¿Qué es la integración de SaaS?

La integración de SaaS permite que las aplicaciones apliquen y compartan datos sin problemas, impulsando la automatización del flujo de trabajo y mejorando la funcionalidad en varios procesos de negocio.

SaaS es un modelo de entrega de software basado en la nube en el que los proveedores de servicios alojan aplicaciones y las ponen a disposición de los clientes a través de Internet. Los usuarios pueden acceder a estas aplicaciones bajo solicitud sin necesidad de instalar o mantener el software en sus dispositivos locales. El proveedor de SaaS aloja la aplicación en la nube y gestiona toda la infraestructura subyacente, la seguridad y las actualizaciones.

Las aplicaciones SaaS brindan los beneficios de un despliegue rápido, gastos de gestión mínimos y costos previsibles a compañías de todos los tamaños, desde nuevas compañías hasta grandes organizaciones globales. Las soluciones SaaS suelen estar basadas en suscripción y ofrecen escalabilidad, actualizaciones automáticas y accesibilidad desde cualquier ubicación con conexión a Internet. Esto ayuda a las organizaciones a centrarse en las operaciones principales mientras emplean tecnología de vanguardia sin grandes inversiones iniciales en infraestructura.

Estos beneficios hicieron que SaaS sea el modelo de distribución de software dominante en la actualidad e impulsaron su adopción en todas las industrias. Los sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) como Salesforce y HubSpot, las herramientas de colaboración como Microsoft 365 y Slack, y las soluciones de planeación de recursos empresariales (ERP), como las de SAP y Oracle, ejemplifican el papel integral que desempeñan las aplicaciones SaaS en las compañías modernas.

Esta ubicuidad subraya el papel de SaaS como una fuerza transformadora en las operaciones comerciales modernas, impulsando la eficiencia, la flexibilidad y la innovación en diversos sectores. La incorporación de dispositivos de inteligencia artificial (IA), aprendizaje automático (ML) e Internet de las cosas (IoT) ayudó a fortalecer estas herramientas e impulsar su adopción. El analista de la industria Gartner pronostica que el gasto global en SaaScrecerá un 22% hasta un total de 295,000 millones USD para fines de 2025.¹

Las aplicaciones SaaS ofrecen numerosos beneficios, pero su valor para las organizaciones depende de mitigar eficazmente los desafíos y riesgos que las acompañan. A medida que los entornos de TI se vuelven cada vez más complejos, introducen nuevos desafíos, como flujos de trabajo fragmentados, silos de datos y problemas de compatibilidad con los sistemas existentes. La integración de SaaS ayuda a las organizaciones a abordar estos problemas. Facilita la conectividad fluida y el flujo de datos entre aplicaciones y sistemas dispares necesarios para la automatización de procesos de negocio.

La integración SaaS funciona mediante el uso de interfaces de programación de aplicaciones (API) para permitir el intercambio de información entre una aplicación SaaS y otras aplicaciones y sistemas empresariales. Una API es un conjunto de reglas y protocolos que permite a las aplicaciones informáticas comunicar e intercambiar datos, características y funciones.

Las API funcionan autenticando primero las aplicaciones antes de autorizar cualquier transferencia de datos. Por lo general, los datos se intercambian mediante formatos estándar como JSON y XML. Mientras que algunas aplicaciones SaaS se actualizan en tiempo real, proporcionando sincronización inmediata y actualizaciones de datos a medida que se producen cambios, otras se basan en el procesamiento por lotes. El procesamiento por lotes implica acumular datos durante un periodo determinado y luego enviarlos de forma masiva a intervalos programados.

La integración de SaaS se puede considerar como la red interconectada de carreteras en una ciudad. Cada edificio de la ciudad representa una aplicación o sistema diferente, cada uno con su propia función y propósito específicos. Las carreteras, las API en esta analogía, conectan estos edificios, lo que permite que los vehículos (datos) viajen sin problemas de un lugar a otro. Sin estas carreteras, cada edificio operaría de forma aislada, incapaz de compartir recursos o comunicar de manera efectiva.

La red de carreteras permite que la información fluya libremente entre edificios, al igual que la integración de SaaS facilita el intercambio de datos y la coordinación sin problemas entre diferentes aplicaciones de software. Esta infraestructura interconectada es esencial para el funcionamiento general de la ciudad, al igual que la integración de SaaS es crucial para mejorar la automatización del flujo de trabajo y aumentar la productividad en varios procesos de negocio.

La mayoría de las aplicaciones SaaS publican sus propias API que están listas para usarse o son compatibles con tipos de API comunes, como las API REST. En algunos casos, particularmente en sistemas más complejos, es posible que se requiera programación y configuración adicionales para integrar una aplicación SaaS con aplicaciones y sistemas existentes.

Al integrar aplicaciones SaaS, los equipos pueden crear flujos de trabajo más estables y eficientes, aprovechar mejor la automatización, minimizar la entrada manual de datos (reduciendo el error humano) y obtener más valor de los datos de las aplicaciones.

