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Llenar puestos vacantes más rápido con Max, un bot de reclutamiento impulsado por IA
Ilustración de candidatos potenciales con lupa resaltando uno

msg, un proveedor de servicios de TI global, está creciendo muy rápido. Para ayudar a cumplir con sus objetivos agresivos de reclutamiento, msg construyó Max, un bot con tecnología IBM® watsonx. Max responde a las preguntas relacionadas con el trabajo de los candidatos y permite a los aspirantes a emparejar sus propios currículos vitae (CV) con los puestos vacantes más adecuados, apoyando y acelerando el proceso de contratación.

Desafío empresarial

A pesar del desarrollo de procesos metódicos, los reclutadores de msg aún enfrentaron métodos manuales al hacer coincidir los CV de los solicitantes con puestos vacantes, lo que requería una inversión significativa tanto de tiempo como de recursos.

Transformación

msg creó un bot impulsado por IA que hace a los candidatos una serie de preguntas relacionadas con el trabajo y los empareja automáticamente con las vacantes más adecuadas según las respuestas de los candidatos.

Resultados Obtiene un aumento de dos dígitos en la coincidencia de candidatos
con roles, lo que lleva a entrevistas y contratos más exitosos que antes
Genera >20 % más aplicaciones adecuadas
con capacidades inteligentes de comparación de CV uno a uno
Acelera el proceso de solicitud para las personas que buscan empleo
al reducir la cantidad de CV que los reclutadores deben revisar y combinar manualmente
Historia de desafío empresarial
Reclutamiento a una escala en rápido crecimiento

Desde el 2016, msg ha crecido de 3.500 personas a una fuerza laboral de 8.000 hoy. Ese nivel de expansión llevó a que el equipo de reclutamiento de RR. HH. de ocho miembros tuviera que cumplir cientos de puestos anualmente y gestionar un promedio de 1.000 aspirantes al mes.

Es una tarea complicada, que se hace aún más compleja, ya que el reclutamiento de RR. HH. está centralizado dentro del negocio. El proceso implica encontrar y colocar candidatos calificados en roles de todo el grupo de empresas, que juntos ofrecen un espectro de servicios holístico de consultoría creativa estratégica y soluciones de TI inteligentes, sostenibles y de valor agregado.

Habiendo construido una excelente reputación como especialista en la industria en los últimos 40 años, es importante que msg mantenga su posición. Lo hace contratando a personas con la experiencia adecuada y colocándolas con precisión en puestos elegidos entre una amplia variedad de puestos de TI, consultoría, de nivel básico y de dirección en todos los sectores. Estas industrias incluyen automóviles, servicios financieros, alimentos, seguros, ciencias de la vida y salud, fabricación, sector público, telecomunicaciones, viajes y logística, así como servicios públicos.

“Tenemos muchas unidades de negocio con muchas posiciones abiertas”, dice Holger Hornik, Jefe de la unidad de negocio de IA y Data Analytics en msg. “En nuestro negocio complejo, fue una tarea difícil emparejar a los candidatos adecuados con los puestos apropiados”.

Parte del desafío fue que el CV de cada solicitante se revisaba manualmente y se comparaba con una base de datos de cientos de puestos vacantes. Esta fue una actividad que consumía mucho tiempo y ralentizó el proceso de solicitud tanto para reclutadores como para buscadores de empleo. Además, con varias vacantes similares en distintas unidades de negocio, la combinación de un candidato con el puesto perfecto se prestaba a errores humanos.

Christian Hertlein, consultor principal de msg, explica: "Puede haber una apertura para un "Consultor sénior de watsonx" en una unidad de negocios, mientras que otra división está buscando un "Consultor de soluciones sénior de watsonx". La dificultad para el equipo de reclutamiento fue decidir qué departamento envía el CV del solicitante".

Además, el equipo tuvo que lidiar con cientos de llamadas telefónicas de candidatos que pidieron actualizaciones sobre sus aplicaciones.

