Apa itu Electronic Data Interchange (EDI)?

Dalam transaksi EDI, informasi bergerak secara langsung dari aplikasi komputer di satu organisasi ke aplikasi komputer di organisasi lain. Standar EDI menentukan lokasi dan urutan informasi dalam format dokumen. Berbagi data kini makin cepat dan mudah dengan kemampuan otomatis ini, dibandingkan dengan menggunakan dokumen kertas atau metode konvensional lainnya yang bisa memakan waktu berjam-jam, berhari-hari, atau bahkan berminggu-minggu.

Saat ini, berbagai industri menggunakan integrasi EDI untuk membagikan bermacam jenis dokumen, mulai dari pesanan pembelian, faktur, permintaan penawaran, hingga pengajuan pinjaman dan banyak lagi. Dalam banyak kasus, organisasi-organisasi ini adalah mitra dagang yang sering bertukar barang dan jasa sebagai bagian dari rantai pasokan dan jaringan bisnis-ke-bisnis (B2B).

Standar pesan EDI menentukan semua transaksi EDI. Sangat penting untuk memiliki proses tata kelola yang tepat demi mempertahankan kualitas data. Jika informasi hilang atau berada di tempat yang salah, dokumen EDI mungkin tidak akan diproses dengan benar.

Standar adalah dasar dari percakapan EDI.¹ Beberapa organisasi menentukan standar pesan EDI, termasuk ODETTE, TRADACOMS, GS1, Peppol, , dan Accredited Standard Committee X12 (ASC X12).

Secara umum, transmisi EDI memiliki 2 tipe dasar:

• Koneksi titik ke titik atau langsung: Dua komputer atau sistem terhubung tanpa perantara melalui internet, umumnya dengan protokol yang aman.
  
  
• Jaringan nilai tambah (VAN): Jaringan pihak ketiga mengelola transmisi data, umumnya dengan paradigma mailboxing.

Protokol transmisi internet EDI meliputi Secure File Transfer Protocol (SFTP), Applicability Statement 2 atau AS2, protokol berbasis HTTPS, Simple Object Access Protocol (SOAP), dan lainnya. Elemen data EDI mencakup item seperti ID pengirim dan ID penerima. Segmen data menggabungkan dua atau lebih elemen terkait untuk memberikan makna yang lebih besar. Misalnya, FNAME dan LNAME dapat digabungkan untuk membentuk CUSTOMERNAME. Envelope menyusun berbagai jenis data dan membawa informasi alamat pengirim dan penerima. Aliran dokumen atau aliran pesan EDI menggambarkan pergerakan pesan EDI ke berbagai alamat dan departemen masuk dan keluar untuk menjalankan proses bisnis atau transaksi.²

Metabahasa seperti Extensible Markup Language (XML) atau JavaScript Object Notation (JSON) melengkapi EDI, bukan menggantikannya. Perusahaan harus siap menangani format dokumen dan opsi transmisi yang terus meningkat jumlahnya. Satu produsen global secara rutin bertukar sekitar 55 jenis dokumen yang berbeda dengan hampir 2.000 mitra.

“Dahulu, 20% dari transaksi B2B kami mengalami eror sebelum kami mulai menggunakan IBM Supply Chain Business Network. Kini, kami lebih sedikit mengalami eror. Contohnya, dahulu kami bermasalah dengan perintah transfer karena kesalahan pengiriman kode oleh klien, dan hal ini merepotkan tim layanan klien kami. Kejadian ini mungkin sekarang berkurang 80% karena semua hal tersebut dahulu dilakukan secara manual.” Baca wawancara IDC dengan manajer EDI lainnya tentang cara mereka mendorong nilai strategis dengan IBM Sterling Supply Chain Business Network.

Transaksi EDI sangat penting untuk proses B2B dan terus menjadi sarana pilihan untuk bertukar dokumen dan melakukan transaksi antara bisnis, baik dalam skala kecil maupun besar.

Teknologi EDI memberikan lima manfaat bisnis utama melalui otomatisasi dan integrasi B2B:

• Teknologi EDI menghemat waktu dan uang melalui otomatisasi proses yang sebelumnya dijalankan secara manual dengan dokumen berbasis kertas.
  
  
• Solusi EDI meningkatkan efisiensi dan produktivitas karena lebih banyak dokumen bisnis yang dibagikan dan diproses dalam waktu lebih singkat dengan akurasi lebih tinggi.
  
