¿Qué es una oficina inteligente?

Las tecnologías clave que impulsan las oficinas inteligentes incluyen la automatización, el Internet de las cosas y los sistemas de gestión integrada del lugar de trabajo. La iluminación inteligente, los termostatos inteligentes, las salas de conferencias inteligentes y los escritorios inteligentes también se encuentran comúnmente en oficinas inteligentes.

Dos grandes tendencias están animando a los líderes empresariales a empezar a implementar tecnologías de oficina inteligente:

El auge de las tecnologías inteligentes: las tecnologías inteligentes nacieron a partir de varios avances tecnológicos, como la comercialización de Internet en la década de 1990, la aparición de objetos "inteligentes" como los televisores conectados a Internet en la década de 2000, el crecimiento de las redes móviles y la evolución de los analytics de datos.¹ Hoy en día, las tecnologías inteligentes equipadas con capacidades de recopilación de datos y conectividad se despliegan cada vez más para mejorar la sustentabilidad y las experiencias de los usuarios en diversos entornos, como ciudades, granjas y hogares. Los entornos de oficina no son una excepción, y se prevé que el mercado mundial de oficinas inteligentes alcance los 122 600 millones de dólares en 2032.²

Aumento del trabajo e híbrido: el aumento del trabajo remoto durante la pandemia de COVID-19 (y el auge de los lugares de trabajo híbridos desde entonces) ha dado lugar a fuerzas laborales más distribuidas que nunca. Esto está impulsando la demanda de tecnologías de oficina inteligente que faciliten la colaboración entre los trabajadores remotos y los miembros de su equipo en la oficina.

Las empresas que adoptan soluciones de oficina inteligente pueden obtener numerosos beneficios.

Mientras la innovación sigue dando forma al futuro del trabajo, las oficinas inteligentes actuales suelen contar con estas tecnologías:

El Internet de las cosas es una red de dispositivos físicos, vehículos, electrodomésticos y otros objetos que llevan incorporados sensores, software y conectividad de red. Estas características integradas permiten a los objetos recopilar datos. En el caso de las oficinas inteligentes, los sensores captan datos en tiempo real sobre la ocupación, los patrones de uso de la oficina, el tráfico peatonal, la temperatura, las condiciones de iluminación y otros datos para fundamentar las decisiones sobre el despliegue óptimo de los recursos dentro de la oficina.

Los sistemas de gestión integrada del lugar de trabajo ayudan a los líderes empresariales y a los gerentes de las instalaciones a optimizar los bienes inmuebles y los espacios de trabajo de la empresa. En los IWMS de vanguardia, los datos recopilados por los sensores del IOT y los dispositivos inteligentes se analizan mediante inteligencia artificial (IA) para proporcionar insights sobre la gestión estratégica del espacio. Los IWMS también pueden capacitar a los empleados cuando se utilizan para crear aplicaciones móviles personalizadas. Los empleados pueden utilizar estas aplicaciones para hacer cosas como reservar escritorios o lugares de trabajo (también conocido como "desk booking") o hacer solicitudes de mantenimiento con unos pocos toques en sus teléfonos inteligentes en lugar de gastar tiempo haciendo llamadas telefónicas.

Las salas de conferencias y de reuniones inteligentes suelen estar equipadas con características como capacidades de videoconferencia y pizarras interactivas. Estas características mezclan entornos de trabajo físicos y virtuales, lo que ayuda a a los empleados en el lugar y a distancia a trabajar juntos de manera más inteligente.

Los sistemas de iluminación inteligente pueden calcular la cantidad de luz natural de una oficina y ajustar la iluminación a lo largo de la jornada laboral según sea necesario. Esto ayuda a proporcionar el equilibrio adecuado de luz natural y artificial, para que los empleados tengan la visibilidad que necesitan para realizar su trabajo. Los sistemas de iluminación inteligente también pueden encender y apagar automáticamente las luces en función de si una habitación o espacio está ocupado, lo que reduce el consumo de electricidad.

Los termostatos y los sistemas de climatización inteligentes pueden ajustar automáticamente el caudal de aire, la calefacción y la refrigeración, así como los niveles de dióxido de carbono y humedad, en respuesta a la ocupación en toda la oficina y a las condiciones interiores detectadas por los sensores del IoT . Estos ajustes dinámicos en tiempo real pueden mejorar el confort de los empleados y reducir el consumo de energía.

La automatización es el uso de la tecnología para ejecutar tareas con una mínima intervención humana. En las oficinas inteligentes , la automatización impulsa los ajustes instantáneos que realizan los sistemas de iluminación y los termostatos inteligentes.

Los escritorios conectados a sistemas de reserva se denominan a veces escritorios inteligentes. El término también se utiliza para referirse a los escritorios motorizados que pueden ajustarse fácilmente a las preferencias de altura de un empleado, lo que los convierte en un complemento útil para las oficinas con espacios de trabajo compartidos.

A través de los sistemas inteligentes de control de acceso, se utilizan tecnologías como la biométrica 8que abarca desde el escaneo de huellas dactilares hasta el reconocimiento facial) y la autenticación multifactor para administrar las visitas y evitar el acceso no autorizado a los datos. Estos sistemas también pueden identificar actividades sospechosas, como cuando una persona no autorizada intenta entrar en una oficina.⁴

Las tecnologías de oficina inteligente se emplean en todo el mundo, tanto en el sector gubernamental como en el privado.

• Teradyne, una empresa de fabricación de equipamiento de prueba en Massachusetts, utilizó IWMS para medir la utilización de la oficina, comprimir su huella inmobiliaria en consecuencia e implementar nuevas estrategias de administración del lugar de trabajo.
  
  
• En Victoria, Australia, los gerentes de instalaciones del Royal Melbourne Hospital utilizaron una plataforma de gestión de tareas digitales, accesible a través de sus dispositivos móviles, para responder a 600 tipos diferentes de solicitudes de servicio. La plataforma impulsada por IWMS ayudó a reducir los tiempos de respuesta y el desperdicio derivado de procesos antiguos que utilizaban papel.
  
  
• La instalación de tecnologías inteligentes en sus edificios ayudó a la U.S. General Services Administration a reducir las emisiones operativas anuales de gases de efecto invernadero en un 51 % desde los niveles de 2008.⁵
  
  
• Durante la pandemia de COVID-19, IBM® Global Real Estate empleó IWMS para analizar la utilización del espacio y permitir experiencias de trabajo más seguras para los empleados en 370 ubicaciones.