직원 커뮤니케이션이란 무엇이며 왜 중요한가요?

내부 커뮤니케이션이 직원 간의 모든 교류를 의미한다면, 직원 커뮤니케이션은 일반적으로 팀원들과 관리자 또는 조직 리더십 간의 상호 작용을 의미합니다. 두 가지 유형의 커뮤니케이션을 효과적으로 실행하면 직원 경험을 향상시켜 직원 유지율을 높이고 긍정적인 근무 환경을 조성할 수 있습니다.

직원 커뮤니케이션은 일반적으로 직원에게 원활하고 통합된 경험을 제공하기 위해 여러 채널을 통해 이루어집니다. 직원 커뮤니케이션의 몇 가지 예는 다음과 같습니다.

• 직원이 회사 인트라넷에 로그인하여 직장 내 커뮤니케이션 및 업데이트를 확인합니다.
• 관리자가 모바일 앱에서 직원이 액세스하는 메시징 플랫폼을 통해 주요 목표를 전달합니다.
• HR 부서에서 디지털 설문조사 또는 대면 회의를 통해 직원 피드백을 요청하고 직원 만족도를 측정합니다.
• 관리자나 임원이 최근 회사 소식을 전하는 주간 메모 시리즈를 전사적으로 발송합니다.

직원 경험의 다른 측면과 마찬가지로 능동적이고 멀티채널로 이루어지는 직원 커뮤니케이션은 최근 몇 년 동안 기하급수적으로 중요해졌습니다. 코로나19 팬데믹이 발생한 지 1년도 채 되지 않아 Gallup은 미국 내 직원의 56%가 완전히 원격 환경에서 근무한다고 보고했습니다^. 1 이로 인해 조직은 이메일, Slack과 같은 디지털 중심의 직원 커뮤니케이션 툴에 크게 의존해야 했습니다.

많은 근로자가 사무실로 복귀했지만, 컨설팅 회사인 Gartner에 따르면 전 세계 지식 근로자의 39%가 하이브리드 환경에서 근무하는 등 글로벌 패러다임이 변화했다고 합니다.² 동시에 많은 기업이 모바일 인력관리의 국경 없는 특성을 활용하여 전 세계에서 인재를 확보하기 시작했습니다.³

현대의 글로벌 경제에서 조직은 여러 지역에서 여러 시간대에 걸쳐 근무하는 더욱 다양한 직원 그룹과 소통하고 있습니다. 이 새로운 패러다임에서 효과적인 직원 커뮤니케이션 채널은 직원 참여도를 높이고 다양한 플랫폼에서 응집력 있는 기업 문화를 유지합니다.

원격 직원은 직원 포털에서 화상 회의 소프트웨어에 이르기까지 여러 디지털 서비스 및 협업 툴을 사용하여 실시간으로 커뮤니케이션을 받을 수 있습니다. 이러한 글로벌 인력의 급격한 변화로 인해 대규모 조직의 리더가 일반적으로 과거보다 훨씬 더 많은 유형의 커뮤니케이션을 관리해야 하는 환경이 조성되었습니다.

오늘날 효과적인 직원 커뮤니케이션은 조직 성공의 초석입니다. IBM 기업가치연구소(IBV)의 최근 보고서에 따르면, 최고의 직원 경험을 제공하는 조직은 그렇지 않은 조직보다 매출 성장률이 31% 더 높은 것으로 나타났습니다. 개방적이고 명확하며 일관된 커뮤니케이션 채널을 조성함으로써 조직은 직원의 참여, 협업, 생산성을 향상시키고, 이직률을 낮추고, 핵심 인재를 개발할 수 있습니다.

총체적인 멀티플랫폼 사내 커뮤니케이션 전략은 직원 참여도를 높이고 응집력 있는 조직 문화와 우선순위가 높은 이니셔티브를 중심으로 비즈니스를 통합합니다. 잠재적인 직원 커뮤니케이션 이점은 다음과 같습니다.

