Cos'è l'EDI (Electronic Data Interchange)?

Nelle transazioni EDI, le informazioni vengono spostate direttamente dall'applicazione informatica di un'organizzazione all'applicazione informatica di un'altra. Gli standard EDI definiscono la posizione e l'ordine delle informazioni in un formato di documento. La condivisione dei dati è più rapida e semplice rispetto all'utilizzo di documenti cartacei o di altri metodi tradizionali che possono richiedere ore, giorni o addirittura settimane per la compilazione.

Oggi, vari settori utilizzano l'integrazione EDI per condividere diversi tipi di documenti, dagli ordini di acquisto alle fatture, dalle richieste di preventivo alle richieste di prestito e altro ancora. Nella maggior parte dei casi, queste organizzazioni sono partner commerciali che scambiano frequentemente beni e servizi come parte delle loro reti di supply chain e business-to-business (B2B).

Gli standard dei messaggi EDI definiscono tutte le transazioni EDI. È fondamentale disporre di processi di governance adeguati per la qualità dei dati: se le informazioni mancano o si trovano nella posizione errata, infatti, è possibile che il documento EDI non venga elaborato correttamente.

Gli standard sono la base delle conversazioni EDI.¹ Diverse organizzazioni definiscono gli standard dei messaggi EDI, tra cui ODETTE, TRADACOMS, GS1, Peppol e l'Accredited Standard Committee X12 (ASC X12).

In generale, la trasmissione EDI ha 2 tipi di base:

• Connessioni punto a punto o dirette: due computer o sistemi si connettono senza intermediari su internet, generalmente con protocolli sicuri.
  
  
• Rete a valore aggiunto (VAN): una rete di terze parti gestisce la trasmissione dei dati, generalmente con un paradigma di mailboxing.

I protocolli di trasmissione internet EDI includono Secure File Transfer Protocol (SFTP), Applicability Statement 2 o AS2, un protocollo basato su HTTPS, Simple Object Access Protocol (SOAP) e altri. Gli elementi dei dati EDI includono elementi quali l'ID mittente e l'ID destinatario. I segmenti di dati combinano due o più elementi correlati per dare loro un significato maggiore. Ad esempio, FNAME e LNAME possono combinarsi per formare CUSTOMERNAME. Gli envelope strutturano diversi tipi di dati e contengono le informazioni sull'indirizzo del mittente e del destinatario. Il flusso di documenti EDI o flusso di messaggi descrive lo spostamento di messaggi EDI verso vari indirizzi e reparti in entrata e in uscita per eseguire un processo aziendale o una transazione.²

I metalinguaggi come Extensible Markup Language (XML) o JavaScript Object Notation (JSON) integrano l'EDI piuttosto che sostituirlo. Le aziende devono essere pronte a gestire un numero sempre maggiore di formati di documenti e opzioni di trasmissione. Un produttore globale scambia regolarmente circa 55 diversi tipi di documenti con quasi 2.000 partner.

"Prima di iniziare a usare IBM Supply Chain Business Network, fino al 20% delle nostre transazioni B2B produceva un errore. Ora invece ne abbiamo molti meno. Per esempio, avevamo problemi con gli ordini di trasferimento se un cliente inviava un codice sbagliato, cosa che comportava una grossa fatica per il nostro team di assistenza clienti. Ora probabilmente succede l'80% in meno, perché prima tutto questo veniva fatto manualmente." Leggi cosa dicono altri responsabili EDI a IDC su come generano valore strategico con IBM Sterling Supply Chain Business Network.

Le transazioni EDI sono essenziali per i processi B2B e continuano a essere il mezzo preferito per scambiare documenti e transazioni tra aziende, sia piccole che grandi.

La tecnologia EDI offre cinque vantaggi aziendali chiave attraverso l'automazione e l'integrazione B2B:

• La tecnologia EDI consente di risparmiare tempo e denaro automatizzando un processo che in precedenza veniva eseguito manualmente con documenti cartacei.
  
