Publicado: 05 agosto 2024
Colaboradores: Tim Mucci, Cole Stryker
Un flujo de trabajo de documentos es el sistema que gestiona cómo se distribuyen los documentos dentro de una organización. Un flujo de trabajo de documentos eficaz ayuda a garantizar que todo el personal necesario tenga acceso y control sobre los documentos en un marco optimizado que admita una gobernanza segura . Un flujo de trabajo de documentos bien planificado ayuda a los empleados a acceder rápidamente a los documentos que necesitan para operar con la máxima eficiencia, al tiempo que mantiene el acceso limitado a los usuarios adecuados.
La documentación es la memoria de una organización. Una buena gestión documental conserva las mejores prácticas, las decisiones históricas y las experiencias pasadas. Garantizar que estos conocimientos institucionales sean fácilmente accesibles para los empleados actuales y futuros reduce el tiempo que se pierde buscando documentos y evita la duplicación de tareas.
Las organizaciones generan volúmenes significativos de papeleo esencial que requieren una gestión diligente, como el seguimiento de versiones y el almacenamiento seguro. Un documento que no se puede localizar fácilmente es prácticamente inexistente, lo que enfatiza la importancia de una indexación adecuada y la aplicación de metadatos adecuados para garantizar la recuperabilidad. Cuando los documentos se gestionan bien, fomentan una cultura organizacional de colaboración, transparencia y eficiencia en las prácticas de trabajo.
Imagine un escenario en el que todos los documentos de una organización se almacenan en carpetas separadas, accesibles para todos y distribuidos en varios departamentos. Esta estructura haría que encontrar y proteger documentos fuera extremadamente difícil.
El principio básico del flujo de trabajo de documentos es identificar qué partes dentro de la organización necesitan acceso a los documentos y garantizar que este acceso sea seguro y fácil. Establecer procedimientos claros para crear, almacenar y gestionar documentos constituye la base de un flujo de trabajo de documentos eficaz.
La implementación de estos procedimientos requiere la colaboración entre múltiples roles dentro de la organización. Los departamentos de Recursos Humanos, Legal y TI son fundamentales en la configuración de controles de acceso, sistemas de clasificación de documentos y soluciones de almacenamiento seguro. Es crucial que todos los involucrados comprendan la lógica detrás de cada paso del proceso.
Comprender la importancia de los metadatos precisos, las razones para incluir documentos específicos y la necesidad de un control de versiones adecuado puede mejorar significativamente el compromiso y la adherencia al flujo de trabajo. Aclarar el papel de cada persona en el proceso fortalece aún más este efecto.
Para que un flujo de trabajo documental se considere eficaz, debe ofrecer respuestas estables y coherentes a varias preguntas fundamentales:
- ¿Cómo equilibra la organización las licencias con las necesidades de seguridad de los documentos confidenciales?
- ¿Qué tipos de documentos se incluyen en el flujo de trabajo?
- ¿Cuándo y cómo se introducen nuevos documentos en el sistema?
- ¿Dónde se almacenan los documentos y cómo se organizan? ¿Se hace mediante metadatos o mediante el uso de un sistema de control de versiones o ambos?
Abordar estas preguntas ayuda a las organizaciones a establecer flujos de trabajo transparentes que rastrean cada paso que toma un documento, destacando cualquier cuello de botella, retrasos o ineficiencias. La documentación exhaustiva de estos flujos de trabajo facilita el monitoreo de los indicadores clave de desempeño (KPI), como el tiempo promedio requerido para completar las aprobaciones, el número de ciclos de revisión que se necesitan y el porcentaje y tipos de documentos que se procesan con mayor rapidez que otros.
Además, los flujos de trabajo buscan determinar quién es responsable de cada paso del ciclo de vida del documento, fomentando la responsabilidad y simplificando el seguimiento del progreso. Considere un flujo de trabajo de documentos diseñado para aprobar materiales de marketing. Dicho flujo de trabajo especificaría quién redacta el documento inicial, quién lo revisa en cuanto a contenido y diseño y quién está involucrado en la jerarquía de aprobación. Al monitorear el progreso de estos documentos, una organización puede asignar KPI para identificar áreas de mejora, obtener información sobre el proceso de aprobación y refinar las pautas de revisión para mejorar la claridad y la eficiencia.
Un flujo de trabajo de documentos optimizado es esencial para la seguridad, el crecimiento y el conocimiento de una organización. Empleando como ejemplo la automatización del procesamiento de facturas de cuentas por pagar, estos son los cuatro pasos para una gestión eficaz del flujo de trabajo de documentos:
Los metadatos son una rica capa de información que permite a los sistemas de gestión de documentos comprender y procesar documentos de manera eficaz. Los metadatos de un documento contienen detalles como quién lo creó, la fecha de creación, el nombre del proveedor, el número de factura, palabras clave e incluso puntos de datos extraídos como el monto total adeudado. Proporcionar contexto y estructura permite a DMS automatizar tareas, agilizar la recuperación y garantizar un proceso fluido y eficiente.
