Gestione degli asset digitali

La gestione degli asset digitali (Digital Asset Management, DAM) è sia un processo di business che una tecnologia per la gestione delle informazioni che crea un sistema centralizzato che consente alle organizzazioni di strutturare e accedere ai propri supporti multimediali.

Una mano su un tablet

Cos'è la gestione degli asset digitali?

Una soluzione di gestione degli asset digitali è una soluzione di software e sistemi che fornisce un approccio sistematico per memorizzare, organizzare, gestire, recuperare e distribuire gli asset digitali di un'organizzazione. Il concetto di gestione degli asset digitali (Digital Asset Management, DAM) può fare riferimento sia a un processo di business e una tipologia di tecnologia di gestione delle informazioni che a un sistema di gestione degli asset digitali. La funzionalità di DAM aiuta molte organizzazioni a creare di un luogo centralizzato da cui accedere ai propri asset multimediali.

L'asset digitale è un componente fondamentale del processo di DAM. Si tratta di qualsiasi tipo di file di valore che è di proprietà di un'azienda o di un individuo, è in formato digitale, è ricercabile tramite metadati e include i diritti di accesso e utilizzo. Esistono diversi tipi di asset digitali tra i quali sono inclusi, ma non limitati a:

  • Documenti
  • Immagini
  • Contenuti audio
  • Video
  • Animazioni
  • File multimediali
  • Grafici
  • Presentazioni
  • Qualsiasi supporto digitale che include il diritto all'utilizzo

Una soluzione DAM semplifica la gestione degli asset e ottimizza la produzione di elementi multimediali elaborati, specialmente nell'ambito delle organizzazioni di vendita e marketing, attraverso la creazione di un sistema di gestione centralizzato per gli asset digitali. Supporta la coerenza del marchio tramite aggiornamenti automatici degli asset e il rafforzamento delle linee guida del marchio, fornendo una singola fonte attendibile all'interno delle aziende ed un'esperienza utente più coerente per i destinatari esterni. I moderni team di gestione dei contenuti digitali e i professionisti del marketing fanno affidamento sul DAM, e sulle relative impagabili funzionalità di ricerca, per riadattare i contenuti, riducendo i costi di produzione non necessari e i flussi di lavoro duplicati. Tenuto conto dell'elevata visibilità degli asset del marchio e di marketing tramite i canali digitali quali i social media, è importante per i marchi rimanere coerenti nella cura dell'immagine e della comunicazione per accrescere l'autorevolezza del marchio e generare una crescita di business. Di conseguenza, non sorprende che le piattaforme di gestione degli asset digitali stiano diventando componenti fondamentali delle iniziative di trasformazione digitale.


Come funziona il software di DAM

L'utilizzo di una soluzione di DAM coinvolge diverse fasi:

  1. Creazione dell'asset: i modelli standardizzati e i formati di file preparano i file digitali per la codifica persino prima che vengano creati. Questa standardizzazione migliora la facilità di ricerca e recupero dei documenti.
  2. Codifica e indicizzazione: per semplificare la ricerca degli asset, i metadati rendono possibile l'identificazione del contenuto digitale tramite attributi quali il tipo di asset (ad esempio un whitepaper), la versione (ad esempio nuovo), il tipo di contenuto multimediale (ad esempio video) e la tecnologia utilizzata (ad esempio Photoshop, ecc.). Questi identificativi creano un indice, raggruppando gli asset che hanno tag comuni per migliorare la ricercabilità.
  3. Flussi di lavoro: questa indicizzazione, quindi, può essere utilizzata per i flussi di lavoro incentrati sulle regole, rendendo possibile l'automazione delle attività e dei processi.
  4. Controllo delle versioni: il controllo delle versioni acquisisce una sempre crescente importanza per automatizzare i flussi di lavoro, in quanto garantisce che venga utilizzato l'asset più recente al loro interno. Inoltre, mano a mano che vengono stabiliti nuovi flussi di lavoro, garantisce che venga effettuato l'accesso solo alla versione più recente, che verrà quindi utilizzata per la revisione e l'utilizzo.
  5. Governance attraverso le autorizzazioni: la governance attraverso le autorizzazioni garantisce che solo gli utenti a cui è stato concesso l'accesso siano in grado di utilizzare l'asset, nelle modalità in cui è stato loro assegnato. Questa funzionalità protegge gli asset organizzativi da furti, danneggiamenti accidentali o eliminazione.
  6. Controlli: è opportuno che venga svolto un controllo interno per valutare l'efficacia del DAM e identificare le aree a cui è possibile apportare miglioramenti. Allo stesso modo, gli enti normativi possono sottoporre a controlli una soluzione di DAM per verificare che la tecnologia e i processi di un'organizzazione siano conformi alle normative. Entrambi i tipi di controllo si verificano regolarmente in settori altamente regolamentati come la finanza e l'assistenza sanitaria.

