qué es la gestión del conocimiento

Cuando el conocimiento no es fácilmente accesible dentro de una organización, puede ser increíblemente costoso para una empresa, ya que se dedica un tiempo valioso a buscar información relevante en lugar de completar tareas centradas en los resultados.

Un sistema de gestión del conocimiento (KMS) aprovecha el conocimiento colectivo de la organización, lo que conduce a una mejor eficiencia operativa. Estos sistemas se apoyan en el uso de una base de conocimientos. Suelen ser críticas para una gestión exitosa del conocimiento, ya que brindan un lugar centralizado para almacenar información y acceder a ella fácilmente.

Las empresas con una estrategia de gestión del conocimiento logran resultados comerciales más rápidamente, ya que el aumento del aprendizaje organizacional y la colaboración entre los miembros del equipo facilita una toma de decisiones más rápida en toda la empresa. También agiliza más procesos organizacionales, como la capacitación y la incorporación, lo que genera informes de mayor satisfacción y retención de los empleados.

La definición de gestión del conocimiento también incluye tres tipos de conocimiento: tácito, implícito y explícito. Estos tipos de conocimiento se distinguen en gran medida por la codificación de la información.

• Conocimiento tácito: este tipo de conocimiento generalmente se adquiere a través de la experiencia y se entiende intuitivamente. Como resultado, es difícil articular y codificar, lo que dificulta la transferencia de esta información a otras personas. Los ejemplos de conocimiento tácito pueden incluir lenguaje, reconocimiento facial o habilidades de liderazgo.
• Conocimiento implícito: Mientras que algunas publicaciones confunden el conocimiento implícito con el conocimiento tácito, algunos académicos separan este tipo por separado, expresando que la definición de conocimiento táctico es más matizada. Mientras que el conocimiento tácito es difícil de codificar, el implícito no tiene necesariamente este problema. En cambio, aún no se documentó la información implícita. Tiende a existir dentro de los procesos, y puede denominarse conocimiento “know-how”.
• Conocimiento explícito: El conocimiento explícito se captura en varios tipos de documentos, como manuales, reportes y guías, lo que permite a las organizaciones compartir fácilmente el conocimiento entre equipos. Este tipo de conocimiento es quizás el más conocido y ejemplos de ello incluyen activos como bases de datos, informes técnicos y estudios de casos. Esta forma de conocimiento es importante para retener el capital intelectual dentro de una organización, así como para facilitar la transferencia exitosa de conocimientos a los nuevos empleados.

Mientras que algunos académicosresumen el proceso de gestión del conocimiento como que implica la adquisición, creación, refinamiento, almacenamiento, transferencia, intercambio y utilización de conocimientos. Este proceso se puede sintetizar un poco más. Un sistema eficaz de administración del conocimiento generalmente pasa por tres pasos principales:

1. Creación de Conocimiento: Durante este paso, las organizaciones identifican y documentan cualquier conocimiento existente o nuevo que deseen circular por toda la empresa.
2. Almacenamiento de conocimiento: durante esta etapa, normalmente se emplea un sistema de tecnología de la información para alojar el conocimiento organizacional para su distribución. Es posible que sea necesario formatear la información de una manera particular para cumplir con los requisitos de ese repositorio.
3. Intercambio de conocimientos: en esta etapa final, los procesos para compartir conocimientos se comunican ampliamente en toda la organización. La velocidad a la que se difunde la información variará según la cultura organizacional. Las empresas que fomentan y recompensan este comportamiento sin duda tendrán una ventaja competitiva sobre otras en su industria.

Hay una serie de herramientas que las organizaciones utilizan para aprovechar los beneficios de la gestión del conocimiento. Algunos ejemplos de sistemas de gestión del conocimiento pueden incluir:

• Los sistemas de gestión de documentos actúan como un sistema de almacenamiento centralizado para documentos digitales, como PDF, imágenes y archivos de procesamiento de texto. Estos sistemas mejoran los flujos de trabajo de los empleados al permitir la fácil recuperación de documentos, como lecciones aprendidas.
• Los sistemas de gestión de contenido (CMS) son aplicaciones que gestionan contenido sitio web donde los usuarios finales pueden editar y publicar contenido. Estos suelen confundir con los sistemas de gestión de documentos, pero los CMS pueden admitir otros tipos de medios, como audio y video.
•  Las intranets son redes privadas que existen únicamente dentro de una organización, que permiten compartir habilitaciones, herramientas y procesos entre los stakeholders internas. Si bien pueden llevar mucho tiempo y ser costosos de mantener, proporcionan una serie de servicios de groupware, como directorios internos y búsqueda, que facilitan la colaboración.
• Los wikis pueden ser una herramienta popular de gestión de conocimientos debido a su facilidad de uso. Facilitan la carga y edición de información, pero esta facilidad puede generar preocupaciones sobre desinformación, ya que los trabajadores pueden actualizarlos con información incorrecta u obsoleta.
• Los almacenes de datos agregan datos de diferentes fuentes en un único almacén de datos central y coherente para respaldar el análisis de datos, la minería de datos, la inteligencia artificial (IA) y el machine learning. Los datos se extraen de estos repositorios para que las empresas puedan obtener insights, lo que permite a los empleados tomar decisiones basadas en datos.

