Un système CMMS Computerized Maintenance Management System est un logiciel qui centralise les informations de maintenance et facilite les processus des opérations de maintenance. Il permet d'optimiser l'utilisation et la disponibilité des équipements physiques tels que les véhicules, les machines, les communications, les infrastructures des usines et autres actifs. Également appelés CMMIS ou Computerized Maintenance Management Information System, les systèmes CMMS sont utilisés dans la fabrication, la production de pétrole et de gaz, la production d'électricité, la construction, les transports et d'autres secteurs où l'infrastructure physique est essentielle.
Le composant fondamental d'un système CMMS est sa base de données. Elle repose sur un modèle de données qui organise les informations sur les actifs dont une organisation est chargée d'assurer la maintenance, ainsi que sur les équipements, les matériels et les autres ressources nécessaires à cette tâche.
Les informations contenues dans la base de données d'un système CMMS soutiennent diverses fonctions du système, pour disposer des fonctionnalités suivantes :
Gestion des ressources et des employés : suivi de la disponibilité des employés et des certifications des équipements. Affecter des tâches spécifiques et constituer les équipes. Organiser les périodes de travail et gérer les taux de rémunération.
Registre des actifs : stockage, accès et partage des informations sur les actifs telles que :
- Fabricant, modèle, numéro de série, catégorie et type d'équipement
- Coûts et codes associés
- Emplacement et position
- Statistiques de performances et de temps d'indisponibilité
- Documentation, vidéos et images associées telles que manuels de réparation, procédures de sécurité et garanties
- Disponibilité des compteurs, des capteurs et de l'instrumentation Internet des objets (IoT)
Gestion des interventions : il s'agit de la principale fonctionnalité d'un système CMMS. La gestion des interventions comprend des informations telles que :
- Numéro d'intervention
- Description et priorité
- Type d'intervention (réparation, remplacement, planifié)
- Codes de cause et de solution
- Personnel affecté et matériaux utilisés
La gestion des interventions inclut également les fonctionnalités suivantes :
- Automatiser la génération des interventions
- Réserver les matériaux et l'équipement
- Planifier et affecter les employés, les équipes et les périodes de travail
- Vérifier le statut et suivre les temps d'indisponibilité
- Enregistrer les coûts prévus et réels
- Fournir la documentation, les supports de réparation et de sécurité associés
Maintenance préventive : automatiser le lancement des interventions en fonction du moment de l'utilisation ou des événements déclenchés. Utilisez la maintenance préventive pour organiser et associer les actifs dans plusieurs interventions. Séquencer et programmer les interventions préventives.
Gestion des matériaux et des stocks : inventorier, distribuer et récupérer les équipements et matériels de maintenance, de réparation et d'opération (MRO) dans les zones de stockage, les centres de distribution et les installations. Gérer les fournisseurs, suivre le coût des stocks et automatiser la reconstitution des stocks.
Production de rapports, analyse et audit : générer des rapports dans des catégories de maintenance telles que la disponibilité des actifs, l'utilisation des matériaux, les coûts de main-d'œuvre et des matériels, les évaluations des fournisseurs, etc. Analysez les informations pour connaître la disponibilité des actifs, les tendances des performances, l'optimisation des stocks MRO, et d'autres informations pour soutenir les décisions de l'entreprise et collecter et organiser les informations pour les audits.¹
Quand les systèmes CMMS n'existaient pas, il était impossible de bénéficier d'une visibilité centralisée et dynamique et de la gestion automatisée, car les informations de maintenance étaient enfouies dans des dossiers papier, puis dispersées dans des feuilles de calcul.
Apparues dans les années 1960, les premières versions de CMMS étaient généralement utilisées dans les grandes entreprises. Les techniciens utilisaient des cartes perforées et des ordinateurs centraux IBM pour alimenter les dossiers informatisés et suivre les tâches de maintenance. Dans les années 1970, les cartes perforées cédèrent la place aux listes de contrôle introduites dans les systèmes CMMS par les techniciens à la fin de leur service.
C'est dans les années 1980 et 1990 que les systèmes CMMS gagnèrent en popularité auprès des PME du fait de la plus petite taille des ordinateurs, de leurs prix plus accessibles et de leur caractère plus distribué et connecté. Dans les années 1990, les systèmes CMMS commencèrent à partager des informations sur des réseaux locaux (LAN).
Les années 2000 virent l'émergence des intranets et de la connectivité Web qui étendirent les fonctionnalités CMMS à un éventail d'appareils mobiles, d'applications de terrain et de sites opérationnels.