Una soluzione di DAM può essere implementata on-premise, su cloud o in una topologia ibrida. Lo storage, la gestione e la distribuzione degli asset basati su cloud possono rappresentare un'opzione economicamente conveniente, sicura, scalabile e flessibile per un'organizzazione.


I vantaggi del DAM

  • Riduzione dei costi di produzione e migliore allocazione delle risorse. La centralizzazione degli asset nell'ambito del DAM consente alle organizzazioni di trovare e riutilizzare gli asset, riducendo i costi di produzione e i flussi di lavoro duplicati. La riduzione dei costi favorisce l'allocazione delle risorse in altre aree del business. Gli incrementi di efficienza che ne derivano consentono di accelerare l'immissione nel mercato degli asset e delle soluzioni.
  • Maggiore trasparenza organizzativa. Poiché il DAM fornisce agli utenti una visione chiara e completa degli asset digitali, ciò ha implicazioni rispetto alla pianificazione e all'esecuzione del contenuto. Può aumentare la collaborazione tra i vari soggetti interessati o introdurre flussi di lavoro con un maggiore impatto attraverso l'eliminazione di progetti ridondanti.
  • Incremento della conversione e della conservazione dei clienti. Quando le aziende organizzano il contenuto in modo appropriato sulla base della fase del percorso degli acquirenti in cui si trova un utente, sono in grado di fornire contenuti e materiali di marketing al momento giusto per i propri destinatari di riferimento. Il DAM permette alle organizzazioni di personalizzare l'esperienza del cliente, stabilendo e coltivando relazioni più solide; ciò rende più veloce ed efficace il percorso dei clienti potenziali ed esistenti attraverso il ciclo di acquisto.
  • Coerenza del marchio. Il DAM consente di garantire che la comunicazione, il posizionamento, la rappresentazione visiva e gli altri mezzi per incrementare la fedeltà al marchio siano coerenti. Con il DAM, le aree funzionali e le business unit possono riutilizzare file creativi e altri asset per ottenere una maggiore efficienza e presentare una singola fonte affidabile al mercato.
  • Governance e conformità. Le licenze, la documentazione legale, gli archivi e altri asset possono svolgere ruoli fondamentali nella soddisfazione dei requisiti di conformità alle normative di settore o governative. La capacità di organizzare e recuperare rapidamente questi materiali può consentire alle organizzazioni di risparmiare tempo e denaro, oltre a mitigare i tempi di interruzione dei processi di business fondamentali.

La storia e il futuro del DAM

L'ascesa del Desktop Publishing sul finire degli anni '80 ha reso possibile per i tipografi, gli editori e i pubblicitari digitalizzare il testo, le immagini e le fotografie. Troppo grandi per la maggior parte dei dischi fissi interni, questi file venivano trasferiti su supporti esterni con semplici etichette di metadati. Venivano collocati in semplici file e cartelle gerarchici.

Nel 1992, Canto Software ha rilasciato Cumulus — uno dei primi sistemi di DAM. Si trattava di una soluzione autonoma on-premise, dotata di funzioni quali l'anteprima delle miniature, l'indicizzazione dei metadati e funzionalità di ricerca. Mentre le prime soluzioni di DAM rendevano gli asset semplici da trovare, verificare e recuperare, non era ancora semplice condividere i file.

Dai primi anni 2000, il DAM basato su server ha reso possibile la condivisione di file tramite Internet. Qualche anno dopo, lo storage su cloud ha reso possibile un altro modo di memorizzare, gestire e distribuire gli asset digitali.

Il DAM si è rapidamente evoluto in librerie integrate capaci di fornire il contenuto a una serie di dispositivi, sistemi e repository. Le API (Application Programming Interface) hanno consentito agli asset di collegarsi a diverse applicazioni e soddisfare requisiti specifici in modo rapido ed efficiente.

Ora è comune che le funzionalità AI siano incorporate nel DAM — utilizzando in modo intelligente tag e riferimenti incrociati sugli asset, inclusi riconoscimento video e vocale. IBM Watson Video Enrichment è in grado di analizzare streaming video utilizzando tecnologie di deep learning mentre IBM Blockchain Platform garantisce una maggiore sicurezza del DAM. Utilizzando il machine learning, i sistemi di DAM sono in grado di prevedere le necessità di contenuti e dare suggerimenti agli utenti. Grazie alla rapida esecuzione di queste attività di marketing, spesso entro un minuto o anche meno, le organizzazioni sono in grado di apportare correzioni in tempo quasi reale per ottenere un vantaggio competitivo.


