Date de publication : 5 août 2024
Contributeurs : Tim Mucci, Cole Stryker
Le workflow documentaire est le système qui assure la circulation des documents au sein de l’entreprise. Un workflow documentaire efficace confère à chaque collaborateur accès aux documents et contrôle dans un cadre rationalisé qui favorise une gouvernance sécurisée. Un workflow documentaire bien planifié permet aux salariés d’accéder rapidement aux documents dont ils ont besoin pour atteindre un niveau d’efficacité optimal, tout en limitant l’accès aux seuls utilisateurs concernés.
La documentation est la mémoire de l’entreprise. Une bonne gestion des documents préserve les bonnes pratiques, les décisions historiques et les expériences antérieures. Veiller à ce que ces connaissances institutionnelles soient facilement accessibles aux salariés actuels et futurs permet de gagner du temps et d’éviter les tâches en double.
Les entreprises génèrent des volumes importants de documents essentiels qui nécessitent une gestion diligente, comme le suivi des versions et le stockage sécurisé. Un document difficile à localiser est quasi inexistant. Une indexation et une utilisation des métadonnées appropriées s’avèrent donc indispensables pour garantir la récupération. Une bonne gestion des documents favorise une culture d’entreprise axée sur la collaboration, la transparence et l’efficacité.
Imaginez un scénario où chaque document de l’entreprise est stocké dans des dossiers séparés, accessibles à tous et répartis dans différents services. Cette structure rendrait la recherche et la sécurisation des documents extrêmement difficiles.
Le workflow documentaire vise principalement à déterminer qui au sein de l’entreprise a besoin d’accéder aux documents, et à garantir que cet accès est facile et sécurisé. Pour être efficace, le workflow documentaire doit reposer sur des procédures de création, de stockage et de gestion clairement définies.
La mise en œuvre de ces procédures exige une collaboration entre les différents acteurs de l’entreprise. Les services RH, juridique et informatique jouent un rôle essentiel dans la mise en place des contrôles d’accès, des systèmes de classification des documents et des solutions de stockage sécurisé. Il est crucial que chaque personne impliquée comprenne l’objectif de chaque étape du processus.
Comprendre l’importance des métadonnées exactes, les raisons d’inclure certains documents et la nécessité d’un contrôle de version approprié permet d’améliorer considérablement l’engagement et l’adhésion au workflow. Définir clairement le rôle de chacun dans le processus est tout aussi important.
Pour être efficaces, les workflows documentaires doivent fournir des réponses fiables et cohérentes à plusieurs questions fondamentales :
- Comment l’entreprise concilie-t-elle autorisations et sécurité des documents sensibles ?
- Quels sont les types de documents inclus dans le workflow ?
- Quand et comment les nouveaux documents sont-ils intégrés dans le système ?
- Où sont stockés les documents et comment sont-ils organisés ? Est-ce par le biais des métadonnées, d’un système de contrôle de version, ou les deux ?
Ces mesures permettent aux entreprises de mettre en place des workflows transparents, qui suivent chaque étape du document et mettent en évidence les goulots d’étranglement, les retards ou encore les inefficacités. Une documentation complète de ces workflows facilite le suivi des indicateurs clés de performance (KPI) comme le temps moyen requis pour obtenir une approbation, le nombre de cycles de révision nécessaires, ou encore le pourcentage et les types de documents qui sont traités plus rapidement que les autres.
En outre, les workflows cherchent à déterminer qui est responsable de chaque étape du cycle de vie du document, ce qui favorise la responsabilisation et simplifie le suivi de l’avancement. Prenons l’exemple d’un workflow conçu pour l’approbation des documents de marketing. Ce type de workflow précisera qui rédige le document initial, qui en contrôle le contenu et le design, et qui est inclus dans la hiérarchie d’approbation. En surveillant la progression de ces documents, l’entreprise peut attribuer des KPI afin d’identifier les points à améliorer, de mieux comprendre le processus d’approbation et d’affiner les directives de révision pour améliorer la clarté et l’efficacité.
Un workflow rationalisé est essentiel pour assurer la sécurité, la croissance et la vision de l’entreprise. En prenant comme exemple l’automatisation du traitement des factures fournisseurs, voici les quatre étapes à suivre pour gérer efficacement les workflows documentaires :
Les métadonnées constituent une riche couche d’informations qui permet aux systèmes de gestion de comprendre et de traiter efficacement les documents. Les métadonnées d’un document contiennent des informations comme l’auteur, la date de création, le nom du fournisseur, le numéro de facture, les mots-clés et même des points de données extraits tels que le montant total dû. Le contexte et la structure ainsi fournis permettent au système de gestion des documents d’automatiser les tâches, de rationaliser la récupération et d’assurer un processus fluide et efficace.
Traditionnellement, les factures arrivent par courrier ou par e-mail, ce qui nécessite une saisie manuelle des données dans le système comptable : un processus lent, sujet aux erreurs et sans référentiel central. Grâce à l’automatisation, les fournisseurs peuvent envoyer leurs factures par voie électronique, et la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) en extrait automatiquement les données importantes. La technologie OCR s’appuie sur des métadonnées intégrées pour identifier le document comme étant une facture. Cela permet d’extraire automatiquement des informations importantes comme le nom du fournisseur, le numéro de facture et le montant total. Cette première étape permet de réduire considérablement le risque d’erreur de saisie et d’accélérer le processus.
Avant l’automatisation, la gestion des factures consistait à classer les documents papier, ou à les numériser et les enregistrer dans un dossier local ou un répertoire partagé, ce qui compliquait leur récupération. Avec l’automatisation, toutes les factures sont stockées dans un système de gestion électronique de documents (GED). Le GED utilise les métadonnées pour optimiser le stockage et la classification. En étiquetant les factures à l’aide de métadonnées comme le nom du fournisseur, la date et le numéro de facture, le système garantit une récupération facile et élimine les tâches manuelles d’organisation.
Avant l’automatisation, trouver une facture, surtout dans les systèmes papier, prenait beaucoup de temps. Avec l’automatisation, la recherche de factures est accélérée grâce aux métadonnées. Les critères de recherche comme le nom du fournisseur, la période ou le numéro de facture permettent au GED de localiser le document en quelques secondes.
Traditionnellement, la gestion des factures reposait sur les e-mails et les feuilles de calcul, ce qui entraînait un cloisonnement des données et des risques de sécurité accrus. Les workflows automatisés intègrent le GED aux systèmes de comptabilité existants, ce qui permet de générer automatiquement les données extraites. De plus, différentes étapes d’approbation peuvent être mises en œuvre dans le système pour permettre au personnel autorisé d’examiner et d’approuver les factures par voie électronique, avec des notifications automatisées, pour une sécurité et une rapidité accrues.
L’intégration du GED aux systèmes comptables repose sur l’extraction précise des données grâce à l’OCR. Ce processus dépend fortement des métadonnées présentes dans la facture, qui permettent au système de fournir des informations correctes au logiciel de comptabilité et de déclencher les prochaines étapes du workflow en fonction des données extraites.
Une fois que l’entreprise a saisi les principes du workflow documentaire, elle peut automatiser ses processus. Voici les étapes à suivre :
Dans un premier temps, l’entreprise doit identifier et impliquer les parties prenantes des différents services. Ces parties prenantes informent sur les processus actuels et les améliorations nécessaires. Si l’automatisation est alignée sur les besoins spécifiques de chaque service, le risque de négliger certaines étapes ou fonctions essentielles est minime. Les parties prenantes les plus expérimentées peuvent également identifier les exceptions ou les cas extrêmes susceptibles de remettre en cause l’automatisation.
Cette étape consiste à mapper le workflow manuel. L’équipe de développement du workflow documente chaque étape franchie par les document, les tâches qui seront automatisées, les personnes qui seront impliquées et qui devront identifier les points critiques de la prise de décision. Lors de cette phase, on peut faire appel à des outils de visualisation comme les organigrammes et les cartes de processus. C’est en impliquant les parties prenantes que l’équipe peut identifier et traiter les points de friction efficacement. Une fois opérationnel, le workflow est affiné en permanence pour éliminer les redondances et améliorer l’efficacité.
Le choix du GED commence par l’identification des documents les plus fréquemment traités, comme les contrats, les factures et les rapports. L’équipe prend en compte des facteurs tels que la procédure d’approbation des documents, les exigences en matière de collaboration et les besoins d’acheminement, le tout en planifiant l’évolutivité. Le système doit offrir un chiffrement robuste pour protéger les informations sensibles et être intuitif afin de convenir à chaque utilisateur final. L’offre du fournisseur en matière de formation et d’assistance continue est essentielle pour garantir une utilisation efficace du GED.
Pour sécuriser le workflow documentaire, il convient d’associer mesures de protection technologiques et bonnes pratiques. Veillez à mettre en œuvre des méthodes d’authentification utilisateur fortes, comme l’authentification à étapes, pour empêcher tout accès non autorisé et à accorder des autorisations selon les exigences de chaque poste. Chiffrer les documents, au repos comme en transit, vous permettra de sécuriser les données sensibles même en cas de violation. Par ailleurs, les utilisateurs informés sont plus susceptibles de contribuer à renforcer les mesures de protection technologiques.
Définir clairement vos politiques et procédures est essentiel au bon fonctionnement du workflow documentaire. Impliquez les parties prenantes des différents services pour mieux comprendre leurs interactions autour des documents, leurs défis, ainsi que les opportunités d’amélioration. Développez un système de classification des documents qui s’articule autour d’aspects comme la sensibilité, l’objectif et les besoins de conservation. C’est ce qui guidera l’application des contrôles d’accès et des mesures de sécurité appropriés. Il s’agit de définir les lignes directrices de création des documents, les responsabilités, ainsi que les processus d’approbation.
Pour garantir l’adoption du nouveau système, il convient d’impliquer activement les salariés dans les phases de conception et de mise en œuvre. La formation est essentielle pour les aider à comprendre l’importance de l’automatisation, susciter leur confiance et leur permettre d’acquérir les compétences nécessaires pour utiliser efficacement le nouveau système. Comprendre leur rôle dans le workflow permet aux salariés de connaître l’impact de leurs actions sur l’efficacité globale.
Après la mise en œuvre, une surveillance continue du système automatisé s’impose. Les audits et les tests de sécurité en temps réel permettent de vérifier si l’automatisation fonctionne correctement et gère les documents comme prévu. La surveillance permet également d’identifier les goulets d’étranglement des processus, d’analyser les erreurs récurrentes et d’améliorer les règles d’automatisation ou encore les configurations du système. Les audits de sécurité et l’examen régulier des journaux utilisateur contribuent à garantir la sécurité et l’efficacité du système.
Le workflow documentaire comprend les étapes de création, de modification, d’approbation et de distribution des documents, et se concentre principalement sur le mouvement de ces derniers au sein de l’entreprise.
Le workflow de gestion des documents va plus loin pour inclure les aspects relatifs à la création, au stockage, à la distribution, à la récupération, à la classification et à la suppression des documents.
Il existe deux principaux types de workflows documentaires : séquentiel et parallèle.
Workflow séquentiel ou linéaire : ce type de workflow suit un processus prédéterminé, étape par étape, au cours duquel les personnes désignées accomplissent les tâches dans un ordre précis. Par exemple, un processus de création des supports marketing se déroulerait comme suit : le rédacteur soumet un brouillon à l’intention de l’éditeur, qui fournit ses observations. Le brouillon révisé est renvoyé au rédacteur pour y apporter les modifications nécessaires avant que le texte final ne soit transmis au graphiste. Ce dernier vérifie si les visuels répondent aux exigences de la marque avant que le responsable marketing n’examine et n’approuve le tout. Si des révisions supplémentaires sont nécessaires, le document est renvoyé au rédacteur.
Workflow parallèle ou simultané : dans ce type de workflow, plusieurs tâches sont effectuées simultanément. Pour reprendre l’exemple du support marketing, le rédacteur soumet un brouillon dont l’éditeur révise le contenu et la clarté pendant que le graphiste en vérifie la conformité aux exigences de la marque. Les observations des deux parties sont prises en compte simultanément, les visuels sont appliqués, et le responsable marketing procède aux dernières vérifications avant le lancement. Bien que généralement plus rapide, cette méthode exige une communication claire pour éviter toute confusion et des avis contradictoires.
Les systèmes basés sur le cloud ou sur site peuvent prendre en charge ces workflows :
Systèmes basés sur le cloud : les documents sont stockés sur des serveurs gérés par le fournisseur de services cloud (CSP) de l’entreprise. Ces systèmes sont évolutifs, faciles à ajuster en modifiant la formule de stockage auprès du fournisseur et accessibles partout où il y a une connexion Internet, ce qui les rend parfaitement adaptés au télétravail et aux déplacements fréquents. Avec les systèmes cloud, plusieurs utilisateurs peuvent généralement modifier simultanément les documents, et les coûts initiaux sont moins élevés (les entreprises paient des frais de service mensuels ou annuels).
Systèmes sur site : avec cette approche, le logiciel est installé sur les serveurs de l’entreprise. Si elle offre un contrôle total sur le matériel et le logiciel, cette solution peut s’avérer complexe et coûteuse à mettre à l’échelle. L’accès est généralement limité au réseau, à moins que des configurations à distance spéciales ne soient mises en place, ce qui complique l’accès des télétravailleurs. Les systèmes sur site demandent généralement un investissement initial important en licences matérielles et logicielles, auquel peuvent s’ajouter des dépenses régulières de maintenance et de support informatique.
Conçus pour améliorer le processus de gestion des documents, les systèmes d’automatisation des workflows permettent d’automatiser la gestion, de la saisie à l’archivage, et simplifient l’acheminement, l’approbation et l’archivage. Les systèmes d’automatisation des workflows sont des solutions logicielles pensées pour automatiser différents aspects du workflow de gestion des documents.
La mise en œuvre d’un workflow de gestion documentaire apporte de nombreux avantages aux entreprises, notamment une meilleure efficacité opérationnelle et une conformité renforcée :
Automatiser les différentes étapes du traitement des documents permet de gagner du temps, de réduire les coûts de main-d’œuvre et de libérer les équipes pour se concentrer sur des tâches plus stratégiques.
Un workflow rationalisé facilite le partage et la collaboration autour des documents, même lorsque les collaborateurs sont répartis sur plusieurs sites géographiques. Cela permet d’améliorer le travail d’équipe et d’accélérer la réalisation des projets.
En gérant leurs documents par le biais d’un système sécurisé qui contrôle l’accès en fonction des rôles utilisateur, les entreprises sont en mesure de protéger leurs informations sensibles contre tout accès non autorisé et contre le risque de violation.
Le contrôle centralisé des documents permet de s’assurer que ces derniers sont stockés, gérés et conservés selon des normes cohérentes. Cela permet de réduire le risque de perte et d’utilisation de versions obsolètes. L’automatisation permet de réduire le risque d’erreur lié à la saisie et au traitement manuels des documents, ce qui garantit une gestion des données et une production de rapports plus efficaces.
Les capacités améliorées d’indexation et de recherche permettent aux employés de récupérer rapidement les documents, réduisant ainsi les temps d’arrêt et la frustration associés à la recherche traditionnelle de fichiers.
Des workflows automatisés peuvent être conçus pour aider l’entreprise à se conformer aux réglementations et aux normes du secteur, garantissant ainsi que la manipulation des documents répond à toutes les exigences légales et réduisant le risque de problèmes liés à la conformité.
Soins de santé
La mise en place de dossiers médicaux électroniques (DME) dans les centres de santé primaires montre des améliorations significatives dans la gestion des maladies non transmissibles. Ces systèmes permettent la prescription électronique de médicaments et améliorent l’efficacité et la précision de la gestion des dossiers des patients. En rationalisant les processus de documentation, les professionnels de santé peuvent offrir de meilleurs soins aux patients, grâce à une gestion et une accessibilité des données améliorées.
Mentions légales
Les cabinets d’avocats et les services juridiques peuvent se servir des systèmes de gestion documentaire pour accélérer les processus de rédaction, de révision et d’archivage des documents. Les systèmes de gestion des workflows documentaires performants permettent de gérer efficacement les dossiers, de garantir la conformité et d’améliorer l’accès aux documents nécessaires dans les environnements juridiques.
Fabrication
Les systèmes de workflows documentaires du secteur de la fabrication permettent généralement de gérer et de suivre efficacement les documents de conception, les spécifications et les enregistrements de conformité. Ils permettent de s’assurer que toutes les étapes du processus de fabrication sont à jour et qu’ils répondent aux normes réglementaires, un facteur essentiel pour maintenir la qualité des produits et l’efficacité opérationnelle.
Centre de support
L’opérateur de télécommunications turc Turkcell a placé IBM FileNet Content Manager au cœur de son workflow documentaire pour centraliser le stockage et faciliter la récupération des informations sur les clients. Le système prend en charge la mise en conformité aux exigences réglementaires en gérant et en vérifiant des millions de documents. L’automatisation permet d’accéder rapidement aux documents pertinents. Cette configuration améliore l’efficacité opérationnelle et soutient la mise en conformité et la gestion de la relation client en garantissant la précision de la gestion des données.
Finance et banque
En digitalisant et en rationalisant les processus documentaires, les organisations financières peuvent réduire les tâches de saisie manuelle des données, minimiser les erreurs et accélérer les délais de transaction. Les workflows automatisés permettent de garantir que tous les documents sont traités de manière cohérente et qu’ils sont stockés en toute sécurité, des éléments essentiels pour la conformité aux réglementations financières et aux audits.
La Banque de Montréal utilise IBM Content Analyzer pour rationaliser le processus de paiement des factures : la solution permet aux clients d’envoyer directement leurs factures par e-mail à BMO QuickPay, l’application de traitement des factures de la banque. Cette approche permet de résoudre des problèmes tels que les retards de paiement et elle allège les procédures qui y sont liées : les délais de paiement des factures sont divisés par six, mettant en évidence les avantages de l’automatisation dans le secteur bancaire.
Les systèmes d’automatisation des workflows sont conçus pour rationaliser divers processus et tâches, y compris les workflows documentaires. Les logiciels d’automatisation des workflows tels qu’IBM utilisent une logique basée sur des règles pour automatiser les processus métier, réduire les tâches chronophages et minimiser les erreurs humaines. Ils permettent d’optimiser les processus et de traiter une partie importante des transactions en moins de deux heures.
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