Con el crecimiento de miles de empleados cada año, el método tradicional de reclutamiento demostró ser ineficiente para la empresa con visión de futuro. Según Hertlein, msg tenía dos opciones: "Podríamos expandir el equipo de reclutamiento de RR. HH. y seguir haciendo negocios de la misma manera. O bien, podríamos centrarnos en nuevas tecnologías para transferir parte del trabajo a los solicitantes y obtener mejor información y mejor comparación de CV, mientras lo hacemos todo más rápido”.

IBM watsonx Assistant no requiere mucha capacitación, es increíblemente intuitivo. Christian Hertlein Lead Consultant msg
Historia de transformación
Soporte de contratación inteligente de un bot

La compañía optó por centrarse en las nuevas tecnologías.

Utilizando una combinación de ofertas integradas de watsonx, Hornik y su equipo desarrollaron Max, un bot de reclutamiento impulsado por IA. La solución, que reside en la página web de carreras en alemán de msg, hace a los candidatos una serie de preguntas relacionadas con el trabajo, en última instancia, emparejándolos con ofertas de trabajo específicas en función de las respuestas de los candidatos. Alternativamente, las personas pueden cargar sus CV y Max devolverá automáticamente una lista de las posiciones adecuadas en función de esa información.

“La coincidencia de CV es el caso de uso principal de nuestro asistente digital”, agrega Hertlein. "Lo realmente valioso de esta solución es la capacidad de búsqueda interactiva. El bot incluye una herramienta que te permite subir tu CV; luego lo analiza, lo entiende y compara la experiencia con puestos de trabajo abiertos. Después devuelve una lista de las mejores posiciones en las que debe enfocarse el equipo de reclutamiento. Se ahorra una cantidad significativa de tiempo”.

Max se basa en las capacidades de IA y lenguaje natural de la tecnología IBM watsonx Assistant, un asistente de IA de nivel empresarial alojado en IBM® Cloud en el centro de datos Frankfurt. El equipo eligió las tecnologías watsonx para su facilidad de uso y alto rendimiento.

"Cuando comparamos y probamos IBM watsonx Assistant con otro marco de bots utilizando el mismo diálogo y datos, la clasificación y las puntuaciones de confianza de watsonx fueron siempre las mejores", explica Hertlein. "Además, IBM watsonx Assistant no requiere mucha capacitación, es increíblemente intuitivo".

La solución fue desarrollada conjuntamente en seis meses por los departamentos de TI y RR. HH. de msg. El equipo de RR. HH. capacitó a Max sobre la terminología única, el discurso y el contenido de reclutamiento, cumpliendo las preguntas que la herramienta hace a los solicitantes. RR.HH. también definió el camino hacia el apoyo de segundo nivel y la ruta para que los solicitantes contacten con el departamento de RR. HH.

“Tener el equipo de reclutamiento de RR. HH. tan involucrado fue un importante contribuyente al éxito del proyecto y garantiza que tengan la herramienta más adecuada para apoyar su trabajo”, dice Hertlein. "La facilidad de uso de IBM watsonx Assistant permite a las personas desde el reclutamiento trabajar estrechamente con nosotros. No se les exigió que escribieran código; simplemente utilizaron el conjunto de herramientas de IBM watsonx Assistant para ayudarnos con el contenido y el diálogo, lo que significó que pudimos centrarnos en la arquitectura técnica en segundo plano".

La tecnología utiliza IBM watsonx Knowledge Studio e IBM Natural Language Insight para crear modelos específicos de RR. HH. que se enfocan en la terminología y los conceptos de contratación. El equipo de TI implementó los modelos en IBM watsonx Discovery, que actúa como motor de búsqueda de bots y análisis de CV. 

La solución también encuentra empleos relevantes interactuando con los solicitantes y haciendo una serie de preguntas. Comienza primero con las preguntas más amplias, como "¿Es estudiante o profesional?" y "¿Qué tipo de trabajo quiere?". Poco a poco, las preguntas se vuelven más concretas, como preguntar a los solicitantes su lugar de trabajo deseado.

