Zarządzanie procesami biznesowymi

menu icon

Zarządzanie procesami biznesowymi

Dowiedz się więcej o zarządzaniu procesami biznesowymi i o tym, jak może ono pomóc w ciągłej optymalizacji i automatyzacji działalności w celu poprawy wydajności i obniżenia kosztów.

Czym jest zarządzanie procesami biznesowymi?

Zarządzanie procesami biznesowymi (BPM), zgodnie z definicją firmy Gartner (odsyłacz prowadzi poza serwis IBM), polega na stosowaniu różnych metod do wykrywania, modelowania, analizowania, mierzenia, ulepszania i optymalizacji strategii i procesów biznesowych. Chociaż jest ono czasami mylone z zarządzaniem zadaniami i projektami, zakres jego znaczenia jest szerszy niż tych pokrewnych koncepcji. Zarządzanie zadaniami koncentruje się na pojedynczych zadaniach, podczas gdy zarządzanie procesami biznesowymi dotyczy całego, kompleksowego procesu. Zarządzanie projektami odnosi się do jednorazowych prac, podczas gdy zarządzanie procesami biznesowymi skupia się szczególnie na tych procesach, które są powtarzalne. Dzięki ciągłej reinżynierii procesów, organizacje mogą usprawnić ogólne przepływy pracy, co prowadzi do zwiększenia wydajności i oszczędności kosztów. Koncepcja ta nie jest nowa; przykładami metodologii BPM są narzędzia Six Sigma i zasady metodyk zwinnych.

Systemy zarządzania procesami biznesowymi, dzięki zastosowaniu zaawansowanej analityki, monitorowaniu aktywności i zarządzaniu decyzjami, są w stanie koordynować pracę ludzi, systemów, informacji i materiałów w celu uzyskania wyników biznesowych. W związku z tym są one szczególnie pomocne w przyspieszaniu implementacji strategii transformacji cyfrowej.

Typy zarządzania procesami biznesowymi

Istnieją trzy główne typy zarządzania procesami biznesowymi: zorientowane na integrację, zorientowane na człowieka i zorientowane na dokumenty

  • Zarządzanie procesami biznesowymi zorientowane na integrację: ten typ zarządzania procesami biznesowymi koncentruje się na procesach, które nie wymagają dużego zaangażowania człowieka. Procesy te są raczej oparte na interfejsach API i mechanizmach integrujących dane między systemami, takimi jak zarządzanie zasobami ludzkimi (HRM) czy zarządzanie relacjami z klientami (CRM).
  • Zarządzanie procesami biznesowymi zorientowane na człowieka: w przeciwieństwie do zarządzania zorientowanego na integrację, ten typ koncentruje się na zaangażowaniu człowieka, zazwyczaj tam, gdzie wymagane są zatwierdzenia. Intuicyjne interfejsy użytkownika z funkcjami typu „przeciągnij i upuść” umożliwiają zespołom przypisywanie zadań do różnych ról, co ułatwia egzekwowanie odpowiedzialności poszczególnych osób w ramach procesu.
  • Zarządzanie procesami biznesowymi zorientowane na dokumenty: ten typ zarządzania procesami biznesowymi skupia się na konkretnym dokumencie, jak na przykład umowa. Kiedy firmy dokonują zakupu produktu lub usługi, proces opracowywania umowy pomiędzy klientem a dostawcą musi przejść przez różne etapy zatwierdzenia.

