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Qu’est-ce que la gestion de l’espace ?
Date de publication : 21 décembre 2023
Contributrices : Amanda McGrath, Alexandra Jonker
La gestion de l’espace fait référence à la façon dont une entreprise gère stratégiquement ses espaces physiques pour s’aligner sur ses objectifs plus larges de productivité, de durabilité, de rentabilité et de bien-être. Elle implique d’identifier les moyens d’utiliser l’espace plus efficacement et de l’adapter pour répondre aux besoins actuels et futurs.
Une gestion efficace de l’espace prend en compte les besoins du personnel et des clients, ainsi que les objectifs globaux de l’entreprise. Il peut s’agir de concevoir des agencements de bureaux et des dispositions de mobilier qui favorisent la collaboration entre les employés, d’optimiser les plans des surfaces de vente pour améliorer l’expérience client ou de prendre des décisions concernant les installations de stockage, de production et de fabrication qui rationalisent les activités et maximisent l’efficacité énergétique. L’objectif est de s’assurer que chaque mètre carré d’espace – qu’il s’agisse d’immeubles de bureaux, d’espaces commerciaux, d’entrepôts ou de zones de production – est utilisé à bon escient.
Pourquoi la gestion de l’espace est-elle importante ?
La gestion de l’espace a un impact direct sur la productivité, la rentabilité et la satisfaction des clients et peut façonner la culture et les résultats de l’entreprise. Par exemple, une entreprise peut repenser son siège social pour inclure des espaces plus collaboratifs de façon à soutenir l’innovation et le travail en équipe. Un détaillant peut réorganiser l’agencement de sa boutique pour améliorer le flux des clients et augmenter les ventes. Une entreprise de fabrication peut réorganiser son atelier de production pour améliorer le workflow et la sécurité, ce qui améliore la productivité et réduit le risque d’accidents.
Un système de gestion efficace de l’espace permet de réduire les coûts associés au loyer, aux services collectifs et à l’entretien. À mesure que les pratiques de travail à distance et hybrides se développent, de nombreuses entreprises repensent leur utilisation de l’espace et la manière de mettre en place des conditions de travail flexibles sur site et hors site.
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L’optimisation des espaces physiques peut avoir un impact significatif sur de nombreux domaines d’activité, des économies financières aux objectifs environnementaux, sociaux et de gouvernance (RSE). La gestion de l’espace présente notamment les avantages suivants :
Les dépenses liées aux espaces de bureau et autres installations constituent une part importante des budgets de nombreuses entreprises. L’optimisation des espaces physiques permet de réduire les dépenses inutiles liées à l’immobilier et aux services collectifs et de réaliser des économies. Par exemple, l’adoption d’une approche stratégique de la gestion de l’espace permet aux entreprises de prendre des décisions éclairées concernant les investissements immobiliers, la location, les acquisitions, etc. En période de prospérité économique, les entreprises peuvent agrandir leur parc immobilier ou leurs bureaux, tandis qu’en période de ralentissement, elles cherchent plutôt à regrouper ou réorganiser les espaces dans un souci d’efficacité. Les organisations peuvent aussi réaffecter des espaces qu’elles n’utilisent pas à des fins plus appropriées ou étudier les arguments pour ou contre un agrandissement. Enfin, en adoptant des pratiques de gestion de l’espace écoresponsables, les entreprises peuvent considérablement réduire leurs factures de services collectifs.
Un espace de travail mal conçu peut nuire à la productivité des employés, entraîner une baisse de moral, plus de stress et des problèmes de santé. S’ils sont bien conçus, les espaces de travail améliorent la satisfaction du personnel, stimulent les performances globales et favorisent une culture d’entreprise positive. Un aménagement de bureaux optimisé, des conditions de travail saines (meilleur éclairage, contrôle de la température, ventilation adéquate, etc.) et la fourniture des équipements nécessaires permettent aux entreprises de s’assurer que les employés disposent de ce dont ils ont besoin pour remplir leur mission correctement et en toute sécurité.
De plus, une gestion efficace des installations garantit que tous les équipements et systèmes fonctionnent de manière optimale. Les temps d’arrêt, la frustration du personnel et l’absentéisme diminuent et la fidélisation des employés augmente.
