Apa itu perencanaan skenario?

Organisasi beralih ke metode perencanaan strategis sebagai cara untuk mengelola risiko dan membuat keputusan berbasis data. Metode-metode ini juga membantu bisnis untuk bersiap menghadapi momen “bagaimana jika” di luar kendali mereka, seperti perubahan iklim, fluktuasi pasar, dan pergeseran geopolitik.

Proses perencanaan skenario membantu memperkirakan dan mengidentifikasi rentang kemungkinan hasil dan perkiraan dampak melalui analisis tren.

Dengan mengetahui apa yang mungkin terjadi, organisasi dan pemangku kepentingan mereka dapat meningkatkan pengambilan keputusan dan mengelola kemungkinan kasus terbaik dan terburuk. Di luar pengembangan skenario, proses ini juga membantu organisasi merumuskan strategi untuk menavigasi skenario masa depan dan kemungkinan masa depan.

Dengan perencanaan skenario, organisasi dapat memvisualisasikan skenario yang berbeda dan mengungkapkan ketidakpastian kritis jauh sebelum krisis terjadi. Proses ini dapat memberikan keunggulan kompetitif dengan memungkinkan perusahaan untuk bertukar pikiran dan mempertimbangkan sebelumnya tindakan apa yang mungkin perlu diambil.

Perencanaan skenario juga memberikan insight rinci tentang rencana dan anggaran. Ini adalah kekuatan pendorong bagi eksekutif dan pemangku kepentingan untuk membuat keputusan untuk organisasi mereka. Alih-alih bereaksi terhadap peristiwa di luar kendali organisasi, perencanaan skenario mendorong pemecahan masalah proaktif dan pemikiran inovatif. Semakin tangguh organisasi, semakin besar kemungkinan mereka memiliki stabilitas jangka panjang.

Cara terbaik untuk memahami perencanaan skenario adalah melalui contoh perusahaan Royal Dutch Shell yang saat ini dikenal sebagai Shell. Perusahaan minyak dan gas ini mulai menggunakan perencanaan skenario pada tahun 1960-an ketika menghadapi tantangan produksi yang diperluas, dan akhirnya mengantisipasi krisis minyak 1973.

Pada tahun 1965, perusahaan memperkenalkan Unified Planning Machinery (UPM), yang merupakan alat perkiraan terkomputerisasi yang digunakan untuk memprediksi arus keuangan. Alat ini menimbulkan lebih banyak percakapan di dalam perusahaan tentang menciptakan skenario yang mungkin dan mengantisipasi peristiwa masa depan melalui proses pengembangan skenario.

Perusahaan merancang skenario alternatif berdasarkan berbagai variabel. Itu dilakukan untuk mencoba memahami seperti apa keadaan masa depan organisasi di dunia yang didasarkan pada perdagangan bebas atau ketegangan geopolitik yang berkembang.

Upaya ini memainkan peran penting bagi Shell dalam mencoba memahami dan mengantisipasi gangguan. Hingga saat ini, Shell masih mengajukan pertanyaan “bagaimana jika” dan menggunakan proses perencanaan skenario untuk memikirkan tantangan jangka panjang dan mengurangi risiko.

Tujuan dari perencanaan skenario bukan hanya untuk memprediksi hasil, tetapi untuk memahami apa kemungkinan penyebabnya. Sangat penting untuk melihat faktor lingkungan bisnis eksternal dan internal dan mengintegrasikan perencanaan skenario di seluruh proses organisasi.

Proses perencanaan skenario tidak sama untuk setiap organisasi dan mungkin memerlukan langkah tambahan tergantung pada kebutuhan mereka. Namun, berikut ini adalah lima langkah utama yang dapat digunakan setiap organisasi sebagai panduan.

Agar ada proses perencanaan skenario yang produktif, semua organisasi harus mulai dengan menetapkan tujuan yang jelas.

