Apa itu Electronic Data Interchange (EDI)?

Secara historis, pertukaran dokumen bisnis antara mitra bisnis memerlukan pengiriman dokumen kertas secara manual. EDI merampingkan dan menyederhanakan proses dengan mengubah dokumen ke dalam format digital standar dan menghilangkan perantara. Tidak ada orang yang diperlukan untuk mengirim atau menerima dokumen; mereka mengalir antar sistem secara otomatis.

Dalam transaksi EDI, informasi bergerak secara langsung dari aplikasi komputer di satu organisasi ke aplikasi komputer di organisasi lain. Standar EDI menentukan lokasi dan urutan informasi di setiap dokumen. Organisasi menggunakan EDI untuk berbagi berbagai dokumen dan tipe data, seperti permintaan penawaran harga, aplikasi pinjaman, pemberitahuan pengiriman barang, dan lainnya.

Baru-baru ini, penambahan alat kecerdasan buatan (AI) ke sistem EDI telah memberikan manfaat dan kemampuan baru termasuk peningkatan skalabilitas, peningkatan kecepatan pemrosesan, dan penanganan kesalahan proaktif.

Proses EDI melibatkan pembuatan, konversi, pengiriman, pengambilan, dan integrasi dokumen bisnis. Misalnya, katakanlah dokumen yang dimaksud adalah faktur untuk suku cadang mobil. Pertama, faktur itu harus dibuat.

Pembuatan faktur mungkin melibatkan penarikan data dari berbagai sumber: spreadsheet, email, PDF, dan lainnya. Dalam EDI, ini bukan proses entri data manual. Penerjemah EDI, biasanya aplikasi perangkat lunak pihak ketiga, dapat secara otomatis menarik data ini dari sistem internal dan database. Untuk contoh faktur kami, penerjemah EDI mungkin melihat melalui spreadsheet internal untuk mengambil data untuk suku cadang mobil tersebut: nomor produk, harga, jumlah, dan lainnya.

Dalam banyak bisnis, sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) mengelola data ini. Sistem ERP terintegrasi dengan penerjemah EDI, yang kemudian mengubah dan menyusun data ini menjadi standar yang dipilih. Penyedia layanan EDI pihak ketiga yang menangani terjemahan, seperti Cleo, TrueCommerce dan MuleSoft, membantu dalam proses ini. (Konversi manual secara teknis dimungkinkan tetapi akan sulit dan menimbulkan kesalahan.) Dalam contoh faktur kami, data suku cadang mobil ini akan dikonversi ke standar yang dapat dibaca oleh penerima faktur.

Dokumen tersebut kemudian dikirim dengan menggunakan salah satu dari dua jenis pertukaran dokumen EDI yang umum:

Direct EDI adalah koneksi komputer-ke-komputer melalui internet, umumnya dengan protokol komunikasi yang aman. Secure File Transfer Protocol (SFTP), misalnya, mendukung berbagai metode otentikasi serta enkripsi.

Dalam jaringan bernilai tambah, jaringan pihak ketiga mengelola transmisi data. Seringkali metode VAN menggunakan apa yang disebut kotak surat, semacam area file storage, yang menyimpan sementara dokumen sebelum penerima mengambilnya. Saat ini, kotak surat ini sering berada di cloud, sebagai bagian dari paket layanan penyedia VAN. Penyedia VAN sering juga menangani konversi dan validasi dokumen.

EDI memungkinkan transmisi dokumen melalui beberapa protokol yang berbeda. Protokol ini meliputi:

• AS2 (Pernyataan Penerapan 2): Protokol HTTP umum yang mendukung enkripsi, serta fitur termasuk tanda tangan digital dan pemberitahuan pengiriman. Ini sesuai dengan HIPAA.  
  
  
• SFTP (Protokol Transfer File Aman): Menggunakan enkripsi shell (SSH) dan mudah digunakan, tetapi tidak menawarkan pelacakan siklus hidup dan bukti penerimaan yang sama seperti AS2.
  
  
• FTP (Protokol Transfer File): Sederhana, dasar, dan tidak aman. Ini tidak banyak digunakan untuk EDI karena keterbatasan keamanannya.
  
  
• MFT (Transfer File Terkelola): Semacam evolusi dari FTP, MFT menawarkan keamanan ujung ke ujung, jejak audit, dan penjadwalan. Itu juga dapat sesuai dengan peraturan seperti HIPAA.
  
  
• SOAP (Protokol Akses Objek Sederhana): Sebuah platform pengiriman pesan berbasis XML, SOAP bersifat platform-agnostik, tetapi lebih tua dan lebih umum digunakan pada sistem lama.

Setiap protokol memiliki kekuatan dan kelemahan yang membuatnya ideal untuk berbagai aplikasi dan industri. AS2, misalnya, sesuai dengan HIPAA. SFTP memiliki fitur keamanan dan autentikasi yang signifikan, tetapi fitur-fitur tersebut bisa jadi rumit untuk dinavigasi oleh mereka yang bukan ahlinya.