L’évolution post-pandémique vers des modèles de travail hybrides et le télétravail a souligné l’importance d’une gestion flexible du lieu de travail. La gestion stratégique de l’espace permet aux entreprises d’adapter leurs espaces physiques à ces nouvelles pratiques et de créer un lieu de travail véritablement hybride. Par exemple, les entreprises peuvent réaménager des espaces de bureau classiques en zones de collaboration ou en zones calmes pour répondre à différentes préférences de travail. Une gestion de l’espace efficace implique aussi de s’assurer que les employés accèdent facilement aux ressources et technologies clés, que ce soit de manière physique ou virtuelle. En termes d’espaces physiques, la gestion stratégique peut inclure des bureaux partagés ou des postes de travail flexibles, des espaces silencieux ou calmes pour les tâches exigeantes, ainsi que des espaces créatifs qui favorisent la collaboration, l’interaction et le brainstorming dans un cadre moins formel.
Les stratégies de gestion de l’espace peuvent aider les entreprises à atteindre leurs objectifs de durabilité. L’utilisation optimisée de l’espace leur permet de ne consommer que les ressources dont elles ont vraiment besoin et de réduire leur empreinte carbone. Une meilleure gestion des installations favorise l’adoption de pratiques écoresponsables, telles que l’utilisation d’éclairages LED, d’appareils écoénergétiques et de nouvelles technologies pour mieux surveiller la consommation d’énergie et réduire l’impact sur l’environnement. Enfin, la gestion et le recyclage des déchets comme d’autres pratiques de développement durable participent également de la gestion de l’espace.
La gestion de l’espace ne consiste pas seulement à tirer le meilleur parti de l’espace physique disponible, mais à prendre en compte différents facteurs selon une approche stratégique visant à :
- Comprendre les objectifs de l’entreprise : une vision claire de la mission, des valeurs et des objectifs de l’entreprise est nécessaire pour concevoir des espaces qui servent cette mission. Déterminer la répartition des espaces en fonction des priorités de l’entreprise et de sa culture permet de s’assurer qu’ils sont utilisés de la manière la plus efficace possible.
- Comprendre l’expérience des employés : connaître le type d’espace dont les équipes ont besoin pour accomplir leur travail correctement permet d’orienter les décisions. Cela comprend la création d’espaces de travail dotés d’un éclairage adéquat, d’une bonne ventilation et d’un mobilier ergonomique, ainsi que d’options de disposition adaptées aux différents styles et préférences.
- Comprendre le comportement des clients : les visiteurs de l’entreprise ont des besoins différents des personnes qui y travaillent. Les espaces peuvent ainsi être conçus pour garantir une expérience client positive.
- Comprendre l’espace lui-même : un inventaire des espaces physiques, une vue complète des surfaces disponibles, l’étude de leur utilisation actuelle et des possibilités d’agrandissement ou de modifications pour améliorer l’expérience sur le lieu de travail sont essentiels pour éclairer les décisions d’aménagement.
Voici les principales considérations à prendre en compte dans l’élaboration d’une stratégie de gestion de l’espace :
Des espaces bien planifiés limitent les responsabilités immobilières et favorisent la productivité. Une stratégie de gestion de l’espace étudie la manière d’exploiter pleinement les surfaces disponibles à l’aide de mobilier modulaire, d’espaces ouverts et de l’utilisation de l’espace vertical. Elle s’intéresse également aux flux de circulation, aux besoins de stockage et aux modes de fréquentation, ainsi qu’aux espaces partagés nécessaires comme les salles de réunion ou les lieux de collaboration.
La gestion de l’espace garantit que les employés disposent de l’environnement physique dont ils ont besoin pour travailler efficacement. Un mobilier pratique, des postes de travail ergonomiques et un accès facile aux outils les aident à se concentrer sur leurs tâches, tandis qu’un éclairage et une acoustique bien conçus contribuent à limiter les distractions. L’équilibre entre la fonctionnalité et l’esthétique permet de créer un environnement accueillant qui reflète la culture de l’entreprise.
Comme évoqué plus haut, la gestion de l’espace peut aider les entreprises à améliorer leur durabilité globale. Une utilisation intelligente de l’espace permet de réduire l’empreinte carbone globale, d’améliorer l’efficacité énergétique et de soutenir des pratiques écoresponsables telles que le recyclage et l’utilisation des énergies renouvelables.
