Apa itu optimasi proses?

Optimasi proses adalah tindakan meningkatkan proses bisnis dengan metode dan teknologi terstruktur — termasuk otomatisasi dan AI — untuk menghilangkan inefisiensi, meningkatkan kualitas, dan mendorong nilai bisnis.

Optimasi proses membantu organisasi meningkatkan manajemen proyek dan merampingkan operasi mereka, menghindari kemacetan, dan menghasilkan peningkatan berkelanjutan di berbagai proses yang ada. Bagi banyak organisasi, ini adalah batu pijakan dari inisiatif transformasi digital mereka, karena menggunakan teknologi untuk mengoptimalkan kinerja dan mengotomatiskan proses.

Sebagian besar organisasi modern memiliki berbagai proses saat ini yang akan mendapat manfaat dari pengoptimalan langkah demi langkah, termasuk operasi keuangan, layanan pelanggan, dan orientasi karyawan. Optimasi proses sangat penting mengingat digitalisasi banyak layanan - di mana tindakan dilakukan pada aplikasi dan situs web.

Optimasi proses adalah komponen kunci dari optimasi proses bisnis (BPO), yang melibatkan analisis dan peningkatan proses bisnis yang ada. Dan BPO adalah komponen manajemen proses bisnis (BPM), strategi holistik dari pengelolaan proses. Hal ini mirip dengan peningkatan proses bisnis karena mendorong efisiensi operasional yang lebih besar.

BPO adalah subdisiplin dalam manajemen proses bisnis (BPM), pendekatan manajemen yang mencari pemahaman dan kontrol dari semua proses bisnis organisasi yang dapat diulang untuk menghasilkan efisiensi. Praktisi BPI menggunakan metodologi peningkatan proses yang populer, seperti DMAIC, Lean, Six Sigma, dan metode Kaizen.

Ada beberapa metodologi optimasi proses yang berbeda yang dapat dikejar organisasi.

• Tentukan, Ukur, Analisis, Tingkatkan, dan Kendalikan
• Lean
• Metode Kaizen
• Six Sigma

Salah satu cara untuk mengoptimalkan proses adalah melalui metodologi peningkatan proses Tentukan, Ukur, Analisis, Tingkatkan, dan Kendalikan (DMAIC). Sering dianggap sebagai bagian dari Six Sigma, metodologi ini mengatur bagaimana organisasi dapat melakukan optimasi proses mereka.

Dalam fase ini, organisasi mendapatkan gambaran tentang proses mereka saat ini, termasuk masalah yang mereka hadapi saat ini dengan proses mereka dan tujuan apa yang harus mereka tingkatkan. Masalahnya mungkin waktu henti yang tidak perlu, throughput atau output terbatas, atau komplikasi dalam proses produksi.

Selanjutnya, organisasi harus terlibat dalam pengumpulan data dari proses yang ada sebagai tolok ukur dan pemahaman tentang seberapa besar peningkatan yang perlu dilakukan. Di sinilah organisasi dapat mengidentifikasi indikator kinerja utama (KPI) dan insight yang dapat ditindaklanjuti yang dapat mengatur bagaimana mereka meningkatkan proses mereka.

Fase ini mengharuskan organisasi untuk mempelajari lebih dalam situasi saat ini untuk menganalisis apa yang bekerja dengan baik dan apa yang tidak, dan untuk menentukan cara memperbaiki masalah proses. Pada titik ini, mereka harus mengajak para pemangku kepentingan untuk berbagi tentang masalah yang mereka hadapi dan proses mana yang berjalan dengan baik. Alat yang dapat mereka gunakan saat ini adalah pemetaan proses, yang merupakan metode yang mempelajari alur kerja dan proses secara visual. Mereka "memetakan" komponen dari suatu proses untuk memahami bagaimana komponen tersebut bekerja bersama dan bagaimana beberapa komponen dapat diimplementasikan untuk membuat proses tersebut bekerja lebih baik. Peta ini dapat berupa diagram alur, swimlane, peta aliran nilai, atau peta lainnya.

Mereka juga dapat menggunakan penambangan proses, yang merupakan metode untuk mendorong pemahaman yang lebih baik tentang proses dan membantu organisasi mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan. Penambangan proses melibatkan penerapan algoritma ke data log peristiwa untuk lebih memahami detail sebuah proses. Dengan menggunakan ilmu data, penambangan proses dapat memvalidasi dan meningkatkan alur kerja. Organisasi harus berhati-hati agar tidak mengubah proses yang disukai sebagian besar atau mungkin semua karyawan, dengan sesuatu yang mereka anggap lebih rumit. Di sinilah organisasi dapat menggunakan analisis akar masalah untuk menentukan apa yang menyebabkan masalah utama dan membuat rencana serangan untuk menyelesaikannya. Pada tahap ini, organisasi dapat menentukan apakah proses tersebut dapat diselamatkan atau apakah memerlukan proses baru.

