규정 준수 관리 시스템(CMS)이란 무엇인가요?

이름 그대로 규정 준수 관리 시스템은 하나의 시스템입니다. 특정 기술이나 프로세스 하나만을 의미하는 것이 아니라, 규정 준수 위험을 줄이고 조직이 규정 준수 의무를 이행할 수 있도록 다양한 툴, 비즈니스 프로세스 및 내부 통제가 함께 작동하는 체계를 의미합니다. 규정 준수 관리 시스템에는 위험 평가부터 규정 준수 교육까지 다양한 요소가 포함될 수 있습니다.

효과적인 규정 준수 관리 시스템은 조직의 규정 준수 활동과 보다 광범위한 위험 관리 전략의 핵심 요소입니다. 이는 규정 준수 요구 사항을 준수하지 않을 경우 벌금, 비즈니스 중단, 데이터 침해 위험 증가 등 심각한 결과를 초래할 수 있기 때문입니다.

오늘날의 규정 준수 관리 시스템은 높은 수준의 자동화를 기반으로 잠재적인 위험을 선제적으로 식별하여 조직이 즉각적인 시정 조치를 취하고 규정 준수 문제를 실시간으로 해결할 수 있도록 지원합니다.

규정 준수 관리와 규정 준수 관리 시스템은 밀접한 관련이 있지만, 기술적으로는 서로 다른 개념입니다.

규정 준수 관리는 조직이 규정을 준수하기 위해 수립하는 전반적인 전략을 의미합니다. 반면 규정 준수 관리 시스템(CMS)은 이러한 규정 준수 프로세스를 자동화하고 간소화하기 위한 실질적인 툴과 통제 체계입니다. 다시 말해 규정 준수 관리가 전체적인 접근 방식이라면, CMS는 이를 구현하는 실질적인 수단입니다.

오늘날 조직은 다양한 산업과 관할권에 걸쳐 점점 더 많은 규정 준수 규제를 준수해야 합니다. 이러한 규제는 의료 산업의 HIPAA처럼 산업별로 적용되거나, 유럽연합의 GDPR처럼 특정 지역에 적용되는 경우가 많으며, 그 내용도 매우 복잡합니다.

이러한 법적 요구 사항을 준수하지 않으면 막대한 벌금과 법적 문제에 직면할 수 있습니다. 예를 들어 2023년 5월 아일랜드 데이터 보호 당국은 캘리포니아에 본사를 둔 Meta에 GDPR 위반을 이유로 13억 달러의 벌금을 부과했습니다.

또한 규정 준수와 사이버 보안에 대한 소비자의 인식도 변화하고 있습니다. 최근 McKinsey의 연구에서는 응답자의 85%가 제품이나 서비스를 구매하기 전에 기업의 데이터 개인정보 보호 정책을 확인하는 것이 중요하다고 답했습니다. 기업들은 이제 규정 준수가 단순히 사업을 하기 위해 감수해야 하는 비용이 아니라, 오히려 비즈니스에 도움이 될 수 있다는 점을 인식하기 시작했습니다.

그럼에도 불구하고 규정 준수 규정을 준수하는 일은 쉽지 않습니다. 많은 조직이 글로벌 사업을 운영하면서 여러 국가에 지사를 두고 있으며, 다양한 지역의 직원과 고객을 대상으로 사업을 전개하고 있습니다. 각 지역마다 규제 요구 사항이 다르기 때문에, 특히 새로운 기술이 등장하면서 법률과 규정이 계속 변화하는 상황에서는 변화하는 규정 준수 요구 사항을 미리 파악하고 대응하기가 더욱 어려워집니다. 또한 새로운 비즈니스 이니셔티브를 추진하거나 새로운 데이터 처리 방식을 도입할 때마다 규정 준수가 더욱 복잡해질 수 있습니다. 