Cykl życia zarządzania procesami biznesowymi

Stworzenie skutecznego systemu BPM zaczyna się od zdefiniowania etapów związanych z przepływem pracy. Pomaga to zespołowi zidentyfikować obszary wymagające usprawnień oraz metryki do śledzenia postępu. Dzięki zastosowaniu zarządzania procesami biznesowymi, organizacje mogą usprawnić swoje działania, co prowadzi do uzyskiwania lepszych wyników biznesowych. Aby osiągnąć takie wyniki, należy w pełni zrozumieć cykl życia BPM. Poniżej przedstawiono jego pięć etapów:

  1. Projekt procesu: zespół powinien rozpocząć od określenia kamieni milowych procesu. Następnie należy zidentyfikować poszczególne zadania w ramach całego procesu BPM wraz ze wskazaniem „właścicieli” zadań dla każdego kroku w przepływie pracy. Kroki powinny być jasno zdefiniowane, aby zespół mógł zidentyfikować obszary procesu wymagające optymalizacji oraz kolejne metryki do śledzenia jego poprawy.
  2. Model: podczas tego etapu zespół powinien stworzyć wizualną reprezentację modelu procesu. Powinna ona obejmować konkretne szczegóły, takie jak terminy, opisy zadań i przepływ danych w procesie. Na tym etapie pomocne jest wykorzystanie oprogramowania do zarządzania procesami biznesowymi.
  3. Realizacja: zespół powinien przeprowadzić weryfikację koncepcji, testując nowy system zarządzania procesami biznesowymi przy udziale ograniczonej grupy użytkowników. Po uwzględnieniu wszelkich informacji zwrotnych, zespół może rozpocząć wdrażanie procesu w szerszym gronie odbiorców.
  4. Monitorowanie: podczas tej fazy zespół powinien monitorować proces, mierząc wzrost wydajności i identyfikując ewentualne dodatkowe wąskie gardła.
  5. Optymalizacja: w ostatnim etapie zespół dokonuje wszelkich ostatecznych korekt procesu w celu usprawnienia działalności biznesowej.

Skuteczny projekt zarządzania procesami biznesowymi wymaga starannego planowania i otwartej komunikacji, ale po udoskonaleniu zestawu działań zespoły szybko dostrzegają płynące z niego korzyści.

Korzyści związane z zarządzaniem procesami biznesowymi

Rozwiązania BPM zwiększają wartość organizacyjną poprzez usprawnienie procesów i przynoszą tym samym szereg korzyści. Niektóre z nich to:

  • Zwiększona efektywność i oszczędność kosztów: systemy BPM pomagają optymalizować istniejące procesy i strukturyzować opracowywanie nowych procesów. Odbywa się to poprzez usuwanie nadmiarowych procesów i wąskich gardeł, co prowadzi do poprawy efektywności i wydajności. Dzięki większej sprawności działania przedsiębiorstwa mogą szybciej osiągać zamierzone wyniki biznesowe, a nadmiar zasobów mogą przydzielać do innych zadań o wysokim priorytecie.
  • Udoskonalone doświadczenia pracowników i klientów: pakiet narzędzi BPM do zarządzania procesami biznesowymi pomaga wyeliminować powtarzające się zadania i ułatwia dostęp do informacji. Dzięki eliminacji czynników rozpraszających pracownicy mogą skupić się na swojej pracy i klientach, co prowadzi do wzrostu zadowolenia klientów. Przejrzyste przepływy pracy skracają również krzywą uczenia się w procesie wdrażania pracowników, zwiększając ich efektywność i zaangażowanie.
  • Większa skalowalność procesów: system BPM umożliwia skuteczniejszą realizację procesów i automatyzację przepływów pracy, co stanowi zaletę w przypadku skalowania procesów do innych rejonów geograficznych świata. Narzędzia do zarządzania procesami biznesowymi mogą zwiększyć przejrzystość ról, zapewniając tym samym spójność w całym procesie, a także mogą wskazać możliwości włączenia reguł biznesowych do automatyzacji, co pozwoli zespołom skupić się na innowacjach.
  • Większa przejrzystość: ponieważ automatyzacja procesów biznesowych jasno definiuje właścicieli zadań w procesie, zapewnia ona większą przejrzystość i podział odpowiedzialności w całym procesie. Sprzyja to lepszej komunikacji między zespołami.
  • Mniejsza zależność od zespołów programistycznych: system BPM posiada funkcje niskokodowe, co eliminuje potencjalną zależność związaną z programowaniem. Użytkownicy biznesowi mogą zostać szybko i łatwo wdrożeni do tych narzędzi, co zwiększa automatyzację procesów w całym przedsiębiorstwie.