Setelah organisasi mengidentifikasi masalah utama dalam alur kerja, mereka harus membuat strategi yang efisien untuk memperbaikinya. Pendekatan ini kemungkinan akan mencakup campuran AI, teknologi canggih lainnya, dan pekerjaan karyawan.

Sekarang setelah menerapkan perbaikan tersebut, organisasi harus berkomitmen untuk melakukan pemantauan secara real-time tentang bagaimana proses tersebut berjalan. Idealnya, bagian dari proses pengoptimalan proses termasuk pembaruan atau pembuatan dasbor yang menghasilkan visualisasi proses yang dapat dipantau. Dikombinasikan dengan analitik prediktif, ini adalah cara terbaik untuk memastikan semuanya berjalan lancar.

Lean dimulai sebagai filosofi manufaktur yang diciptakan di Toyota. Tujuan utamanya adalah untuk menghilangkan limbah dari prosesnya, yang didefinisikan sebagai apa pun yang memberikan manfaat bagi pelanggan. Agile semakin ditambahkan ke Lean untuk memperkuat nilai bagi pelanggan. Agile terutama berurusan dengan memaksimalkan nilai. Seperti yang ditulis VP Product Marketing IBM® Apptio, Jenny Fong, “Metodologi Agile berupaya untuk meningkatkan produk itu sendiri; lean berupaya untuk meningkatkan proses yang menghasilkan produk.”

Kaizen adalah bentuk optimasi proses yang mendorong semua anggota tim untuk bekerja sama dalam meningkatkan proses. Hal ini menghindari pemikiran yang terkotak-kotak dengan menggabungkan karyawan dari berbagai tingkat pengalaman dan departemen untuk mengatasi masalah dan menyoroti peluang dalam proses bersama-sama.

Six Sigma adalah metodologi berbasis data yang dibuat oleh Motorola dan dipopulerkan oleh GE, yang mengatur manajemen kualitas. Fokus utamanya adalah untuk menghilangkan cacat dan variabilitas dalam proses. Six Sigma mengidentifikasi akar penyebab masalah dan mencoba untuk memiliki tidak lebih dari 3,4 cacat per juta peluang.

Organisasi yang mencari keunggulan kompetitif harus mempertimbangkan otomatisasi proses, terutama dengan rangkaian alat AI baru untuk meningkatkan pendekatan mereka.

• Meningkatkan keuntungan
• Mendorong inovasi
• Meningkatkan kepuasan pelanggan
• Meningkatkan keamanan dan memperbaiki tata kelola
• Mengurangi redundansi dan pemborosan

Pada akhirnya, perusahaan yang meningkatkan efisiensi melalui proses yang lebih cerdas membutuhkan lebih sedikit tenaga kerja manual dari karyawan, menghasilkan lebih sedikit kesalahan, dan berinovasi lebih cepat. Semua manfaat ini cenderung meningkatkan laba. Organisasi yang dapat membayar faktur lebih cepat, misalnya, mungkin mendapat manfaat dari insentif pembayaran awal. Organisasi yang dapat melakukan siklus QA dengan lebih cepat dapat merilis produk baru lebih awal dan berpotensi mengalahkan persaingan ke pasar baru.

Upaya pengoptimalan kemungkinan memiliki efek langsung pada inovasi. Proses yang dioptimalkan memangkas biaya dan waktu yang dihabiskan untuk melakukan tugas, sehingga organisasi dapat berinvestasi lebih banyak dalam riset dan pengembangan. Misalnya, menggunakan gen AI dalam proses curah pendapat dapat menghasilkan lebih banyak ide yang dapat ditanggapi oleh karyawan berpengalaman untuk mengidentifikasi berbagai ide yang berpotensi layak.

Meningkatkan proses dalam organisasi kemungkinan besar akan bermuara pada pelanggan melalui kualitas produk yang lebih baik dan layanan yang ditingkatkan. Misalnya, jika alur kerja yang terkait dengan penyelesaian keluhan pelanggan disederhanakan, perwakilan layanan pelanggan dapat memberikan persetujuan lebih cepat, dan pelanggan tersebut akan menghabiskan lebih sedikit waktu menunggu tanggapan.

Mengoptimalkan dan mengotomatiskan proses dapat meningkatkan keamanan dengan membangun sistem yang lebih cerdas, yang melindungi data karyawan dan pelanggan dengan lebih baik. Hal ini dapat meminimalkan jumlah orang yang memiliki akses ke data sensitif tersebut, meminimalkan tindakan jahat atau kesalahan yang merugikan. Organisasi juga dapat mengoptimalkan proses mereka dengan pola pikir keamanan yang mengutamakan keamanan, memperkuat perlindungan terhadap kekuatan eksternal.

