Apa itu otomatisasi penjualan?

Otomatisasi penjualan, atau otomatisasi proses penjualan, adalah strategi menggunakan teknologi untuk menghilangkan tugas berulang, meningkatkan efisiensi, dan meningkatkan produktivitas tim penjualan.

Alat otomatisasi penjualan membantu para profesional penjualan untuk memenuhi dinamika proses penjualan yang terus berubah dengan lebih baik dan memberikan nilai bagi prospek penjualan mereka.

Dengan memasukkan otomatisasi ke dalam aktivitas penjualan, tim penjualan dapat meningkatkan pengalaman pelanggan. Organisasi dapat menjadi lebih efisien dan dapat lebih baik dalam menggerakkan prospek di seluruh saluran penjualan. Otomatisasi penjualan meningkatkan beberapa proses di seluruh siklus penjualan mulai dari perolehan prospek hingga orientasi dan retensi.

Secara historis, otomatisasi penjualan selaras dengan pengambilan dan analisis data serta otomatisasi alur kerja, yang melibatkan tindakan secara otomatis dengan data tersebut. Munculnya teknologi canggih seperti kecerdasan buatan (AI) telah memperluas hal yang dapat dilakukan oleh otomatisasi penjualan. Strategi otomatisasi penjualan terbaik menggabungkan praktik tradisional dengan teknologi baru seperti AI generatif, machine learning, dan robot process automation (RPA).

Otomatisasi penjualan dapat meningkatkan kinerja penjualan dan meningkatkan keuntungan, terutama untuk bisnis kecil yang mungkin tidak memiliki banyak tenaga profesional penjualan untuk menangani semua kebutuhan proses penjualan mereka.

Otomatisasi pemasaran adalah penggunaan perangkat lunak dan teknologi untuk mengelola proses dan tugas pemasaran rutin di berbagai saluran. Proses pemasaran dan penjualan harus bekerja sama dengan secara otomatis membagikan informasi tentang individu dan perusahaan yang telah dihubungi oleh tim pemasaran. Selain itu, platform tim penjualan harus secara otomatis membagikan kembali keberhasilan mereka kepada tim pemasaran sehingga mereka dapat mempelajari jenis perusahaan mana yang dapat diajak untuk bergabung.

Menurut studi Salesforce, anggota tim penjualan hanya menghabiskan 28% dari waktu mereka untuk menjual dan sisanya untuk melakukan tugas-tugas manual. Otomatisasi penjualan meningkatkan produktivitas penjualan dalam beberapa cara. Karyawan saat ini menangani beberapa tugas manual atau berulang yang memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan. Mengotomatiskan contoh penggunaan tugas penjualan ini menghasilkan banyak manfaat.

• Mengotomatiskan penilaian prospek
• Mencatat data pelanggan
• Menyusun laporan penjualan
• Merancang pesan
• Meningkatkan perolehan prospek
• Menyederhanakan alur kerja
• Meningkatkan perkiraan penjualan

Setiap organisasi penjualan yang memiliki proses manajemen pipeline yang berjalan dengan baik ingin menilai setiap calon pelanggan tentang seberapa besar kemungkinan mereka untuk berubah menjadi pelanggan yang sebenarnya. Otomatisasi penjualan dapat mengambil informasi prospek baru yang diperlukan untuk manajemen prospek seperti informasi demografis, psikografis, dan keuangan. Organisasi penjualan selanjutnya dapat menganalisis informasi tersebut dan menghasilkan skor prospek yang benar untuk setiap prospek, sehingga dapat mengidentifikasi prospek yang memenuhi syarat yang harus ditindaklanjuti oleh tenaga penjualan.

Alat otomatisasi juga dapat membantu mereka untuk menghimpun dan menganalisis data eksternal yang dapat mereka tambahkan ke data pihak pertama untuk memperkirakan penjualan dengan lebih baik. Hal ini juga dapat membantu mereka mengumpulkan dan menganalisis data eksternal yang dapat mereka tambahkan ke data pihak pertama mereka untuk memperkirakan penjualan dengan lebih baik. Otomatisasi menyederhanakan entri data sehingga profesional penjualan dapat fokus pada tugas-tugas yang lebih penting.

Menyusun laporan penjualan dapat memakan waktu berjam-jam bagi staf penjualan, padahal hal ini bisa dengan mudah diotomatisasi oleh teknologi yang tepat. Otomatisasi dapat mengekstrak informasi yang relevan dan menggunakan templat untuk menyusun laporan baru. Hal ini membebaskan perwakilan penjualan untuk menganalisis hasil atau menghabiskan lebih banyak waktu untuk berinteraksi dengan prospek. Hal ini dapat menyelesaikan masalah terbesar mereka dan memastikan bahwa mereka tahu cara menggunakan produk atau layanan organisasi.

