Cómo mejorar la experiencia de los candidatos con IA

Hoy en día, el término "experiencia de los candidatos" se refiere a las percepciones y actitudes que desarrollan los solicitantes de empleo al interactuar con una organización a través del proceso de selección y contratación. Abarca todos los puntos de contacto que un candidato tiene con una empresa, desde el momento en que ve por primera vez una oferta de trabajo. La experiencia de los candidatos continúa a lo largo del proceso de solicitud con selección, entrevistas, negociaciones de ofertas y, en última instancia, la incorporación o rechazo.

A diferencia de la experiencia del cliente, que se estudió durante décadas, la experiencia de los candidatos es una disciplina relativamente nueva. Pero su importancia ha crecido drásticamente. Este crecimiento se debe en parte a que el mercado del talento se ha vuelto más competitivo a medida que el valor del talento tecnológico supera las habilidades de la fuerza laboral en general.

Según Deloitte, la demanda de empleos tecnológicos en Estados Unidos crecerá a 7.1 millones para 2034. Al mismo tiempo, los candidatos de primer nivel esperan cada vez más tanta transparencia y personalización de los empleadores que reciben de las principales marcas de consumo. La agilidad en el proceso de contratación se ha convertido en un factor crítico en el escenario empresarial actual, caracterizado por su rapidez.

La experiencia de los candidatos está determinada por varios elementos interconectados:

• ¿Son accesibles las ofertas de empleos y las páginas de carreras? 
• ¿El proceso de aplicación es intuitivo?
• ¿Los entrevistadores son profesionales y están preparados?
• ¿Con qué flexibilidad se puede ajustar el calendario de la toma de decisiones?

En esencia, una experiencia positiva de los candidatos se basa en mostrarles respeto y dignidad en cada interacción, incluidas aquellas personas que no son seleccionadas. 

Pero para los reclutadores y gerentes de contratación que equilibran cientos de interacciones diarias con las necesidades inmediatas de personal, crear experiencias personales y empáticas puede ser un desafío. Cada vez más, los equipos de contratación están integrando tecnologías de IA y automatización para procesos manuales que consumen mucho tiempo, de modo que puedan facilitar mejores recorridos de candidatos fluidos y efectivos. Idealmente, estas colaboraciones entre humanos y máquinas permiten a los profesionales de RR. HH. centrarse en la creación de relaciones, la orquestación de estrategias generales de talento y la realización de trabajos de mayor valor.

Para mejorar la experiencia del candidato, dice Tom Mason, líder de la oferta de operaciones de talento global en IBM® Consulting, “[…] las organizaciones deberían empezar por solucionar los momentos en que los candidatos esperan, dudan o trabajan demasiado”.

“El flujo de solicitudes, la comunicación y la progresión de las entrevistas son las palancas más rápidas”, dice. “La IA tiene el mayor impacto cuando orquesta estos flujos de trabajo: automatiza lo que no requiere juicio humano, al tiempo que permite que los reclutadores y gerentes de contratación se centren en los momentos que importan”.

El escenario del talento en 2026 se ve notablemente diferente al de hace cinco años. La normalización del trabajo remoto o híbrido y las búsquedas de empleo impulsadas por IA han elevado fundamentalmente el nivel de lo que las organizaciones deben ofrecer durante el proceso de contratación. Los mercados laborales competitivos combinados con el rápido ciclo de información de las redes sociales ponen a las organizaciones que buscan los mejores talentos en una posición difícil.

Al mismo tiempo, las habilidades necesarias para prosperar en la fuerza laboral moderna están cambiando a un ritmo rápido, con muchos puestos que requieren conjuntos de habilidades completamente diferentes. IBM, por ejemplo,modificó recientemente las descripciones de los puestos para los empleados de nivel básico con el fin de reflejar esta nueva realidad, dando prioridad a las habilidades interpersonales frente a las funciones fáciles de automatizar.

Para estar a la altura del momento, las estrategias de gestión de talentos cambiarán necesariamente: según una encuesta a 750 ejecutivos del IBM Institute of Business Value, el 87 % de los líderes empresariales cree que, para aprovechar al máximo las herramientas de IA, deben contar con las personas adecuadas en los puestos correctos. 

En un mercado en el que es probable que los candidatos de calidad se entrevisten con varias organizaciones simultáneamente, un proceso de contratación lento o desorganizado puede ser una responsabilidad competitiva. Las organizaciones que no pueden avanzar rápido y ofrecer un recorrido coherente para los candidatos podrían perder constantemente a sus mejores prospectos o tener una mala reputación. Según Kim Morick, líder de RR. HH. que da prioridad a la IA en IBM Consulting, el talento de primer nivel permanece en el mercado durante un promedio de solo 10 días.