Tujuan ini bisa menjadi tujuan jangka panjang atau sesuatu yang lebih segera. Bagaimanapun, organisasi harus membayangkan di mana mereka ingin berada dalam beberapa bulan atau tahun mendatang.

Setelah menentukan tujuan utama, tim harus menganalisis bagaimana tindakan saat ini akan mempengaruhi hasil potensial.

Organisasi harus memastikan bahwa hasil ini selaras dengan tujuan utama dan memahami dampak masa depan untuk merespons dengan tepat.

Ada banyak faktor yang perlu dipertimbangkan ketika menentukan arah organisasi. Faktor-faktor ini mungkin faktor internal seperti pergeseran organisasi atau faktor eksternal seperti ketegangan geopolitik.

Apa pun itu, organisasi harus memiliki pemahaman yang menyeluruh dari masing-masing faktor untuk mendapatkan perkiraan dan insight yang akurat.

Sama seperti mengidentifikasi faktor-faktor yang mempengaruhi, organisasi juga perlu menilai dampak dari setiap skenario. Pendekatan ini melibatkan pembuatan beberapa skenario dan menentukan seberapa besar kemungkinan masing-masing skenario tergantung pada kondisi, asumsi, dan probabilitas.

Setelah penilaian, evaluasi dampak dari setiap skenario. Organisasi harus mempertimbangkan dampak potensial dan menentukan tindakan yang tepat.

Akhirnya, organisasi harus mengembangkan indikator awal untuk setiap skenario.

Langkah ini sangat penting untuk memastikan bahwa organisasi bertindak proaktif dan dapat mendeteksi gangguan atau masalah sebelum mereka meningkat menjadi peristiwa besar. Selain itu, ini memberi organisasi dan pemangku kepentingan keunggulan kompetitif untuk tetap siap dan dapat menavigasi masalah tanpa panik.

Berikut ini adalah beberapa keuntungan utama yang mungkin dinikmati organisasi ketika menggunakan perencanaan skenario:

• Gunakan analisis terperinci: Perencanaan skenario memberikan insight organisasi ke dalam skenario yang masuk akal dan data untuk menyelami hasil potensial dari keputusan mereka. Pendekatan ini menyediakan berbagai alternatif masa depan berbasis data, memberikan para pengambil keputusan pandangan yang komprehensif mengenai potensi rencana kontinjensi.

• Dukung pemikiran independen: Pelatihan perencanaan skenario yang sukses membutuhkan pemikiran dan perspektif yang beragam dari individu dengan demografi yang unik. Orang-orang yang terlibat dalam pendekatan ini didorong untuk berpikir secara mandiri dan inovatif dalam proses pemecahan masalah.
  
  
• Mengurangi risiko: Perencanaan skenario adalah alat yang ampuh untuk manajemen risiko. Proses ini membantu organisasi mengungkap tanda-tanda potensi krisis sejak dini, memungkinkan intervensi tepat waktu dan pembuatan rencana tindakan strategis untuk mempromosikan mitigasi risiko.

• Mendorong perencanaan proaktif: Metode perkiraan ini membutuhkan pemikiran strategis berwawasan ke depan. Alih-alih hanya melihat data historis, perencanaan skenario mendorong organisasi untuk merangkul pendekatan yang lebih dinamis untuk analisis skenario.

Perencanaan skenario datang dalam berbagai bentuk. Pendekatan yang diambil organisasi akan tergantung pada fokus dan metodologi yang dipilih untuk digunakan.

Pendekatan perencanaan skenario kuantitatif menggunakan tiga skenario berbeda: optimis, pesimis, dan tebakan terbaik.

Skenario optimis memainkan hasil terbaik bagi organisasi. Skenario pesimistis menjelajahi skenario terburuk, seperti kehancuran pasar atau faktor lingkungan di luar kendali mereka. Terakhir, skenario tebakan terbaik mempertimbangkan tren saat ini dan perkiraan keuangan untuk menilai dampak keuangan.

