Cos'è l'EDI (Electronic Data Interchange)?

EDI è un formato standard per lo scambio elettronico delle informazioni commerciali tra due organizzazioni che permette di fare a meno dei documenti cartacei

EDI

Cos'è l'EDI?

EDI, acronimo di electronic data interchange, è la comunicazione interaziendale dei documenti di business in formato standard. Per definirlo in parole semplici, EDI è un formato elettronico standard che sostituisce documenti cartacei come gli ordini di acquisto o le fatture. Automatizzando le transazioni cartacee, le organizzazioni possono risparmiare tempo ed eliminare costosi errori causati dall'elaborazione manuale.

Nelle transazioni EDI, le informazioni si spostano direttamente da un'applicazione del computer in un'organizzazione ad un'applicazione del computer in un'altra. Gli standard EDI definiscono la posizione e l'ordine delle informazioni in un formato di documento. Con questa capacità automatizzata, i dati possono essere condivisi rapidamente invece che nell'ordine di ore, giorni o settimane necessari in caso di utilizzo di documenti cartacei o altri metodi.

Oggi, le aziende utilizzano l'integrazione EDI per condividere una gamma di tipi di documenti: dagli ordini di acquisto, alle fatture, alle richieste di preventivi di finanziamento e molto altro. Nella maggior parte dei casi, queste organizzazioni sono partner commerciali che scambiano articoli e servizi frequentemente come parte delle loro supply chain e delle reti B2B (business-to-business).


Come funziona l'EDI

Tutte le transazioni EDI vengono definite dagli standard di messaggio EDI. È di vitale importanza disporre di processi di governance appropriati per la qualità dei dati. Quando le informazioni mancano o sono nel posto sbagliato, il documento EDI potrebbe non essere elaborato correttamente.

Gli standard sono la base delle conversazioni EDI.¹ Diverse organizzazioni definiscono gli standard del messaggio EDI, compresi ODETTE, TRADACOMS, GS1, Peppol e l'ASC (Accredited Standard Committee) X12.

In generale, ci sono due tipi di base di trasmissione EDI:

  • Connessioni point-to-point o dirette: due computer o sistemi si connettono senza alcun intermediario su internet, generalmente con protocolli sicuri.
  • VAN (value-added network): una rete di terze parti gestisce la trasmissione dei dati, generalmente con un paradigma di casella di posta.

I protocolli d trasmissione internet EDI includono Secure File Transfer Protocol (SFTP), Applicability Statement 2 o AS2, un protocollo basato su HTTPS, Simple Object Access Protocol (SOAP) e altri. Gli elementi di dati EDI includono elementi come l'ID mittente e l'ID destinatario. I segmenti di dati combinano due o più elementi correlati per dare loro un significato maggiore. Ad esempio, FNAME e LNAME possono combinarsi per formare CUSTOMERNAME. Integra tipi di dati di diversa struttura e trasporta le informazioni sull'indirizzo del mittente e del destinatario. Il flusso di documenti o il flusso di messaggi EDI descrive il movimento dei messaggi EDI a vari indirizzi e reparti in entrata e in uscita per eseguire un processo o una transazione di business.²

Metalinguaggi come XML (Extensible Markup Language) o JSON (JavaScript Object Notation) integrano piuttosto che sostituire EDI. Le aziende devono essere pronte a gestire un numero sempre crescente di formati di documenti e opzioni di trasmissione. Un produttore di livello mondiale scambia regolarmente circa 55 diversi tipi di documenti con circa 2.000 partner.

"Prima di iniziare a utilizzare IBM Supply Chain Business Network, fino al 20% delle nostre transazioni B2B produceva un errore. Ora gli errori sono molto meno, ad esempio, avevamo dei problemi con gli ordini di trasferimento perché succedeva che un cliente inviasse un codice errato, complicando il lavoro del nostro team di assistenza clienti. Ora succede con una frequenza che è probabilmente inferiore dell'80% poiché un tempo tutto questo veniva eseguito manualmente." Scopri cosa dicono gli altri responsabili EDI a IDC su come promuovono il valore strategico con IBM Sterling Supply Chain Business Network.