Invertir en una buena experiencia de los candidatos puede producir rendimientos medibles tanto a corto como a largo plazo. Una experiencia cuidadosamente diseñada, respetuosa y eficiente proporciona un valor palpable a largo plazo. Incluso si un prospecto no recibe una oferta, una gran experiencia aumenta la probabilidad de que solicite un puesto vacante en la misma empresa en el futuro.

Según una encuesta de Gallup, los empleados recién contratados que informan haber tenido una excelente experiencia como candidato tienen 3.2 veces más probabilidades de sentirse conectados con la cultura de su organización. Además, estos candidatos tienen tres veces más probabilidades de estar muy satisfechos con su trabajo.  

Cuando las organizaciones ofrecen constantemente experiencias de contratación bien organizadas, los candidatos se convierten en defensores de la marca. Pueden compartir impresiones positivas con sus redes profesionales, dejar comentarios favorables en sitios como LinkedIn o recomendar una organización a colegas talentosos que buscan empleo activamente. Con el tiempo, esta creación orgánica de reputación se convierte en una concientización significativa de la marca con ventajas de reclutamiento. 

En pocas palabras, las organizaciones conocidas por tratar bien a los candidatos atraerán a más candidatos. El mejor talento tiende a tener opciones, y los profesionales calificados a menudo investigan la experiencia de contratación antes de elegir dónde invertir su tiempo. Una sólida reputación de experiencia de los candidatos atrae a candidatos que están realmente entusiasmados con las organizaciones, creando un pipeline de mayor calidad. 

Un proceso optimizado también es más rápido y rentable. La comunicación proactiva y la programación sin fricciones significan que las decisiones se toman rápidamente, lo que permite a los candidatos avanzar rápidamente en su recorrido. Este enfoque reduce el número de puestos vacantes. 

La decisión de aceptar una oferta de trabajo rara vez se toma de forma aislada. Los candidatos valoran no solo el paquete de compensación, sino también la impresión general que tienen de una organización formada durante el proceso de contratación. Por el contrario, es más probable que los candidatos que ven el proceso como desorganizado acepten ofertas en otros lugares.

La experiencia de los candidatos marca la pauta para la experiencia de los empleados. Cuando las promesas hechas durante el reclutamiento son auténticas y congruentes con la realidad del puesto, los nuevos empleados llegan con expectativas razonables. Además, es menos probable que pasen por la desilusión que provoca el abandono temprano. 

En mercados de talento ajustados, la experiencia de los candidatos puede ser un auténtico diferenciador. Las organizaciones que construyen una reputación genuina por tratar a los candidatos excepcionalmente bien pueden ver resultados no solo en el ciclo de contratación actual, sino a lo largo de los años. 

Los programas eficaces de experiencia de los candidatos se basan en datos, incluso si el proceso es muy específico y personal. La “'experiencia'” puede sentirse como un concepto muy subjetivo y difuso”, dice Kimberly Morick, líder de RR. HH. que priorizan la IA de IBM Consulting. “Pero en un mercado de talento competitivo, no se puede manejar lo que no se puede medir”.

Morick dice que les comenta a las organizaciones que miren sus embudos de reclutamiento a través de dos lentes específicos: “Los datos duros de la eficiencia y el sentimiento humano del proceso”.

• Tasa de finalización de la solicitud: el seguimiento de dónde abandonan los candidatos el proceso de solicitud proporciona una visión directa de cuán accesible es la plataforma para los candidatos potenciales. “Si el 70 % de las personas inicia una solicitud, pero nunca la terminan, es probable que su proceso sea demasiado engorroso o largo. Se está perdiendo talento incluso antes de saber sus nombres”.
• Tiempo de contratación: el tiempo de contratación sigue siendo una métrica crítica de la eficiencia de la experiencia general de los candidatos, y los números de tiempo de contratación prolongados perjudican a las empresas. “El talento de primer nivel solo se queda en el mercado durante un promedio de 10 días”, dice Morick. “Si el tiempo de contratación se prolonga en 30 o 40 días, la 'experiencia' es, en esencia, una de silencio y frustración”.
• Tasas de abandono de los candidatos: el seguimiento de dónde los candidatos tienden a abandonar el proceso de contratación ayuda a las organizaciones a identificar exactamente dónde están sus cuellos de botella. “El seguimiento de la tasa de abandono en etapas específicas actúa como una herramienta de diagnóstico”, dice Morick. “Si los candidatos desaparecen constantemente después de una evaluación técnica, esa es una señal contundente de que la evaluación es demasiado agotadora o está mal explicada”. 

