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Cos'è un sistema di gestione dei contenuti (CMS)?
Data di pubblicazione: 7 marzo 2024
Collaboratori: Teaganne Finn, Amanda Downie
Un sistema di gestione dei contenuti (CMS) è un software che aiuta gli utenti a creare, gestire, memorizzare e modificare i propri contenuti digitali. Questo sistema completo è un one-stop-shop per archiviare contenuti, quali app, immagini e siti web, tramite un'interfaccia intuitiva e personalizzabile in base alle esigenze di un'organizzazione e del suo personale.
È importante non confondere il CMS con la gestione degli asset digitali (DAM): i due sistemi si integrano a vicenda, ma non sono intercambiabili. Il software DAM consente a un'organizzazione di memorizzare i propri asset digitali in un'unica posizione centralizzata. In altre parole, un CMS crea e gestisce i contenuti del sito web di un brand, mentre un DAM è solo il sistema per organizzare e archiviare i file digitali del brand.
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Per capire come funziona un CMS, dobbiamo fare un passo indietro. Se un sito web viene creato manualmente, l'individuo o l'organizzazione deve scrivere il codice o un file HTML statico da zero per ogni pagina web e poi caricare tutto sul server. Ciò richiede tempo ed energie notevoli, oltre ad aggiornamenti periodici che sottraggono risorse preziose a organizzazioni già molto oberate.
Un modo per evitare questo lavoro complesso è utilizzare una piattaforma CMS. Il sistema è già creato sul back-end e sul front-end e tutto ciò che i creator vedono è un'interfaccia intuitiva che consente loro di apportare le modifiche necessarie in modo semplice. Il CMS è progettato per migliorare l'esperienza del cliente dei contenuti web visualizzati online o tramite app.
Anche le application programming interface o API sono una parte importante di un CMS di successo in quanto consentono al sistema di connettersi tra più domini. Le API per app, telefoni o siti web possono aiutare a inserire contenuti dal CMS.
Esempio di flusso di contenuti su WordPress:
1. Durante la fase di creazione dei contenuti, viene assegnato il ruolo di autori alle persone che utilizzano il CMS, le quali sono libere di aggiornare i contenuti del sito quanto desiderano. Gli aggiornamenti dei contenuti possono essere visualizzati in anteprima, revisionati e approvati in pochi minuti. Se sono presenti degli aggiornamenti da visualizzare su più canali, tali modifiche possono essere salvate per un secondo momento.
2. I contenuti possono essere programmati o pubblicati automaticamente.
3. I visitatori del sito web vedono in tempo reale i contenuti pubblicati e possono vedere gli aggiornamenti man mano che vengono eseguiti (se tali modifiche vengono pubblicate).
Quali sono i componenti di base di un CMS? Essenzialmente due.
Il primo è un'applicazione di gestione dei contenuti (CMA), che consente all'utente di aggiungere contenuti e apportare modifiche al sito web. La CMA raggruppa HTML, CSS e JavaScript per distribuire contenuti in linea con lo stile del brand e dell'organizzazione.
Il secondo è il processo di back-end, chiamato applicazione di distribuzione dei contenuti (CDA). Essa porta l'input del contenuto alla CMA e lo memorizza dietro le quinte, rendendolo pubblico e visibile a tutti i visitatori del sito.
Queste due parti lavorano insieme liberando le organizzazioni dall'onere di gestire manualmente il codice e le query di database. I content creator possono così concentrarsi sui contenuti destinati alla pubblicazione e su come promuovere i propri prodotti e offerte al meglio.
Il CMS è un software essenziale per le aziende e le organizzazioni che mirano a migliorare le proprie capacità di marketing e la propria strategia di comunicazione. Se invece un'organizzazione ha esigenze specifiche di storage di file audio, video o immagini, un sistema di gestione dei contenuti aziendali (ECM) potrebbe essere più adatto.
Le piccole imprese che desiderano semplificare il proprio web design o aumentare la propria presenza sui social media potrebbero trarre beneficio da un CMS. Non sono necessarie conoscenze di codifica e l'interfaccia utente è spesso abbastanza semplice per i principianti.
