Cos'è l'EDI (Electronic Data Interchange)?

Storicamente, lo scambio di documenti commerciali tra business partner richiedeva la consegna manuale di documenti cartacei. L'EDI snellisce e semplifica il processo trasformando i documenti in formati digitali standardizzati ed eliminando l'intermediario. Non c'è bisogno di persone per inviare o accettare i documenti; essi fluiscono tra i sistemi in modo automatico.

Nelle transazioni EDI, le informazioni vengono spostate direttamente dall'applicazione informatica di un'organizzazione all'applicazione informatica di un'altra. Gli standard EDI definiscono la posizione e l'ordine delle informazioni in ogni documento. Le organizzazioni utilizzano EDI per condividere una serie di documenti e tipi di dati, come richieste di preventivi, richieste di prestito, preavvisi di spedizione e altro ancora.

Recentemente, l'aggiunta di strumenti di intelligenza artificiale (AI) ai sistemi EDI ha offerto nuovi benefici e funzionalità, tra cui una maggiore scalabilità, una maggiore velocità di elaborazione e una gestione proattiva degli errori.

Il processo EDI prevede la creazione, la conversione, l'invio, il recupero e l'integrazione di documenti aziendali. Ad esempio, supponiamo che il documento in questione sia una fattura per i ricambi auto. Innanzitutto, è necessario creare la fattura.

La creazione della fattura potrebbe comportare l'estrazione di dati da varie fonti: fogli di calcolo, e-mail, PDF e altro. Nell'EDI, questo non è un processo di immissione manuale dei dati. Un convertitore EDI, in genere un'applicazione software di terze parti, può estrarre automaticamente questi dati dai sistemi e dai database interni. Per il nostro esempio di fattura, il convertitore EDI potrebbe esaminare i fogli di calcolo interni per estrarre i dati relativi a quei ricambi auto: numeri di prodotto, prezzi, quantità e altro.

In molte aziende, un sistema ERP gestisce questi dati. Il sistema ERP si integra con un traduttore EDI, che poi converte e struttura questi dati nello standard prescelto. I fornitori terzi di servizi EDI che gestiscono la traduzione, come Cleo, TrueCommerce e MuleSoft, contribuiscono a questo processo (la conversione manuale è tecnicamente possibile, ma sarebbe difficile e introdurrebbe errori). Nel nostro esempio di fattura, i dati di questi ricambi auto verrebbero convertiti in uno standard leggibile dal destinatario della fattura.

Il documento viene quindi inviato utilizzando uno dei due tipi comuni di scambio di documenti EDI:

L'EDI diretto è una connessione da computer a computer via internet, generalmente con protocolli di comunicazione sicuri. Ad esempio, il protocollo SFTP (Secure File Transfer Protocol) supporta vari metodi di autenticazione e la crittografia.

In una rete a valore aggiunto, una rete di terze parti gestisce la trasmissione dei dati. Spesso i metodi VAN utilizzano la cosiddetta casella di posta, una sorta di file storage, che memorizza temporaneamente i documenti prima che il destinatario li recuperi. Oggi, questa casella di posta è spesso nel cloud, come parte del pacchetto di servizi di un fornitore VAN. I fornitori VAN spesso si occupano anche della conversione e della convalida dei documenti.

L'EDI consente la trasmissione di documenti attraverso diversi protocolli. Questi protocolli includono:

• AS2 (Applicability Statement 2): un protocollo HTTP comune che supporta la crittografia, oltre a caratteristiche tra cui firme digitali e notifiche di consegna È conforme alla normativa HIPAA.  
  
  
• SFTP (Secure File Transfer Protocol): utilizza la crittografia Secure Shell (SSH) ed è semplice da usare, ma non offre lo stesso tracciamento del ciclo di vita e la stessa prova di ricezione di AS2.
  
  
• FTP (File Transfer Protocol): semplice, basilare e non sicuro. Non è ampiamente utilizzato per l'EDI a causa dei suoi limiti di sicurezza.
  
  
• MFT (Managed File Transfer): una sorta di evoluzione dell'FTP, l' MFT offre sicurezza end-to-end, pista audit e pianificazione. Può anche essere conforme a normative come l'HIPAA.
  
  
• SOAP (Simple Object Access Protocol): una piattaforma di messaggistica basata su XML, SOAP è indipendente dalla piattaforma usata, ma è più vecchia ed è più diffusa nei sistemi legacy.

Ogni protocollo presenta punti di forza e di debolezza che lo rendono ideale per diverse applicazioni e settori. AS2, ad esempio, è conforme all'HIPAA. SFTP offre importanti caratteristiche di sicurezza e autenticazione, ma per i non esperti queste caratteristiche possono essere difficili da utilizzare.