• 직원 참여도 및 사기 향상
• 직원 경험 향상
• 다양한 업무 환경을 위한 포용성 증진
• 협업 및 팀워크 향상
• 변경 관리 촉진
• 의사 결정 강화

개방적이고 적시에 정보를 제공하는 커뮤니케이션 채널은 직원들이 가치 있고 존중받는다고 느끼게 하여 사기와 참여도를 높입니다. 이를 통해 직원들의 헌신과 동기가 유지되어 직무 만족도가 높아지고, 생산성이 향상되고, 궁극적으로는 직원 유지율도 향상됩니다.

IBM 기업가치연구소(IBV)의 최근 설문조사에 따르면 직원의 70% 이상이 커리어에서 유연성과 일과 삶의 균형을 중요하게 여기는 것으로 나타났습니다. 효과적인 직원 커뮤니케이션은 사람 중심의 직장을 조성하여 조직이 가치 있는 인재를 채용하고 유지할 수 있도록 합니다.

여러 채널에서 이용이 가능한, 명확한 직원 커뮤니케이션을 통해 정보 사일로를 허물어 포용성을 높일 수 있습니다. 조직은 지속적인 피드백을 적극적으로 장려함으로써 다양한 직원의 요구를 충족할 수 있습니다.

명확하고 일관된 하향식 커뮤니케이션은 팀원 간의 협업을 촉진하여 갈등을 최소화하고 회사 전체의 통합된 비전을 촉진합니다. 또한 직원들의 아이디어를 기반으로 하고 회사 간 협업을 통해 혁신을 촉진함으로써 회사 전반의 역량을 강화합니다.

투명한 커뮤니케이션은 합병이나 디지털 혁신과 같은 조직 변화의 핵심입니다. 직원들에게 최신 정보를 제공하면 직원들이 원활하게 전환하는 데 도움이 될 수 있습니다.

정확하고 시기적절한 정보에 대한 액세스는 직원과 경영진이 정보에 입각한 결정을 내릴 수 있도록 합니다. 협업을 통한 의사 결정 프로세스는 다양한 관점과 조직 전반의 전문 지식을 사용하여 워크플로와 주요 메트릭을 개선할 수 있습니다.

여기에는 회의, 일대일 토론 및 비공식 대화가 포함되며 즉각적인 피드백과 개인화된 상호 작용이 가능합니다.

서면 직원 커뮤니케이션에는 이메일, 메모, 뉴스레터, 성과 검토 및 보고서가 포함될 수 있습니다. 이는 직원 커뮤니케이션에 대한 기록을 제공하며 상세하고 공식적인 커뮤니케이션에 유용할 수 있습니다. 또한 직원들은 설문조사 및 기타 형태의 서면 커뮤니케이션을 통해 경영진과 소통하며 직원 경험을 개선하기 위한 피드백과 권장 사항을 제공합니다.

이러한 유형의 커뮤니케이션에는 인트라넷, 협업 플랫폼(예: Microsoft Teams 또는 Slack) 및 때때로 소셜 미디어와 같은 디지털 툴의 사용이 포함됩니다. 디지털 커뮤니케이션은 직원들이 실시간으로 필요한 정보에 액세스할 수 있도록 장려하여 보다 민첩하고 즉각적인 워크플로를 가능하게 합니다.

다양한 시간대의 근로자를 고용하는 글로벌 조직의 경우 디지털 커뮤니케이션은 위치에 관계없이 정보를 공유할 수 있는 유연한 방법을 제공합니다. 직원들과 소통하는 데 사용되는 디지털 기술이 워낙 많기 때문에 정보 교환이 일대일로 이루어지든 팀 간에 이루어지든 관계없이 경영진은 더 많은 액세스 권한을 얻을 수 있습니다(예: 현장에서는 모바일 앱 등을 통해).

오늘날의 조직은 내부 인트라넷에서 모바일 앱에 이르기까지 여러 플랫폼과 커뮤니케이션 방법을 사용하여 직원들과 소통합니다. 일반적으로 기업은 직원들이 필요할 때 언제 어디서나 정보를 제공하기 위해 여러 기술을 동시에 사용합니다. 일반적인 직원 커뮤니케이션 기술은 다음과 같습니다.