• Métrica NPS de candidatos: la métrica NPS de candidatos (cNPS), a la que Morick se refiere como “la métrica estándar de oro”, hace una pregunta simple: “¿Qué probabilidades hay de que recomiende esta empresa a un amigo?”. Administrada como parte de las encuestas de feedback en etapas clave del proceso de contratación (por ejemplo, posterior a la solicitud o la entrevista), la cNPS proporciona una forma de feedback de los candidatos que se puede rastrear a lo largo del tiempo y comparar con los estándares de la industria. 

Hoy en día, la IA y la automatización se despliegan cada vez más para reforzar a los equipos humanos a lo largo del proceso de adquisición de talento. Las más exitosas de estas iniciativas delegan las tareas administrativas rutinarias y urgentes a las máquinas, lo que permite a los equipos de RR. HH. centrarse en áreas donde el toque humano no es negociable.

“La mayoría de las iniciativas de experiencia de los candidatos fracasa no porque a las organizaciones no les importe, sino porque hacen arreglos en la superficie en lugar del sistema”, dice Mason. “La mejora real proviene del rediseño de los flujos de trabajo, la segmentación para la varianza y el uso de IA para eliminar la fricción mientras existen momentos humanos significativos”.

Mejorar la experiencia de los candidatos no es un proyecto puntual: es un proceso de iteración continua. Los recorridos de los candidatos cuidadosamente diseñados y las intervenciones tecnológicas seleccionadas pueden ayudar a los equipos de contratación a refinar la manera en que los posibles empleados interactúan con una organización.

Algunas de las mejores prácticas para mejorar la experiencia de los candidatos incluyen: 

En el caso de puestos con un gran volumen de candidatos, las herramientas de selección basadas en IA pueden reducir el agotamiento de los reclutadores y mejorar el proceso de búsqueda de candidatos. Estos programas identifican rápidamente qué solicitantes cumplen con los requisitos básicos. A cambio, este proceso ayuda a garantizar que la atención del reclutador humano se mantenga con los mejores candidatos más relevantes. Cuando se implementan de forma responsable, estas herramientas aceleran el tiempo de revisión sin sacrificar la imparcialidad. Por ejemplo, cuando IBM rediseñó sus procesos de recursos humanos, la organización introdujo una herramienta de contratación para utilizar información sobre el mercado laboral y las experiencias pasadas de contratación de candidatos. Este enfoque tenía como objetivo no solo estimar el tiempo de cobertura, sino también identificar a los candidatos con más probabilidades de tener éxito en un puesto específico.

Antes de realizar mejoras, es importante entender por dónde sale la fricción. Analice cada punto de contacto del proceso desde la perspectiva del candidato: ¿el sitio web de empleo está optimizado para dispositivos móviles? ¿Cuánto tiempo lleva completar la solicitud? ¿Cuántos días transcurren entre cada etapa? 

La descripción del puesto suele ser la primera interacción significativa que un candidato tiene con una organización. Las listas de requisitos excesivamente largas y las responsabilidades poco claras pueden suponer obstáculos inmediatos. Las ofertas de trabajo eficaces comunican roles y expectativas de manera clara y reflejan honestamente la cultura de la empresa y las expectativas de un equipo. 

Las herramientas inteligentes de búsqueda y selección de empleos muestran puestos relevantes en función de las habilidades y la experiencia del candidato. Este proceso aumenta la probabilidad de que los candidatos encuentren y postulen a puestos que sean realmente adecuados para ellos. 

Como señaló Morick, las tasas de abandono de solicitudes son una métrica reveladora. Si los candidatos abandonan el proceso de solicitud en grandes cantidades, el proceso es demasiado engorroso. Las mejores prácticas incluyen mantener las solicitudes concisas y agilizar la carga de documentos para evitar información redundante.

Recientemente, el proveedor de servicios de TI msg creó un bot para responder a las preguntas relacionadas con el trabajo de los candidatos y alentó a los solicitantes a vincular los currículos con los puestos vacantes más adecuados. Esta solución aceleró el proceso de contratación, generando un 20 % más de solicitudes adecuadas y dando como resultado un aumento de dos dígitos en la coincidencia de candidatos con los puestos apropiados. 