규정 준수 관리 시스템(CMS)은 조직이 이러한 복잡한 규제 환경에 대응하고 지속적으로 규정을 준수할 수 있도록 지원합니다. 또한 거의 실시간으로 규정 위반 가능성을 자동으로 점검하고 변화하는 규제와 법적 요구 사항에 신속하게 대응할 수 있도록 합니다.

효과적인 CMS를 활용하면 여러 지역에 걸친 규정 준수 활동을 표준화하는 동시에 산업별 규제와 기준에 맞게 대응 방식을 조정할 수 있습니다. 더 나아가 CMS는 윤리 기준을 준수하도록 지원하고, 규정 준수와 기업의 책임 문화를 정착시키는 데에도 도움이 됩니다.

효과적인 CMS는 다양한 요소로 구성될 수 있지만, 일반적으로 다음 세 가지 핵심 요소를 중심으로 운영됩니다.

이사회는 최고 경영진부터 시작되는 규정 준수 문화를 조성하는 데 중점을 둡니다. 다양한 책임을 맡고 있기 때문에 규정 준수를 최우선 과제로 두기 어려울 수도 있지만, 궁극적으로 규정 준수 관리 프로그램을 수립하고 운영할 책임은 이사회에 있습니다.

효과적인 CMS를 구축한 후에는 해당 정책을 경영진은 물론 계약업체와 제3자 서비스 제공업체를 포함한 조직 안팎의 모든 이해관계자에게 충분히 전달해야 합니다.

이사회의 감독이 뒷받침되어야만 조직은 규정 준수를 중요하게 다루고 있음을 보여줄 수 있으며, 조직 전체가 연방 소비자 보호법과 관련 규정을 준수할 수 있는 일관된 정책을 마련할 수 있습니다.

경영진은 규정 준수 업무를 총괄하고 효과적인 관리 감독을 수행할 수 있도록 최고 규정 준수 책임자 또는 규정 준수 관리자를 지정할 수도 있습니다. 이들은 일반적으로 규정 준수 관련 사항을 이사회에 지속적으로 직접 보고하며, 필요에 따라 규정 준수 관리 프로그램을 전략적·전술적으로 조정할 수 있도록 지원합니다.

규정 준수 책임자가 맡을 수 있는 업무는 다음과 같습니다.

• 규정 준수 정책 및 절차의 수립과 시행

• 경영진과 직원 모두가 소비자 보호 관련 법률 및 규정에 대해 충분한 교육을 받도록 보장

• 새롭게 발생하는 규정 준수 이슈와 새로운 잠재적 위험 평가

• 표준화되고 문서화된 소비자 불만 처리 절차를 통해 소비자 불만 대응

• 규정 준수 활동 및 규정 준수 감사 결과를 이사회에 보고

• 시정 조치를 시행하고 규정 준수 프로그램을 지속적으로 개선하기 위한 필요한 조치 수행

규정 준수 프로그램은 규정 준수 관리 시스템의 핵심입니다. 모든 규정 준수 통제와 대응 방안을 설계하고 실행하는 중심 역할을 수행합니다. 일반적으로 이러한 프로그램에는 경영진이 시행하는 내부 통제와 규정 준수 프로세스를 비롯해 체계적인 정책, 절차 및 업무 방식이 포함됩니다. 

잘 설계된 규정 준수 프로그램에는 위험 평가, 직원 교육, 보고 체계, 시정 조치뿐 아니라 규정 준수 감사와 규정 준수 모니터링도 포함될 수 있습니다. 

직원은 규정 준수 프로그램을 공식적인 규정 준수 지침으로 활용해야 합니다. 이를 통해 모든 구성원이 동일한 기준에 따라 업무를 수행하고, 규정 준수 책임을 일관되고 정확하게 이행할 수 있습니다. 따라서 직원이 자신의 책임을 명확히 이해하고 최신 규정 준수 지침과 내부 정책을 준수할 수 있도록 체계적인 규정 준수 교육 프로그램을 마련하는 것도 중요합니다. 

