Apa itu analisis akar masalah?

Masalah dan kecelakaan tidak dapat dihindari dalam organisasi mana pun, bahkan dalam situasi terbaik sekalipun. Meskipun mungkin Anda tergoda untuk hanya mengatasi gejala-gejala masalah yang muncul, tetapi mengatasi gejala adalah proses reaktif yang pada dasarnya hanya akan menjamin serangkaian masalah yang berulang—dan sering kali memburuk.

Perusahaan dan organisasi yang etis, proaktif, dan dikelola dengan baik serta yang memiliki pendekatan reaktif akan kedua-duanya menghadapi masalah. Namun, perusahaan dan organisasi yang pertama akan mengalami masalah lebih sedikit dan akan pulih lebih cepat karena mereka memilih untuk mem prioritaskan analisis penyebab akar.

Analisis akar masalah membantu organisasi menguraikan akar masalah, mengidentifikasi tindakan korektif yang tepat, dan mengembangkan rencana untuk mencegah kejadian di masa depan. Hal ini bertujuan untuk mengimplementasikan solusi terhadap masalah yang mendasari untuk operasi yang lebih efisien secara keseluruhan.

Organisasi melakukan analisis akar masalah ketika masalah muncul atau insiden terjadi, tetapi ada sejumlah masalah yang memerlukan RCA. Pemicu untuk analisis akar masalah terbagi dalam tiga kategori besar.

Ketika bahan atau peralatan di dunia nyata mengalami kegagalan dalam beberapa hal (misalnya, komputer desktop berhenti bekerja atau komponen dari vendor pihak ketiga memberikan kinerja di bawah standar).

Ketika orang melakukan kesalahan atau gagal menyelesaikan tugas yang diwajibkan (misalnya, seorang karyawan gagal melakukan pemeliharaan rutin pada peralatan, sehingga menyebabkan peralatan tersebut rusak).

Kerusakan pada sistem, proses, atau kebijakan yang digunakan orang untuk mengambil keputusan (misalnya, perusahaan gagal melatih anggota tim tentang protokol keamanan siber, sehingga perusahaan rentan terhadap serangan siber).

Organisasi dapat melakukan analisis akar masalah untuk berbagai alasan, dari gangguan layanan email yang biasa terjadi hingga kegagalan peralatan bencana. Terlepas dari sifat atau ruang lingkup masalahnya, melakukan analisis akar masalah harus mencakup langkah-langkah mendasar yang sama.

Jika Anda telah memutuskan untuk melakukan analisis akar masalah, departemen atau organisasi Anda kemungkinan besar mengalami masalah yang akut, atau setidaknya ingin melakukan perbaikan substantif pada proses tertentu. Oleh karena itu, langkah pertama dari proses analisis akar masalah adalah mengidentifikasi dan mendefinisikan masalah yang ingin Anda tangani. Tanpa masalah yang didefinisikan dengan jelas, mustahil untuk mengidentifikasi akar masalahnya dengan benar.

Ketika departemen memiliki gagasan yang jelas tentang masalah ini, saatnya untuk menyusun pernyataan masalah yang menguraikan masalah untuk semua orang yang akan membantu RCA.

Setelah masalah diidentifikasi dan diartikulasikan dengan jelas kepada semua pihak yang terlibat, pimpinan harus membuat piagam proyek, yang akan membentuk tim untuk menyelesaikan analisis. Tim harus terdiri dari seorang fasilitator yang akan memimpin tim dalam melakukan analisis dan anggota tim yang memiliki pengetahuan baik secara pribadi maupun profesional mengenai sistem, proses, dan insiden yang akan Anda selidiki.

Pengumpulan data adalah dasar dari proses pemecahan masalah. Sangat penting, pada tahap ini, untuk menemukan setiap informasi yang dapat membantu Anda mengidentifikasi faktor-faktor yang berkontribusi, dan pada akhirnya akar masalah. Ini dapat mencakup pengumpulan foto dan laporan insiden, melakukan wawancara dengan pihak yang terkena dampak, dan meninjau kebijakan dan prosedur yang ada. Beberapa pertanyaan yang mungkin ingin Anda tanyakan selama pengumpulan data:

• Kapan masalah mulai terjadi dan sudah berapa lama?
• Gejala-gejala apa saja yang telah diamati oleh tim?
• Dokumentasi apa yang harus dimiliki oleh organisasi atau departemen untuk membuktikan bahwa suatu masalah ada?
• Bagaimana masalah ini akan mempengaruhi karyawan dan pemangku kepentingan lainnya?
• Siapa yang dirugikan atau terpengaruh oleh adanya masalah ini?