Tradicionalmente, las facturas llegan por correo postal o electrónico, lo que requiere la entrada manual de datos en el sistema contable,un proceso lento y propenso a errores sin un repositorio central. Al implementar la automatización, los proveedores pueden enviar facturas electrónicamente y la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) extrae automáticamente los datos importantes. La tecnología OCR se basa en metadatos incrustados para identificar el documento como una factura. Esto permite la extracción automática de datos de información crucial, como el nombre del proveedor, el número de factura y el monto total. Este paso inicial reduce significativamente los errores de entrada y acelera el proceso.
Antes de la automatización, el manejo de facturas implicaba archivar copias en papel o escanearlas y guardarlas en carpetas locales o en un directorio compartido, lo que hacía que la recuperación fuera engorrosa. Después de la automatización, todas las facturas se almacenan dentro de un sistema de administración de documentos (DMS). El DMS utiliza metadatos para un almacenamiento de información y categorización eficientes. Al etiquetar facturas con metadatos relevantes como nombre del proveedor, fecha y número de factura, el sistema garantiza una fácil recuperación y elimina la necesidad de organización manual.
En la era anterior a la automatización, encontrar una factura específica, especialmente en sistemas basados en papel, requería mucho tiempo. Con la automatización, la búsqueda de facturas específicas se vuelve más rápida con la ayuda de metadatos. Los usuarios pueden aprovechar los criterios de búsqueda, como el nombre del proveedor, el rango de fechas o el número de factura, lo que permite al DMS identificar el documento relevante en cuestión de segundos.
Tradicionalmente, la gestión de facturas se basaba en el email y las hojas de cálculo, lo que daba lugar a datos aislados y mayores riesgos de seguridad. Sin embargo, un flujo de trabajo automatizado integra el SGD con los sistemas contables existentes, lo que permite la población automática de los datos extraídos. Además, se pueden implementar pasos de aprobación dentro del sistema, lo que permite al personal autorizado revisar y aprobar facturas electrónicamente, con notificaciones automatizadas, mejorando así tanto la seguridad como la rapidez.
La integración del DMS con los sistemas de contabilidad depende de la extracción precisa de datos a través de OCR. Este proceso depende en gran medida de los metadatos presentes en la factura, lo que permite que el sistema complete el software de contabilidad con la información correcta y active otros pasos del flujo de trabajo basados en los datos extraídos.
Una vez que una organización comprende los principios del flujo de trabajo de documentos, puede implementar la automatización en todos sus procesos. Estos son los pasos involucrados:
Inicialmente, la organización necesita identificar e involucrar a las partes interesadas de varios departamentos. Estas partes interesadas proporcionan información sobre los procesos actuales y las mejoras necesarias. Alinear la automatización con las necesidades específicas de cada departamento minimiza el riesgo de pasar por alto pasos o funciones esenciales para ciertos usuarios. Las partes interesadas con experiencia práctica también pueden identificar posibles excepciones o casos extremos que podrían desafiar la automatización.
Este paso implica mapear el flujo de trabajo manual. El equipo de desarrollo del flujo de trabajo documenta cada paso que da un documento, qué tareas se automatizarán, quién debe participar e identifica los puntos de decisión críticos. Las herramientas de visualización, como los diagramas de flujo o los mapas de procesos, pueden ser fundamentales en esta fase. El equipo puede identificar y abordar mejor los puntos débiles involucrando a las partes interesadas. Una vez que el flujo de trabajo está operativo, se puede refinar continuamente para eliminar redundancias y optimizar la eficiencia.
La selección de un DMS comienza con la identificación de los documentos que se manejan con mayor frecuencia, como contratos, facturas e informes. El equipo considerará factores como el proceso de aprobación de documentos, los requerimientos de colaboración y las necesidades específicas de enrutamiento, al tiempo que planifica la escalabilidad futura. El sistema elegido debe ofrecer un cifrado sólido para proteger la información confidencial y ser intuitivo para todos los usuarios finales. El soporte del proveedor para la capacitación y la asistencia continua es importante para ayudar a asegurar la utilización efectiva del DMS.
Cerciorar el flujo de trabajo documental implica tanto salvaguardas tecnológicas como buenas prácticas. Aplique métodos de autenticación de usuarios estables, como la autenticación multifactor, para impedir el acceso no autorizado, y asigne licencias en función de las funciones del puesto. Los documentos cifrados, tanto en reposo como en tránsito, protegerán los datos confidenciales incluso en caso de violación, y es más probable que los usuarios informados contribuyan a reforzar las salvaguardias tecnológicas.