Aunque las soluciones de gestión del conocimiento pueden ser útiles para facilitar la transferencia de conocimientos entre equipos e individuos, también dependen de la adopción por parte de los usuarios para generar resultados positivos. En consecuencia, las organizaciones no deben minimizar el valor de los elementos humanos que permiten el éxito en torno a la gestión del conocimiento.

• Cultura Organizacional: Las prácticas de gestión afectarán el tipo de organización que lideren los ejecutivos. Los gerentes pueden construir organizaciones de aprendizaje recompensando y alentando comportamientos de intercambio de conocimientos entre sus equipos. Este tipo de liderazgo sienta las bases para que los equipos confíen entre sí y se comuniquen más abiertamente para lograr resultados comerciales.
• Comunidades de práctica: Los centros de excelencia en disciplinas específicas ofrecen a los empleados un foro para plantear preguntas, facilitando el aprendizaje y la transferencia de conocimientos. De este modo, las organizaciones aumentan el número de expertos en la materia en un área determinada de la compañía, reduciendo la dependencia de personas concretas para ejecutar determinadas tareas.

Equipadas con las herramientas y estrategias adecuadas, las prácticas de gestión del conocimiento tuvieron éxito en aplicaciones específicas, tales como:

• Incorporación de empleados: los sistemas de gestión del conocimiento ayudan a abordar la enorme curva de aprendizaje para los nuevos empleados. En lugar de abrumar a los nuevos empleados con un "volcado de datos" en sus primeras semanas, apóyelos continuamente con herramientas de conocimiento que les brinden información útil en cualquier momento. Aprenda más
• Tareas diarias de los empleados: Permita que cada empleado tenga acceso a respuestas precisas e información crítico. El acceso a respuestas altamente relevantes en el momento adecuado, para la persona adecuada, permite que la fuerza laboral dedique menos tiempo a buscar información y más tiempo a las actividades que impulsan el negocio. Aprenda más
• Servicio de atención al cliente de autoservicio: Los clientes dicen repetidamente que preferirían encontrar una respuesta por sí mismos, en lugar de levantar el teléfono para llamar al soporte. Cuando se hace bien, un sistema de gestión del conocimiento ayuda a las empresas a disminuir los costos de atención al cliente y aumentar la satisfacción del cliente. Aprenda más

Las compañías tienen una experiencia de beneficios cuando adoptan Estrategias de gestión del conocimiento. Algunas de los principales beneficios son:

• Identificación de brechas de habilidades: Cuando los equipos crean documentación relevante en torno al conocimiento implícito o tácito o consolidan el conocimiento explícito, puede resaltar las brechas en las competencias básicas entre los equipos. Esto proporciona información valiosa a la administración para formar nuevas estructuras organizacionales o contratar recursos adicionales.
• Tome decisiones mejor informadas: Los sistemas de gestión del conocimiento equipan a las personas y a los departamentos con conocimientos. Al mejorar la accesibilidad al conocimiento empresarial actual e histórico, sus equipos pueden mejorar sus habilidades y tomar más decisiones basadas en la información que respalden los objetivos empresariales.
• Mantiene el conocimiento de la compañía: Si sus empleados más informados se marcharan mañana, ¿qué haría su compañía? Practicar la gestión interna del conocimiento permite a las compañías crear una memoria organizacional. Los conocimientos que posean sus empleados de larga duración y otros expertos, póngalos a disposición de todo su equipo.
• Eficiencias operativas: los sistemas de gestión del conocimiento crean un lugar de referencia que permite a los trabajadores del conocimiento encontrar información relevante más rápidamente. Esto, a su vez, reduce la cantidad de tiempo dedicado a la investigación, lo que agiliza la toma de decisiones y ahorra costos a través de la eficiencia operativa. Aumentar la productividad no solo ahorra tiempo, sino que también reduce los costos.
• Mayor colaboración y comunicación: los sistemas de gestión del conocimiento y las culturas organizacionales trabajan juntos para generar confianza entre los miembros del equipo. Estos sistemas de información proporcionan mayor transparencia entre los trabajadores, creando mayor comprensión y alineación en torno a objetivos comunes. Un liderazgo comprometido y una comunicación abierta crean un entorno para que los equipos adopten la innovación y la retroalimentación.
• Seguridad de los datos: Los sistemas de gestión del conocimiento permiten a las organizaciones personalizar el control de licencias, el control de visualizaciones y el nivel de seguridad de los documentos para garantizar que la información sólo se comparte en los canales correctos o con las personas seleccionadas. Dé a sus empleados autonomía para acceder al conocimiento con seguridad y confianza.