Ini adalah langkah terpenting dalam proses RCA. Pada titik ini, tim telah mengumpulkan semua informasi yang diperlukan dan mulai melakukan brainstorming untuk mencari faktor penyebab. Analisis akar masalah yang efektif membutuhkan keterbukaan terhadap semua potensi penyebab yang mendasari suatu masalah, sehingga setiap orang di tim RCA harus memasuki tahap brainstorming dengan pikiran terbuka. Hindari upaya untuk menentukan akar masalah sampai setiap kemungkinan diidentifikasi dan diperiksa; Memulai proses investigasi insiden dengan praduga dapat membiaskan hasil dan membuatnya lebih sulit untuk menentukan akar masalah sebenarnya.

Setelah tim RCA memiliki daftar lengkap kemungkinan penyebab dan faktor yang berkontribusi, sekarang saatnya untuk menentukan akar masalah. Analisis setiap kemungkinan penyebab dan periksa dampak aktual dari masing-masing penyebab untuk mengetahui kemungkinan mana yang paling bermasalah, mana yang memiliki kesamaan, dan mana yang dapat dihilangkan sama sekali. Bersiaplah untuk kemungkinan bahwa ada beberapa akar masalah sekaligus.

Setelah tim mempersempit daftar kemungkinan, beri peringkat akar masalah potensial yang tersisa berdasarkan dampaknya dan kemungkinan mereka adalah akar masalah. Kepemimpinan akan memeriksa dan menganalisis setiap kemungkinan dan berkolaborasi dengan tim RCA untuk menentukan akar masalah sebenarnya.

Setelah tim menentukan akar masalah dan menjabarkan semua detail masalah, mereka harus mulai melakukan brainstorming untuk mencari solusi. Solusi yang diberikan harus secara langsung mengatasi akar masalah, dengan mempertimbangkan logistik untuk melaksanakan solusi dan potensi hambatan yang mungkin dihadapi tim di sepanjang jalan. Elemen-elemen ini akan menjadi bagian dari rencana aksi yang akan membantu tim mengatasi masalah yang ada dan mencegahnya terulang kembali.

Meskipun semua RCA akan mencakup langkah-langkah dasar yang sama, ada banyak sekali metode analisis akar masalah yang dapat membantu organisasi mengumpulkan data secara efisien dan efektif. Biasanya, perusahaan akan memilih metode dan menggunakan alat analisis akar masalah, seperti templat analisis dan perangkat lunak, untuk menyelesaikan prosesnya.

Pendekatan 5 Mengapa berakar pada gagasan bahwa mengajukan lima pertanyaan "Mengapa?" dapat membawa Anda ke akar masalah dari segala sesuatu. 5 Whys mengajak para pemecah masalah untuk menghindari asumsi dan terus bertanya "mengapa" hingga mereka mengidentifikasi akar masalah. Dalam kasus analisis akar masalah organisasi yang diformalkan, sebuah tim mungkin hanya perlu menanyakan tiga pertanyaan mengapa untuk menemukan akar masalah, tetapi mereka juga mungkin perlu menanyakan 50 atau 60 pertanyaan. Tujuan dari 5 Mengapa adalah mendorong tim untuk mengajukan pertanyaan sebanyak mungkin untuk menemukan jawaban yang benar.

Analisis mode dan efek kegagalan adalah salah satu pendekatan yang paling ketat untuk analisis akar masalah. Mirip dengan analisis risiko, FMEA mengidentifikasi setiap kemungkinan kegagalan sistem/proses dan memeriksa dampak potensial dari setiap kegagalan hipotetis. Organisasi kemudian membahas setiap akar masalah yang kemungkinan akan mengakibatkan kegagalan.

Diagram pareto menggabungkan fitur diagram batang dan diagram garis untuk memahami frekuensi akar masalah yang paling umum dalam organisasi. Bagan menampilkan akar masalah dalam urutan frekuensi, dimulai dari yang paling umum dan/atau yang paling mungkin terjadi. Tim kemudian menangani akar masalah yang solusinya memberikan manfaat paling signifikan bagi organisasi.

Analisis dampak memungkinkan organisasi untuk menilai dampak positif dan negatif dari setiap akar masalah yang mungkin terjadi.

Analisis perubahan sangat membantu dalam situasi ketika kinerja sistem atau proses berubah secara signifikan. Ketika melakukan RCA jenis ini, departemen melihat bagaimana keadaan di sekitar masalah atau insiden telah berubah dari waktu ke waktu. Memeriksa perubahan dalam hal personal, informasi, infrastruktur, atau data, di antara faktor-faktor lainnya, dapat membantu organisasi memahami faktor mana yang menyebabkan perubahan kinerja.

