¿Qué es la gestión de flotas?
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Ilustración de una flota de vehículos diversificada

Fecha de publicación: 7 de diciembre de 2023
Colaboradores: Tom Krantz y Alexandra Jonker

¿Qué es la gestión de flotas?

La administración de flotas abarca los sistemas, procesos y herramientas necesarios para garantizar que la flota de vehículos comerciales de una organización se mantenga durante todo su ciclo de vida. También implica la administración de los conductores de flotas, la optimización de las operaciones de la flota y la mejora de la utilización de activos, todos los cuales caen bajo el paraguas más amplio de la administración de activos empresariales.

Una flota puede variar desde vehículos comerciales hasta camiones de carga y aviones, dependiendo de la organización. Algunas organizaciones pueden construir su propia flota, mientras que otras pueden contratar a empresas de gestión de flotas. Con una gestión adecuada de la flota, las organizaciones pueden mejorar la eficiencia, reducir los costos y asegurarse de que su negocio cumple con las últimas normativas.

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¿Cuáles son los beneficios de la administración de flotas?

Un sistema inteligente de gestión de flotas puede ayudar a las organizaciones a alcanzar sus objetivos ambientales, sociales y de gobernanza (ESG). Por ejemplo, los proveedores de flotas pueden desempeñar un papel crucial en la minimización de la huella económica de su organización mediante el seguimiento del consumo de combustible y otros datos de diagnóstico. De este modo, también pueden mejorar el rendimiento de la flota evitando que los vehículos se averíen y evitando costosas adquisiciones de vehículos.

La gestión de flotas también puede permitir resultados de inspección vehicular más positivos. Una mala inspección del vehículo puede dejar los vehículos en tierra, incluso cuando están en pleno funcionamiento. La gestión de flotas puede proporcionar el mantenimiento predictivo o preventivo que mantiene los vehículos en circulación.

Finalmente, al implementar varias soluciones de gestión de flotas, las empresas pueden mejorar el mantenimiento, evitar cancelaciones de último minuto y aumentar el número de clientes a los que atienden. Esto puede traducirse en clientes más satisfechos y mayor rentabilidad.

¿Qué hace un gestor de flotas?

Los administradores de flotas supervisan las operaciones de la flota mientras mantienen la eficiencia de la flota. De un vistazo, eso puede parecer una gestión del rendimiento de los activos de rutina o el mantenimiento de la flota. Sin embargo, las responsabilidades de un administrador de flotas incluyen todo desde:

Adquirir vehículos

Los gerentes de flotas determinan cuándo se necesita un vehículo nuevo, qué requisitos debe cumplir el vehículo y si es necesario reemplazar un vehículo antiguo.

Mantener la flota

Los gestores de flotas son responsables del mantenimiento preventivo de los vehículos para evitar averías, equilibrar los costos de mantenimiento con los programas de mantenimiento y gestionar las reparaciones para que la flota siga siendo operativa.

Gestión de los conductores

Los gestores de flotas reclutan conductores, gestionan sus flujos de trabajo y trabajan para retener el talento. También garantizan la seguridad del conductor implementando la capacitación adecuada, monitoreando el comportamiento del conductor y optimizando los procedimientos de seguridad.  

Implementación de programas de combustible

Los gestores de flotas son responsables de la gestión del combustible, lo que incluye determinar las ubicaciones preferidas para repostar, crear procesos para hacer un seguimiento del uso del combustible y reducir los costos de repostado de toda la flota de vehículos.

Cumplimiento de las regulaciones

Los administradores de flotas supervisan las horas de servicio (HOS), los dispositivos de registro electrónico (ELD) y otros requisitos reglamentarios para garantizar que todos los conductores operen en pleno cumplimiento.

Reducción de costos operativos

Los gestores de flotas comparan los costos de la flota, agregan datos en una ubicación central y optimizan las rutas para mejorar el ahorro de costos y reducir el tiempo de inactividad. Muchos aprovechan las soluciones de gestión de flotas o el software de gestión de flotas para automatizar y optimizar estas tareas.

¿Qué es el software de gestión de flotas?

El software de gestión de flotas proporciona a los gestores de flotas una plataforma logística en tiempo real que puede organizarlo todo, desde el seguimiento de la flota y la gestión de los conductores hasta la previsión meteorológica y del tráfico. Las soluciones de gestión de flotas también pueden mejorar el uso de combustible, proporcionar métricas clave del vehículo y datos de la flota, garantizar el cumplimiento de los requisitos normativos y, en última instancia, optimizar las operaciones de la flota.

Aunque es similar a un sistema de gestión del transporte que permite a una empresa gestionar sus envíos entrantes y salientes, el software de gestión de flotas difiere en que es más robusto y se enfoca exclusivamente en la flota comercial.

Algunas características comunes del software de gestión de flotas incluyen:

  • Seguimiento de vehículos: gracias al GPS y a la telemática OEM, los administradores de flotas están obteniendo visibilidad en tiempo real de su flota mientras están en la carretera. Pueden monitorear las ubicaciones de los vehículos, analizar el rendimiento del conductor y mitigar posibles problemas de mantenimiento a través de notificaciones en tiempo real. La capacidad de identificar un vehículo a través del seguimiento de activos es una característica determinante de una buena estrategia de gestión de activos fijos.
  • Análisis del comportamiento de conducción: a menudo, los sistemas de seguimiento de vehículos tienen un componente de comportamiento de conducción adicional que asigna a los conductores una puntuación o calificación. Por ejemplo, el frenado frecuente o el ralentí pueden afectar negativamente las puntuaciones. Algunas organizaciones también pueden utilizar dashcams en la cabina de sus vehículos para vigilar su flota comercial.
  • Gestión de combustible: la eficiencia del combustible puede generar reducciones significativas de costos. El software de gestión de flotas monitorea los costos de combustible y da seguimiento al consumo de combustible de los vehículos. También puede automatizar el proceso de repostaje para evitar recargas innecesarias o, peor aún, quedarse sin combustible.
  • Planificación de rutas: Los gestores de flotas suelen planificar las rutas con antelación para lograr una eficiencia óptima. A través de una combinación de rastreo GPS y telemática, los gerentes de flotas pueden mapear rutas con precisión, reduciendo los costos de combustible y mejorando los esfuerzos de sostenibilidad.
  • Actualizaciones de software: el auge de los vehículos eléctricos significa que se espera que los operadores de flotas tengan un plan integral para administrar las actualizaciones de los sistemas operativos del vehículo, incluso cuándo actualizar el software y cómo implementar las actualizaciones.
Dónde empezar con la gestión de flotas

Las organizaciones que deseen poner en marcha un sólido programa de gestión de flotas deben tener en cuenta lo siguiente:

Precios

Una estrategia de gestión de flotas orientada al futuro requiere una inversión significativa desde el principio. Algunos costos iniciales incluyen la adición de telemática a vehículos, la compra o el software de licencias y el reskilling de la fuerza laboral.

Complejidad de la flota

Los tamaños de las flotas varían y una flota de vehículos puede variar desde bicicletas eléctricas hasta aviones. Las grandes flotas con una amplia variedad de vehículos requerirán diferentes enfoques para cada tipo de vehículo, especialmente cuando se trata de mantenimiento preventivo.

Gestión tecnológica

A medida que las organizaciones avanzan hacia un enfoque de gestión de flotas más avanzado y guiado por software, deberán mantenerse al día sobre las últimas tecnologías, actualizar y reemplazar el hardware y administrar su pila tecnológica.

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