Aspetti da ricercare in una soluzione DAM

Quando si osserva una piattaforma DAM, è importante valutare se le soluzioni selezionate siano in grado di offrire funzionalità che saranno d'aiuto nell'implementazione di una soluzione di successo per supportare le necessità, oggi e in futuro. Una soluzione di DAM di successo fornirà le seguenti funzionalità:

  • Supporto del ciclo di vita degli asset e autorizzazioni basate sul ruolo: la soluzione di DAM deve consentire la gestione degli asset digitali dall'idea alla concezione e per tutto il relativo ciclo di vita. Inoltre, dovrebbe anche fornire i diritti di accesso e le autorizzazioni con la granularità necessaria per preservare l'integrità degli asset.
  • Integrazione: la soluzione di DAM deve essere in grado di integrarsi con le soluzioni già poste in essere, ad esempio per la creazione e distribuzione degli asset, e con gli eventuali sistemi che si prevede di aggiungere in futuro.
  • Flessibilità bidirezionale: una soluzione di DAM agile e flessibile sarà in grado di fornire la flessibilità necessaria per ricercare gli asset in qualsiasi direzione. La flessibilità bidirezionale consente di ricercare i metadati quali ad esempio il marchio per individuare un asset o di cercare asset specifici per trovare i metadati. Questa funzionalità supporta la ricerca e l'assegnazione di nuovi scopi agli asset tramite altri gruppi funzionali all'interno di un'organizzazione.
  • Funzionalità di importazione ed esportazione: la soluzione di DAM non deve creare un'isola segregata di dati. La soluzione ideale dovrebbe includere la capacità di condividere gli asset digitali, i risultati della ricerca e altri dati.
  • Infrastruttura stabile di storage e trasferimento: la soluzione di DAM scelta è tanto importante quanto l'ubicazione e la modalità di memorizzazione degli asset e la capacità di trasferirli ovunque necessario. Sia che si scelga un SDS (Software-Defined Storage) on-premise o lo storage basato su cloud, è importante tenere a mente l'affidabilità, la flessibilità, la scalabilità, le prestazioni e la possibilità di recupero necessari per proteggere gli asset.
  • Efficienza del trasferimento dei file: la velocità e l'efficienza del trasferimento dei file sono importanti perché influenzano direttamente la velocità del tuo business. La capacità di condividere e utilizzare gli asset dove e quando sono necessari aiuterà a definire l'efficacia della soluzione scelta.

IBM e DAM

Il DAM aiuta le organizzazioni di tutto il mondo a preservare i diritti di accesso, il controllo e l'integrità dei loro asset digitali per molti scopi. L'implementazione del DAM come una soluzione olistica centralizzata in connessione a strategie aziendali e funzionali può fornire un'esperienza cliente più coerente ed entusiasmante. Secondo Forrester, "Oltre i 2/3 delle aziende desiderano distribuire i propri contenuti in modo più efficiente. Le aziende di successo ora rendono il DAM una parte della loro esperienze digitali e strategie per il contenuto complessive, non una soluzione per un utilizzo specifico". 1
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Casi di utilizzo

DAM viene utilizzato in tutti i settori d'industria in cui sono coinvolti gli asset digitali. Ecco due esempi dell'utilizzo di DAM:

Uffici brevetti

Gli uffici brevetti, di norma, gestiscono elevati volumi di asset digitali in diverse fasi di completamento. Man mano che vengono eseguiti aggiornamenti attraverso il ciclo di vita dell'asset, le funzionalità di trasferibilità, controllo delle versioni e diritti di accesso sono fondamentali per la manutenzione. Altre capacità quali la funzionalità di ricerca, inoltre, abilitano processi all'interno degli uffici brevetti per modificare le dimensioni in modo efficiente. 

Società tecnologiche

Le aziende che si occupano di tecnologia utilizzano il DAM in diversi reparti, spesso in più ubicazioni. Il DAM centralizza gli asset per l'accesso e l'utilizzo. Le aree funzionali all'interno di un'organizzazione utilizzeranno il DAM per scopi differenti. Alcuni esempi includono:

  • Il reparto Risorse Umane utilizza il DAM per gestire i record dei dipendenti, la sottoscrizione e lo stato dei benefit, le richieste di assunzione, le richieste di ferie e le ricevute delle buste paga.
  • L'ufficio acquisti utilizza il DAM per memorizzare i dettagli di contatto del fornitore preferito, le fatture e le specifiche.
  • I team di sviluppo utilizzano il DAM per memorizzare la progettazione e i piani di sviluppo dei prodotti proprietari, i materiali di pianificazione e le immagini.
  • I team di vendita e marketing utilizzano il DAM per la gestione del marchio e per mantenere gli asset creati e utilizzati in tutta l'organizzazione. 

Molte parti interessate in queste organizzazioni avranno necessità di accedere, utilizzare, modificare e tracciare gli asset, rendendo estremamente importanti le autorizzazioni di accesso. Tali permessi possono essere basati sulla business unit, sul reparto funzionale e sul ruolo. Potrebbero limitare l'accesso ad alcuni asset ai dipendenti interni. Le autorizzazioni possono anche estendere l'accesso agli altri asset alle parti interessate esterne, ad esempio i partner o i clienti. Un esempio è rappresentato dai logo e dalle proposte di partecipazione che possono supportare le iniziative di partnership e commercio.


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Fonte

The Digital Asset Management Cookbook, Forrester, Inc., Nick Barber, 26 giugno 2020