이메일은 공식 및 비공식 직원 커뮤니케이션을 위한 기본 툴로, 일상적인 커뮤니케이션과 비동기 메시징을 가능하게 합니다. 회사나 부서 전체에서 문서를 공유하고 공지 사항을 보내는 데 자주 사용됩니다.

Slack 및 Microsoft Teams와 같은 인스턴트 메시징 플랫폼은 직원 간의 빠르고 비공식적인 커뮤니케이션을 촉진합니다. 팀 또는 조직 전체의 협업, 질문에 대한 빠른 답변, 상태 업데이트 공유에 사용할 수 있습니다.

Zoom, Microsoft Teams 또는 Google Meet과 같은 화상 회의 툴을 사용하면 대면 가상 회의, 웨비나 또는 컨퍼런스를 진행할 수 있습니다. 이는 교육 세션, 원격 회의 및 회사 전체 타운홀 회의에 사용할 수 있습니다.

일부 조직에서는 회사 정보 및 리소스의 중앙 허브 역할을 할 수 있는 내부 웹 사이트 또는 포털을 사용합니다. SharePoint 및 Confluence와 같은 플랫폼은 여러 통합을 지원하므로 조직은 내부 인트라넷 사용에 맞게 플랫폼을 사용자 지정할 수 있습니다. 이러한 플랫폼은 일반적으로 조직의 커뮤니케이션, 호스팅 정책, 절차, 내부 뉴스, 직원 디렉터리 및 협업 툴을 원스톱으로 제공하는 역할을 합니다.

지난 10년 동안 여러 직원 커뮤니케이션 플랫폼이 문서 공유에서 프로젝트 관리에 이르기까지 다양한 직원 커뮤니케이션 툴을 결합하여 직원 경험을 통합했습니다. Microsoft Teams, Trello, Asana와 같은 기업은 프로젝트 협업, 작업 관리, 다중 편집자 문서 관리 및 팀 커뮤니케이션을 지원합니다.

SAP SuccessFactors 및 Oracle HCM Cloud 제품과 같은 포괄적인 플랫폼은 직원에게 HR 서비스에 대한 액세스를 제공합니다. 이러한 포털을 통해 직원은 중앙 집중식 허브에서 급여 명세서를 확인하고, 회사 정책에 액세스하고, 온보딩 리소스에 참여할 수 있습니다.

최근 인공 지능(AI) 의 발전으로 일상적인 업무 부담이 줄어들고 직원의 요구에 신속하게 대응할 수 있게 되어 사내 커뮤니케이션 툴이 개선되었습니다. 직원 커뮤니케이션에 AI를 전략적으로 도입하면 관리자와 인사 부서는 비즈니스의 핵심인 인간 관계에 집중할 수 있는 시간과 리소스를 확보할 수 있습니다. 이러한 애플리케이션에는 다음이 포함됩니다.

AI 기반 챗봇과 가상 어시스턴트는 일상적인 문의와 작업을 처리할 수 있습니다. 이러한 툴은 온보딩 프로세스 중에 자주 묻는 질문에 답변하여 신입 사원이 조직을 탐색하는 데 도움이 될 수 있습니다. 또한 복리후생 및 휴가 정책과 같은 일상적인 HR 문의에 대한 정보를 제공할 수도 있습니다. 이러한 툴을 사용하면 직원들의 불만을 유발하는 긴 대기 시간을 줄이고 HR 전문가의 행정 업무 부담을 줄일 수 있습니다.

AI는 개별 직원의 선호도와 행동에 따라 일상적인 직원 커뮤니케이션을 맞춤화하여 개인화된 학습 자료와 업데이트를 제공할 수 있습니다. 국경이 없는 오늘날의 업무 환경에서는 AI가 커뮤니케이션을 여러 언어로 번역하여 회사 뉴스 피드나 중요한 알림을 직원의 모국어로 전달할 수도 있습니다.

일부 조직에서는 AI를 사용하여 감정 분석을 수행하고, 자연어 처리(NLP)를 배포하여 대규모 설문조사 및 피드백 양식에서 인사이트를 수집합니다. 또한 이러한 기술은 직원의 경험과 전문 지식을 바탕으로 직원에게 가장 적합한 사내 기회를 분석하여 HR 전문가에게 추천을 제공하고 내부 발전을 도울 수 있습니다.