La dernière génération de systèmes CMMS repose sur le cloud et est hautement mobile. Offrant des fonctionnalités plus performantes, ces systèmes sont plus rapides à implémenter, leur maintenance est plus simple et les données qui y sont stockées sont protégées plus efficacement.²
CMMS et EAM (Enterprise Asset Management) sont souvent confondus ou utilisés indifféremment. Si les deux termes font référence à des fonctions et des objectifs similaires, ils sont fondamentalement différents. Pour connaître les principales différences qui existent entre CMMS et EAM, revenons rapidement à l'histoire des systèmes CMMS et examinons la relation entre CMMS, EAM et APM.
L'évolution de CMMS a jeté les bases d'EAM. Globalement, EAM offre les fonctionnalités de CMMS³ , et leurs fonctions peuvent se chevaucher. EAM apporte à CMMS, en partie, grâce à une meilleure connectivité et à un partage plus efficace des informations, la couverture de plusieurs sites, la collaboration entre les services et une meilleure intégration aux autres systèmes tels que la planification des ressources de l'entreprise (ERP).⁴
Ces fonctionnalités inscrivent les solutions EAM dans un contexte métier plus large qui tient compte du cycle de vie complet des actifs et son impact sur, entre autres, l'analyse financière, l'approvisionnement, la gestion des processus, les risques et la conformité, la mise au rebut des actifs. Les solutions CMMS tendent à se concentrer sur la disponibilité et le temps de fonctionnement des actifs fixes en automatisant les interventions et les flux de travail, en planifiant la main-d'œuvre, en gérant les matériels et en fournissant des rapports et des audits sur ces tâches.
Lire le document Understanding the impact and value of EAM (PDF, 798 ko)
Pourquoi la disponibilité est-elle si important ?
CMMS et EAM sont essentiels, car ils permettent aux responsables et aux services de maintenance d'atteindre plus facilement et plus efficacement leur objectif principal, à savoir un temps de fonctionnement fiable.
Plus les actifs et les équipements physiques sont maintenus en état de marche, plus leur valeur est élevée. Dans son article « The complete guide to the benefits of CMMS », Sarah Dudley, blogueuse chez IBM, souligne que « plus un équipement fonctionne longtemps sans réparation majeure, plus nous économisons de l'argent à long terme ».
En assurant la fiabilité du temps de fonctionnement, les entreprises peuvent accepter et exécuter les commandes, répondre aux demandes des clients, façonner les expériences client et prendre avec confiance une série de décisions qui dépendent des actifs. S'appuyant sur une enquête réalisée auprès de responsables des actifs, IBM indique que pour 75 % d'entre eux, investir dans EAM se justifie pour la fiabilité du système, principalement.
Les principaux avantages de CMMS sont les suivants :
Visibilité sur les actifs : grâce aux informations centralisées dans la base de données CMMS, les responsables et les équipes de maintenance peuvent connaître pratiquement instantanément la date d'achat d'un actif, sa date de maintenance, la fréquence de ses pannes, les pièces utilisées, les taux d'efficacité et bien d'autres éléments.
Visibilité sur le flux de travail : les tableaux de bord et les visualisations peuvent être adaptés aux techniciens et à d'autres rôles, afin d'évaluer le statut et la progression pratiquement en temps réel. Les équipes de maintenance peuvent rapidement savoir où se trouve un actif, ce dont il a besoin, qui doit intervenir dessus et le moment de l'intervention.
Automatisation : l'automatisation des tâches manuelles, telles que la commande de pièces, la reconstitution des stocks MRO, la planification des périodes de travail, la compilation d'informations pour les audits et d'autres tâches administratives, permet de gagner du temps, de réduire les erreurs, d'améliorer la productivité et de concentrer les équipes sur les tâches de maintenance et non pas sur les tâches administratives.
Rationalisation des processus : les interventions peuvent être consultées et suivies par toutes les parties concernées. Les informations peuvent être partagées sur des appareils mobiles pour coordonner le travail sur le terrain avec les centres opérationnels. La distribution et l'utilisation des matériels et des ressources peuvent être hiérarchisées et optimisées.
Gestion des employés sur le terrain : la gestion des employés internes et externes sur le terrain peut s'avérer complexe et coûteuse. Les fonctionnalités CMMS et EAM permettent d'unifier et de déployer de manière rentable les équipes internes et les partenariats externes. Les dernières solutions EAM offrent des avancées dans les domaines de la connectivité, de la mobilité, de la réalité augmentée et de la blockchain pour transformer les opérations sur le terrain.
Maintenance préventive : les données CMMS permettent aux opérations de maintenance de passer d'une approche réactive à une approche proactive, afin d'élaborer une stratégie de maintenance avancée des actifs . Les données issues des activités quotidiennes, ainsi que des capteurs, des compteurs et des autres instruments IoT, peuvent fournir des informations sur les processus et les actifs, donner des informations de mesures préventives et déclencher des alertes avant un dysfonctionnement ou une baisse de rendement des actifs.
