Sistem catatan vs sumber kebenaran: Apa bedanya?

Perbedaan antara SOR dan SoT kurang teknologi daripada yang fungsional. Mereka bukan jenis sistem informasi yang berbeda karena mereka adalah sistem informasi yang memainkan peran berbeda dalam suatu organisasi.

• Fungsi utama sistem pencatatan adalah mendukung operasi bisnis dengan menangkap data bisnis dalam domain tertentu. Misalnya, alat manajemen hubungan pelanggan (CRM) sering berfungsi sebagai sistem catatan untuk data pelanggan organisasi, menangkap informasi seperti nama dan detail kontak. 

• Fungsi utama sumber kebenaran adalah menghubungkan elemen data dari sistem yang berbeda untuk menciptakan gambaran holistik dari objek data, seperti pelanggan, produk atau proses. Seringkali, pemangku kepentingan menggunakan gambaran holistik ini untuk analisis data dan pengambilan keputusan. Sebagai contoh, sebuah data warehouse dapat menyatukan data dari beberapa aplikasi bisnis - CRM, alat perencanaan sumber daya perusahaan (ERP), sistem manajemen inventaris. Agregasi ini memungkinkan analis bisnis untuk mengidentifikasi tren yang lebih luas, seperti jenis produk mana yang berkinerja lebih baik dengan segmen pelanggan yang berbeda. 

Dengan kata lain, SOR dan SoT mengatasi berbagai titik nyeri:

• SOR membuat penyimpanan data otoritatif untuk setiap domain bisnis, sehingga anggota tim individu, unit bisnis, dan aplikasi tidak perlu mempertahankan kumpulan data duplikat dan tidak konsisten mereka sendiri. 

• SOT membantu mencegah silo data dan memungkinkan organisasi untuk mendapatkan pandangan komprehensif tentang objek data mereka di seluruh domain. 

Sistem catatan dan sumber kebenaran dapat mengambil banyak bentuk tergantung pada kebutuhan bisnis dan arsitektur data: perangkat lunak khusus, basis data dasar, sistem file cloud atau sistem penyimpanan lainnya. Sebagian besar organisasi mempertahankan SOR dan SOT, karena mereka melayani tujuan yang berbeda. 

Sistem catatan (SOR) adalah sumber otoritatif dari data bisnis asli. SOR dapat berisi data pelanggan, karyawan, produk, pemasok atau aset dan entitas lain yang terkait dengan proses bisnis sehari-hari. 

Sistem catatan adalah tempat data bisnis inti pertama kali dibuat dan kemudian dipelihara. Setiap SOR biasanya berfokus pada pengambilan data yang berkaitan dengan satu operasi bisnis atau domain tertentu. 

Misalnya, banyak organisasi menggunakan sistem informasi sumber daya manusia (HRIS) untuk mengelola catatan karyawan. Biasanya, catatan ini dibuat terlebih dahulu di sistem HRIS, tidak di-porting dari tempat lain. Jika sistem lain membutuhkan akses ke catatan karyawan, itu mensumbernya dari HRIS.

Beberapa SOR menangkap data waktu nyata. Yang lain menggunakan pembaruan batch.

Sistem catatan adalah sumber data otoritatif. Ini berarti dua hal:

1. SOR adalah sumber data yang memberi makan sistem lain. Pemangku kepentingan mungkin mengakses data melalui beberapa portal lain—seperti data warehouse atau data lakehouse—tetapi data yang mengalir ke portal itu pada akhirnya berasal dari SOR yang relevan.
    

2. Jika ada pertanyaan atau perbedaan yang muncul mengenai informasi, versi SOR diperlakukan sebagai versi yang benar.

Memiliki sumber otoritatif yang ditunjuk untuk setiap jenis data membantu memastikan konsistensi data. Setiap orang yang bekerja dengan data menggunakan kumpulan data yang sama, bukan dataset pribadi mereka sendiri, yang dapat menyebabkan silo, fragmentasi, kesalahan, kesenjangan visibilitas, dan masalah lainnya.

Karena fokus pada kualitas data, banyak SOR memiliki otomatisasi workflows bawaan untuk validasi data. Misalnya, CRM dapat memeriksa elemen data apa pun yang dikategorikan sebagai nomor telepon untuk memastikan bahwa itu mengikuti format XXX-XXX-XXXX yang sesuai. 

SOR juga cenderung membatasi hak menulis ke sekelompok orang atau sistem yang sempit. Hal ini membantu memastikan integritas data dengan mencegah gangguan yang berbahaya atau kelalaian.

Karena mereka memelihara toko data yang dapat diandalkan, SOR sering memainkan peran dalam tata kelola data dan upaya kepatuhan. SOR dapat membantu memastikan bahwa hanya orang yang tepat yang dapat membaca atau menulis data untuk alasan yang tepat. They juga dapat membantu memelihara jejak audit dan catatan akses untuk membantu membuktikan kepatuhan dan menemukan pelanggaran untuk koreksi.

Sistem catatan dapat berupa database SQL sederhana atau sistem penyimpanan file. Namun, biasanya organisasi menggunakan aplikasi dan perangkat lunak khusus, karena alat ini memiliki fungsi bawaan yang membantu memastikan akurasi dan konsistensi data.