EDI berakar pada 1960-an, dalam infrastruktur besar-besaran, proyek otomotif dan militer. Organisasi dan institusi berusaha untuk tidak hanya mengotomatiskan proses pengiriman dan penerimaan dokumen, tetapi-mungkin yang lebih penting-untuk menstandarkannya.

Sejak saat itu, format standar telah menjadi tulang punggung praktik EDI. Sistem komputer pengirim dan penerima harus dapat membaca dan memahami dokumen atau seluruh sistem akan berantakan.

Beberapa organisasi telah menciptakan standar EDI yang banyak digunakan. Beberapa khusus industri, beberapa bersifat umum. Standar yang paling umum meliputi:

Standar penggunaan umum yang dibuat oleh American National Standards Institute, dan paling umum di Amerika Utara. ASC adalah singkatan Komite Standar Terakreditasi.

Didirikan sebagai bagian dari Undang-Undang Portabilitas dan Akuntabilitas Asuransi Kesehatan (HIPAA) pada tahun 1996, standar Amerika ini adalah bagian dari ANSI ASC X12 yang berfokus khusus pada pertukaran data layanan kesehatan.

Odette adalah "platform standarisasi, layanan, dan jaringan Eropa untuk seluruh rantai pasokan otomotif." Nama ini merupakan singkatan dari “Organization for Data Exchange through Tele-Transmission in Europe.”

Dikembangkan oleh Perserikatan Bangsa-Bangsa, EDIFACT (Electronic Data Interchange For Administration, Commerce, and Transport) adalah seperangkat standar internasional yang dimaksudkan untuk memfasilitasi pertukaran dokumen bisnis tanpa memandang industri atau lokasi. Ini biasanya digunakan untuk perdagangan internasional.

RosettaNet adalah seperangkat standar berbasis XML yang terutama digunakan dalam industri teknologi tinggi, terutama industri semikonduktor global.

Transaksi EDI adalah cara yang lebih disukai untuk pertukaran dokumen bisnis antara bisnis kecil dan besar, dari platform e-commerce besar hingga toko-toko kecil. Teknologi EDI memberikan manfaat bisnis utama melalui otomatisasi dan integrasi bisnis-ke-bisnis (B2B):

EDI menghemat waktu melalui otomatisasi alur kerja yang sebelumnya mengandalkan proses manual. EDI menghilangkan pekerjaan yang berulang-ulang dan membosankan dalam menggali spreadsheet untuk menemukan data, serta kebutuhan untuk mengirim dan menerima email.

Bayangkan sebuah perusahaan komponen perlu memberikan informasi kepada produsen tentang komponen dalam rantai pasokannya. Daripada mencari, menyusun, dan mengirim informasi itu secara manual, lalu mempercayai produsen untuk menerima email dan mengintegrasikan data itu ke dalam basis datanya sendiri, perusahaan komponen dapat menggunakan EDI untuk mengotomatiskan seluruh proses pertukaran data ini.

Data rantai pasokan dapat diambil dari catatan perusahaan komponen, dikirim secara aman dan otomatis ke produsen, dan kemudian ditambahkan ke tabel produsen sendiri-semuanya tanpa perlu campur tangan manusia.

EDI dapat mengurangi biaya tenaga kerja melalui otomatisasi, mengurangi frekuensi kesalahan manusia yang merugikan, dan mengurangi atau bahkan menghilangkan kebutuhan akan kertas dan pengeluaran berbasis kertas. 

Transfer data EDI mengurangi kesalahan melalui standardisasi yang kaku, yang membantu memastikan bahwa informasi diformat dengan benar sebelum memasuki proses atau aplikasi bisnis. Implementasi EDI dapat menghilangkan kesalahan manusia seperti kesalahan ketik, tulisan tangan yang sulit dibaca, kolom data yang terlupakan, atau kategori yang salah diartikan.

Integrasi EDI meningkatkan ketertelusuran, pengamatan, dan pelaporan dengan memungkinkan dokumen elektronik digabungkan dengan berbagai sistem TI. Integrasi semacam itu memfasilitasi pengumpulan data, visibilitas, dan analisis.

Untuk organisasi besar, EDI mempromosikan standar yang konsisten di berbagai divisi dan mitra bisnis, di mana pun mereka beroperasi. Untuk organisasi yang lebih kecil, kepatuhan terhadap EDI menawarkan integrasi data yang lebih besar dengan perusahaan yang lebih besar. Untuk bisnis dari segala ukuran dan bentuk, EDI menyediakan sarana pertukaran yang konsisten, yang memungkinkan organisasi untuk melacak transaksi di seluruh masa pakainya, mengukur berapa lama setiap langkah yang diperlukan, membuat jejak audit bebas kesalahan, dan bahkan memberi tahu pihak-pihak yang relevan tentang perubahan atau masalah apa pun.

Implementasi EDI bisa rumit. Peraturan pemerintah dan standar industri dapat bervariasi di seluruh lokasi dan berubah seiring waktu, dan setiap mitra dagang dalam jaringan EDI dapat memiliki persyaratan masing-masing.

