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¿Qué es la gestión de documentos?
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¿Qué es la gestión de documentos?

La gestión de documentos es un sistema o proceso utilizado para capturar, rastrear y almacenar documentos electrónicos como archivos PDF, archivos de procesamiento de textos e imágenes digitales de contenido en papel.

La gestión de documentos puede ahorrarle tiempo y dinero. Proporciona seguridad de documentos, control de acceso, almacenamiento de información centralizado, pistas de auditoría y búsqueda, así como recuperación optimizadas.

¿Qué importancia tiene la gestión de documentos?

El almacenamiento en papel puede requerir un espacio físico significativo. Una plataforma de gestión de documentos puede integrar documentos dispares para un mayor control, acceso y eficiencia de los procesos. Ofrece beneficios en términos de recuperación de información, seguridad, gobernanza y menor costo de operaciones. Además, la gestión adecuada de los registros se está convirtiendo en un imperativo legal.

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Aspectos básicos de la gestión de documentos
Menos papel, más funcionalidad

La gestión de documentos pasó del papel digitalizado a incluir seguridad, auditoría y más.

Más capacidad de almacenamiento

La capacidad de almacenamiento de información de un servidor es mayor que la de un archivador físico o almacén.  

Atributos comunes

Los sistemas varían en alcance, pero comparten atributos, como indexación, control de versiones y más.  

Desafíos comunes de la gestión de documentos
Plantillas para nuevos tipos de documentos

Los servicios de captura habilitados para IA eliminan la necesidad de plantillas.

Fondos adicionales para desplegar servidores

El procesamiento basado en la nube reduce los costos de despliegue y gestión.

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