Hay varias formas en que las organizaciones pueden integrar aplicaciones SaaS, cada una de las cuales proporciona beneficios y características distintas.

Conectar aplicaciones a través de métodos como el desarrollo personalizado o integraciones punto a punto requiere mucho trabajo, es inflexible y costoso. A medida que las organizaciones adoptan cada vez más entornos híbridos y multinube , junto con un número creciente de aplicaciones SaaS, la necesidad de una estrategia de integración que se adapte mejor a tal complejidad se vuelve más crítica. Las soluciones iPaaS están diseñadas para abordar esta necesidad y ayudar a las organizaciones en la transformación digital.

Una plataforma iPaaS es un centro que estandariza los flujos de datos entre aplicaciones y agiliza los procesos comerciales. Las soluciones iPaaS generalmente ofrecen un conjunto de plantillas y conectores prediseñados que reducen la complejidad y el tiempo necesarios para conectar aplicaciones y sistemas. Las plataformas iPaaS también ofrecen herramientas de bajo código y sin código en forma de interfaces visuales intuitivas y módulos de arrastrar y soltar que permiten a los usuarios no técnicos crear y gestionar integraciones.

Las soluciones iPaaS se pueden emplear para automatizar tareas como la sincronización de pedidos e inventario entre plataformas de comercio electrónico y CRM, y para conectar múltiples flujos de datos con el software ERP. Además, una solución iPaaS puede desencadenar acciones automatizadas, como enviar una factura tras la aprobación del proyecto o enviar técnicos o soporte a los clientes afectados durante interrupciones del servicio.

Las plataformas iPaaS también pueden manejar requisitos críticos de integración, como el reconocimiento de entrega de datos y la gobernanza de datos, eliminando la necesidad de que las compañías desarrollen estas capacidades internamente. El resultado es una compañía más conectada y mejor posicionada para aprovechar los procesos de negocio automatizados. Con las soluciones iPaaS, las organizaciones no tienen que crear sus propias integraciones. Sin embargo, aún se necesita experiencia técnica para solucionar problemas con las plataformas iPaaS.

iPaaS integrado presenta otra solución. Con iPaaS integrado, las compañías de SaaS ofrecen capacidades de integración directamente dentro de los productos SaaS. Los servicios EiPaaS facilitan las integraciones orientadas al cliente entre aplicaciones de terceros y la plataforma de un proveedor, de modo que los clientes pueden vincular sus aplicaciones con los servicios del proveedor. Con EiPaaS, los clientes pueden crear y desplegar sus propias integraciones dentro del software del proveedor, o los proveedores pueden crear integraciones en nombre del cliente y permitirles elegir qué integraciones adoptar.²

La automatización robótica de procesos es una tecnología que emplea bots de software para automatizar tareas repetitivas que, de otro modo, serían realizadas por humanos. En el contexto de la integración de SaaS, RPA puede automatizar la extracción de datos, la entrada manual de datos y otras tareas rutinarias en múltiples aplicaciones SaaS. Las herramientas de RPA son particularmente útiles para integrar sistemas heredados con aplicaciones SaaS modernas, reduciendo el riesgo de error humano y liberando a los empleados para que se concentren en actividades más estratégicas.

Por ejemplo, en recursos humanos, RPA se puede emplear para recopilar y sincronizar información de nuevos empleados en diferentes plataformas. Se puede emplear un bot automatizado para ingresar información de los empleados, completar los formularios necesarios y actualizar los registros de los empleados dentro del sistema de RR.HH., distribuir materiales de incorporación y formularios de solicitud de acceso, enviar correos electrónicos de presentación y otras tareas. Estas automatizaciones pueden contribuir a una experiencia de incorporación fluida y eficiente sin necesidad de intervención manual. Si bien la implementación de RPA puede ahorrar tiempo, los flujos de trabajo de bots pueden fallar luego de las actualizaciones de aplicaciones o los cambios en la interfaz de usuario.

Una estrategia de integración de SaaS personalizada evita la participación de terceros y depende de desarrolladores internos para crear y mantener integraciones. Las integraciones personalizadas ofrecen un alto nivel de flexibilidad y personalización. Por esta razón, las compañías que necesitan funciones específicas que las integraciones de aplicaciones estándar no ofrecen a menudo deben confiar, al menos en cierta medida, en la integración personalizada. Este método también puede ser adecuado para organizaciones con necesidades de integración limitadas, donde las demandas de integración personalizada no serán prohibitivamente costosas.

Sin embargo, desarrollar integraciones de API personalizadas para muchas aplicaciones SaaS puede ser complejo, lento y costoso para las compañías que trabajan con muchas aplicaciones SaaS y sistemas locales. El proceso a menudo implica múltiples rondas de desarrollo y pruebas para lograr un flujo de datos adecuado. Mantener y actualizar integraciones personalizadas a lo largo del tiempo puede generar deuda técnica y revisiones costosas, lo que desafía la escalabilidad y la flexibilidad para el crecimiento futuro.