Las políticas y procedimientos claros son vitales para un flujo de trabajo de documentos que funcione sin problemas. Involucre a las partes interesadas de varios departamentos para comprender sus interacciones, desafíos y oportunidades de mejora relacionados con los documentos. Desarrolle un sistema para clasificar los documentos por confidencialidad, propósito y necesidades de retención. Esto guía la aplicación de controles de acceso y medidas de seguridad adecuados, definiendo pautas para la creación de documentos, estableciendo una propiedad clara y describiendo los procesos de aprobación para diferentes documentos.
Para garantizar el éxito de la adopción del nuevo sistema, implique activamente a los empleados tanto en la fase de diseño como en la de implantación. La formación es fundamental para ayudar a los empleados a comprender la importancia de la automatización, generar confianza y dotarles de los conocimientos necesarios para emplear el nuevo sistema con eficacia. Comprender su papel dentro del flujo de trabajo ayuda a los empleados a ver cómo sus acciones repercuten en la eficacia general.
Luego de la implementación, es esencial el monitoreo continuo del sistema automatizado. Las auditorías en tiempo real y las pruebas de seguridad verifican que la automatización funcione correctamente y gestione los documentos según lo previsto. El monitoreo también debe identificar cuellos de botella en los procesos, analizar errores recurrentes y mejorar las reglas de automatización o las configuraciones del sistema. Las auditorías de seguridad periódicas y las revisiones de los registros de los usuarios ayudan a garantizar que el sistema siga siendo seguro y eficiente.
El flujo de trabajo documental implica los pasos específicos de crear, editar, aprobar y distribuir un documento, centrándose principalmente en su movimiento en toda la organización.
El flujo de trabajo de gestión de documentos se extiende más allá del mero movimiento para incluir los detalles de la creación, almacenamiento, distribución, recuperación, categorización y eliminación de documentos.
Existen dos tipos principales de flujos de trabajo de documentos: secuencial y paralelo.
Flujo de trabajo secuencial o lineal: este tipo de flujo de trabajo sigue un proceso predeterminado paso a paso en el que las personas asignadas completan las tareas en un orden específico. Por ejemplo, en la creación de materiales de marketing, el proceso puede desarrollar de la siguiente manera: un redactor presenta un borrador, que luego es revisado por un editor que aporta sus comentarios. El borrador revisado se envía de vuelta al redactor para más revisiones antes de que la copia final se envíe a un artista gráfico. El diseñador confirma que las imágenes se alinean con la marca antes de que el gerente de marketing revise y apruebe el paquete completo. Si se necesitan revisiones adicionales, el documento vuelve al escritor.
Flujo de trabajo paralelo o concurrente: en este flujo de trabajo, se completan varias tareas simultáneamente. Empleando el mismo ejemplo de material de marketing, el redactor presenta un borrador que el editor revisa simultáneamente en cuanto a contenido y claridad, y el diseñador revisa en cuanto a compatibilidad con la marca. Los comentarios de ambas partes se abordan simultáneamente, se aplican elementos visuales y el gerente de marketing realiza la revisión final para el lanzamiento. Este método suele ser más rápido, pero requiere una comunicación clara para evitar confusiones y comentarios contradictorios.
Tanto los sistemas basados en la nube como los locales pueden admitir estos flujos de trabajo:
Sistemas basados en la nube: los documentos se almacenan en servidores mantenidos por el proveedor de servicios en la nube (CSP) de la organización. Estos sistemas son escalables, se ajustan fácilmente modificando el plan de almacenamiento con el proveedor y se puede acceder a ellos desde cualquier lugar con conexión a Internet, lo que es ideal para trabajadores remotos o viajeros frecuentes. Los sistemas en la nube a menudo permiten la edición simultánea de documentos por parte de varios usuarios y, por lo general, implican costos iniciales más bajos, y las organizaciones pagan una tarifa de servicio mensual o anual.
Sistemas locales: este enfoque requiere que el software se instale en servidores dentro de la organización. Ofrece un control completo sobre el hardware y el software, pero puede ser complejo y costoso de escalar. El acceso generalmente está restringido dentro de la red, a menos que se establezcan configuraciones remotas especiales, lo que complica el acceso para los trabajadores remotos. Los sistemas locales a menudo requieren una inversión inicial significativa en licencias de hardware y software, con posibles costos continuos de mantenimiento y soporte de TI.
Los sistemas de automatización del flujo de trabajo mejoran aún más el proceso de flujo de trabajo de administración de documentos al automatizar la administración desde la captura hasta el archiving, lo que simplifica el enrutamiento automático, las solicitudes de aprobación y el archiving. Los sistemas de automatización del flujo de trabajo suelen ser soluciones de software que automatizan muchos aspectos del flujo de trabajo de administración de documentos.
