Apa itu manajemen risiko pihak ketiga (TPRM)?

Dalam dunia yang semakin saling terhubung dan dialihdayakan, manajemen risiko pihak ketiga (TPRM) merupakan strategi bisnis yang penting. TPRM mengidentifikasi dan memitigasi risiko yang dihadapi organisasi dari keterlibatan dengan vendor atau penyedia layanan eksternal. Berbagai pihak ketiga ini mungkin terlibat dalam berbagai fungsi bisnis, mulai dari layanan TI dan pengembangan peranti lunak hingga manajemen rantai pasokan dan dukungan pelanggan.

Kebutuhan akan TPRM muncul dari kerentanan yang melekat yang terkait dengan hubungan pihak ketiga. Mengalihdayakan tugas dapat memberikan manfaat seperti penghematan biaya, skalabilitas, dan akses ke keahlian khusus, tetapi juga menghadapkan organisasi pada potensi masalah. TPRM bertujuan untuk memberikan pemahaman yang komprehensif kepada organisasi mengenai hubungan bisnis pihak ketiga mereka dan perlindungan yang diterapkan oleh berbagai vendor ini. Solusi ini membantu mencegah masalah seperti gangguan operasional, pelanggaran keamanan, dan kegagalan kepatuhan.

TPRM identik dengan berbagai istilah seperti manajemen risiko vendor (VRM) atau manajemen risiko rantai pasokan, yang membentuk pendekatan komprehensif guna mengatasi risiko di berbagai keterlibatan pihak ketiga. Ini melibatkan prinsip-prinsip universal seperti uji tuntas, penilaian risiko pihak ketiga, remediasi, dan pemantauan berkelanjutan untuk memastikan bahwa pihak ketiga mematuhi peraturan dan melindungi data sensitif. Praktik-praktik ini juga membantu menjaga ketahanan operasional dan memastikan kepatuhan terhadap kriteria lingkungan, sosial, dan tata kelola (ESG).

Risiko digital, bagian dari TPRM, mencakup masalah keuangan, reputasi, lingkungan, dan keamanan. Akses vendor terhadap kekayaan intelektual, data rahasia, dan informasi identitas pribadi (PII) menggarisbawahi pentingnya TPRM dalam kerangka kerja keamanan siber dan strategi manajemen risiko siber.

Tidak ada satu departemen saja yang secara universal memiliki manajemen risiko pihak ketiga (TPRM); solusi ini bervariasi antar organisasi. Perusahaan mungkin memiliki tim TPRM khusus atau mendistribusikan tanggung jawab ini di antara berbagai peran. Departemen dan jabatan umum yang terlibat dalam TPRM meliputi Chief Information Security Officer (CISO), Chief Procurement Officer (CPO), Chief Information Officer (CIO), Chief Privacy Officer (CPO), Teknologi Informasi (TI), Manajer Rantai Pasokan, dan lainnya.

TPRM yang efektif melindungi organisasi dari risiko pengalihdayaan dan membangun kemitraan yang lebih kuat dan lebih tangguh. Dengan menanamkan TPRM ke dalam operasi inti, perusahaan mampu memanfaatkan keahlian eksternal sekaligus menjaga keamanan, kepatuhan, dan integritas operasional. Solusi ini mengubah kerentanan menjadi risiko terkelola, memungkinkan pertumbuhan yang aman dan patuh.

Manajemen risiko pihak ketiga (TPRM) sangat penting karena adanya risiko signifikan yang terkait dengan vendor dan penyedia layanan eksternal. Hubungan pihak ketiga sering melibatkan akses ke informasi istimewa seperti data pelanggan dan sistem internal, menjadikannya titik masuk potensial untuk serangan siber. Risiko meluas ke pihak keempat, yang merupakan subkontraktor atau penyedia layanan lain yang terlibat oleh pihak ketiga. 

Organisasi yang hanya berfokus pada langkah-langkah keamanan siber internal mereka mungkin memperkuat pertahanan mereka sendiri, tetapi berisiko melewatkan kerentanan penting. Tanpa memperluas perlindungan ini ke pihak ketiga dan keempat, mereka tetap terekspos pada pelanggaran dan insiden keamanan lainnya.

TPRM sangat penting karena beberapa alasan:

Mencapai kepatuhan terhadap peraturan: Privasi data dan peraturan perlindungan data seperti GDPR dan CCPA mengharuskan organisasi untuk mengatur kepatuhan pihak ketiga. Pelanggaran oleh pihak ketiga dapat mengakibatkan denda yang besar dan kerusakan reputasi bagi organisasi utama, meskipun organisasi tersebut tidak secara langsung bertanggung jawab atas pelanggaran.

Mendorong ketahanan operasional: Gangguan pihak ketiga dapat mengakibatkan penundaan, cacat, dan tantangan operasional. TPRM yang efektif memastikan keberlangsungan bisnis dengan mengidentifikasi dan mengurangi berbagai kerentanan ini. Eksposur risiko ini sangat penting bagi industri yang bergantung pada rantai pasokan, di mana TPRM membantu menjaga kelancaran operasi dan menegakkan standar kualitas.

Mengelola hubungan dengan vendor: Hubungan dengan pihak ketiga memiliki standar keamanan yang berbeda-beda. TPRM melibatkan uji tuntas menyeluruh, penilaian risiko, dan pemantauan berkelanjutan untuk memastikan bahwa vendor mematuhi standar keamanan dan etika yang tinggi.

