Qu’est-ce qu’un système de gestion intégrée du lieu de travail ?

Une solution IWMS complète capture et génère des données et des indicateurs relatifs à de multiples aspects de la gestion du portefeuille immobilier et des installations, tels que les coûts d’exploitation, la consommation d’énergie, la gestion de la maintenance, les plans d’étage, etc. Elle consolide ensuite les données pour fournir une vue holistique de l’ensemble de votre portefeuille immobilier et d’installations. L’utilisation de ces données aide votre organisation à réduire ses dépenses, à s’adapter rapidement aux demandes changeantes des occupants, à prendre des décisions éclairées concernant les espaces de travail et à atteindre les objectifs de durabilité.

Les IWMS reposent sur les fonctions de technologies telles que le logiciel de gestion des installations assistée par ordinateur (CAFM) et le logiciel de gestion de la maintenance assistée par ordinateur (CMMS). Le logiciel CAFM est conçu pour aider à gérer et à entretenir tous les aspects des infrastructures physiques, y compris les systèmes de réservation et la gestion de l’énergie. De même, le CMMS utilise les données pour optimiser toutes les fonctions de gestion des actifs et de maintenance des installations, y compris les équipements, les infrastructures et autres actifs matériels. Bien que les organisations puissent utiliser plusieurs solutions CAFM et CMMS pour gérer leurs opérations, ces solutions ne sont pas connectées et ne permettent pas de partager des informations, ce qui peut créer des lacunes dans les données et des problèmes d’efficacité entre les systèmes.

Une plateforme IWMS réunit le CAFM et le CMMS sous la forme d’une technologie unique, offrant une vue consolidée des actifs de votre portefeuille immobilier et révélant comment ils interagissent et s’influencent mutuellement.

Les systèmes IWMS organisent les données dans une base de données centralisée, ce qui améliore la prise de décisions et permet de réaliser des économies. Des études démontrent qu’une solution IWMS peut améliorer l’efficacité de l’utilisation des installations de 39,3 % tout en réduisant les coûts de maintenance des installations de 15,2 %.¹

Avec des tableaux de bord intégrés, des applications mobiles et des interfaces utilisateur robustes et réactives, les IWMS offrent également une vision claire du portefeuille immobilier de l’entreprise. Ils permettent d’améliorer la résilience et l’efficacité opérationnelles et d’améliorer les processus métier en répondant facilement à des questions telles que : avons-nous avons correctement alloué l’espace ? Le système de chauffage et de refroidissement doit-il être entretenu ? Quels sont les baux à renouveler ?

En outre, l’IWMS ajoute une couche d’ automatisation entre les fonctions, ce qui n’est pas possible avec plusieurs solutions. L’automatisation permet de réduire les interventions manuelles, les processus redondants et les données inexactes. Par exemple, les solutions IWMS automatisent le suivi et l’évaluation de la maintenance des bâtiments et des actifs et émettent automatiquement des ordres de travail si nécessaire. Ces fonctionnalités permettent de réduire les coûts en minimisant le temps écoulé entre l’évaluation et la découverte et la résolution des problèmes. S’attaquer rapidement aux problèmes liés aux installations et aux espaces de travail permet d’améliorer l’état général de ces installations, le bien-être des employés, des occupants et de l’environnement de travail.

La gestion de l’espace est une priorité croissante pour de nombreuses organisations. Parfois, le travail et les espaces de travail prennent davantage l’apparence d’une expérience que d’un lieu physique. Même si les environnements de travail non traditionnels, y compris les arrangements hybrides, les lieux de travail numériques et le télétravail, se généralisent, il est impératif de construire un espace de bureau sûr et confortable, avec des surfaces et un air sains, confortés par des mesures de sécurité strictes.

Mais la mise en œuvre de ces changements nécessite une technologie de pointe qui évolue en permanence et peut, dans de nombreux cas, nécessiter d’importantes mises à niveau. Malgré les défis liés notamment au vieillissement de l’infrastructure, aux coûts et à l’évolution des besoins, l’IDC a constaté que « 88 % des entreprises ont réalisé ou prévoient d’investir pour moderniser les espaces physiques afin de les adapter aux modèles de travail flexibles ». Et d’ici 2025, 90 % des nouvelles constructions commerciales ou des rénovations déploieront une technologie d’installation intelligente prenant en charge des lieux de travail flexibles et améliorant durablement l’expérience des occupants et les performances opérationnelles. » ³

À mesure que la technologie progresse et que de plus en plus d’appareils de l’Internet des objets (IoT) sont intégrés dans les solutions IWMS, une automatisation supplémentaire peut être possible. L’intégration d’une technologie de réponse automatique à la demande peut permettre d’automatiser davantage les bâtiments afin d’optimiser l’utilisation de l’énergie pendant les périodes de pointe, ce qui contribue à réduire davantage la consommation d’énergie et les coûts. Si elles sont associées à des taux d’occupation en temps réel, les stratégies de réduction de charge peuvent même être personnalisées pour répondre à des besoins spécifiques et ajustées selon l’évolution des conditions.

Le marché mondial des IWMS se développe et, avec lui, les méthodes de construction, les pratiques de gestion des installations et les exigences des occupants en matière de durabilité augmentent chaque année. En tirant parti des capacités croissantes intégrées à l’IA et de l’intégration de l’industrie de l’IoT sur les plateformes IWMS, les organisations sont en mesure de permettre une automatisation plus intelligente et des pratiques prédictives à long terme.