Tren pengadaan teratas

Tim pengadaan bisnis harus menggunakan strategi, teknologi, dan praktik yang berkembang untuk mengoptimalkan pengadaan sumber dan akuisisi barang dan jasa mereka. Tren pengadaan ini disebabkan oleh pergeseran bisnis yang lebih luas, kemajuan teknologi, dan kebutuhan akan efisiensi dan keberlanjutan yang lebih besar.

Pengaruh luar seperti pandemi Covid-19 dan perselisihan geopolitik telah membawa tantangan baru untuk operasi pengadaan, yang semakin mengganggu rantai pasokan organisasi. Namun, dengan tantangan ini, muncul peluang untuk teknologi inovatif baru yang membentuk ulang proses pengadaan, seperti kecerdasan buatan (AI) dan otomatisasi di seluruh siklus pengadaan.

Selain itu, penting bagi organisasi untuk tetap mengikuti tren yang sedang berkembang dan dapat memastikan bahwa operasi pengadaan mereka berfungsi seefisien mungkin. Para pemimpin dan pemangku kepentingan pengadaan harus berpikiran maju dan mengelola operasi mereka dengan mengutamakan pelanggan. Seiring dengan faktor-faktor seperti profitabilitas bisnis, menurunkan biaya operasi, dan meningkatkan hubungan dengan pemasok.

Para profesional pengadaan didorong dan ditantang karena tren yang muncul terus mengubah lingkungan. Manajemen pengadaan itu kompleks dan mengharuskan para pemimpin untuk membuat keputusan yang tepat yang memberikan manfaat bagi semua pihak yang terlibat. Tren terbaru berkisar dari AI generatif hingga praktik keberlanjutan hingga memperkuat koneksi manusia.

Teknologi baru ini dengan cepat mengubah praktik pengadaan, menjadikannya salah satu tren paling signifikan di bidang ini. Kemajuan dalam otomatisasi dan AI menawarkan potensi untuk meningkatkan pengambilan keputusan dan meningkatkan efisiensi, yang pada akhirnya mengubah strategi pengadaan. Dengan menggunakan teknologi AI dalam proses mereka, tim pengadaan dapat mengambil keputusan berdasarkan data, seperti memprediksi fluktuasi permintaan atau mengidentifikasi pemasok paling dapat diandalkan. Algoritma machine learning (ML) dapat mengoptimalkan pemilihan pemasok, menegosiasikan kontrak, dan bahkan mendeteksi penipuan.

AI generatif (gen AI) mengembangkan kemampuan ini, dengan membawanya selangkah lebih jauh dengan memungkinkan penciptaan solusi pengadaan yang disesuaikan. Misalnya, alat gen AI terus-menerus mengambil kebutuhan dan tujuan spesifik bisnis. Kemudian itu dapat menyusun kontrak, merancang model rantai pasokan, dan menghasilkan strategi pembelian yang sangat disesuaikan dengan kebutuhan mereka. Selain itu, gen AI dapat menggunakan analisis prediktif untuk memperkirakan permintaan, yang membantu mengurangi gangguan rantai pasokan. Tingkat penyesuaian ini dapat merampingkan alur kerja dan mengalihkan profesional pengadaan dari tugas transaksional ke peran yang lebih strategis.

Organisasi secara tradisional mengelola proses pengadaan melalui beberapa mekanisme yang berbeda, seperti spreadsheet, panggilan telepon, email, dan lain-lain. Teknologi digital baru membantu bisnis mengelola semua bagian bergerak yang terlibat dalam manajemen pengadaan dan membuat tim lebih tangkas dan efisien sehingga menghasilkan peluang pemotongan biaya dan penciptaan nilai yang lebih besar. Banyak organisasi memilih transformasi digital dari fungsi pengadaan mereka sebagai bagian dari implementasi yang lebih luas dari sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP). Pendekatan integratif ini dapat membantu bisnis melacak data pengadaan, dan memberi mereka visibilitas ke fungsi bisnis lainnya, seperti akuntansi, sumber daya manusia, dan manajemen hubungan pemasok.

Dengan menggantikan proses manual, alat bantu pengadaan digital dapat mengurangi kesalahan manusia dan menghilangkan hambatan pengadaan yang dapat menjadi mahal dan mengganggu. Analisis data real-time memungkinkan organisasi untuk melacak pola pengeluaran, memantau kinerja pemasok, dan membantu menjaga hubungan baik dengan pemasok mereka. Selain itu, digitalisasi proses pengadaan dapat membantu kepatuhan dengan menciptakan jejak audit yang jelas dan otomatis, meminimalkan risiko ketidakpatuhan. Beberapa operasi pengadaan juga menggunakan teknologi blockchain untuk lebih menyederhanakan manajemen dan visibilitas kontrak.

