيذ ميزة ساعة الإيقاف". عند اكتمال كل مهمة، يتم نقل ملاحظتها اللاصقة فعليًا (أو رقميًا) من عمود إلى آخر حتى تكتمل جميع المهام.

بالرغم من أنه ليس إطار عمل رشيقًا بالمعنى الدقيق، فإن منهجية lean مرتبطة به ويمكن تطبيقها على مشاريع الأسلوب الرشيق. نشأت منهجية lean في عالم التصنيع، وتركِّز على تقليل الهدر والوثائق والإنتاج الزائد والتجزئة. عند دمجهما، يُشار أحيانًا إلى هذا المزيج باسم الأسلوب الرشيق المرن (lean agile). يعطي الأسلوب الرشيق المرن الأولوية لتحديد القيمة، أحيانًا من خلال تمثيل مرئي يُعرَف باسم تخطيط تدفق القيمة، والذي يمكن أن يساعد على تحديد العوائق أو أوجه القصور.

إطار العمل الرشيق الموسَّع، أو SAFe، هو قاعدة معرفية للمبادئ والممارسات والكفاءات التنظيمية وسير العمل، مصممة لمساعدة المؤسسات على تطبيق نموذج الأسلوب الرشيق على نطاق المؤسسة بأكملها. في SAFe، تنفِّذ فرق الأسلوب الرشيق عملها المعتاد باستخدام scrum أو طرق أخرى. تشكِّل الفرق المتعددة معًا مجموعة التدريب الرشيقة، أو ART، والتي تتعاون بطريقة متعددة الوظائف لتقديم حلول تدريجية على أساس منتظم. كل أسبوعين، تجتمع ART لتقديم عرض توضيحي ينتج تعليقات واقتراحات ليتم تنفيذها في السباق التالي. يدمج SAFe العديد من المنهجيات والأسلوب الرشيق والممارسات ويضيف بعض الإضافات التي تهدف إلى إبقاء المؤسسات الكبيرة على المسار الصحيح.

شهدت إدارة المشاريع بالأسلوب الرشيق شعبية متزايدة، خاصةً في مجال البرمجيات والتقنية. يرى الكثيرون اليوم قيمة في الاختيار بحكمة: وجدت دراسة أجريت عام 2025 (PDF) أن الشلال لا يزال مثاليًا للمشاريع المباشرة وغير المعقدة والتي يمكن التنبؤ بها. وجدت هذه الدراسة أيضًا أن الأسلوب الرشيق يمكن أن يكون متفوقًا على المشاريع المعقدة أو المتغيرة بشكل متكرر. ويجد محللون آخرون أنهم يفضِّلون نهجًا هجينًا. "من خلال اتباع نهج مختلط، تستطيع المؤسسات تحقيق التوازن الأمثل، ما يسمح لها بالتكيف بمهارة مع التحديات غير المتوقعة دون إغفال أهدافها النهائية"، كما كتب Antonio Nieto-Rodriguez في مجلة Harvard Business Review.

تتضمن إدارة المشاريع بالأسلوب الرشيق التركيز على الحد الأدنى من المنتج القابل للتطبيق (MVP). سواء باستخدام المنهجيات المرنة أو المنهجية الرشيقة الموسَّعة أو غيرها من المنهجيات، هناك تركيز كبير في عمليات الأسلوب الرشيق على تقديم عروض وظيفية في نهاية سباقات الأشواط. في البرامج، يُتيح هذا إصدارات أسرع للمستهلكين، تليها تحديثات تدريجية مع تقدُّم المشروع.

يُفترض منذ البداية، وفق عقلية الأسلوب الرشيق، أن المشروع ليس فقط قد يتغير، بل إنه سيتغير بالفعل. تم تضمين القدرة على التكيف في الأسلوب الرشيق، مع المهام والمشاريع المنفصلة وجلسات التقييمات المنتظمة. في كل تقييم، يتم تشجيع الفرق والأطراف المعنية على الإبلاغ عن أي تعليقات، سواء أكانت داخلية أم من العملاء، والتي يمكن للفريق بعد ذلك دمجها في السباق التالي. رضا العملاء هو الهدف وليس الالتزام بالتخطيط.