Baik internal maupun outsourcing, solusi EDI memerlukan sejumlah kondisi, kemampuan, dan sumber daya dasar agar efektif. Pertimbangan implementasi EDI meliputi:

Para pemangku kepentingan harus berkolaborasi untuk memutuskan tujuan implementasi EDI. Kolaborasi ini melibatkan pembahasan kebutuhan bisnis, baik itu skalabilitas, biaya atau fitur keamanan, dan mempelajari struktur EDI mitra dagang untuk membantu memastikan kemudahan komunikasi.

Jenis perangkat lunak transformasi ini mengambil bidang seperti nama, alamat, jumlah mata uang, nomor dan jumlah komponen, serta memetakannya dari format aplikasi bisnis ke dalam dokumen standar dan sebaliknya. Untuk contoh suku cadang mobil, perangkat lunak ini akan memantau semua penjualan, menggabungkan nama suku cadang dan nomor model tertentu, serta harga, tanggal pembelian, dan banyak lagi.

Kemampuan ini mendukung kumpulan pesan EDI yang besar dengan memungkinkan pengirim dan penerima memasukkan beberapa transaksi EDI dalam satu "amplop" untuk transmisi yang lebih efisien, seperti menjejalkan beberapa surat ke dalam satu amplop. De-enveloping mengacu pada ekstraksi transaksi individu dari batch yang lebih besar ini di ujung penerima.

Batch enveloping memungkinkan transmisi data dalam jumlah besar yang lebih efisien dan dapat merampingkan proses EDI. Ini mengurangi overhead dan biaya, keuntungan penting bagi organisasi dengan volume transaksi yang tinggi, seperti bisnis retail.  

Setelah pesan melalui de-enveloping, mekanisme perutean diperlukan untuk menyortir pesan untuk kelompok yang berbeda dan mengirimkannya ke target yang sesuai. Transformasi pesan mungkin juga diperlukan agar pesan ditulis dalam format EDI yang benar untuk tujuannya.

Sebagai contoh, amplop batch untuk faktur suku cadang mobil kami mungkin berisi tanda terima dari berbagai departemen: komponen mesin, perangkat lunak navigasi, atau peningkatan interior, semuanya dengan jenis dokumen yang berbeda. Perangkat lunak EDI penerima kemudian dapat memisahkan dokumen-dokumen ini berdasarkan jenis dan target, dan mengarahkannya ke tujuan yang sesuai.

TPA adalah kontrak yang mengklarifikasi syarat dan ketentuan (seperti ketentuan kepatuhan dan kewajiban, lamanya kontrak dan informasi kontak), menetapkan standar untuk dokumen bisnis dan mendefinisikan komunikasi dan protokol bisnis antara mitra dagang. Pemasok mungkin memiliki kebutuhan keamanan tertentu, spesifikasi teknis, atau hal khusus lainnya dalam transmisi data, dan TPA adalah tempat informasi ini dirinci.

AI menyediakan kemungkinan baru di ruang perangkat lunak EDI. Misalnya, AI dapat meningkatkan deteksi penipuan dan pencegahan kesalahan, belajar dan menyesuaikan secara real-time berdasarkan transaksi bisnis masa lalu, dan memprediksi tren dan potensi masalah berdasarkan preseden historis.

Dalam contoh faktur suku cadang mobil kami, faktur biasanya mencatat penjualan busi dalam kisaran satu hingga dua ratus per bulan. Jika angka itu tiba-tiba naik menjadi 10.000, AI dapat mendeteksi anomali itu dan memicu peringatan otomatis kepada klien dan penjual bahwa sesuatu yang tidak biasa sedang terjadi. Dan jika jumlah itu terus meningkat hingga tiga ratus, alat AI dapat menentukan bahwa meskipun peringatan keamanan mungkin tidak diperlukan, pemberitahuan harus dikirim ke penjual jika peningkatan pasokan diperlukan.

Secara umum, meningkatnya kecanggihan model bahasa besar dan pemrosesan bahasa alami memiliki banyak potensi untuk menganalisis komunikasi manusia dan mengekstraksi data yang relevan dari, misalnya, teks bisnis dan email.

AI Agen, bentuk kecerdasan buatan yang dirancang untuk berfungsi dan membuat keputusan tanpa perlu campur tangan manusia, juga merupakan transformasi yang menjanjikan untuk EDI. Sistem EDI agen dapat memantau dan menindaklanjuti anomali dalam rantai pasokan yang mungkin mengindikasikan kecurangan atau kesalahan, memeriksa ulang faktur, dan menyelesaikan masalah tersebut secara mandiri. Agen AI bahkan dapat mengotomatiskan fungsi-fungsi tertentu seperti otorisasi pengembalian.

Antarmuka pemrograman aplikasi (API) menyajikan metode lain untuk bertukar data real-time antara aplikasi perangkat lunak. Namun, ada perbedaan utama antara EDI dan API dan kapan keduanya umumnya digunakan: