Qu’est-ce que la GMAO ?

Les systèmes GMAO permettent d’améliorer l’utilisation et la disponibilité des équipements physiques tels que les véhicules, les machines, les infrastructures de communication et de production, ainsi que d’autres actifs. Les systèmes GMAO jouent un rôle crucial dans divers secteurs d’activité : industrie manufacturière, production de pétrole, de gaz et d’électricité, construction, transport et autres secteurs où l’infrastructure physique est essentielle.

L’élément central d’une GMAO est sa base de données. Elle repose sur un modèle de données qui organise les informations relatives aux actifs que doit entretenir une entreprise de maintenance, ainsi qu’aux équipements, aux matériels et aux autres ressources nécessaires à cette tâche.

Les informations contenues dans une base de données GMAO prennent en charge les différentes fonctions du système, qui permettent plusieurs fonctionnalités :

Suivre les certifications des salariés et des équipements disponibles. Attribuer les tâches et constituer les équipes. Aménager le temps de travail et gérer les grilles de rémunération.

Stocker, consulter et partager les informations relatives aux actifs :

• Fabricant, modèle, numéro de série, classe et type d’équipement
• Coûts et codes associés
• Emplacement et position
• Statistiques relatives aux performances et aux temps d’arrêt
• Documentation, vidéo et images associées, telles que les manuels de réparation, les procédures de sécurité et les garanties
• Disponibilité des compteurs, des capteurs et des instruments de l’Internet des objets (IdO)

Généralement considérée comme fonction principale des systèmes GMAO, la gestion des bons d’intervention consiste à recueillir les informations suivantes :

• Numéro de l’intervention
• Description et priorité
• Type d’intervention (réparation, remplacement, planifié)
• Codes de cause et de résolution
• Personnel affecté et matériels utilisés

La gestion des interventions permet également de :

• Automatiser la génération des interventions
• Réserver du matériel et de l’équipement
• Planifier et affecter les employés, les équipes et les périodes de travail
• Vérifier l’état d’avancement et effectuer un suivi des temps d’arrêt
• Consigner les coûts prévus et réels
• Fournir la documentation et les supports de réparation et de sécurité associés à l’intervention

Automatiser l’émission des bons d’intervention en fonction du temps, de l’utilisation ou des événements déclenchés. La maintenance préventive permet d’organiser et d’associer les actifs concernés par les différents bons. Orchestrer et planifier les interventions préventives.

Inventorier, distribuer et récupérer les équipements et les matériels de maintenance, réparation et exploitation (MRO) dans les zones de stockage, les centres de distribution et les installations. Gérez les fournisseurs, suivez les coûts des stocks et automatisez le réapprovisionnement.

Générez des rapports sur les catégories de maintenance telles que la disponibilité des actifs, l'utilisation des matériaux, les coûts de main-d'œuvre et de matériel, les évaluations des fournisseurs, etc. Analysez les informations pour comprendre la disponibilité des actifs, les tendances de performance, l’optimisation des stocks MRO et d’autres informations pour soutenir les décisions commerciales et rassembler et organiser les informations pour les audits.¹

Avant l'avènement des systèmes GMAO, il était impensable d'avoir une visibilité centralisée et dynamique ainsi qu'une gestion automatisée, car les dossiers papier dissimulaient les informations sur la maintenance, et plus tard, les feuilles de calcul les diffusaient.

Les grandes entreprises ont commencé à utiliser les premières versions de GMAO dans les années 1960. Les techniciens ont utilisé des cartes perforées et des mainframes IBM pour alimenter les dossiers informatisés et effectuer le suivi des tâches de maintenance. Dans les années 1970, les cartes perforées ont cédé la place à des listes de contrôle qui étaient introduites dans les systèmes de GMAO par les techniciens à la fin de leur service.

La GMAO a gagné en popularité auprès des petites et moyennes entreprises dans les années 1980 et 1990, car les ordinateurs sont devenus plus petits, plus abordables, plus distribués et plus connectés. Dans les années 1990, la GMAO a commencé à partager des informations sur les réseaux locaux.

Les années 2000 ont vu l’émergence d’intranets et d’une connectivité basée sur le Web qui ont étendu les capacités de la GMAO à toute une série d’appareils mobile, d’applications de terrain et de sites opérationnels.

La dernière génération de systèmes GMAO repose sur le cloud et elle est hautement mobile. Elle offre des fonctionnalités plus performantes avec une mise en œuvre plus rapide, une maintenance plus facile et une sécurité des données accrue.²

L’acronyme GMAO est souvent confondu ou utilisé de manière interchangeable avec le terme de gestion des actifs de l’entreprise (EAM). Les deux sont similaires en termes de fonctions et d'objectifs, mais ils sont essentiellement différents. Pour comprendre les principales différences qui existent entre GMAO et EAM, revenons rapidement sur l’ histoire de la GMAO et la relation entre GMAO, EAM et la gestion de la performance des actifs.

L’évolution de la GMAO a jeté les bases de l’EAM. Globalement, l’EAM offre les fonctionnalités de la GMAO³ et leurs fonctions peuvent se chevaucher. Ce que l’EAM apporte à la GMAO – en partie grâce à une meilleure connectivité et au partage des informations – c’est la capacité de couvrir plusieurs sites, de faciliter la collaboration entre les services et de fournir une intégration plus poussée avec d’autres systèmes tels que les systèmes de planification des ressources de l’entreprise.

Ces fonctionnalités inscrivent les systèmes EAM dans un contexte métier plus large qui tient compte du cycle de vie complet des actifs et son impact sur, entre autres, l’analyse financière, l’approvisionnement, la gestion des processus, les risques et la conformité, et la mise au rebut des actifs. Les systèmes de GMAO ont tendance à se concentrer sur la disponibilité et le temps de fonctionnement des actifs fixes en automatisant les commandes de travail et les flux de travail, en planifiant la main-d’œuvre, en gérant les matériaux et en fournissant des rapports et des audits sur ces tâches.

La GMAO et l’EAM sont essentielles car elles permettent aux responsables et aux services de maintenance de rencontrer plus facilement et plus efficacement leur objectif principal : une disponibilité fiable.

Plus les actifs et équipements physiques de l’entreprise sont conservés et exploités longtemps, plus leur valeur est élevée. Sarah Dudley, blogueuse d’IBM : « Plus nous parvenons à faire fonctionner longtemps un équipement sans réparation majeure, plus nous économisons sur le long terme. »²

Un temps de fonctionnement fiable permet aux entreprises d’accepter et d’honorer les commandes, de répondre aux demandes des clients, de façonner l’expérience utilisateur et de prendre en toute confiance une série de décisions qui dépendent des actifs. IBM rapporte qu’un sondage réalisé auprès de responsables d’actifs a révélé que 75 % des gestionnaires d’actifs considèrent la fiabilité du système comme la principale raison d’investir dans l’EAM.

Les avantages de la GMAO sont les suivants :

Centraliser les informations dans la base de données GMAO offre aux responsables et aux équipes de maintenance un accès quasi instantané aux données d’actifs. Parmi ces données, citons les dates d’achat des actifs, les fiches de maintenance, la fréquence des pannes, les pièces utilisées ou encore le taux d’efficacité.

Les techniciens et autres salariés peuvent personnaliser les tableaux de bord et les visualisations pour évaluer l’état et la progression en temps quasi réel. Les équipes de maintenance peuvent rapidement savoir où se trouve un actif, ce dont il a besoin, qui doit intervenir dessus et le moment de l’intervention.

L’automatisation des tâches permet de gagner du temps, de réduire le risque d’erreur et d’améliorer la productivité. Parmi ces tâches, citons la commande de pièces, le réapprovisionnement MRO, l’aménagement des horaires de travail ou encore la compilation d’informations à des fins d’audit. Libérées de ces tâches administratives, les équipes peuvent se concentrer sur le travail de maintenance.

Toutes les parties concernées peuvent consulter et suivre les bons d’intervention. Les équipes peuvent partager ces informations sur mobile pour coordonner travail sur le terrain et centres opérationnels. La distribution et l’utilisation du matériel et des ressources peuvent être hiérarchisées et optimisées.

La gestion des personnels internes et externes sur le terrain peut s’avérer complexe et coûteuse. Les capacités de la GMAO et de l’EAM permettent d’unifier et de déployer de manière rentable les équipes internes et les partenariats externes. Les derniers systèmes EAM offrent des avancées dans les domaines de la connectivité, de la mobilité, de la réalité augmentée et de la blockchain qui transforment les opérations sur le terrain.

Les données GMAO permettent de passer d’une approche corrective à une approche proactive de la maintenance, afin d’élaborer une stratégie de maintenance des actifs plus efficace. Les données issues des activités quotidiennes, des capteurs, des compteurs et autres instruments IdO fournissent des informations sur les processus et les actifs, informent les mesures préventives et déclenchent des alertes avant que les actifs ne tombent en panne ou que leur performance ne baisse.