L'EDI affonda le sue radici negli anni '60, in enormi progetti infrastrutturali, automobilistici e militari. Le organizzazioni e le istituzioni hanno cercato non solo di automatizzare il processo di invio e ricezione dei documenti, ma soprattutto di standardizzarli.

Da allora, i formati standard hanno costituito la spina dorsale delle pratiche EDI. I sistemi informatici del mittente e del destinatario devono essere entrambi in grado di leggere e comprendere i documenti, altrimenti l'intero sistema cade a pezzi.

Diverse organizzazioni hanno creato standard EDI ampiamente utilizzati. Alcuni sono specifici per un singolo settore, altri invece sono generici. Gli standard più comuni includono:

Uno standard di uso generale creato dall'American National Standards Institute e più comune in Nord America. ASC è l'acronimo di Accredited Standards Committee.

Istituito come parte dell'Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) nel 1996, questo standard americano è un sottoinsieme dell'ANSI ASC X12 incentrato specificamente sullo scambio di dati sanitari.

Odette è una "piattaforma europea di standardizzazione, servizi e networking per l'intera supply chain." Il nome è l'acronimo di "Organisation for Data Exchange through Tele-Transmission in Europe".

Sviluppato dalle Nazioni Unite, EDIFACT (Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport) è un insieme di standard internazionali destinati a facilitare lo scambio di documenti aziendali indipendentemente dal settore o dal luogo. È comunemente usato per il commercio internazionale.

RosettaNet è un insieme di standard basato su XML utilizzato principalmente nei settori ad alta tecnologia, in particolare nell'industria globale dei semiconduttori.

Le transazioni EDI sono il mezzo preferito per lo scambio di documenti commerciali tra aziende sia piccole che grandi, dalle enormi piattaforme di e-commerce fino ai negozi a conduzione familiare. La tecnologia EDI offre vantaggi aziendali fondamentali attraverso l'automazione e l'integrazione business-to-business (B2B):

L'EDI risparmia tempo attraverso l'automazione di un workflow che in precedenza si basava su processi manuali. L'EDI elimina il lavoro ripetitivo e noioso di spulciare nei fogli di calcolo per trovare i dati, nonché la necessità di inviare e ricevere e-mail.

Immaginiamo che un'azienda di componentistica debba fornire a un produttore informazioni sulle parti nella sua supply chain. Invece di individuare, raccogliere e inviare manualmente tali informazioni, facendo poi fede sul fatto che il produttore riceva l'e-mail e immetta i dati nei propri database, l'azienda di componentistica può utilizzare l'EDI per automatizzare l'intero processo di scambio dati.

I dati della supply chain possono essere estratti dai registri dell'azienda che produce componenti, inviati in modo sicuro e automatico al produttore e quindi aggiunti alle tabelle del produttore, il tutto senza la necessità dell'intervento umano.

L'EDI può ridurre i costi di manodopera grazie all'automazione, ridurre la frequenza dei costosi errori umani e ridurre o addirittura eliminare la necessità di carta e delle relative spese. 

Il trasferimento dei dati EDI riduce gli errori attraverso una rigida standardizzazione, che aiuta a garantire che le informazioni siano formattate correttamente prima di venire immesse nei processi o nelle applicazioni aziendali. L'implementazione dell'EDI può eliminare i problemi umani come errori tipografici, grafia difficile da analizzare, campi dati mancanti o categorie.

L'integrazione EDI migliora la tracciabilità, l'osservabilità e la rendicontazione consentendo l'incorporazione dei documenti elettronici in vari sistemi IT. Tale integrazione facilita la raccolta, la visibilità e l'analisi dei dati.

Per le grandi organizzazioni, l'EDI promuove uno standard coerente tra le varie divisioni e business partner, ovunque operino. Per le organizzazioni più piccole, l'adesione all'EDI offre una maggiore integrazione dei dati con le aziende più grandi. Per le aziende di tutte le dimensioni e forme, l'EDI fornisce un mezzo di scambio coerente, che consente alle organizzazioni di tracciare una transazione durante l'intero ciclo di vita, di valutare la durata di ogni fase, di creare tracce di audit senza errori e persino di inviare notifiche alle parti interessate su eventuali modifiche o problemi.

L'implementazione dell'EDI può rivelarsi complessa. Le normative di regolamentazione e gli standard settoriali variano da sede a sede e cambiano con l'andare del tempo, e ciascun partner di scambio in una rete EDI può possedere i propri requisiti specifici.