Technologies et outils de gestion de l’espace
Les nouvelles technologies améliorent les capacités des entreprises à gérer leur espace et à guider la prise de décision pour une meilleure utilisation. Des outils tels que les systèmes de gestion intégrée du lieu de travail (IWMS), l’intelligence artificielle (IA), le Machine Learning (ML) et les capteurs IdO (Internet des objets) peuvent jouer un rôle important.
Les solutions logicielles ont un rôle essentiel dans la gestion de l’espace. Des outils comme les systèmes de gestion des installations assistée par ordinateur (CAFM) permettent aux entreprises de visualiser numériquement l’espace physique et les actifs. Les logiciels de planification de l’espace fournissent des plans de surface et de disposition détaillés, permettant aux entreprises de planifier et de gérer efficacement leurs espaces de travail. De même, les logiciels de gestion de l’espace peuvent intégrer des fonctionnalités telles que le suivi de l’occupation, la gestion des calendriers de maintenance et l’envoi de mises à jour en temps réel sur l’utilisation de l’espace.
Un système de gestion intégrée du lieu de travail (IWMS) est une plateforme logicielle qui consolide tous les domaines de la gestion immobilière et des installations en une seule plateforme. Il permet de capturer et de traiter les données pertinentes concernant les coûts liés à l’exploitation, la consommation d’énergie, la gestion de la maintenance, les plans de surface, etc. En tant qu’outil, un IWMS permet aux responsables des installations et de la gestion des espaces de produire des rapports d’utilisation et de planifier des scénarios d’affectation future. Ces données aident les organisations à réduire les dépenses, à s’adapter à l’évolution des demandes des occupants, à prendre des décisions éclairées concernant les espaces de travail et à atteindre les objectifs de durabilité.
Les capteurs de l’Internet des Objets (IdO) fournissent des données en temps réel sur l’utilisation de l’espace en surveillant les problèmes tels que les niveaux d’occupation, la température et la consommation d’énergie. En informant sur la manière dont les espaces sont utilisés, ces données permettent d’identifier les domaines à améliorer. Par exemple, si les capteurs indiquent que certaines zones sont systématiquement sous-utilisées, les entreprises peuvent réaffecter ces espaces à d’autres utilisations ; si les données montrent une surfréquentation, les zones peuvent être étendues ou restructurées pour accueillir plus de personnes.
Les systèmes de réservation de salles permettent aux employés de réserver numériquement des salles de réunion, des bureaux partagés ou des espaces de travail, éliminant ainsi la nécessité d’une planification manuelle. Ces systèmes de réservation améliorent l’organisation des ressources existantes et l’efficacité de la gestion des espaces de travail. De plus, les organisations peuvent évaluer les données d’utilisation des plateformes de réservation pour éclairer les futures décisions de gestion de l’espace, par exemple, un besoin de salles de conférence supplémentaires ou l’utilisation des options de réservation de bureau par le personnel hybride.
Les technologies émergentes comme l’IA et le ML facilitent également la gestion de l’espace. Elles permettent d’analyser de grandes quantités de données provenant de diverses sources pour identifier des modèles et des tendances. Par exemple, l’IA peut prédire les futurs besoins en espace à partir de données historiques, permettant ainsi aux entreprises de prévoir à l’avance et d’éviter des dépenses inutiles. De même, les algorithmes ML peuvent optimiser la disposition des espaces pour améliorer la productivité et la satisfaction des employés. En outre, les technologies de réalité virtuelle (VR) et de réalité augmentée (AR) permettent de créer des modèles d’espaces virtuels afin de tester différents aménagements sans réorganiser physiquement les espaces. Ces outils de gestion de l’espace basés sur les données permettent non seulement de gagner du temps et d’épargner des efforts grâce à l’automatisation des tâches, mais aussi de planifier les espaces de manière plus créative et efficace, et de mieux gérer les actifs.
La conception de solutions de gestion de l’espace incombe généralement aux gestionnaires d’installations ou aux responsables des opérations. Cependant, l’élaboration d’un plan exhaustif de gestion des espaces est une tâche pluridisciplinaire impliquant les ressources humaines, les services informatiques et les services financiers. La collecte et l’évaluation des données et métriques des espaces, la prise de décisions sur les investissements immobiliers et la gestion des biens, et la création d’un environnement de travail sûr et efficace est une entreprise à laquelle participent de nombreuses fonctions au sein d’une entreprise. Les équipes de direction peuvent également encourager l’adoption du changement dans la stratégie globale de gestion du lieu de travail.
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