La implantación de un flujo de trabajo de gestión de documentos puede aportar numerosos beneficios a una organización, mejorando tanto la eficacia operativa como el cumplimiento de la normativa:
La automatización de varias etapas del manejo de documentos reduce el tiempo que los empleados dedican al procesamiento manual, lo que reduce los costos laborales y permite que el personal se concentre en tareas más estratégicas.
Un flujo de trabajo optimizado facilita compartir y colaborar en documentos entre miembros del equipo, incluso en diferentes ubicaciones geográficas, lo que mejora el trabajo en equipo y acelera la finalización del proyecto.
Al gestionar documentos a través de un sistema seguro que controla el acceso en función de los roles de usuario, las organizaciones pueden proteger la información confidencial contra el acceso no autorizado y posibles infracciones.
El control centralizado de los documentos garantiza que se almacenen, gestionen y mantengan bajo estándares coherentes, lo que reduce el riesgo de extravío y el uso de versiones obsoletas. La automatización minimiza el error humano en la entrada y el procesamiento de documentos, lo que lleva a una gestión e reportes de datos más precisos.
Las capacidades mejoradas de indexación y búsqueda permiten a los empleados recuperar documentos rápidamente, lo que reduce el tiempo de inactividad y la frustración asociados con la búsqueda tradicional de archivos.
Los flujos de trabajo automatizados pueden diseñar para cumplir con las regulaciones y estándares de la industria, cerciorando que el manejo de documentos cumpla con todos los requisitos legales y reduzca el riesgo de problemas relacionados con el cumplimiento.
Atención médica
La implementación de registros médicos electrónicos (RME) en centros de atención primaria de salud muestra mejoras significativas en el manejo de enfermedades no transmisibles. Estos sistemas apoyan la prescripción electrónica de medicamentos y mejoran la eficiencia y precisión del mantenimiento de los registros de los pacientes. Al agilizar los procesos de documentación, los proveedores de atención médica pueden ofrecer una mejor atención al paciente con una mejor gestión y accesibilidad de los datos.
Legal
Los sistemas de gestión de documentos benefician a los bufetes de abogados y departamentos legales al acelerar los procesos de redacción, revisión y archivo de documentos. Los buenos sistemas de flujo de trabajo de documentos gestionan los archivos de casos de manera eficiente, protegen el cumplimiento y mejoran el acceso a los documentos necesarios en entornos legales.
Manufactura
Los sistemas de flujo de trabajo de documentos en la fabricación suelen ayudar a gestionar y rastrear documentos de diseño, especificaciones y registros de cumplimiento de manera eficiente. Esto ayuda a garantizar que todas las partes del proceso de fabricación estén actualizadas y cumplan con los estándares regulatorios, lo cual es fundamental para mantener la calidad del producto y la eficiencia operativa.
Atención al cliente
El operador de telecomunicaciones turco, Turkcell, emplea IBM FileNet Content Manager como núcleo de su flujo de trabajo de documentos para centralizar el almacenamiento y facilitar la recuperación de la información del cliente. El sistema respalda el cumplimiento de los requisitos normativos mediante la gestión y verificación de millones de documentos. La automatización permite un acceso rápido a los documentos relevantes. Esta configuración mejora la eficiencia operativa y respalda el cumplimiento y la gestión de las relaciones con los clientes al garantizar una gestión de datos precisa.
Finanzas y banca
Al digitalizar y agilizar los procesos relacionados con los documentos, las organizaciones financieras pueden reducir la entrada manual de datos, minimizar los errores y acelerar los tiempos de transacción. Los flujos de trabajo automatizados confirman que todos los documentos se procesan de forma coherente y se almacenan de forma segura, lo que es esencial para el cumplimiento de la normativa financiera y las auditorías.
Bank of Montreal está empleando IBM Content Analyzer para agilizar el proceso de pago de facturas al permitir que los clientes envíen sus facturas por email directamente a BMO QuickPay, la aplicación de procesamiento de facturas del banco. Este enfoque aborda problemas como los retrasos en los pagos y los engorrosos procedimientos de pago, haciendo que los pagos de facturas sean seis veces más rápidos y destacando los beneficios de la automatización en la banca.
Los sistemas de automatización del flujo de trabajo están diseñados para optimizar varios procesos y tareas, incluido el flujo de trabajo de documentos. El software, como la automatización del flujo de trabajo de IBM, emplea una lógica basada en reglas para automatizar los procesos de negocio, reduce las tareas que consumen mucho tiempo y minimiza los errores humanos. Esto conduce a una optimización de los procesos que puede ver una parte significativa de las transacciones en menos de dos horas.
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