Organisasi dapat menggunakan metode perencanaan skenario normatif untuk mengembangkan skenario dan hasil ideal mereka dan kemudian bekerja mundur untuk mencari cara mencapainya.

Metode ini paling baik untuk perencanaan jangka panjang dan organisasi yang ingin menetapkan tujuan yang signifikan. Ini adalah pendekatan berpikiran maju yang membantu organisasi mengembangkan templat untuk apa yang mereka inginkan.

Perencanaan skenario eksplorasi adalah pendekatan yang mempertimbangkan berbagai potensi masa depan tergantung pada kerangka waktu tertentu, lingkungan yang tidak stabil, dan banyak ketidakpastian.

Metode ini membangun berbagai skenario dan dapat membantu organisasi siap beradaptasi secara real-time.

Metode perencanaan skenario ini berfokus pada tantangan jangka pendek dan menengah yang dihadapi organisasi. Ini cenderung berfokus pada risiko operasional atau operasi sehari-hari dan menangani masalah-masalah spesifik.

Organisasi yang memiliki kekhawatiran spesifik, seperti gangguan rantai pasokan atau kekurangan tenaga kerja, mungkin mempertimbangkan metode ini untuk mengembangkan rencana kontinjensi tertentu.

Metode manajemen strategis adalah pendekatan gambaran besar lainnya untuk perencanaan skenario, tetapi berfokus terutama pada pengaruh eksternal.

Pendekatan ini digunakan untuk membangun strategi jangka panjang dan membantu organisasi memahami arah keseluruhan mereka tergantung pada faktor-faktor seperti pergeseran ekonomi, kemajuan teknologi, atau tren sosial.

Organisasi di setiap industri menggunakan perencanaan skenario untuk menavigasi ketidakpastian dan mendorong hasil yang lebih baik. Contoh penggunaan umum ini menunjukkan keserbagunaannya.

Seluruh proses perencanaan skenario dapat menjadi usaha yang signifikan, dan membutuhkan orkestrasi dan kolaborasi. Ada beberapa praktik terbaik yang harus diikuti organisasi untuk membantu memastikannya menjadi proses yang sukses:

• Bangun tim yang tepat: Profesional keuangan biasanya memimpin perencanaan skenario. Namun, mereka tidak dapat berhasil menjalankan proyek perencanaan skenario tanpa pemimpin lain dari dalam organisasi. Biasanya ada fasilitator perencanaan skenario yang menjalankan proyek dan menjaga semua komponen selaras.

• Dapatkan data yang tepat: Perencanaan skenario membutuhkan data yang baik untuk membuat model yang akurat. Skenario harus didasarkan pada penjualan komparatif dan data historis yang bersih dan akurat. Ini juga akan membutuhkan sistem integrasi data seperti platform perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) untuk memusatkan semua informasi bisnis. Organisasi harus memahami biaya perencanaan skenario dan produk dan layanan mana yang merupakan kebutuhan

• Buatnya tetap sederhana: Perencanaan skenario tidak harus rumit. Tim keuangan terkadang merasa kewalahan oleh berbagai kemungkinan hasil dan skenario yang sedang dibangun. Inilah mengapa praktik terbaik adalah menyederhanakan skenario dan fokus pada dua hingga tiga hasil. Jika tim membangun beberapa skenario, pemimpin perlu memprioritaskan dan menentukan mana yang harus mendapat perhatian paling banyak.

• Rangkul teknologi canggih: Ada banyak solusi perangkat lunak untuk perencanaan dan analisis keuangan (FP&A) yang menawarkan perencanaan skenario sebagai manfaat. Banyak juga yang mulai menerapkan insight yang didukung AI ke dalam platform mereka yang merampingkan alur kerja dan menyediakan skenario pengujian instan. Merangkul teknologi baru dengan cepat menjadi faktor yang menempatkan organisasi pada keunggulan kompetitif.