또한 조직은 일관되고 투명한 보고 체계를 마련하는 것도 고려해야 합니다. 이를 통해 업무 효율성과 의사소통을 향상시키고, 규정 준수 팀은 요청 사항과 시정 조치를 추적할 수 있는 명확한 업무 흐름을 기반으로 적절한 담당자에게 업무를 배정할 수 있습니다.

소비자 불만은 조직이 잠재적인 규정 준수 문제를 파악하는 데 도움이 될 수 있습니다. 고객은 규정 위반 가능성을 가장 먼저 발견하는 경우가 많으며, 이러한 불만에 신속하게 대응하면 고객 충성도를 높이는 동시에 조직이 빠르게 시정 조치를 취해 규제에 따른 제재를 예방하는 데 도움이 됩니다. 또한 규제 기관은 조직이 소비자 불만을 어떻게 처리하는지 면밀히 살펴보므로, 신속하고 효과적으로 대응하면 조직의 규정 준수 수준과 규제 기관의 신뢰를 높이는 데 도움이 됩니다.

규정 준수 감사는 모든 규정 준수 관리 시스템의 또 다른 핵심 요소입니다. 내부 감사든 외부 감사든 조직의 규정 준수 수준과 내부 정책, 절차 및 규제 요구 사항 준수 여부를 객관적으로 평가합니다. 이러한 감사는 지속적인 규정 준수를 유지하고 잠재적인 규정 준수 위험을 파악하는 데 매우 중요합니다. 

외부 감사의 경우 독립적인 외부 감사인이 규정 준수 정책과 절차를 객관적으로 검토합니다. 반면 내부 감사는 일반적으로 조직의 내부 감사 부서가 수행합니다. 두 감사 모두 객관적으로 수행되어야 하며, 감사 결과와 개선 권고 사항을 담은 감사 보고서로 마무리되어야 합니다. 

규정 준수 감사는 독립성을 바탕으로 수행되기 때문에, 특히 규모가 큰 조직에서는 보다 엄격한 규정 준수 관리와 효과적인 견제 체계를 마련하는 데 도움이 됩니다. 또한 규정 준수 활동의 기록으로 활용될 수 있으며, 규제 기관의 감사 시 책임 있는 관리 체계를 입증하는 자료로 제출할 수도 있습니다.

규정 준수 감사는 부담스러울 수 있지만, 관련 기준을 충분히 숙지하고 기록을 체계적으로 관리하면 감사인이 필요한 정보를 신속하게 확인할 수 있어 감사 절차를 보다 원활하게 진행할 수 있습니다.

규정 준수 감사 사이에는 위험 평가와 지속적인 규정 준수 모니터링을 수행할 수 있습니다.

규정 준수 모니터링은 운영 전반을 지속적으로 점검하여 규정 위반 가능성이 있는 영역을 식별하는 활동입니다. 이를 통해 조직은 규제 요구 사항을 실시간으로 준수하고 소비자의 권익을 보호할 수 있습니다. 또한 잠재적인 위험이 발생하면 이를 조기에 발견하고 신속한 시정 조치와 개선을 통해 재발을 방지할 수 있도록 지원합니다.

그 밖의 규정 준수 모니터링 방법으로는 직원 인터뷰, 정책 및 절차 검토, 교육 효과 평가, 실제 운영 방식과 외부 공시 내용 비교 등이 있습니다. 이러한 활동은 조직이 규정 준수 이행 현황을 실시간으로 점검하고 필요에 따라 규정 준수 관리 시스템을 개선하는 데 도움이 됩니다.

효과적인 규정 준수 관리 시스템(CMS)을 구축하려면 조직의 비즈니스 요구 사항을 정확히 파악하는 것부터 시작해 구축과 지속적인 운영 지원까지 고려하는 전략적인 접근이 필요합니다. 

일반적으로 다음과 같은 단계를 고려할 수 있습니다.