Cohérence et transfert de connaissances : la documentation, les manuels de réparation et les supports contenant les procédures de maintenance peuvent être stockés dans le système CMMS et associés aux actifs correspondants. L'acquisition et la gestion de ces connaissances permettent de mettre en place des procédures cohérentes et d'assurer la qualité du travail, mais aussi de conserver ces connaissances, afin de les transférer aux nouveaux techniciens, afin d'éviter de les perdre lorsque des employés quittent l'entreprise.
Gestion de la conformité : les audits de conformité peuvent perturber la maintenance et les entreprises dotées d'un grand nombre d'actifs. Les données CMMS facilitent considérablement les audits en générant des réponses et en produisant des rapports qui répondent aux exigences des audits.
Santé, sécurité et environnement : dans le cadre de la gestion de la conformité, CMMS et EAM permettent de centraliser les rapports sur la sécurité, la santé et les questions environnementales. L'objectif est de réduire les risques et de maintenir un environnement de travail sûr. CMMS et EAM peuvent fournir des investigations pour analyser les incidents ou les défauts récurrents, tracer les incidents et les actions correctives et gérer les changements dans les processus.
La sélection et la mise en œuvre d'un système CMMS efficace impliquent de prendre en compte des critères fonctionnels et technologiques. Il peut arriver que des fournisseurs et des utilisateurs emploient les termes de CMMS et EAM indifféremment dans ce contexte, ce qui est acceptable en raison des similitudes dans leurs fonctionnalités.
Selon l' analyste informatique IDC, l'un des principaux critères fonctionnels est le traitement de quantités croissantes de données : « Le nombre de sources de données à la disposition du responsable des actifs est en constante évolution (capteurs, données spatiales, données visuelles, etc.). La gestion, la fusion et l'analyse rapides de ces groupes de données constitueront donc un défi considérable pour les professionnels EAM au cours des cinq prochaines années. »
IDC souligne également qu'il peut être essentiel de mettre en adéquation les ressources en personnel et en développement avec la gestion des actifs : « La fonction manque souvent de ressources en termes de personnel, de formation et de développement. Cette situation érode la motivation et crée une culture contre-productive au sein du personnel. »
Enfin, IDC affirme que la modernisation des fonctions de CMMS et EAM est importante et que « certaines organisations n'ont pas encore dépassé les systèmes existants et les feuilles de calcul pour les fonctions EAM essentielles telles que la gestion des interventions de réparation, la planification des travaux et les décisions de remplacement et de réparation. »
Les solutions CMMS et EAM répondent aux défis fonctionnels de différentes manières, mais l'une des principales approches technologiques consiste à déployer sous la forme SaaS (Software as a Service) des solutions CMMS et EAM hébergées dans le cloud.
Selon IBM, les organisations, « lorsqu'elles choisissent un logiciel de gestion des actifs, s'orientent de plus en plus vers SaaS, un modèle de distribution basé sur le cloud dans lequel le logiciel est hébergé de manière centralisée par un fournisseur et disponible à la demande. »
SaaS, en tant qu'approche technologique, répond à certains éléments fonctionnels essentiels :
- Hébergé dans le cloud, le modèle SaaS CMMS permet d'augmenter ou de réduire les ressources en fonction des besoins en données. Les utilisateurs tirent un avantage dans la mesure où ils ne payent que les ressources de données dont ils ont besoin, au lieu de s'engager dans des investissements initiaux pour faire face à l'afflux croissant de données provenant des instruments IoT, éliminant ainsi pratiquement les coûts en matériel.
- SaaS peut aider à résoudre les problèmes de personnel et de ressources, car ce modèle nécessite beaucoup moins d'intervention et de support de la part du service informatique que les déploiements sur site. Les techniciens CMMS, les administrateurs CMMS et les équipes techniques sur le terrain peuvent gérer eux-mêmes le système en grande partie. Par conséquent, les dépenses d'investissement liées à l'informatique peuvent être converties en dépenses et ressources opérationnelles.
- Les systèmes existants, la modernisation et l'utilisation des dernières technologies pour faire face aux pressions de la maintenance et de l'exploitation sont également des domaines dans lesquels SaaS peut s'avérer utile. Comme les mises à jour sont effectuées par les fournisseurs de services dans le cloud, vous êtes assuré de toujours disposer des toutes dernières versions et fonctionnalités. De plus, SaaS intègre également les nouvelles technologies plus rapidement et en réduisant les risques.
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