أشارت دراسة الحالة إلى أن الأسلوب الرشيق يمكن أن يزيد من الكفاءة والإنتاجية. في جامعة ولاية أريزونا، أنشأ قسم تكنولوجيا المعلومات ممارسات الأسلوب الرشيق لتوحيد تخطيط المشاريع من خلال القوالب والتعاون. جامعة ولاية أريزونا استخدمت على وجه التحديد أدوات لدمج مبادئ الإدارة الرشيقة للحد من الهدر والازدواجية. وقد نجح نهجهم في إنشاء نظام جديد قابل للتوسع وقابل للتكرار، وقد بدأت الفرق الأخرى في جميع أنحاء الجامعة في اعتماد التقنيات الجديدة.

يقدِّر الأسلوب الرشيق التواصل المفتوح والفعَّال والتمكيني بين عدد أكبر بكثير من الأطراف المعنية مقارنةً بما يتم عادةً تضمينه. تجد هذه الطبيعة متعددة الوظائف ممثلين من أجزاء مختلفة من المؤسسة متضمَّنين في مناقشات ما بعد الاجتماع. بهذه الطريقة، يساعد الأسلوب الرشيق على كسر الصوامع التي يمكن أن تصبح مشكلة في المؤسسات الكُبرى.

الطبيعة اللامركزية للأسلوب الرشيق، الذي يركِّز على المهارات المتغيرة والمرونة، تمكِّن أعضاء الفريق من استخدام مهاراتهم بأفضل الطرق. تتمتع الفرق أيضًا بالتنظيم الذاتي وتتمتع بالاستقلالية في إجراء سباقات السرعة وفقًا لخبراتها الخاصة، بدلًا من خطة يتم تسليمها من أعلى مستوى.

رغم أن إدارة المشاريع بالأسلوب الرشيق تجلب معها العديد من المزايا، فإن هناك عيوبًا محتملة ومواقف قد لا يكون الأسلوب الرشيق مثاليًا لها، أو قد تحتاج إلى تعديله لتناسب احتياجات المؤسسة على أفضل وجه.

الاعتماد على النهج التكراري والتحسين المستمر والإصدارات المتكررة خلال دورة حياة المشروع قد يجعل من الصعب التنبؤ بموعد اكتمال المشروع أو بتكلفته المحتملة. تأتي خارطة الطريق الصارمة في نظام مثل الشلال بمقياس نجاح أو فشل بسيط؛ فإما أن ينتهي المنتج بحلول الموعد النهائي أو لا ينتهي. في حالة الأسلوب الرشيق، يكون المشروع في طور حالة مستمرة من العمل والتحسين.

على الرغم من أن عدم القدرة على التنبؤ يمكن أن تشكِّل تحديًا، فإن الأسلوب الرشيق يمكن أن يكون في بعض الأحيان وسيلة للتعامل مع الواقع بدلًا من محاولة تشكيل دورة مشروع فوضوية بطبيعتها. من ناحية ما، قد ترتبط طرق الأسلوب الرشيق بالفوضى لأنها الطريقة الأكثر فاعلية للتعامل معها.

مع زيادة المدخلات من مختلف أقسام المؤسسة، والطبيعة القابلة للتكيف للسباقات، قد يكون من السهل الانزلاق نحو توسُّع نطاق العمل غير المخطط له. قد يستمر الفريق في إضافة ميزات جديدة، والعمل على مشكلات ثانوية وثالثية، بينما ينمو المشروع ببطء ولكن بثبات ليصبح شيئًا مختلفًا وأكبر مما كان مقصودًا.

لمعالجة هذه المشكلة، يجب التعامل مع توسع نطاق المشروع على فترات منتظمة. يجب تقييم أي ميزات جديدة لتحديد إذا ما كانت أساسية أم زائدة.

تُعَد منهجيات إدارة المشاريع بالأسلوب الرشيق مثالية لأعضاء الفرق متعددة التخصصات والمستقلين، والذين لديهم دوافع ذاتية. تتميز الفرق الفردية بالتنظيم الذاتي، وقد يُطلب من أعضاء الفريق أداء مجموعة متنوعة من المهام. تتطلب هذه الرشاقة عقلية محددة ومرنة، وقد لا يعمل جميع أعضاء الفريق بشكل أفضل في ظل هذه الظروف. يمكن لرائد الفريق أن يساعد على تعليم الفريق طرقًا للتكيف والتقدُّم داخل بيئة الأسلوب الرشيق.