Organisasi semakin menyadari nilai kolaborasi dibandingkan interaksi transaksional tradisional. Alih-alih hanya berfokus pada penghematan biaya, organisasi membina kemitraan jangka panjang dengan pemasok untuk mendorong pertumbuhan bersama, inovasi, dan rantai pasokan yang tangguh. Dengan membangun hubungan yang lebih kuat, hal ini memungkinkan komunikasi yang lebih efektif, yang pada gilirannya meningkatkan transparansi, kepercayaan, dan keselarasan tujuan. Dengan kolaborasi yang saling menguntungkan, kedua belah pihak dapat mengambil keputusan yang tepat, mengurangi risiko, dan bahkan mengembangkan barang atau jasa baru.

Selain itu, hubungan pemasok yang ditingkatkan dapat berkontribusi pada ketahanan rantai pasokan yang hebat. Pada saat gangguan di luar kendali organisasi, seperti bencana alam atau ketidakstabilan geopolitik, kemitraan yang kuat dapat mengarah pada respons yang lebih fleksibel dan tangkas. Hubungan ini juga dapat memberikan akses ke persyaratan yang lebih baik, pengiriman yang lebih cepat, dan layanan yang diprioritaskan selama kekurangan. Masa depan pengadaan bergantung pada organisasi yang menjaga hubungan yang kuat dengan pemasok dan memandang mereka sebagai kontributor penting.

Teknologi pengadaan akan berfungsi jika pekerja manusia tahu cara menggunakan alatnya. Karena pengadaan menjadi lebih strategis, organisasi berinvestasi dalam tim mereka untuk memastikan bahwa mereka memiliki keterampilan yang dibutuhkan untuk mengelola tantangan pengadaan modern secara efektif. Survei Gartner menemukan hanya 14% pemimpin pengadaan yang yakin akan keterampilan mereka untuk memenuhi kebutuhan fungsi di masa depan.

Peningkatan keterampilan sangat penting untuk membantu memastikan bahwa tim dapat menggunakan teknologi ini, mulai dari menggunakan AI untuk analisis data hingga mengelola platform pengadaan digital. Dengan memiliki pengetahuan untuk menjalankan alat bantu ini, para profesional pengadaan diberdayakan untuk menjadi kontributor yang lebih strategis bagi tujuan organisasi dan tidak terlalu fokus pada tugas-tugas transaksional.

Secara terpisah, ada penekanan yang berkembang pada keberlanjutan, sumber etis, dan manajemen risiko, yang mengharuskan tim pengadaan untuk tetap mendapat informasi terbaru tentang peraturan dan praktik terbaik yang terus berkembang. Berinvestasi dalam peningkatan keterampilan juga mendukung retensi dan pengembangan bakat, menumbuhkan tenaga kerja yang mudah beradaptasi dan mampu mendorong inovasi.

Sebagian besar organisasi di setiap industri menyadari perlunya integrasi praktik pengadaan lingkungan, sosial, dan tata kelola (ESG). Bisnis menghadapi tekanan yang meningkat dari konsumen, pemerintah, dan pemangku kepentingan untuk memprioritaskan tanggung jawab lingkungan dan sosial. Pengadaan berkelanjutan melibatkan sumber barang dan jasa dengan cara yang meminimalkan dampak lingkungan dan mempromosikan praktik dan inisiatif etis. Konsumen masa kini menginginkan transparansi dan produk yang bersumber dari sumber yang etis.

Pemerintah dan badan pengatur juga memainkan peran penting, dengan peraturan lingkungan yang lebih ketat yang mendorong perusahaan untuk mengadopsi praktik-praktik yang lebih berkelanjutan seperti mengurangi emisi. Pemasok yang menyelaraskan diri dengan standar keberlanjutan menjadi lebih menarik, sementara pemasok yang gagal mematuhi standar tersebut dapat menghadapi penalti atau kehilangan peluang bisnis, yang pada akhirnya berdampak pada keuntungan mereka.