Max también formula preguntas para delimitar el tipo específico de puesto que buscan los candidatos. Por ejemplo, si alguien selecciona un trabajo en consultoría, el bot preguntará si quiere consultoría técnica o comercial. Si el solicitante selecciona consultoría técnica, el bot preguntará sobre experiencia en tecnología específica, como competencia en lenguajes de programación específicos. También pregunta a los solicitantes si tienen experiencia en ciertas industrias, como banca o automotriz, y durante cuántos años.

Después de recopilar la información, Max consulta la base de datos en busca de descripciones de puestos que coincidan con las respuestas del solicitante y devuelve una lista centrada. Los candidatos pueden leer las distintas descripciones de puestos y enviar su solicitud para el trabajo de su elección. Y con la comparación de CV ya realizada por los propios solicitantes, el reclutador puede establecer contacto.

Cuando comparamos y probamos IBM watsonx Assistant con otro marco de bots utilizando el mismo diálogo y los mismos datos, la clasificación y las puntuaciones de confianza de watsonx fueron siempre las mejores. Christian Hertlein Lead Consultant msg
Historia de resultados
Trabajadores altamente calificados en sus trabajos ideales

Max se lanzó en junio del 2019 y ha ayudado a cumplir numerosos roles en msg hasta la fecha.

Desde la implantación del bot, msg ha registrado un aumento de dos dígitos en su indicador clave de rendimiento (KPI) de coincidencia de candidatos, con más ofertas de empleo que dan lugar a más entrevistas y contratos satisfactorios. Los costos de contratación están bajos y la calidad de las aplicaciones ha mejorado; más del 20 % de los candidatos están mejor calificados para el trabajo.

Los solicitantes también están cosechando los beneficios. "Anteriormente, los solicitantes podían esperar mucho tiempo antes de recibir una respuesta del departamento de RR. HH. porque estaban tratando de encontrar el puesto correcto dentro de nuestra organización muy grande", dice Hertlein. “Ahora, con el emparejamiento uno a uno, el proceso es mucho más rápido para el solicitante y nos está ayudando a ocupar puestos más rápido en beneficio de nuestros colegas y del negocio”.

Max conversa con alrededor de 60 personas que buscan empleo al día, un número que aumenta cada mes. A medida que aumenta el número de conversaciones con bots, el volumen de llamadas telefónicas a RR. HH. disminuye.

"Con Max, estamos dando a los solicitantes la oportunidad de mostrarnos quiénes son primero", explica Hornik. “Solo entonces nuestra solución les muestra qué ofertas de trabajo son las más adecuadas para ellos. Seleccionan uno y aplican. Así es como obtienen la posición correcta en nuestra empresa".

Con el apoyo de Max, el equipo de contratación tiene ahora la capacidad de centrarse en importantes iniciativas de contratación en lugar de en las presiones de un emparejamiento manual perfecto. Además, el éxito de la solución ha reforzado la marca interna del departamento dentro de la empresa.

msg es claramente un pionero en la adopción de tecnologías de IA innovadoras y emocionantes, una posición que, como revendedor y proveedor de soluciones, la empresa puede promover cuando llegue el momento de presentar Max a sus propios clientes. Hertlein concluye: “Todavía estamos discutiendo formas de desarrollar el bot para msg pero, en el futuro, pondremos este activo a disposición de nuestros clientes también”.

Logotipo de msg
Acerca de msg

msg (enlace externo a ibm.com) es un grupo independiente e internacional de empresas con 8.000 empleados en todo el mundo. msg systems es el núcleo del grupo de mensajes. El grupo de empresas ofrece un espectro holístico de servicios creativos, estratégicos y soluciones de TI inteligentes, sostenibles y de valor agregado para las siguientes industrias: automotriz, servicios financieros, alimentos, seguros, ciencias de la vida y salud, fabricación, telecomunicaciones, viajes y logística, y servicios públicos. msg tiene su sede en Ismaning, Alemania, y reportó un ingreso récord de 961 millones de euros en el 2018.

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Producido en los Estados Unidos de América, febrero de 2020.

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