Tim penjualan harus menggunakan personalisasi tingkat lanjut dan pesan yang disesuaikan saat menjangkau prospek. Mereka dapat memanfaatkan alat bantu AI generatif seperti ChatGPT, Google Gemini, dan lainnya untuk menyusun berbagai jenis pesan. Pesan-pesan ini kemudian dapat diedit oleh profesional penjualan agar sesuai dengan kebutuhan dan skala yang diinginkan.

Teknologi otomatisasi penjualan membantu organisasi menangani prospek masuk dan prospek keluar dengan lebih baik. Tenaga penjualan yang sebelumnya menggunakan spreadsheet atau alat desktop lainnya untuk melakukan tugas yang memakan waktu seperti melacak prospek kini dapat menggunakan platform bersama dengan perwakilan penjualan lainnya.

Otomatisasi penjualan dapat memecahkan hambatan dalam berbagai alur kerja yang bergantung pada tenaga penjualan. Secara otomatis dapat menambahkan kontak baru ke platform CRM organisasi dan menandainya dengan tepat.

Alur kerja otomatis, yang sering kali didukung oleh AI, dapat menyalin transkrip panggilan penjualan dan mengekstrak poin-poin penting serta berbagai tugas secara real-time. Hal ini dapat menghilangkan kebutuhan untuk melakukan tugas-tugas administratif secara manual seperti penerimaan pelanggan, manajemen proyek dan pelaporan pengeluaran.

Avid Solutions menggunakan teknologi IBM watsonx Orchestrate untuk mengotomatiskan tugas-tugas tersebut, yang mengurangi waktu orientasi pelanggan sebesar 25%.

Ada beberapa jenis perangkat lunak penjualan yang utamanya mendapat manfaat dari otomatisasi penjualan, yang semuanya telah meningkatkan fungsionalitas karena pengenalan AI. Platform otomatisasi penjualan ini membantu tenaga profesional penjualan mengelola alur kerja mereka.

Organisasi membutuhkan perangkat lunak CRM untuk melacak manajemen kontak mereka, yaitu hubungan dengan pelanggan dan prospek/calon pelanggan. Perangkat lunak CRM memberikan konteks seputar hubungan organisasi dengan individu dan perusahaan. Perangkat lunak ini dapat mengambil informasi kontak dan menambahkannya ke kolom yang tepat, sehingga membantu perusahaan melacak interaksi pelanggan dengan lebih baik. Platform CRM yang didukung AI juga dapat memindai sumber data lain untuk menambahkan informasi yang hilang. Otomatisasi dapat menambahkan lebih banyak data pelanggan ke CRM secara lebih efisien sehingga memberikan keyakinan kepada para tenaga profesional penjualan bahwa mereka memiliki informasi terkini. Keyakinan itu membantu mereka mengetahui siapa yang harus mereka hubungi sehingga mereka dapat mengonversi lebih banyak penjualan.

Pemimpin penjualan bergantung pada beragam metrik untuk memahami kesehatan strategi penjualan mereka secara keseluruhan. Platform data dan analitik modern dapat mengotomatiskan pengumpulan data, melakukan analisis, dan menghasilkan pemberitahuan ketika data terkait siap ditinjau. Otomatisasi data membantu organisasi membuat informasi tersebut tersedia di seluruh organisasi, sehingga memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cepat.

Teknologi otomatisasi email dapat membantu tim penjualan membuat kampanye email penjualan yang lebih kuat, seperti kampanye pemeliharaan prospek dan pembaruan. Platform otomatisasi konten membantu tim penjualan membuat templat email, penjangkauan urutan email, dan email tindak lanjut. Ini membantu mereka membuat template email dasar awal dan membuat berbagai versi dari mereka yang mungkin menarik bagi audiens yang berbeda. Organisasi yang menggunakan otomatisasi email dapat mengatur pemicu untuk menjangkau calon pelanggan ketika mereka menunjukkan berbagai tanda ketertarikan mereka untuk membeli, yang dapat meningkatkan konversi dan pendapatan.

Profesional penjualan semakin bergantung pada platform media sosial seperti LinkedIn dan platform lain untuk menjangkau pelanggan mereka. Pelanggan dapat menjadwalkan konten untuk dikirimkan ke segmen yang berbeda pada waktu yang berbeda. Platform ini semakin menawarkan alat yang didorong oleh AI yang dapat membantu merancang konten yang sangat personal dan membantu mengidentifikasi segmen baru untuk ditargetkan. Otomatisasi media sosial mengurangi pekerjaan manual dalam memposting ke berbagai saluran. Ini juga dapat digunakan untuk secara otomatis menanggapi permintaan layanan pelanggan dengan pesan yang akan segera dihubungi oleh perwakilan layanan pelanggan.

Tim penjualan di beberapa industri sering bepergian untuk bertemu pelanggan di tempat mereka tinggal atau bekerja. Mereka bergantung pada akses ke informasi terbaru saat beroperasi di jalan. Mereka membutuhkan akses ke data kapan pun panggilan penjualan mereka membawa mereka. Para profesional penjualan dapat menggunakan aplikasi penjualan saat bertemu dengan klien untuk menerima dan memperbarui informasi, yang dapat disebarkan ke seluruh organisasi. Solusi ini menciptakan sumber kebenaran tunggal untuk semua informasi, memungkinkan perwakilan di jalan dan orang-orang di kantor untuk memutuskan berdasarkan data yang sama.

