Una soluzione di gestione degli asset digitali è una soluzione di software e sistemi che fornisce un approccio sistematico per memorizzare, organizzare, gestire, recuperare e distribuire gli asset digitali di un'organizzazione. Il concetto di gestione degli asset digitali (Digital Asset Management, DAM) può fare riferimento sia a un processo di business e una tipologia di tecnologia di gestione delle informazioni che a un sistema di gestione degli asset digitali. La funzionalità di DAM aiuta molte organizzazioni a creare di un luogo centralizzato da cui accedere ai propri asset multimediali.
L'asset digitale è un componente fondamentale del processo di DAM. Si tratta di qualsiasi tipo di file di valore che è di proprietà di un'azienda o di un individuo, è in formato digitale, è ricercabile tramite metadati e include i diritti di accesso e utilizzo. Esistono molti tipi di asset digitali, compresi, tra gli altri:
Una soluzione DAM semplifica la gestione degli asset e ottimizza la produzione di elementi multimediali elaborati, specialmente nell'ambito delle organizzazioni di vendita e marketing, attraverso la creazione di un sistema di gestione centralizzato per gli asset digitali. Supporta la coerenza del marchio tramite aggiornamenti automatici degli asset e il rafforzamento delle linee guida del marchio, fornendo una singola fonte attendibile all'interno delle aziende ed un'esperienza utente più coerente per i destinatari esterni. I moderni team di gestione dei contenuti digitali e i professionisti del marketing fanno affidamento sul DAM, e sulle relative impagabili funzionalità di ricerca, per riadattare i contenuti, riducendo i costi di produzione non necessari e i flussi di lavoro duplicati. Tenuto conto dell'elevata visibilità degli asset del marchio e di marketing tramite i canali digitali quali i social media, è importante per i marchi rimanere coerenti nella cura dell'immagine e della comunicazione per accrescere l'autorevolezza del marchio e generare una crescita di business. Di conseguenza, non sorprende che le piattaforme di gestione degli asset digitali stiano diventando componenti fondamentali delle iniziative di trasformazione digitale.
L'utilizzo di una soluzione di DAM coinvolge diverse fasi:
Una soluzione di DAM può essere implementata on-premise, su cloud o in una topologia ibrida. Lo storage, la gestione e la distribuzione degli asset basati su cloud possono rappresentare un'opzione economicamente conveniente, sicura, scalabile e flessibile per un'organizzazione.
L'ascesa del Desktop Publishing sul finire degli anni '80 ha reso possibile per i tipografi, gli editori e i pubblicitari digitalizzare il testo, le immagini e le fotografie. Troppo grandi per la maggior parte dei dischi fissi interni, questi file venivano trasferiti su supporti esterni con semplici etichette di metadati. Venivano collocati in semplici file e cartelle gerarchici.
Nel 1992, Canto Software ha rilasciato Cumulus - uno dei primi sistemi di DAM. Si trattava di una soluzione autonoma on-premise, dotata di funzioni quali l'anteprima delle miniature, l'indicizzazione dei metadati e funzionalità di ricerca. Mentre le prime soluzioni di DAM rendevano gli asset semplici da trovare, verificare e recuperare, non era ancora semplice condividere i file.
Dai primi anni 2000, il DAM basato su server ha reso possibile la condivisione di file su Internet. Qualche anno dopo, lo storage su cloud ha reso possibile un altro modo di memorizzare, gestire e distribuire gli asset digitali.
Il DAM si è rapidamente evoluto in librerie integrate capaci di fornire il contenuto a una gamma di dispositivi, sistemi e repository. Le API (Application Programming Interface) hanno consentito agli asset di collegarsi a diverse applicazioni e soddisfare requisiti specifici in modo rapido ed efficiente.
Ora è comune che le funzionalità AI siano incorporate nel DAM - utilizzando in modo intelligente tag e riferimenti incrociati sugli asset, inclusi riconoscimento video e vocale. IBM Watson Video Enrichment è in grado di analizzare streaming video utilizzando tecnologie di deep learning mentre IBM Blockchain Platform garantisce una maggiore sicurezza del DAM. Utilizzando il machine learning, i sistemi di DAM sono in grado di prevedere le necessità di contenuti e dare suggerimenti agli utenti. Grazie alla rapida esecuzione di queste attività di marketing, spesso entro un minuto o anche meno, le organizzazioni sono in grado di apportare correzioni in tempo quasi reale per ottenere un vantaggio competitivo.
Quando prendi in esame le piattaforme DAM, è importante valutare se le soluzioni selezionate siano in grado di offrire funzionalità che saranno d'aiuto nell'implementazione di una soluzione di successo per supportare le tue esigenze, oggi e in futuro. Una soluzione DAM di successo fornirà le seguenti funzionalità:
Il DAM aiuta le organizzazioni di tutto il mondo a preservare i diritti di accesso, il controllo e l'integrità dei loro asset digitali per molti scopi. L'implementazione del DAM come una soluzione olistica centralizzata in connessione a strategie aziendali e funzionali può fornire un'esperienza cliente più coerente ed entusiasmante. Secondo Forrester, "Oltre i 2/3 delle aziende desiderano distribuire i propri contenuti in modo più efficiente. Le aziende di successo ora rendono il DAM una parte della loro esperienze digitali e strategie per il contenuto più ampie, non una soluzione per un utilizzo specifico". 1
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DAM viene utilizzato in tutti i settori d'industria in cui sono coinvolti gli asset digitali. Ecco due esempi dell'utilizzo di DAM:
Gli uffici brevetti, di norma, gestiscono elevati volumi di asset digitali in diverse fasi di completamento. Man mano che vengono eseguiti aggiornamenti attraverso il ciclo di vita dell'asset, le funzionalità di trasferibilità, controllo delle versioni e diritti di accesso sono fondamentali per la manutenzione. Altre capacità quali la funzionalità di ricerca, inoltre, abilitano processi all'interno degli uffici brevetti per modificare le dimensioni in modo efficiente.
Le aziende che si occupano di tecnologia utilizzano il DAM in diversi reparti, spesso in più ubicazioni. Il DAM centralizza gli asset per l'accesso e l'utilizzo. Le aree funzionali all'interno di un'organizzazione utilizzeranno il DAM per scopi differenti. Alcuni esempi includono:
Molte parti interessate in queste organizzazioni avranno bisogno di accedere, utilizzare, modificare e tracciare gli asset, rendendo estremamente importanti le autorizzazioni di accesso. Tali permessi possono essere basati sulla business unit, sul reparto funzionale e sul ruolo. Potrebbero limitare l'accesso ad alcuni asset ai dipendenti interni. Le autorizzazioni possono anche estendere l'accesso agli altri asset alle parti interessate esterne, ad esempio i partner o i clienti. Un esempio è rappresentato dai logo e dalle proposte di partecipazione che possono supportare le iniziative di partnership e commercio.
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