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Qu’est-ce que la gestion de documents ?
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Qu’est-ce que la gestion de documents ?

La gestion de documents est un système ou un processus utilisé pour capturer, effectuer un suivi et stocker des documents électroniques tels que les PDF, les fichiers de traitement de texte et les images numériques de contenus papier.

La gestion de documents peut vous faire économiser du temps et de l’argent. Elle assure la sécurité des documents, le contrôle des accès, le stockage centralisé, les pistes d'audit et la rationalisation de la recherche et de l'extraction.

Pourquoi la gestion de documents est-elle importante ?

Le stockage papier peut nécessiter un espace physique important. Une plateforme de gestion des documents peut intégrer des documents disparates pour améliorer l'efficacité du contrôle, de l'accès et des processus. Elle offre des avantages en termes de recherche d’informations, de sécurité, de gouvernance et de réduction du coût des opérations. De plus, une bonne gestion des enregistrements est devenue un impératif juridique.

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Les bases de la gestion de documents
Moins de papier, plus de fonctionnalités

La gestion des documents est passée du papier numérisé à la sécurité, à l'audit et bien plus encore.

Plus de capacité de stockage

La capacité de stockage d’un serveur est supérieure à celle d’un classeur physique ou d’un entrepôt.  

Caractéristiques communes

Les systèmes varient en portée, mais partagent des attributs tels que l'indexation, le contrôle des versions et plus encore.  

Défis courants en matière de gestion de documents
Modèles pour les nouveaux types de documents

Les services de capture activés par l'IA suppriment le besoin de modèles.

Fonds supplémentaires pour déployer des serveurs

Les traitements basés sur le cloud réduisent les coûts de déploiement et de gestion.

Gestion des données sensibles

Les outils peuvent signaler que les données protégées doivent être occultées ou redirigées.

Manque d’analyse

De nombreuses solutions offrent des stratégies d’extraction de données précieuses.  

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