Vantaggi dell'EDI

Le transazioni EDI sono essenziali per i processi B2B e continuano ad essere il mezzo preferito per scambiare documenti e transazioni tra aziende sia piccole che grandi.

Sono cinque i vantaggi aziendali principali che la tecnologia EDI fornisce attraverso l'automazione e l'integrazione B2B:

Per le aziende di grandi dimensioni, EDI utilizza standard che devono essere applicati tra tutti i partner commerciali per avere vantaggi concreti. Per le aziende più piccole, l'adozione dell'EDI offre una maggiore integrazione  con le aziende più grandi che hanno grandi budget e una forte influenza.


Implementazione dell'EDI

Per alcune aziende può essere difficile implementare l'EDI. Uno dei motivi è la necessità di tenere il passo con le mutevoli normative pubbliche, standard e aggiornamenti. È anche intrinsecamente complesso, poiché deve integrare le complessità delle esigenze di business globali. Ad esempio, ogni partner commerciale in una rete B2B può presentare requisiti specifici. Anche se due partner concordano su quale documento EDI utilizzare, ognuno può avere requisiti di formattazione specifici che devono essere soddisfatti. Questi fattori, e altri, hanno indotto molte organizzazioni a esternalizzare le soluzioni EDI.

Sia in-house che in esterno, sono necessarie condizioni, capacità e risorse di base per un'implementazione efficiente dell'EDI. Oltre a fattori quali l'accordo sui tipi di documenti, i metodi di trasmissione sicuri e l'hardware e il software necessari, un'implementazione EDI efficace dovrebbe considerare:

Software di conversione o associazione

Questo tipo di software di trasformazione preleva campi quali i nomi, gli indirizzi, gli importi in valuta, i numeri parte e le quantità e li associa dai formati di applicazione di business ai documenti standardizzati e viceversa.

Funzionalità di inserimento ed estrazione in batch

Queste funzionalità supportano grandi batch di messaggi EDI consentendo a mittenti e destinatari di eseguire e annullare il wrapping di transazioni. Le transazioni possono quindi essere raggruppate o suddivise in diverse divisioni o aree dell'attività di business di un associato commerciale.

Meccanismi di instradamento dei messaggi

Dopo che un messaggio è stato estratto, sono necessari dei meccanismi di instradamento per ordinare i messaggi per i diversi gruppi e consegnarli alle destinazioni appropriate. Può essere necessaria anche la trasformazione dei messaggi per associare al messaggio il formato corretto per la sua destinazione.

TPA (trading partner agreement)

TPA chiarisce i termini e le condizioni, stabilisce gli standard per i documenti di business e definisce le comunicazioni e i protocolli di business tra i partner commerciali.


Il futuro dell'EDI

Considera questo scenario: uno storno correlato a una spedizione danneggiata viene attivato utilizzando un documento EDI 214 - un messaggio di stato della spedizione del vettore di trasporto. Il materiale nella spedizione è inutilizzabile o invendibile. È probabile che sorgano delle controversie a proposito del rimborso.

Nelle supply chain del futuro, l'EDI sarà la funzionalità di scambio dei documenti principale per supportare innovazioni quali IoT (Internet of Things), blockchain e intelligenza artificiale (AI)³. L'EDI futuro utilizzerà:

  • Sensori IoT incorporati nell'imballaggio di una spedizione e collegati a messaggi EDI 214 periodici per migliorare la visibilità delle condizioni dell'imballaggio in tempo quasi reale. 
  • Tecnologia blockchain a supporto dei flussi di informazioni EDI per le spedizioni per offrire una versione condivisa della verità che può risolvere rapidamente, ed anche evitare, contestazioni per ottenere storni. 
  • Un agente AI che monitora tutti gli eventi e le informazioni pertinenti connessi ad una spedizione e può identificare un evento non conforme. Gli agenti AI possono anche determinare se è necessario effettuare una rispedizione, analizzare la fonte di sostituzione più efficiente, avviare una nuova spedizione e accettare un reso autorizzato.

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