  
• Le soluzioni EDI migliorano l'efficienza e la produttività perché più documenti aziendali vengono condivisi ed elaborati in meno tempo con maggiore precisione.
  
  
• Il trasferimento dei dati EDI riduce gli errori attraverso una rigida standardizzazione che assicura che le informazioni e i dati siano formattati correttamente prima di inserire processi o applicazioni aziendali.
  
  
• L'integrazione dell'EDI migliora la tracciabilità e il reporting permettendo di integrare i documenti elettronici con vari sistemi IT, facilitando la raccolta, la visibilità e l'analisi dei dati.
  
  
• L'efficiente automazione EDI consente una fornitura affidabile di prodotti e servizi per un'esperienza del cliente positiva.

Per le organizzazioni di grandi dimensioni, l'EDI permette di istituire standard tra i partner commerciali per ottenere vantaggi in modo coerente. Per le organizzazioni di piccole dimensioni, aderire all'EDI offre una maggiore integrazione con le aziende più grandi, con budget elevati e una forte influenza.

Per alcune aziende, l'EDI può risultare difficile da implementare. Un motivo è la necessità di restare al passo con l'evoluzione delle normative del governo, degli standard e degli aggiornamenti. È anche intrinsecamente complesso, poiché deve adattarsi alle complessità delle esigenze aziendali globali. Ad esempio, ogni partner commerciale in una rete B2B ha le sue esigenze individuali. Molte organizzazioni esternalizzano le soluzioni EDI a causa di criteri di formattazione particolari.

Esternalizzato o meno, ci sono alcune condizioni, funzionalità e risorse di base necessarie per implementare l'EDI in modo efficace. Oltre a fattori come l'accordo sui tipi di documenti, i metodi di trasmissione sicuri e l'hardware e il software necessari, un'implementazione EDI efficace deve prendere in considerazione:

Questo tipo di software per la trasformazione prende campi quali nomi, indirizzi, importi di valuta, numeri delle parti e quantità e li mappa dai formati applicativi aziendali in documenti standardizzati e viceversa.

Queste funzionalità supportano grandi batch di messaggi EDI consentendo a mittenti e destinatari di effettuare wrapping e unwrapping delle transazioni. Le transazioni possono poi essere raggruppate o suddivise in diverse divisioni o aree dell'attività di un socio commerciale.

Dopo che un messaggio è stato rimosso, sono necessari meccanismi di routing per ordinare i messaggi per i diversi gruppi e recapitarli ai destinatari appropriati. Potrebbe essere necessario anche trasformare il messaggio per ottenere il formato corretto per la destinazione.

I TPA chiariscono i termini e le condizioni, stabiliscono gli standard per i documenti aziendali e definiscono le comunicazioni e i protocolli di business tra i partner commerciali.

Considera questo scenario: un chargeback relativo a una spedizione danneggiata viene attivato utilizzando un documento EDI 214, che è un un messaggio di stato della spedizione del vettore di trasporto. Il materiale presente nella spedizione è inutilizzabile o non vendibile. È probabile che sorgano delle controversie a proposito del rimborso.

Nelle supply chain del futuro, l'EDI sarà la funzionalità di scambio dei documenti principale per supportare innovazioni quali IoT (Internet of Things), blockchain e intelligenza artificiale (AI)³. L'EDI futuro utilizzerà:

• Sensori IoT incorporati nell'imballaggio di una spedizione e collegati a messaggi EDI 214 periodici per migliorare la visibilità delle condizioni dell'imballaggio quasi in tempo reale.
  
  
• Tecnologia blockchain a supporto dei flussi di informazioni EDI per le spedizioni per offrire una versione condivisa della verità che può risolvere rapidamente, ed anche evitare, contestazioni per ottenere storni. 
  
  
• Un agente AI che monitora tutti gli eventi e le informazioni rilevanti collegate a una spedizione e può identificare un evento non conforme. Gli agenti AI possono anche determinare se è necessario effettuare una rispedizione, analizzare la fonte di sostituzione più efficiente, avviare una nuova spedizione e accettare un reso autorizzato.