Organisasi dapat membantu pelanggan mendapatkan informasi dasar tentang perusahaan mereka dan produk atau layanan melalui chatbot yang menghadap publik. Calon pelanggan dapat mengajukan pertanyaan dan mengakses informasi kapan saja sepanjang perjalanan pelanggan mereka. Klien IBM Comparus menggunakan proses bahasa alami (NLP) dari IBM watsonx Assistant dan kemampuan AI generatif IBM watsonx.ai untuk menggerakkan chatbotnya sendiri, TiONA. Chatbot mengurangi kueri ke bank sebesar 30%. Chatbot membantu mengurangi personil yang dibutuhkan untuk mendapatkan informasi umum dari calon pelanggan sehingga mereka dapat fokus pada diskusi yang lebih penting.

Ada beberapa manfaat utama bagi organisasi yang menggunakan teknologi otomatisasi penjualan.

• Menutup transaksi lebih cepat
• Meningkatkan kepuasan karyawan
• Menentukan segmen pasar baru
• Meminimalkan churn pelanggan

Organisasi yang telah mengadopsi lebih banyak solusi otomatisasi penjualan dapat memenuhi kebutuhan pelanggan dan menawarkan titik harga yang tepat dengan lebih cepat dibandingkan organisasi yang mengandalkan cara manual. Mereka dapat mengidentifikasi prospek yang kuat dalam jalur penjualan dan memprioritaskan keterlibatan dengan mereka.

Kepuasan karyawan cenderung meningkat ketika organisasi menghilangkan kebutuhan tim penjualan mereka untuk melakukan tugas-tugas yang memakan waktu. Studi Salesforce menemukan bahwa 89% pekerja merasa lebih puas dengan pekerjaan mereka ketika mereka menyertakan otomatisasi.

Manajer penjualan dapat memiliki akses yang lebih real-time ke data penjualan yang penting tanpa perlu meminta karyawan untuk mengirimkan dokumen kepada mereka. Perwakilan penjualan dapat fokus pada apa yang perlu mereka lakukan untuk mengonversi prospek, yang berpotensi menghasilkan peningkatan bonus dan promosi, alih-alih entri data.

Platform otomatisasi penjualan dapat menganalisis data dan mengidentifikasi pola yang mungkin tidak dilihat karyawan. Misalnya, pertumbuhan yang diprediksi di pasar internasional dapat mengarahkan organisasi untuk menginvestasikan lebih banyak sumber daya di area tersebut atau menghasilkan produk atau membangun layanan yang ditargetkan untuk audiens yang dimaksud.

Alat otomatisasi dapat menggunakan AI untuk menganalisis data guna melihat apakah pelanggan atau kelompok pelanggan tertentu berisiko berhenti berlangganan karena alasan tertentu. Alat ini dapat memberi tahu tim penjualan saat pelanggan berisiko berhenti berlangganan. Contohnya termasuk pelanggan yang sudah lama tidak masuk atau mereka yang jarang menggunakan layanan.

Ada juga beberapa tantangan potensial yang harus diatasi organisasi jika mereka menggunakan teknologi otomatisasi penjualan.

• Mendidik pelanggan
• Mengidentifikasi teknologi yang tepat
• Menjaga privasi data
• Meningkatkan keterampilan tim penjualan

Organisasi dalam industri yang secara historis melibatkan pertemuan tatap muka dan kontrak yang ditulis di atas kertas mungkin perlu mengedukasi pelanggan mereka tentang nilai alat otomatis. Mereka mungkin perlu meyakinkan pelanggan bahwa alat otomatisasi dapat membantu mereka memperoleh informasi lebih cepat dan membuat keputusan yang lebih baik.

Ada banyak jenis platform otomatisasi yang dapat dipilih organisasi. Itulah alasan pentingnya memiliki mitra tepercaya yang dapat membantu memberikan solusi teknologi sekaligus memberikan panduan tentang seluruh tumpukan teknologi mereka.

Platform otomatisasi sering kali menampilkan data sensitif dan terhubung ke berbagai teknologi dan perangkat lunak. Organisasi harus berinvestasi dalam tindakan keamanan siber yang tepat untuk melindungi informasi sensitif dari peretas atau pihak lain.

Profesional penjualan, terutama mereka yang memiliki proses yang telah mereka gunakan selama beberapa dekade, mungkin awalnya berjuang dengan menerapkan alat dan teknologi baru ke dalam alur kerja pribadi mereka. Mereka mungkin membutuhkan pelatihan dengan platform baru dan juga perlu merangkul perubahan pola pikir. Organisasi harus mendidik profesional penjualan mereka tentang manfaat teknologi otomatisasi.