Analisis kejadian biasanya digunakan untuk mengidentifikasi penyebab masalah besar, masalah kejadian tunggal, seperti tumpahan minyak atau keruntuhan bangunan. Analisis peristiwa bergantung pada proses pengumpulan bukti yang cepat (namun menyeluruh) untuk menciptakan kembali urutan kejadian yang menyebabkan insiden tersebut. Setelah garis waktu ditetapkan, organisasi dapat lebih mudah mengidentifikasi faktor penyebab dan faktor yang berkontribusi.

Juga dikenal sebagai analisis faktor penyebab, analisis pohon faktor penyebab memungkinkan organisasi untuk mencatat dan menampilkan secara visual—menggunakan pohon faktor penyebab—setiap keputusan, peristiwa, atau tindakan yang menyebabkan masalah tertentu.

Diagram Ishikawa (atau diagram Tulang Ikan) adalah diagram sebab-akibat yang memvisualisasikan keadaan di sekitar masalah. Diagram ini menyerupai kerangka ikan, dengan daftar panjang penyebab yang dikelompokkan ke dalam subkategori terkait.

DMAIC adalah singkatan dari proses Define, Measure, Analyze, Improve, dan Control. Metodologi peningkatan proses berbasis data ini berfungsi sebagai bagian dari praktik Six Sigma organisasi.

Metodologi RCA ini mengusulkan untuk menemukan akar masalah suatu masalah dengan bergerak melalui proses pemecahan masalah empat langkah. Prosesnya dimulai dengan analisis situasi dan dilanjutkan dengan analisis masalah dan analisis solusi, dan diakhiri dengan analisis potensi masalah.

FTA memungkinkan organisasi untuk memetakan secara visual hubungan sebab akibat potensial dan mengidentifikasi akar masalah menggunakan logika boolean.

Analisis penghalang didasarkan pada gagasan bahwa penghalang yang tepat dapat mencegah masalah dan insiden. Jenis RCA ini, yang sering digunakan dalam manajemen risiko, memeriksa bagaimana ketiadaan penghalang yang tepat menyebabkan masalah dan memberikan saran untuk memasang penghalang yang mencegah masalah tersebut terulang kembali.

Perusahaan yang menggunakan proses RCA ingin menghentikan “upaya pemadaman kebakaran” dan mengobati gejala-gejala dari suatu masalah. Sebaliknya, mereka ingin mengoptimalkan operasi bisnis, mengurangi risiko, dan memberikan pengalaman pelanggan yang lebih baik. Berinvestasi dalam proses analisis akar masalah memberikan kerangka kerja untuk pengambilan keputusan yang lebih baik secara keseluruhan, dan memungkinkan organisasi untuk mendapatkan keuntungan dari:

• Perbaikan berkelanjutan: Analisis akar masalah adalah proses yang berulang, yang tidak hanya berupaya mengatasi masalah akut, tetapi juga meningkatkan keseluruhan sistem dari waktu ke waktu, dimulai dari penyebab utamanya. Sifat iteratif dari analisis akar masalah memberdayakan organisasi untuk memprioritaskan peningkatan proses yang berkelanjutan.

• Peningkatan produktivitas: Mencegah waktu henti, penundaan, pengurangan pekerja, dan masalah produksi lainnya dalam sebuah organisasi akan menghemat waktu karyawan, sehingga mereka dapat fokus pada tugas-tugas penting lainnya.

• Mengurangi biaya: Ketika peralatan rusak atau bug perangkat lunak menyebabkan penundaan, organisasi kehilangan uang dan pekerja menjadi frustrasi. Analisis akar masalah membantu menghilangkan biaya untuk terus memperbaiki masalah yang berulang, sehingga menghasilkan operasi yang lebih efisien secara finansial secara keseluruhan.

• Deteksi cacat yang lebih baik: Ketika perusahaan gagal mengatasi masalah yang mendasarinya, mereka dapat secara tidak sengaja memengaruhi kualitas produk akhir. Mengatasi masalah yang terus-menerus sebelum menjadi bola salju akan melindungi organisasi dari kerugian pendapatan dan reputasi yang diasosiasikan dengan cacat produk di kemudian hari.

• Mengurangi risiko: Meningkatkan proses dan sistem bisnis membuat peralatan berjalan dengan aman dan membantu pekerja menghindari bahaya keselamatan di tempat kerja.