Mengurangi risiko keamanan siber: Pihak ketiga sering kali memiliki akses ke data sensitif dan sistem internal, sehingga menjadikan mereka titik masuk potensial untuk serangan siber. TPRM yang kuat memperluas langkah-langkah keamanan siber terhadap entitas eksternal ini dan mencakup keamanan data agar terlindung dari pelanggaran dan kebocoran data.

Menjaga reputasi: Tindakan pihak ketiga dapat secara langsung memengaruhi reputasi organisasi. Dengan mengelola risiko pihak ketiga, perusahaan dapat mencegah berbagai praktik yang tidak etis dan kesalahan yang dapat merugikan merek dan kepercayaan pelanggan.

Melindungi dampak bisnis: Tanpa TPRM yang tepat, hubungan dengan pihak ketiga dapat membuat bisnis terpapar risiko yang dapat berdampak jangka panjang terhadap keuntungan mereka. TPRM membantu organisasi menghindari kerugian finansial yang terkait dengan kegagalan pihak ketiga, seperti biaya pengelolaan pelanggaran data, biaya hukum dari ketidakpatuhan, dan kerugian akibat waktu henti operasional.

Mengurangi kompleksitas dan permukaan serangan: Setiap pihak ketiga menambah permukaan serangan organisasi. TPRM mengurangi kompleksitas dengan mengelola potensi kerentanan yang diperkenalkan oleh banyak koneksi pihak ketiga.

Dengan mengelola risiko pihak ketiga secara efektif, bisnis dapat mengamankan operasi mereka dan berkembang dalam lingkungan yang saling terhubung dan dialihdayakan.

Dengan siklus hidup TPRM  yang efektif, organisasi mampu mengelola risiko pihak ketiga dan menciptakan hubungan vendor yang aman, patuh, dan bermanfaat. Fase siklus hidup TPRM yang umum meliputi:

Organisasi dapat mengadopsi beberapa praktik terbaik untuk TPRM yang efektif. Berikut beberapa strategi utama:

• Menyelaraskan TPRM dengan strategi manajemen risiko organisasi secara keseluruhan
• Membuat inventaris yang kuat yang membedakan pihak ketiga dan mengidentifikasi tindakan perlindungan yang diperlukan
• Menetapkan pemetaan risiko yang mencakup berbagai area (risiko keuangan, risiko operasional, risiko kepatuhan, risiko strategis, risiko reputasi, dan lain-lain).

• Melibatkan pemangku kepentingan di awal proses untuk merancang dan mengimplementasikan program TPRM secara efektif
• Memastikan bahwa tim eksekutif menyadari dan selaras dengan semua risiko pihak ketiga
• Memastikan kerja sama dari semua pihak terkait (tim risiko dan kepatuhan, pengadaan, keamanan dan komersial)
• Hindari pendekatan yang tertutup dengan memiliki strategi komprehensif yang mencakup input dari semua departemen terkait

• Mengembangkan pendekatan terprogram dengan struktur tata kelola untuk proses manajemen risiko yang konsisten dan berulang. Webinar reguler, misalnya, dapat membuat pihak yang terlibat tetap mendapat informasi dan pembaruan.
• Menyesuaikan program manajemen risiko pihak ketiga dengan persyaratan peraturan, perlindungan data, dan toleransi risiko organisasi yang spesifik

• Menerapkan strategi untuk menjaga inventaris terbaru dari semua pihak ketiga
• Memastikan visibilitas komprehensif ke lingkungan pihak ketiga untuk mengelola risiko keamanan secara efektif

• Membuat segmentasi inventaris vendor ke dalam tingkatan berdasarkan risiko dan kekritisannya
• Memfokuskan sumber daya pada vendor berisiko tinggi untuk uji tuntas yang lebih ketat dan pemantauan berkelanjutan

• Melakukan penilaian keamanan pada vendor pihak ketiga selama pengadaan, tidak hanya di akhir negosiasi
• Mengintegrasikan persyaratan keamanan ke dalam kontrak lebih awal untuk memastikan kepatuhan dan mengurangi risiko sebelum perjanjian diselesaikan

• Mengatasi berbagai jenis risiko, bukan hanya keamanan siber
• Mempertimbangkan risiko reputasi, geografis, geopolitik, strategis, keuangan, operasional, privasi, kepatuhan, etika, keberlangsungan bisnis, kinerja, dan lingkungan
• Memahami semua risiko yang relevan untuk membangun program TPRM yang komprehensif

• Mengotomatiskan proses TPRM berulang untuk meningkatkan efisiensi. Perangkat lunak TPRM dapat merampingkan proses seperti:
• Orientasi vendor dan penilaian risiko
• Menetapkan tugas mitigasi dan melakukan tinjauan kinerja
• Mengirim pemberitahuan dan membuat laporan

• Mengaktifkan pemantauan berkelanjutan untuk menilai risiko pihak ketiga secara real time
• Menggunakan alat otomatis untuk mendeteksi masalah keamanan dan kepatuhan dengan segera
• Mempertahankan pandangan konstan tentang lingkungan risiko pihak ketiga untuk secara proaktif mengatasi perubahan