Contoh umum SOR termasuk database manajemen hubungan pelanggan (CRM), perangkat lunak manajemen modal manusia (HCM), perangkat lunak perencanaan sumber daya perusahaan (ERP), sistem eksekusi manufaktur (MES), database manajemen konfigurasi (CMDB) dan platform manajemen proyek. 

Sumber kebenaran adalah sistem informasi yang menggabungkan atau menyelaraskan aliran data dari sumber yang berbeda dalam arsitektur data perusahaan untuk membuat tampilan lengkap objek data organisasi di seluruh domain. 

“Objek data” adalah hal yang dirujuk data — pelanggan, produk, proses atau entitas atau aset lainnya. 

Sistem rekaman sangat baik dalam memelihara toko data yang akurat. Namun, setiap sistem catatan dicakup ke satu domain. Akibatnya, tidak ada sistem catatan tunggal yang berisi gambaran lengkap dari objek data yang ada di seluruh domain.

Sumber kebenaran membantu memecahkan masalah ini dengan mengambil data dari berbagai sistem, merekonsiliasinya dan menghubungkannya untuk menghasilkan pandangan holistik dari data organisasi.

Misalnya, pertimbangkan seorang pelanggan. CRM organisasi melacak data identifikasi seperti nama mereka dan pemilik akun terkait. Perangkat lunak akuntansi melacak semua faktur dan pembayaran pelanggan. Sistem tiket dukungan melacak berapa banyak waktu dukungan yang dibutuhkan pelanggan ini dan untuk masalah apa. 

Setiap SOR individu — CRM, perangkat lunak akuntansi, sistem tiket dukungan — dapat menawarkan wawasan tentang hanya satu aspek pelanggan. Tetapi sumber kebenaran menggunakan SOR ini sebagai sistem sumber, mengumpulkan data dari semuanya untuk membuat catatan pelanggan tunggal yang mencakup identifikasi informasi, data keuangan, dan kebutuhan dukungan.  

Dalam menciptakan pandangan holistik objek data, sumber kebenaran membantu memecah silo data dan memungkinkan analis, pengguna bisnis, dan pemangku kepentingan lainnya untuk menggunakan data organisasi untuk membuat keputusan, prediksi, dan proyeksi yang tepat.

Misalnya, pertimbangkan catatan pelanggan holistik yang menyatukan CRM, akuntansi dan data dukungan serta metrik. Berbekal pandangan lengkap ini, seorang analis data sekarang dapat menjawab pertanyaan seperti: “Apakah pelanggan ini menguntungkan?” 

Perlu dicatat bahwa tidak semua SOT bertindak sebagai portal atau platform analitik.

Seperti SOR, SOT adalah peran yang dimainkan sistem informasi tertentu, bukan kategori teknologi yang berbeda. Oleh karena itu, SoT dapat mengambil banyak bentuk. Contoh umum meliputi:

• Data warehouse dan data mart, yang menggabungkan data dari berbagai sumber ke dalam penyimpanan data pusat yang dioptimalkan untuk kueri dan analisis. 

• Platform manajemen data master (MDM), yang mengonsolidasikan aset data perusahaan utama seperti informasi pelanggan, detail produk, dan data lokasi. 

Data lakehouse, yang menggabungkan penyimpanan data yang fleksibel dari data lake dengan kemampuan analitik berkinerja tinggi dari data warehouse.

Apa pun bentuknya, sebagian besar sumber kebenaran dibangun melalui proses umum:

1. Identifikasi sistem catatan yang relevan yang perlu disatukan.
    

2. Menetapkan aturan MDM untuk menentukan bagaimana data terstruktur, direkonsiliasi, dan terkait.
    

3. Mengintegrasikan SOR ke dalam repositori umum melalui pipeline ekstrak, muat, transformasi (ELT ) atau virtualisasi.

Satu sumber kebenaran (SSOT) kira-kira sama dengan sumber kebenaran: Sumber informasi yang dapat diandalkan yang menyatukan data bisnis dari seluruh organisasi untuk menciptakan pandangan holistik objek data. 

Tetapi penambahan kata “tunggal” menekankan pendekatan khusus untuk merancang arsitektur data: gagasan bahwa seharusnya hanya ada satu sumber kebenaran yang dirujuk oleh setiap pemangku kepentingan dan aplikasi. 

Beberapa organisasi mungkin memiliki banyak sumber kebenaran, tergantung pada kebutuhan dan arsitektur mereka. Tetapi sebuah organisasi dengan sumber kebenaran tunggal bertujuan untuk menyatukan semua SOTs yang berbeda ini menjadi satu pandangan data yang terpusat dan direkonsiliasi di seluruh organisasi.

Karena serupa dan saling melengkapi, SOR dan SOT diperlakukan sebagai komponen yang berbeda dari arsitektur data karena mereka melakukan peran yang berbeda dengan persyaratan yang berbeda.

SOR memiliki penciptaan data dan integritasnya dalam domainnya. Sot memiliki konsistensi data lintas domain. SOR tidak memerlukan tampilan holistik dari setiap objek data. Itu hanya perlu mencatat data yang penting dalam domainnya. Tetapi pengguna dan sistem lain mungkin memerlukan pandangan holistik—dan di situlah SOT masuk.