La documentation, les manuels de réparation et les supports enregistrant les procédures de maintenance peuvent être stockés dans le système GMAO, qui se charge de les associer aux actifs concernés. Cette option de stockage et de gestion de l’information permet d’assurer la cohérence des procédures et des tâches. Elle garantit également la préservation et le transfert de ces connaissances aux nouveaux techniciens, afin d’éviter toute perte lorsque des salariés quittent l’entreprise.

Les audits de conformité peuvent perturber les opérations de maintenance et les entreprises à forte intensité d’actifs dans leur ensemble. Les données de la GMAO facilitent considérablement les audits en générant des réponses et des rapports qui répondent aux exigences de l’audit.

Conformément à la gestion de la conformité, la GMAO et l’EAM offrent un reporting central pour les préoccupations en matière de sécurité, de santé et d’environnement. L’objectif est de réduire les risques et de maintenir un environnement de travail sûr. La GMAO et l’EAM permettent d’enquêter pour analyser les incidents ou les défauts récurrents, la traçabilité des incidents et des actions correctives et la gestion des changements de processus.

La sélection et la mise en œuvre d’un système de GMAO efficace impliquent de prendre en compte des facteurs fonctionnels et technologiques. Les fournisseurs et les utilisateurs peuvent utiliser indifféremment les termes de GMAO et d’EAM dans ce contexte, ce qui est acceptable en raison des similitudes dans leurs fonctionnalités.

Selon l’analyste informatique IDC, l’un des principaux critères fonctionnels est le traitement de quantités croissantes de données : « Le nombre de sources de données à la disposition du responsable des actifs ne cesse de s’accroître (tels que les capteurs, les données spatiales et les données visuelles). La gestion, la fusion et l’analyse rapides de ces groupes de données constitueront donc un défi considérable pour les professionnels de l’EAM au cours des cinq prochaines années. »

IDC souligne également qu’il est essentiel de mettre en adéquation les ressources en personnel et en développement avec la gestion des actifs : « La fonction manque souvent de ressources en termes de personnel, de formation et de développement. Cette situation érode la motivation et crée une culture contre-productive au sein du personnel. »

Enfin, IDC indique qu’il est important de moderniser les fonctions de GMAO et d’EAM et que « certaines entreprises tardent à abandonner leurs vieux systèmes et feuilles de calcul et à adopter des fonctions d’EAM essentielles telles que la gestion des commandes de réparation, la planification des travaux et les décisions de remplacement ou de réparation. »

Les plateformes GMAO et EAM gèrent les défis fonctionnels de plusieurs manières. L’une des principales approches technologiques consiste à déployer les solutions EAM et GMAO dans le cloud, sous forme de service à la demande (SaaS).

Selon IBM, « les organisations ont tendance à opter de plus en plus pour le SaaS lors du choix d'un logiciel de gestion des actifs. Il s'agit d'un modèle de distribution basé sur le cloud dans lequel le logiciel est hébergé centralement par un fournisseur et disponible à la demande. »

SaaS, en tant qu’approche technologique, répond à certains éléments fonctionnels essentiels :

• Hébergée dans le cloud, la GMAO en SaaS permet d’augmenter ou de réduire les ressources en fonction des besoins en données. Les utilisateurs ont l’avantage de payer uniquement pour les ressources de données dont ils ont besoin, plutôt que de s’engager dans des investissements initiaux importants. Cette approche garantit une capacité de traitement de l'afflux croissant de données provenant des instruments IdO, en éliminant pratiquement les coûts de matériel.
• Le SaaS peut aider à relever les défis en matière de personnel et de ressources, car il nécessite beaucoup moins d’intervention et de soutien de la part du service informatique que le déploiement sur site. Les ingénieurs en GMAO, les administrateurs de la GMAO et les équipes techniques sur le terrain peuvent gérer le système en grande partie de manière autonome. Cette approche permet de convertir les dépenses d'investissement liées à l'informatique en dépenses et ressources opérationnelles.
• L'héritage des systèmes, la modernisation et l’utilisation des dernières technologies pour faire face aux pressions de la maintenance et de l’exploitation sont également des domaines dans lesquels SaaS peut s’avérer utile. Les fournisseurs de services effectuent les mises à jour dans le cloud et appliquent systématiquement les dernières versions et fonctionnalités. De plus, le SaaS permet d’intégrer de nouvelles technologies plus rapidement et avec moins de risques.