Sono disponibili varie opzioni CMS. Ognuno di essi ha un proprio scopo e funzioni rilevanti per soddisfare le esigenze dell'organizzazione. Di seguito sono riportati alcuni dei sistemi offerti.
WordPress: nato come sistema di gestione dei contenuti web per la pubblicazione di blog, il suo utilizzo si è diffuso in molti altri ambiti. Questo CMS open source può essere utilizzato per siti web, portfolio professionali, e-commerce e molto altro.
Drupal: molte aziende in tutto il mondo utilizzano questo CMS open source per creare e gestire i propri siti web. L'interfaccia utente facilmente accessibile consente di creare e pubblicare un numero illimitato di contenuti.
Squarespace: a differenza dei sistemi menzionati in precedenza, Squarespace è un CMS tutto in uno, il che significa che con un unico abbonamento il proprietario può fare tutto senza dover utilizzare integrazioni di terze parti. Questo CMS è particolarmente utilizzato dalle piccole imprese fisiche e online.
Joomla: questo è un altro CMS open source per la creazione di siti web e applicazioni online. È ottimizzato per la SEO e offre infinite possibilità di personalizzazione e funzionalità multilingue integrate.
Shopify: questa piattaforma di e-commerce non potrebbe funzionare senza il suo CMS. La piattaforma è stata progettata per le aziende che desiderano creare un negozio online. Esse sono in grado di modificare e gestire diversi tipi di contenuti tramite un unico sistema software.
Adobe Experience Manager: il software pensato per marketer e sviluppatori offre una combinazione di funzionalità CMS e DAM. È adatto alle aziende che vogliono adottare un'unica piattaforma per gestire contenuti, asset digitali, iscrizioni digitali, moduli e altro ancora.
Salesforce CMS: questo CMS ibrido consente alle organizzazioni di creare e distribuire contenuti su qualsiasi dispositivo e di personalizzarli in base alle esigenze del cliente. Il software è multilingue e può essere eseguito tramite browser o app.
Wix: questa piattaforma basata sul web è un software che aziende e creator utilizzano per creare e gestire i propri siti web senza dover conoscere linguaggi di programmazione. Questa piattaforma offre funzioni SEO e strumenti di marketing avanzati.
Un CMS offre alle aziende un maggiore controllo sui propri contenuti digitali e una maggiore autonomia rispetto a ciò che viene condiviso a nome dell'organizzazione. Per trovare il CMS più adatto alla tua azienda, dai un'occhiata ad alcune funzioni indispensabili.
Controlli di pubblicazione
Poiché è probabile che un'organizzazione abbia più persone addette alla pubblicazione dei contenuti, è importante disporre di controlli e autorizzazioni di pubblicazione. Gli autori possono avere ruoli diversi e necessitare di diversi livelli di accesso al CMS.
Una volta definiti questi parametri, l'organizzazione può stabilire un workflow chiaro per la pubblicazione di contenuti e altri asset creativi. Inoltre, i controlli impediscono agli utenti o agli autori di pubblicare automaticamente, proteggendo l'organizzazione da errori costosi.
Strumenti per la modifica dei contenuti
Un utente impiega tempo ed energie per creare contenuti interessanti e coinvolgenti per un'organizzazione. L'ultima cosa che vuole fare è non riuscire a caricarli. Un CMS deve disporre di potenti strumenti di editing dei contenuti affinché il processo di caricamento sia semplice.
Alcune delle funzioni che gli utenti devono poter eseguire facilmente tramite l'interfaccia CMS includono l'aggiunta di immagini, video, CTA e moduli esterni. Inoltre, il CMS deve disporre di strumenti di pubblicazione adeguati o di funzioni "drag and drop" che consentano di programmare e aggiornare facilmente i contenuti in base alle necessità.
Staging dei contenuti
Il sito web di un'organizzazione è destinato a cambiare, il più delle volte per aggiornarne il design o lanciare un nuovo prodotto. Potrebbero però essere necessarie diverse iterazioni prima che l'organizzazione ottenga il risultato desiderato, nel qual caso è necessario un ambiente di staging.