La integración de middleware es el uso de software intermediario que conecta aplicaciones SaaS y sistemas locales. Las soluciones de middleware incluyen herramientas de bus de servicios empresariales (ESB) y plataformas iPaaS que conectan todos los componentes en una pila tecnológica. Las soluciones de middleware tradicionales suelen ser costosas de adquirir y necesitan conocimientos especializados para implementarlas y gestionarlas de manera eficaz, lo que es cada vez más raro. iPaaS es un tipo de middleware basado en la nube diseñado para aplicaciones SaaS y compañías modernas, y generalmente se considera una actualización de las soluciones de middleware más tradicionales.

Las empresas de todas las industrias están adoptando estrategias de integración SaaS para simplificar la conectividad y automatizar los procesos del negocio dentro de sus entornos de TI. Los casos de uso comunes de integración de SaaS incluyen:

La integración de SaaS proporciona numerosos beneficios, incluida una integración de datos perfecta, flujos de trabajo automatizados, escalabilidad mejorada, análisis unificados, ahorro de costos y ganancias de eficiencia y un mayor retorno de la inversión en SaaS.

La integración de SaaS permite un flujo de datos fluido y preciso entre las aplicaciones empresariales. Esto ayuda a minimizar los errores y proporciona actualizaciones en tiempo real en todos los endpoints.

Las soluciones de integración SaaS facilitan la creación de flujos de trabajo a través de múltiples aplicaciones y sistemas (ya sean basados en la nube u on-prem), reduciendo los procesos manuales y las tareas repetitivas que deben realizar los empleados.

Cuando una plataforma de comercio electrónico, una plataforma de CRM y un panel de analytics de datos están conectados, un representante de ventas puede obtener toda la información que necesita sobre un cliente concreto, sin tener que comprobar varias aplicaciones ni depender de otros empleados para migrar o introducir datos manualmente. Y lo que es mejor, si todas estas aplicaciones se integran con flujos de trabajo internos de machine learning, las organizaciones pueden extraer insights más nítidos de los datos.

La selección de la estrategia de integración adecuada permite a las compañías adaptarse rápidamente a los cambios del mercado y a las nuevas oportunidades mediante la integración de nuevas herramientas y aplicaciones.

La integración de aplicaciones SaaS permite a las organizaciones conectar sistemas ERP con otras aplicaciones y sistemas locales y basados en la nube. Este entorno unificado proporciona a las compañías una visión más completa del negocio y un conjunto de datos más completo. Con esto, las organizaciones pueden extraer insights aplicables en la práctica e integrados que respaldan la planeación estratégica y la toma de decisiones informada.

Una integración SaaS satisfactoria reduce los gastos generales de TI al disminuir la necesidad de un amplio soporte informático y desarrollo personalizado, al tiempo que mejora la productividad al reducir el tiempo dedicado a las tareas manuales.

La integración de aplicaciones SaaS ayuda a maximizar el ROI al permitir que las compañías aprovechen al máximo las funciones que ofrecen estas aplicaciones. Al crear un ecosistema de aplicaciones integrado, las organizaciones pueden mejorar la colaboración, optimizar los flujos de trabajo y ser más productivas.

Aunque la integración de SaaS ofrece numerosos beneficios, también presenta ciertos retos:

Con el aumento de los ciberataques y las filtraciones de datos, proteger los datos y cumplir con los requisitos normativos, como el RGPD y la HIPAA, es más crítico que nunca. Un cifrado sólido, controles de acceso estrictos y auditorías de seguridad periódicas son necesarios para mantener el cumplimiento de normas y proteger la información confidencial al integrar aplicaciones SaaS.

Las arquitecturas de TI complejas que emplean muchas aplicaciones SaaS pueden plantear importantes retos a una estrategia de integración SaaS. A menudo es necesario el desarrollo personalizado para salvar las distancias entre aplicaciones y sistemas incompatibles, mientras que los conocimientos técnicos especializados suelen ser necesarios para una implantación y gestión eficaces. La estructura y la complejidad de la organización son factores importantes que deben considerarse a la hora de elegir una solución de integración.

La sincronización de grandes conjuntos de datos en tiempo real entre varios sistemas a veces puede causar problemas de rendimiento. La latencia puede dar lugar a tiempos de respuesta más lentos y una reducción de la eficiencia en las interacciones del sistema, lo que puede interrumpir significativamente las experiencias de los usuarios y los clientes.

Los equipos de TI deben actualizar regularmente los flujos de integración para asegurarse de que sigan funcionando cuando se actualicen las aplicaciones subyacentes. Se necesita una planificación cuidadosa para administrar el tiempo de inactividad durante las actualizaciones y minimizar las interrupciones operacionales.