Perché utilizzare il process mining?

Il process mining è uno strumento per il moderno Business Process Management (BPM), un incrocio tra data science e scienza gestionale. Il process mining è composto da un gruppo di strategie con un obiettivo comune: ottenere insight sui processi all'interno dei sistemi informativi tramite unità chiamate log degli eventi.

La tecnica che un'organizzazione utilizza per il process mining dipende dalla fase in cui risiedono i suoi modelli di processo. Ecco le tre principali tecniche di process mining:

• Scoperta del processo: questa è la tecnica più comune e funge da elemento fondamentale. La scoperta fornisce un modello di processo che può essere utilizzato per verificare la conformità e i miglioramenti futuri. Si può pensare alla scoperta del processo come a "scoprire cosa sta succedendo".
• Controllo di conformità: con il controllo di conformità, gli algoritmi si concentrano su qualsiasi deviazione rispetto ai risultati previsti dal modello di processo. Si può pensare a questa tecnica come a un modo per "scoprire dove stiamo andando fuori strada".
• Miglioramento del modello: una volta implementati il rilevamento e il controllo della conformità, potresti voler approfondire ulteriormente il miglioramento del processo, che inizia con il miglioramento del modello. Si può pensare a questa tecnica come a un modo per "trovare opportunità di miglioramento".

Insieme, queste tecniche di data mining aiutano le organizzazioni a mantenere un alto livello di standardizzazione, prevedibilità e miglioramento continuo. Le aziende possono utilizzare il process mining per ottimizzare un singolo processo, un singolo reparto o un'intera organizzazione.

Le aziende che hanno identificato e possono tracciare i KPI dei propri processi hanno il beneficio di un'analisi più approfondita dei processi. Possono individuare i punti deboli dei loro processi aziendali e trovare percorsi di miglioramento a basso rischio, diventando così più agili e competitive nel marketplace.

Ecco come il process mining le aiuta a raggiungere e mantenere questa agilità e questo vantaggio competitivo:

• Potenziamento della business intelligence: gli insight basati sui dati e i miglioramenti suggeriti aiutano gli stakeholder a raggiungere un terreno comune e a prendere decisioni più rapide sulle operazioni.
• Identificazione dei rallentamenti nei processi: il process mining aiuta le organizzazioni a capire dove esistono colli di bottiglia precedentemente non rilevati, così da poterne eliminare le cause principali e recuperare efficienze nei processi comuni.
• Deviazioni dai processi emergenti: le organizzazioni sanno come dovrebbe svolgersi un processo aziendale, ma ogni processo porta con sé il potenziale di deviazioni che causano disordine nei workflow. Il process mining evidenzia processi reali e fasi di processo effettive, comprese eventuali deviazioni. Queste rappresentano delle opportunità di miglioramento.

Il process mining applica algoritmi a set di dati di log proprietari, provenienti dai sistemi IT. La granularità dei dati di log (da precisi a generici) determina quanto facilmente questi possono essere analizzati e utilizzati (i dati generici sono più facili da analizzare e utilizzare rispetto ai dati precisi).

Un approccio di process mining multisistema potrebbe includere dati di eventi provenienti da tutta l'organizzazione. Pertanto, è possibile che le fonti di dati siano sia sistemi (ad esempio, pianificazione del rischio aziendale, o ERP, e customer relationship management, o CRM) sia dipartimenti (ad esempio, Risorse umane).

Cos'è un log di eventi?

Facciamo un passo indietro e guardiamo alla nostra fonte: il log degli eventi. Un log degli eventi è un registro digitale che aiuta le organizzazioni a comprendere cosa accade all'interno di una rete. Per molti aspetti, è come un'istantanea che cattura un momento o un'azione specifica.

Un modo semplice per spiegarlo è: qualcosa è accaduto (un evento) in un determinato momento (timestamp). Allegate a tale data e ora potrebbero esserci ulteriori informazioni utili. Ad esempio, qualcuno prova e non riesce ad accedere a un'applicazione SaaS. Oltre all'evento e al timestamp, ci sarebbe un incidente associato al log. Insieme all'analisi e alle visualizzazioni che la tecnologia di process mining può offrire, il log degli eventi può aiutare a delineare un quadro più completo di ciò che è accaduto in una transazione complessa.

Il process mining può essere applicato a qualsiasi organizzazione (in qualsiasi settore) che impieghi e registri processi aziendali. Di seguito sono riportati alcuni casi d'uso del process mining:

• Produzione e distribuzione: il processo di immissione dei prodotti sul mercato non è mai stato esaminato così attentamente come oggi. La salute e la produttività delle persone in tutto il mondo dipendono dalla velocità con cui si producono e distribuiscono vaccini e attrezzature correlate. Il process mining può eliminare i colli di bottiglia tra le numerose parti coinvolte, con risultati critici per tutti.
• Vendite: il process mining può esaminare i cicli di vendita per individuare deviazioni e altre inefficienze. Questo può aiutare le aziende ad allocare meglio le risorse e a migliorare i processi che rafforzano le metriche come i giorni di chiusura: un vantaggio per le aziende B2B i cui cicli possono variare da tre a nove mesi, introducendo opportunità per i concorrenti di aumentare la quota di mercato.
• Finanza: il process mining può aiutare i reparti finanziari a rendere più efficienti processi aziendali come le revisioni contabili, identificando deviazioni come il maverick purchase, ovvero l'acquisto di beni e servizi al di fuori di un processo di procurement.
• E-commerce: il process mining può aiutare le organizzazioni a comprendere meglio come funziona un determinato processo cliente, al fine di aumentare le vendite e migliorare l'esperienza del cliente. Ad esempio, un'azienda di e-commerce può produrre modelli che fanno emergere rapidamente le metriche chiave, come la relazione tra le pagine web, i percorsi critici per l'acquisto, l'order-to-cash e il tempo per la risoluzione dei problemi (nel campo dell'assistenza).
• Sanità: il process mining può migliorare l'efficienza degli incontri con i pazienti, così come l'efficienza e i costi associati ai workflow interdipartimentali all'interno di un contesto sanitario. L'impatto si estende al paziente/utente (gli incontri e i tempi di attesa più brevi sono generalmente vantaggiosi sia per i pazienti che per gli operatori sanitari). Aiuta anche l'organizzazione in aspetti come i workflow di imaging ad alto costo, per esempio.

Se stai pensando di aggiungere il process mining ai miglioramenti della tua azienda, ti consigliamo di iniziare con IBM® Process Mining. È una soluzione low-code che ha aiutato i clienti a ridurre del 90% il tempo dedicato ai processi manuali.

Per maggiori informazioni sull'uso del process mining e di altri tipi di automazione intelligente come l'RPA, consulta il documento Process mining e RPA: il non plus ultra in termini di potenza dell'automazione.