7 étapes pour gérer le processus de bons de fabrication

Les bons de travail sont la force motrice de tout appareil de gestion des actifs d'une organisation. Chaque fois qu’une personne ou une entité envoie une demande de service, l’équipe de maintenance qui la reçoit doit créer un document papier et/ou numérique formel incluant tous les détails des tâches de maintenance et définissant un processus pour les accomplir. Ce document est appelé bon de travail.

L'objectif principal d'un bon de travail est de tenir toutes les personnes impliquées dans l'opération de maintenance informées du flux de travail, ce qui aide finalement l'organisation à organiser, communiquer et suivre les travaux de maintenance de manière plus efficace.

Le processus de gestion des bons de travail décrit le parcours d'un bon dans le processus de maintenance, en commençant par l'identification des tâches de maintenance et l'analyse post-achèvement.

Dans la première phase du processus, une personne ou une organisation identifie les tâches que le personnel de maintenance doit accomplir. Les tâches aideront également le destinataire à déterminer si les tâches d'entretien relèvent de l'entretien planifié – les travaux étant alors facilement identifiables à l'avance, ou de l'entretien non planifié – l'étendue et les spécificités du travail nécessitant une évaluation initiale.

Une fois que la partie initiatrice a identifié les problèmes de maintenance, elle doit en exposer les détails dans un formulaire de demande de maintenance et l'envoyer à maintenance pour avis et approbation. Les demandes de travail peuvent intervenir dans diverses circonstances, qu'il s'agisse de demandes émanant de locataires ou d'audits de maintenance préventive.

Le service (ou l'équipe) de maintenance est responsable de l'évaluation des demandes de travail une fois qu'elles sont soumises. Idéalement, le service examinera les détails de la demande de travail pour déterminer la faisabilité du travail, puis déterminera les besoins en personnel et en ressources. Si elle est approuvée, la demande de bon de travail est convertie en bon.

Une fois que l’équipe de maintenance ou le superviseur approuve la demande de travail et alloue les matériaux, l’équipement et le personnel nécessaires à la réalisation des tâches, il crée un nouveau bon de fabrication. Celui-ci doit inclure tous les détails nécessaires à la tâche, ainsi que les coordonnées de l’entreprise et une indication du niveau de priorité et de la date d’achèvement. Pour rationaliser ce processus, les entreprises peuvent standardiser le format des bons de fabrication à l’aide d’un modèle.

À ce stade, le service de maintenance identifie également le type de bon de fabrication dont il aura besoin. Ainsi, si une entreprise s’appuie sur une approche de maintenance proactive pour anticiper et réduire les temps d’arrêt des équipements, elle utilisera probablement un bon de fabrication de maintenance préventive. En revanche, si un équipement est déjà en panne ou si l’organisation utilise un programme plus réactif, l’équipe dédiée créera probablement un bon de fabrication de maintenance corrective ou un bon de fabrication d’urgence.

Au cours de cette phase, l’équipe ou le superviseur attribue les tâches de maintenance requises à un technicien qualifié qui effectuera la liste de contrôle des tâches sur le calendrier proposé. Si l’entreprise emploie un logiciel de gestion de la maintenance informatisée (CMMS), la tâche sera automatiquement assignée à un technicien.

Les techniciens de maintenance sont chargés de documenter et de clôturer un bon de travail une fois qu'ils ont accompli toutes les tâches qui leur ont été confiées. Les techniciens devront indiquer le temps passé sur chaque tâche, énumérer les matériaux/équipements utilisés, fournir des images de leur travail et inclure des notes et observations sur le travail. Selon le cas, un responsable peut devoir signer le bon de travail terminé et fournir des conseils sur les prochaines étapes et les suivis avant de passer à la phase finale.

L’examen des bons de fabrication clôturés peut fournir des informations précieuses sur les opérations de maintenance. Les entreprises doivent donc s’efforcer de les examiner aussi souvent que possible. L’analyse de ces bons clôturés peut vraiment aider les organisations à identifier les possibilités d’amélioration du processus de gestion des bons. L’analyse post-achèvement aide également les membres de l’équipe à identifier les tâches manquées ou à revoir.

À mesure qu’une entreprise grandir, il peut devenir intenable de s’appuyer sur des systèmes de gestion des bons papier (ou même des feuilles de calcul Excel) pour gérer des besoins en données en constante évolution. Les grandes entreprises et celles qui ont des besoins plus complexes devraient envisager d’investir dans un logiciel de gestion de la maintenance informatisée (CMMS), un type de logiciel de gestion des bons de fabrication.

Un logiciel de GMAO de haute qualité planifiera, créera, suivra et organisera automatiquement les demandes de service, les bons de travail et la maintenance de routine, éliminant ainsi les tâches excessives de planification des tâches pour les responsables et superviseurs de maintenance.

L’utilisation d’un logiciel de GMAO permet également à votre entreprise de stocker de grandes quantités de données par voie électronique, dans un emplacement centralisé. Toutes les données relatives aux bons de travail étant au même endroit, votre équipe de gestion peut avoir un accès en temps réel aux bons de travail au fur et à mesure qu'ils progressent dans leur cycle de vie. Les plateformes de GMAO accompagnées d'un logiciel pour appareils mobiles poussent l'accès encore plus loin, en permettant aux utilisateurs de suivre les bons de travail et d'accéder aux activités de maintenance à distance. 

De plus, une bonne plateforme de GMAO peut agréger et afficher les données sur les bons de travail selon les besoins spécifiques du département. Les équipes de maintenance peuvent créer et consulter des rapports personnalisables, visualiser les données de tendance et les indicateurs clés de performance, et surveiller la fonctionnalité des actifs pour simplifier le dépannage et la gestion des stocks.

Bien que l’adoption d’une GMAO puisse être un processus complexe, intégrer un logiciel de GMAO dans vos opérations de maintenance peut aider votre entreprise à réduire les coûts, augmenter l’accès aux données et la visibilité, diminuer l’arriéré et les erreurs humaines, et rationaliser vos systèmes de gestion des installations.

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