Menyederhanakan proses kompleks melalui pengoptimalan dapat menyebabkan pengurangan biaya dan layanan yang bijaksana. Menghapus langkah-langkah yang dapat menghambat kemampuan organisasi untuk mempertahankan proses yang lebih efisien adalah ide yang bagus. Misalnya, menggunakan pengenalan karakter optik untuk memindai faktur tulisan tangan atau cetak menghilangkan kemungkinan kesalahan manusia dan menghilangkan langkah yang memakan waktu dalam proses resolusi faktur.

Ada beberapa teknologi yang dapat mendukung optimalisasi proses.

• AI Generatif
• Machine learning
• Otomatisasi yang didorong oleh AI

Gen AI dapat meningkatkan proses dalam operasi bisnis dengan beberapa cara berbeda. Otomatisasi proses yang didukung AI dapat meningkatkan pengambilan keputusan dan menghilangkan kebutuhan akan intervensi manusia yang memakan waktu dalam banyak inisiatif. Gen AI dapat membantu organisasi yang berpotensi meningkatkan proses lebih baik daripada ketika dilakukan hanya dengan otomatisasi proses robotik (RPA).

Machine learning dapat membantu organisasi menangani data dan proses keamanan mereka dengan lebih efisien dan efektif melalui proses yang disebut optimasi parameter proses. Teknologi ini juga dapat memberi daya pemeliharaan prediktif, menghindari masalah atau memperbaiki peralatan yang rusak sebelum berdampak pada proses tertentu. Sistem ini juga dapat menganalisis stok inventaris dan tingkat penggunaan untuk menentukan dengan lebih baik kapan harus memesan suku cadang atau bahan baku baru.

Organisasi semakin tertarik pada otomatisasi proses dan alur kerja untuk meminimalkan keharusan karyawan mengerjakan tugas manual, sekaligus meningkatkan efisiensi dan mengurangi kesalahan. Banyak proses seperti penagihan dan faktur, orientasi, dan tinjauan tahunan serta jaminan kualitas pengodean mendapat manfaat dari otomatisasi.

• Tiket dukungan pelanggan
• Kesehatan manajemen hubungan pelanggan (CRM)
• Alur kerja manajemen pengeluaran
• Otomatisasi persetujuan faktur
• Otomatisasi konten pemasaran
• Otomatisasi orientasi
• Perampingan pemrosesan pesanan penjualan

Organisasi dapat mengoptimalkan dukungan pelanggan mereka dengan mengotomatiskan pengarahan tiket tertentu ke orang yang tepat. Setelah profesional layanan pelanggan memecahkan masalah tersebut, mereka juga dapat mengotomatiskan penutupan tiket.

Tanpa optimasi yang tepat, platform CRM pasti akan rumit dan sulit digunakan. Organisasi dapat mengoptimalkan proses untuk input informasi pelanggan dari beberapa sumber dan menggunakan API untuk memperbaruinya jika ada informasi yang berubah, seperti tempat kerja atau detail kontak.

Organisasi dapat menghemat waktu karyawan mereka secara signifikan dengan mengotomatiskan pengumpulan dan penggantian pengeluaran. Ada banyak aplikasi yang dapat memindai tanda terima atau faktur dan menambahkan kode pengeluaran yang benar sekaligus langsung mengirimkannya ke pihak yang berwenang. Proses ini memastikan bahwa semua pengeluaran diperhitungkan dan pembeli mendapatkan penggantian uang dengan cepat.

Organisasi dapat menggunakan AI dan teknologi canggih lainnya untuk membantu tim pemasaran membuat dan mendistribusikan konten. Individu dapat menggunakan AI generatif untuk mengidentifikasi ide atau membantu menyusun versi posting atau artikel yang berbeda, yang kemudian dapat diedit oleh pemasar. Dan kemudian otomatisasi AI dapat mengidentifikasi waktu terbaik untuk memposting konten.

Proses orientasi karyawan tidak perlu menjadi proses yang melelahkan atau manual, terutama mengingat banyaknya persyaratan yang sama untuk semua karyawan. Organisasi dapat menerapkan alat yang tepat untuk menyediakan dokumen yang diperlukan untuk ditandatangani dan secara otomatis mengumpulkan informasi yang relevan dari semua dokumen tersebut.

Perusahaan dapat meninggalkan faktur dan buku besar yang ditulis tangan secara manual dan sepenuhnya mengoptimalkan proses pesanan penjualan untuk segera memenuhi pesanan saat pesanan masuk.