Es comprensible que los candidatos se sientan frustrados al no saber qué pasos vendrán a continuación ni cuándo recibirán una respuesta. En cada etapa de la experiencia, comunique los siguientes pasos y los plazos previstos. Durante la fase inicial de selección de candidatos, las herramientas de IA conversacional pueden manejar preguntas sobre puestos, cultura, beneficios y procesos básicos. A cambio, esta acción libera tiempo al reclutador para interacciones de mayor valor, mientras que garantiza que ninguna pregunta del candidato quede sin respuesta. 

Según algunas investigaciones, hasta el 65 % de los posibles candidatos a un puesto de trabajo experimentan una comunicación incongruente. Más de un tercio de los solicitantes informaron que un empleador no acusó recibo de su solicitud en absoluto, lo que les hizo perder el tiempo. Las organizaciones exitosas confirman de inmediato y establecen plazos claros en cada etapa. También actualizan de forma proactiva a los candidatos cuando cambian los plazos.

Además, los candidatos quieren que se les perciba como personas. Una excelente experiencia para los candidatos implica personalizar las interacciones siempre que sea posible, teniendo en cuenta las dinámicas propias del puesto y las habilidades específicas de los candidatos.

Las herramientas de IA y automatización pueden personalizar las interacciones y los seguimientos sin sacrificar la eficiencia, proporcionando un reconocimiento inmediato de la solicitud o recordatorios sobre los próximos puntos de contacto a lo largo del recorrido de un candidato. Mediante la IA generativa o un agente de IA, los equipos de RR. HH. pueden personalizar las interacciones a escala. Esta acción ayuda a garantizar que ningún candidato se sienta rezagado. 

La experiencia de la entrevista, ya sea en persona, a través de una entrevista en video o en una llamada telefónica, puede ser uno de los puntos de contacto de mayor riesgo en el recorrido de un candidato. Los entrevistadores no preparados o las preguntas incoherentes dan una mala imagen de una organización y socavan la confianza de los candidatos. Según Gallup, el el 44 % de los candidatos seleccionados informan que las entrevistas tuvieron el mayor impacto en su decisión de aceptar una oferta de trabajo. Asegúrese de que todos los entrevistadores hayan revisado los materiales del candidato de antemano y estén alineados con los criterios de evaluación. 

Incluso la experiencia mejor diseñada corre el riesgo de desviarse si no se mantiene un compromiso riguroso y constante con la evaluación. Los equipos de adquisición de talento de alto rendimiento tratan los procesos de reclutamiento no como una estructura fija, sino como un proceso continuo. Este enfoque podría incluir el establecimiento de un panel de métricas centrales para rastrear la cNPS y las métricas de tiempo de respuesta en cada etapa o realizar auditorías estructuradas periódicas para revisar los resultados.

La incorporación es el momento en el que se cumplen todas las promesas hechas durante el proceso de selección. En muchas organizaciones, la experiencia y el proceso de incorporación operan de forma aislada; en realidad, la incorporación cierra el ciclo. Minimizar la brecha entre el reclutamiento y la incorporación requiere el intercambio de información entre los reclutadores y el equipo de incorporación. Los repositorios de datos centralizados y fluidos ayudan a los líderes de incorporación a ponerse al día rápidamente y preparar nuevas contrataciones para el éxito inmediato. 

La IA, cada vez más utilizada en el proceso de contratación, debería apoyar e informar la toma de decisiones humanas en lugar de reemplazarla. Las ganancias de eficiencia significan poco si se producen a costa de interacciones humanas genuinas.

“El equilibrio adecuado entre eficiencia y humanidad proviene del uso de la IA para eliminar la fricción, no la responsabilidad”, dice Mason. “Cuando la automatización maneja la coordinación y la complejidad, los reclutadores y gerentes de contratación son libres de enfocarse en el juicio, la empatía y la confianza. Ahí es cuando la experiencia de los candidatos mejora a escala”.

Al considerar qué procesos automatizar, las organizaciones deben preguntarse dónde los despliegues mejorarían realmente las experiencias de los candidatos. Deben asegurarse de que los profesionales del talento sigan manejando momentos críticos como las decisiones de contratación, la negociación de ofertas y el trabajo en situaciones complejas o delicadas de los candidatos.

“Mejorar la experiencia de los candidatos no se trata solo de velocidad, automatización o mejores interfaces”, dice Mason. “Se trata de memoria, imparcialidad, feedback y confianza a lo largo del tiempo. Las organizaciones que reconocen la experiencia como una relación, no como una transacción, son las que crean una ventaja de talento duradera”.