Rantai-rantai pasokan global tetap kompleks dan tidak dapat diprediksi. Ketegangan geopolitik, bencana alam, dan ketidakstabilan ekonomi, yang ditambah dengan efek berkelanjutan dari pandemi Covid-19 telah menyoroti perlunya strategi mitigasi risiko yang lebih kuat dalam pengadaan. Sebagai tanggapan, organisasi mengadopsi pendekatan yang lebih proaktif untuk mengidentifikasi, menilai, dan mengelola risiko. Pendekatan ini mencakup diversifikasi basis pemasok untuk mengurangi ketergantungan pada satu sumber, terutama di area yang rentan terhadap ketidakstabilan. Praktik ini dapat membantu manajemen biaya dan pasokan berlebihan.

Selain itu, munculnya teknologi digital, seperti AI dan analisis data, meningkatkan kemampuan tim pengadaan untuk memprediksi dan mengurangi risiko. Alat-alat tingkat lanjut dapat memberikan insight real-time mengenai kinerja pemasok, stabilitas keuangan, dan kondisi pasar, sehingga memungkinkan para profesional pengadaan bertindak cepat dan membuat keputusan yang tepat.

Seiring dorongan menuju perangkat lunak pengadaan di mana AI dan otomatisasi menjadi hal biasa, kebutuhan akan keterlibatan pribadi dan kepercayaan dalam hubungan dengan pemasok menjadi semakin penting. Pengadaan bukan lagi sekadar menegosiasikan harga atau mengamankan barang, melainkan tentang menciptakan nilai melalui hubungan jangka panjang yang saling menguntungkan. Dengan berfokus pada koneksi manusia, organisasi dapat meningkatkan komunikasi dan lebih transparan dengan pemasok dan pemangku kepentingan lainnya.

Kemitraan yang lebih dalam ini sering kali dapat menghasilkan pemecahan masalah yang lebih baik, respons yang lebih cepat terhadap perubahan pasar, dan solusi yang lebih sesuai dengan kebutuhan yang memberikan manfaat bagi kedua belah pihak. Dengan hubungan yang lebih kuat, tim pengadaan dapat lebih memahami kemampuan, nilai, dan tantangan pemasok. Sementara teknologi tentu saja mengubah lingkungan pengadaan, jelas bahwa pekerja manusia melihat manfaatnya, yang merupakan lebih banyak waktu untuk fokus memperkuat hubungan dan membangun tim internal.

Rantai pasokan global sangat kompleks dan menghadapi peningkatan frekuensi gangguan yang berada di luar kendali siapa pun. Ini menyoroti perlunya perusahaan untuk mengurangi ketergantungan pada pemasok atau wilayah tunggal. Dengan mendiversifikasi strategi pengadaan mereka, bisnis dapat menyebarkan risiko di berbagai pemasok, industri, dan lokasi geografis. Ini dapat mengurangi potensi dampak dari gangguan di satu area dan memungkinkan bisnis untuk mempertahankan operasi meskipun terjadi peristiwa yang tidak terduga.

Dengan melakukan diversifikasi, bisnis dapat memasuki pasar baru dan mengakses berbagai barang dan jasa yang lebih luas. Basis pemasok yang terdiversifikasi juga berarti diperlukan manajemen rantai pasokan yang lebih kuat dan berarti mengeksplorasi teknologi inovatif. Teknologi seperti analitik prediktif yang dapat mengelola fungsi bisnis, seperti analisis pengeluaran, manajemen kontrak, dan sumber strategis. Terakhir, basis pemasok yang terdiversifikasi dapat membantu organisasi dalam hal kepatuhan terhadap peraturan dan mencapai tujuan keberlanjutan, karena mereka dapat memilih pemasok yang selaras dengan nilai-nilai mereka.

Pemimpin pengadaan harus melihat tren pengadaan secara proaktif. Ini berarti tidak membiarkan teknologi baru mengejutkan mereka. Sebaliknya, mereka perlu berupaya untuk memodernisasi operasi mereka secara keseluruhan. Bagi banyak tim pengadaan, titik awalnya adalah mengevaluasi posisi organisasi dan menilai apa yang perlu diubah untuk mencapai tujuannya. Salah satu area yang penting adalah data yang baik. Survei McKinsey baru-baru ini menemukan bahwa sebagian besar CPO yang disurvei tidak memiliki platform untuk mengakses “data berkualitas baik” baik internal maupun eksternal. Para CPO juga berbagi kendala kapasitas dan kurangnya keterampilan analitis dalam tim pengadaan. Untuk mengurangi masalah ini, CPO dapat memulai dengan:

• Menilai kesiapan organisasi
• Mendaptkan dukungan dari para eksekutif
• Memastikan manajemen data yang kuat
• Pengaturan tingkat kedewasaan digital