Che siano interne o esternalizzate, le soluzioni EDI richiedono alcune condizioni, funzionalità e risorse di base per essere efficaci. Ecco alcune considerazioni sull'implementazione dell'EDI:

Gli stakeholder dovrebbero collaborare per decidere gli obiettivi di un'implementazione dell'EDI. Questa collaborazione prevede la discussione delle esigenze aziendali, che si tratti di scalabilità, costi o caratteristiche di sicurezza, e la conoscenza delle strutture EDI dei partner commerciali per contribuire a garantire la facilità di comunicazione.

Questo tipo di software per la trasformazione prende campi quali nomi, indirizzi, importi di valuta, numeri delle parti e quantità e li mappa dai formati applicativi aziendali in documenti standardizzati e viceversa. Per il nostro esempio di ricambi auto, questo software monitorerebbe tutte le vendite, incorporando nomi di parti e numeri di modello specifici, oltre a prezzi, data di acquisto e altro ancora.

Queste funzionalità supportano grandi batch di messaggi EDI consentendo a mittenti e destinatari di includere più transazioni EDI in un'unica "busta" per una trasmissione più efficiente, un po' come stipare più lettere in un'unica busta. L'apertura della busta si riferisce all'estrazione di singole transazioni da questi batch più grandi sul lato del destinatario.

Il batch enveloping consente una trasmissione più efficiente di grandi quantità di dati ed è in grado di semplificare il processo EDI. Esso riduce i costi e le spese fisse, un vantaggio essenziale per le organizzazioni con un volume elevato di transazioni, come le attività di vendita al dettaglio.  

Dopo che un messaggio è stato rimosso, sono necessari meccanismi di routing per ordinare i messaggi per i diversi gruppi e recapitarli ai destinatari appropriati. Potrebbe anche essere necessario trasformare il messaggio nel formato EDI corretto per la sua destinazione.

Ad esempio, una busta batch per la nostra fattura per i ricambi auto potrebbe includere ricevute provenienti da diversi reparti: componenti del motore, software di navigazione o aggiornamenti interni, tutti con diversi tipi di documenti. Il software EDI del destinatario può quindi separare questi documenti in base al tipo e alla destinazione e indirizzarli alla destinazione appropriata.

I TPA sono contratti che chiariscono i termini e le condizioni (come i termini di conformità e responsabilità, la durata del contratto e le informazioni di contatto), stabiliscono gli standard per i documenti aziendali e definiscono le comunicazioni e i protocolli di business tra i partner commerciali. I fornitori potrebbero avere esigenze di sicurezza specifiche, specifiche tecniche o altri particolari nella trasmissione dei dati e i TPA sono i luoghi in cui queste informazioni vengono definite.

L'intelligenza artificiale sta offrendo nuove possibilità nell'ambito del software EDI. Ad esempio, l'AI è in grado di migliorare il rilevamento delle frodi e la prevenzione degli errori, di apprendere e modificare in tempo reale in base alle transazioni commerciali passate, e prevedere sia le tendenze che i potenziali problemi sulla base di precedenti storici.

Se prendiamo nuovamente ad esempio l'azienda di componenti auto, la fattura potrebbe rilevare la vendita di candele nell'intervallo da uno a duecento al mese. Se quel numero salisse improvvisamente a 10.000, l'AI sarebbe in grado di individuare l'anomalia e avvisare automaticamente cliente e venditore che sta avvenendo qualcosa di insolito. Se il numero di candele vendute salisse gradualmente fino a trecento, un tool IA potrebbe stabilire che, sebbene un avviso di sicurezza non sia probabilmente necessario, sarebbe comunque opportuno inviare una notifica al venditore nel caso in cui sia necessario incrementare le forniture.

In generale, la crescente sofisticazione dei modelli linguistici di grandi dimensioni e dell'elaborazione del linguaggio naturale offre un grande potenziale per l'analisi della comunicazione umana e l'estrazione di dati pertinenti, ad esempio, da testi ed e-mail aziendali.

L'agentic AI, una forma di intelligenza artificiale progettata per funzionare e prendere decisioni senza la necessità dell'intervento umano, è anche una trasformazione promettente per l'EDI. I sistemi EDI agentic possono monitorare e agire sulle anomalie nella supply chain che potrebbero indicare frodi o errori, effettuare controlli incrociati sulle fatture e risolvere tali problemi in modo indipendente. Gli agenti AI possono persino automatizzare determinate funzioni, come le autorizzazioni di reso.

Le interfacce di programmazione dell'applicazione (API) rappresentano un altro metodo per lo scambio di dati in tempo reale tra applicazioni software. Tuttavia, esistono differenze fondamentali tra EDI e API, non ultimo nel modo in cui questi strumenti vengono normalmente utilizzati.