Przypadki wdrożeń zarządzania procesami biznesowymi

Oprogramowanie BPM zapewnia większe ustrukturyzowanie procesów, usuwając część nieefektywnych obszarów w ramach danego przepływu pracy. Niektóre przykłady pomyślnego zastosowania BMP to:

  • Dystrybucja treści: firmy medialne mogą wykorzystywać BPM do automatyzacji procesu przygotowywania i dostarczania treści — od tworzenia po dystrybucję. System zarządzania procesami biznesowymi może być zaprojektowany tak, aby współdziałał z systemami zarządzania treścią, prawami autorskimi, ruchem treści i zleceniami pracy.
  • Obsługa klienta: przedstawiciele działów obsługi klienta mogą zidentyfikować często zadawane pytania, tak aby umożliwić ich obsługę przez czatboty, co odciąży zespół w przypadku dużego natężenia zgłoszeń serwisowych. Transkrypcja danych z centrum zgłoszeniowego i czatbotów może też pomóc w dalszej automatyzacji procesów, jak również w przygotowaniu bardziej spersonalizowanych odpowiedzi dla klientów.
  • Finanse: firmy mogą tworzyć szablony w celu standaryzacji zamówień zakupu składanych przez różne zespoły, co pozwala im na szybsze nabywanie sprzętu lub oprogramowania biznesowego. Dodatkowo mogą tworzyć indywidualne przepływy pracy dla unikalnych scenariuszy.
  • Kadry: działy kadr mogą wykorzystać BPM do usprawnienia zarządzania dokumentami i przepływami pracy. BPM zapewnia bardziej ustrukturyzowane środowisko do przetwarzania formularzy kadrowych, takich jak przyjmowanie i zwalnianie pracowników, oceny wydajności, wnioski urlopowe i zatwierdzanie ewidencji czasu pracy.
  • Bankowość: podczas rozpatrywania wniosków kredytowych złożonych przez osoby indywidualne lub firmy banki muszą ocenić wnioskodawców pod kątem potencjalnego ryzyka kredytowego. Obejmuje to zbieranie informacji z wielu źródeł, takich jak wnioskodawcy, pracodawcy i agencje ratingowe. Zarządzanie procesami biznesowymi przyspiesza podejmowanie decyzji dotyczących możliwości udzielenia kredytu poprzez zarządzanie przepływem informacji w całym procesie i ograniczenie błędów w dokumentacji.
  • Realizacja zamówień: dzięki oprogramowaniu BPM przedsiębiorstwa mogą zwiększyć efektywność operacyjną swoich systemów realizacji zamówień. Mogą one wykorzystać BPM do zarządzania ofertami specjalnymi, rejestrowania zamówień i ich realizacji. Prowadzi to do przesunięcia procesu w kierunku zarządzania zamówieniami zorientowanego na klienta, które zapewnia większą wartość biznesową.

Zarządzanie procesami biznesowymi i IBM

Zarządzanie procesami biznesowymi może pomóc Twojemu przedsiębiorstwu zwiększyć wartość biznesową i przewagę konkurencyjną. Jest to również ważny krok naprzód, ponieważ potrzeba automatyzacji działań obejmuje wszystkie operacje biznesowe i IT. Przejście w kierunku większej automatyzacji powinno rozpocząć się od małych, udanych projektów, które następnie można skalować i optymalizować pod kątem innych procesów i w innych częściach organizacji.

Dzięki współpracy z IBM Twoje przedsiębiorstwo może uzyskać dostęp do funkcji automatyzacji opartych na sztucznej inteligencji — w tym skalowalnych rozwiązań BPM, które automatyzują i wspierają procesy biznesowe, decyzyjne i dotyczące treści — co pomoże przyspieszyć innowacje poprzez sprawienie, że każdy proces będzie bardziej inteligentny.

Wykonaj kolejny krok:

Załóż konto IBM Cloud już dzisiaj.