  
• Transfer data EDI mengurangi kesalahan melalui standardisasi yang kaku, yang membantu memastikan bahwa informasi dan data telah diformat dengan benar sebelum memasuki proses bisnis atau aplikasi.
  
  
• Integrasi EDI meningkatkan ketertelusuran dan pelaporan dengan memungkinkan penggabungan dokumen elektronik dengan berbagai sistem TI, sehingga memfasilitasi pengumpulan data, visibilitas, dan analisis.
  
  
• Otomatisasi EDI yang efisien memungkinkan pengiriman produk dan layanan yang andal untuk pengalaman pelanggan yang positif.

Bagi organisasi besar, EDI memungkinkan kelembagaan standar di berbagai mitra dagang untuk mencapai manfaat secara konsisten. Bagi organisasi yang lebih kecil, kepatuhan terhadap EDI menawarkan integrasi lebih besar dengan perusahaan berskala lebih besar yang memiliki anggaran besar dan pengaruh kuat.

Bagi beberapa perusahaan, EDI mungkin sulit diimplementasikan. Salah satu alasannya adalah karena perusahaan harus mengikuti perubahan peraturan pemerintah, standar, dan hal-hal terbaru. EDI juga pada hakikatnya rumit, karena perlu mengakomodasi kompleksitas kebutuhan bisnis global. Sebagai contoh, setiap mitra dagang dalam jaringan B2B bisa jadi memiliki persyaratan tersendiri. Banyak organisasi mengalihdayakan solusi EDI karena kriteria format yang unik.

Baik secara internal maupun melalui alih daya, ada beberapa kondisi dasar, kemampuan, dan sumber daya yang diperlukan untuk mengimplementasikan EDI secara efektif. Selain faktor-faktor seperti kesepakatan tentang jenis dokumen, metode transmisi yang aman, serta perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan, implementasi EDI yang efektif harus mempertimbangkan:

Jenis perangkat lunak transformasi ini mengambil bidang seperti nama, alamat, jumlah mata uang, nomor dan jumlah komponen, serta memetakannya dari format aplikasi bisnis ke dalam dokumen standar dan sebaliknya.

Kemampuan ini mendukung batch pesan EDI yang besar dengan memungkinkan pengirim dan penerima membungkus dan membuka transaksi. Transaksi kemudian dapat dikelompokkan dari atau dibagi menjadi beberapa divisi atau area bisnis rekan perdagangan.

Setelah pesan di-deenvelope, mekanisme perutean diperlukan untuk menyortir pesan untuk kelompok yang berbeda dan mengirimkannya ke target yang sesuai. Transformasi pesan mungkin juga diperlukan agar pesan ditulis dalam format yang benar untuk tujuannya.

TPA menjelaskan syarat dan ketentuan, menetapkan standar untuk dokumen bisnis, serta menetapkan komunikasi dan protokol bisnis antara mitra dagang.

Pertimbangkan skenario ini: tolak bayar yang terkait dengan pengiriman yang rusak dipicu menggunakan dokumen EDI 214, yang merupakan Pesan Status Pengiriman Operator Transportasi. Bahan dalam pengiriman tidak dapat digunakan atau tidak dapat dijual. Sengketa kemungkinan besar akan timbul berdasarkan tolak bayar tersebut.

Dalam rantai pasokan masa depan, EDI akan menjadi kemampuan pertukaran dokumen inti untuk mendukung inovasi seperti Internet of Things (IoT), blockchain, dan kecerdasan buatan (AI). EDI di masa depan akan menggunakan:

• Sensor IoT yang digabungkan ke dalam kemasan kiriman dan terikat ke pesan EDI 214 secara berkala untuk meningkatkan visibilitas kondisi paket dalam waktu hampir real-time.
  
  
• Teknologi blockchain yang mendasari aliran informasi EDI untuk pengiriman menawarkan versi kebenaran bersama yang dapat dengan cepat menyelesaikan dan bahkan menghindari sengketa tolak bayar. 
  
  
• Agen AI yang memantau semua peristiwa dan informasi relevan yang terhubung ke pengiriman dan dapat mengidentifikasi peristiwa pelanggaran. Agen AI juga dapat menentukan apakah pengiriman ulang diperlukan, menganalisis sumber penggantian yang paling efisien, memulai pengiriman baru, dan menerima pengembalian yang diotorisasi.