직원과의 커뮤니케이션에는 상당한 서류 작업과 전반적인 유지 관리 작업이 필요합니다. 조직은 AI를 사용하여 회의 및 면접 일정을 자동으로 관리하고, 새 직원 계정을 만들고, 정기적인 커뮤니케이션을 전송하여 직원 경험 전반의 일관성을 유지할 수 있습니다.

효과적인 사내 커뮤니케이션을 위해서는 일관되고 시기적절하며 사람 중심의 메시지를 전달하여 직원들이 정보를 공유할 뿐만 아니라 정보를 수신하도록 장려해야 합니다. 일관된 직원 커뮤니케이션 전략은 조직 전체의 단일 비전을 보장하고 핵심 성과 지표(KPI)에 대한 합의를 촉진합니다.

이상적인 직원 커뮤니케이션 전략은 피드백을 사용하여 여러 채널에서 역동적이고 반응이 빠른 직원 경험을 만드는 것입니다. 생산적이고 참여도가 높은 업무 환경을 조성하기 위해 리더가 조직 전체의 커뮤니케이션을 개선하기 위해 취할 수 있는 몇 가지 단계는 다음과 같습니다.

효과적인 직원 커뮤니케이션 전략은 비즈니스의 성공과 직접적인 관련이 있습니다. 직원이 더 많이 지원받고 참여한다고 느낄수록 고객 만족도가 높아지는 경향이 있습니다. IBM 기업가치연구소(IBV)에 따르면, 우수한 성과를 내는 기업 CEO의 77%가 직원 복지를 가장 우선시하는 것으로 나타났습니다. 다양하고 구체적인 메트릭은 리더가 직원 커뮤니케이션 전략의 강점을 평가하는 데 도움이 될 수 있습니다. 이러한 데이터 포인트에는 다음이 포함됩니다.

• 직원 설문조사 및 피드백: 조직은 1년에 두 번 종합적인 설문조사를 실시하거나 익명으로 설문조사를 실시하여 커뮤니케이션 채널 및 관행에 대한 직원 만족도를 측정하는 정기적인 설문조사를 실시할 수 있습니다.

• 커뮤니케이션 감사: 일부 기업은 커뮤니케이션 관행, 채널 및 콘텐츠를 정기적으로 검토하여 격차와 개선 영역을 파악할 수 있습니다. 제3자 컨설턴트는 커뮤니케이션 전략의 효과에 대한 편견 없는 평가를 제공할 수 있습니다.

• 핵심 성과 지표: 조직은 이메일 열람률, 인트라넷 로그인과 같은 KPI에서 귀중하고 즉각적인 인사이트를 얻을 수 있습니다. 또한 여러 채널에서 설문조사 및 기타 직원 커뮤니케이션 작업에 대한 메시지 응답 시간과 완료율을 추적하여 효율성을 측정할 수 있습니다.

• 성과 리뷰: 성과 리뷰는 직원들에게 가치 있는 피드백을 제공하고 명확한 기대치를 전달할 수 있을 뿐만 아니라 직원들이 문제점을 파악할 수 있는 기회를 제공합니다.

• 직원 지지율: 직원 지지율은 직원이 조직을 지지하는 정도를 측정하는 데 사용되는 메트릭입니다. 기업은 소셜 미디어 참여, 추천 메트릭 또는 기타 데이터 포인트를 추적하여 직원 커뮤니케이션 전략의 강점을 평가할 수 있습니다.

• 직원 이직률 및 유지율: 높은 이직률은 의사 소통이 원활하지 않다는 것을 나타낼 수 있습니다. 마찰의 원인을 파악하기 위해 조직은 커뮤니케이션 관련 문제에 대한 퇴사 인터뷰를 분석하여 유지율을 높일 수 있습니다.

• 내부 NPS 점수: 내부 순 추천 지수(iNPS)는 조직 내 직원들의 만족도와 충성도를 측정합니다. 외부 고객 만족도 평가를 사내 평가로 조정한 것으로, 회사의 직원 커뮤니케이션 전략의 전반적인 건전성에 대한 인사이트를 제공하는 데 사용할 수 있습니다.