In alcune situazioni, potrebbe essere necessario un modulo esterno, ma idealmente lo strumento di staging dei contenuti è già presente nel CMS. Questa funzione offre agli utenti la possibilità di testare un nuovo design dei contenuti senza che le modifiche siano visibili al pubblico. Invece, i creator sono liberi di apportare modifiche in base alle proprie esigenze.
Analytics
Idealmente, il CMS scelto dalla tua organizzazione è dotato di un sistema di analytics integrato per misurare le prestazioni. Gli indicatori che misurano il modo in cui i visitatori interagiscono con i contenuti e su quali dispositivi sono tra i punti dati importanti che il CMS dovrebbe conservare.
Se un CMS non include queste analytics, il passaggio successivo è installare uno strumento di analisi CRM, come Google Analytics. Alcuni CMS potrebbero richiedere un plug-in o un'integrazione di terze parti affinché le analytics vengano visualizzate direttamente nella dashboard dell'utente.
Misure di sicurezza
La sicurezza di un sito è estremamente importante, non solo per l'organizzazione, ma anche per i dipendenti e gli utenti che si affidano a esso per memorizzare contenuti e dati. Quando scegli quale CMS utilizzare, verifica se il sistema dispone di funzioni di sicurezza integrate e quale protocollo di sicurezza il team deve seguire per rispettare gli standard del CMS.
Alcune domande da porsi quando si cerca un nuovo CMS sono:
- Ha un web application firewall?
- C'è un team di sicurezza?
- Qual è la cadenza dell'analisi statica del codice e delle scansioni delle vulnerabilità?
- Dispone di una Content Delivery Network (CDN) per prevenire gli attacchi DdoS?
Offerta di modelli e temi
Quando si sceglie un CMS per la tua organizzazione, bisogna valutare quale offerta di temi sia più adatta per il tuo obiettivo e il tuo brand. Le esigenze specifiche di un sito di e-commerce sono notevolmente diverse da quelle di una testata giornalistica che pubblica articoli.
Il CMS scelto potrebbe disporre di diversi temi direttamente nel software oppure richiederne il download o l'acquisto. È importante assicurarsi che il tema sia adatto e ottimizzato per tutti i dispositivi.
Vantaggi di un CMS
Il CMS giusto per la tua organizzazione sarà quello che meglio si adatta alle esigenze dei tuoi utenti. Indipendentemente dal tipo di software CMS scelto, sia esso CMS headless, CMS open source o basato su cloud, molti dei benefici sono gli stessi da un sistema all'altro.
Un CMS consente una collaborazione trasversale, specialmente quando un team di content marketing lavora per promuove determinati contenuti. Grazie ai CMS basati su browser, gli utenti di tutto il mondo possono accedere e collaborare ai progetti senza doversi inviare le diverse versioni dei file.
Tra i vantaggi principali di un CMS ci sono la facilità d'uso e la semplificazione del workflow. Un utente non ha bisogno di imparare a programmare o di possedere un determinato livello di competenze per utilizzare il software. Il CMS è intuitivo e accessibile a chiunque all'interno dell'organizzazione.
L'importanza della SEO non ha fatto che aumentare nel corso degli anni, una tendenza che sembra non cambiare. Un CMS in genere fornisce funzionalità SEO integrate o plug-in per l'ottimizzazione dei contenuti, semplificando quello che può sembrare un processo spaventoso e rendendolo facile per l'utente.
Un CMS può crescere insieme alla tua attività, sia che si tratti di un giornale o di un negozio online. Il software può migliorare la gestione dei contenuti web da parte di editor e content creator, aiutando un'azienda a organizzare le attività e facilitando la scalabilità.
Un CMS può fornire gli strumenti di cui la tua organizzazione ha bisogno per un branding coerente. Il sistema dispone di processi integrati per categorizzare i contenuti tramite tag o etichette e, a seconda del CMS scelto, potrebbe offrire ancora più funzioni.
Nel tempo, un'organizzazione può produrre grandi quantità di contenuti. Essere in grado di memorizzarli in modo organizzato è essenziale. L'organizzazione editoriale è molto importante quando un'azienda cresce. Gli utenti necessitano di autorizzazioni specifiche e funzioni di pianificazione, oltre ad altri strumenti per semplificare il lavoro.
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