Setelah kriteria kesiapan organisasi ini terpenuhi, langkah selanjutnya adalah berinvestasi dalam pelatihan dan peningkatan keterampilan karyawan. Tidak ada pengoptimalan pengadaan tanpa pekerja manusia di pucuk pimpinan. Organisasi dengan karyawan yang siap dan terampil memiliki keunggulan kompetitif dibandingkan dengan organisasi yang perlu membawa karyawan baru yang mungkin tidak memiliki nilai dan tujuan yang sama dengan organisasi. Capai ini dengan:

• Memberikan pelatihan tentang alat digital
• Membantu memastikan bahwa karyawan memahami nilai dan tujuan mereka
• Berinvestasi dalam digitalisasi dan teknologi

Terakhir, sebuah organisasi dapat menyiapkan dirinya untuk sukses dengan menerapkan strategi pengadaan tren. Beberapa contoh di mana para pemimpin pengadaan dapat berinvestasi adalah riset dan analisis pasar, solusi pengadaan digital, dan alat yang didukung AI. Organisasi dan CPO juga harus menyadari tantangan yang dapat muncul dari tren yang sedang berkembang ini dan siap untuk bertindak.

• Menghadirkan teknologi baru dengan pikiran terbuka
• Bersiap untuk hal yang tak terduga
• Mempertimbangkan tantangan yang muncul dengan tren pengadaan

Ini adalah saat yang menarik bagi bidang pengadaan dan membutuhkan pemimpin dan karyawan yang berpikiran terbuka.

Tren pengadaan terbaru terutama berkisar pada teknologi daripada aplikasi perusahaan. Alur kerja cerdas ini dapat membantu mengubah fungsi pengadaan di lima bidang utama, menurut temuan dari IBM Institute for Business Value (IBV).¹

Lingkungan produk dan layanan pengadaan yang dulunya sebagian besar bersifat fisik harus berevolusi menjadi sepenuhnya digital dan didukung oleh ekosistem. Ini mengharuskan organisasi untuk memikirkan biaya pengadaan dalam hal kecepatan, bukan kecepatan dalam hal biaya. Salah satu contohnya adalah kawasan Asia Pasifik yang melakukan standarisasi dan mengotomatisasi proses source-to-pay dan berhasil menghemat biaya operasional sebesar 20 juta USD.

Tim pengadaan berada di garis depan risiko merek dan reputasi. Mereka dapat memainkan peran penting dalam praktik keberlanjutan dan inklusi organisasi karena pengadaan barang dan jasa tertanam di seluruh rantai nilai. Contohnya adalah RCS Global, platform teknologi untuk sumber data yang bertanggung jawab, menggunakan blockchain platform untuk membantu memastikan pembeli bahan baku yang masuk ke baterai kendaraan listrik (EV) diproduksi secara bertanggung jawab.

Tim pengadaan perlu mulai memanfaatkan jaringan vendor dan mitra mereka untuk membuka jalur inovasi dan mulai berbagi tujuan dan strategi bersama. Upaya kolaboratif dari tim pengadaan dan kekuatan teknologi seperti analitik, AI, dan otomatisasi dapat membuka nilai yang belum dimanfaatkan. Saat ini, 33% Chief Supply Chain Officer melaporkan bahwa mereka mulai bekerja sama dengan pemasok di negara baru selama tiga tahun terakhir.

Tim pengadaan inovatif mengadopsi model operasi tangkas yang akan mendorong tim multidisiplin yang memungkinkan untuk fokus pada hasil pengguna di seluruh portofolio. Sebagai contoh, sebuah perusahaan kimia global, dengan pemasok di 21 negara menyadari intervensi manual dalam faktur berdampak pada kinerja S2P. Perusahaan menggunakan analitik untuk mengekspos insight baru di enam area proses. Perusahaan akhirnya meningkatkan modal kerjanya dan menghasilkan arus kas sebesar 50 juta USD.

Tim pengadaan akan terus menyeimbangkan antara kecerdasan mesin dan kemampuan manusia. Teknologi baru ini dapat membebaskan profesional pengadaan dari tugas manual yang berulang dan sebaliknya berfokus pada pengoptimalan peluang untuk masa depan. Namun, untuk mencapai otomatisasi cerdas dengan alur kerja cerdas memerlukan peningkatan keterampilan dan rencana pelatihan yang tepat. Misalnya, pemimpin pengadaan dapat membuat tutorial pelatihan untuk karyawan mereka dan memberi mereka petunjuk terperinci tentang cara mulai menggunakan alur kerja cerdas.