Una solución de gestión de activos digitales es una solución de software y sistemas que proporciona un método sistemático para almacenar, organizar, administrar, recuperar y distribuir de manera eficiente los activos digitales de una organización. La gestión de activos digitales (DAM) se puede utilizar para hacer referencia tanto a un proceso de negocio como a una forma de tecnología de gestión de la información, o a un sistema de gestión de activos digitales. La funcionalidad de DAM ayuda a muchas organizaciones a crear un lugar centralizado donde poder acceder a sus activos multimedia.

El activo digital es un componente clave del proceso DAM. Se trata de cualquier tipo de archivo de valor que es propiedad de una empresa o de una persona, tiene formato digital, admite búsqueda por medio de metadatos e incluye derechos de acceso y de uso. Hay muchos tipos de activos digitales, que incluyen, a título enunciativo y no limitativo:

• Documentos
• Imágenes
• Contenido de audio
• Vídeo
• Animaciones
• Archivos multimedia
• Gráficos
• Presentaciones
• Cualquier soporte digital que incluya derecho de uso

Las soluciones DAM agilizan la gestión de activos y optimizan la producción de medios enriquecidos, en especial dentro de las organizaciones de ventas y marketing, mediante la creación de un sistema de gestión centralizada para activos digitales. Facilitan la coherencia de la marca mediante actualizaciones de activos automáticas y el refuerzo de las directrices de marca, de forma que ofrecen una única fuente de verdad dentro de las empresas y una experiencia de usuario más coherente para el público externo. Los equipos y comercializadores modernos de gestión de contenidos digitales también confían en DAM para reutilizar contenido, y reducen así los costes de producción innecesarios y los flujos de trabajo duplicados con sus inestimables funciones de búsqueda. Dada la alta visibilidad de los activos de marca y los activos de marketing a través de los canales digitales, como las redes sociales, es importante que las marcas dispongan de imágenes y mensajería coherentes para crear autoridad de marca y generar crecimiento de negocio. Como resultado, no es de extrañar que las plataformas de gestión de activos digitales se estén convirtiendo en componentes fundamentales de las iniciativas de transformación digital.

Para utilizar una solución DAM, son necesarios varios pasos:

1. Creación del activo: con plantillas y formatos de archivo estandarizados se prepara la codificación de los archivos digitales antes incluso de que se creen. Esta estandarización facilita la búsqueda y la recuperación de documentos.
2. Codificación e indexación: para simplificar la búsqueda de activos, los metadatos permiten la identificación del contenido digital mediante atributos, como el tipo de activo (p. ej.: documento técnico), la versión (p. ej.: nuevo), el tipo de soporte (p. ej.: vídeo) y la tecnología utilizada (p. ej.: Photoshop, etc.). Estos identificadores crean un índice y agrupan así los activos que tienen etiquetas en común para mejorar la capacidad de búsqueda.
3. Flujos de trabajo: esta indexación se puede utilizar para flujos de trabajo basados en reglas, de modo que se facilita la automatización de procesos y tareas.
4. Control de versiones: el control de versiones está adquiriendo cada vez una mayor importancia para automatizar los flujos de trabajo, ya que garantiza que se utilice la versión más reciente y actualizada de cada activo. A medida que se establecen nuevo flujos de trabajo, también garantiza que solo se acceda a la versión actual y que sea dicha versión la que se revise y se utilice.
5. Gobierno a través de permisos: el gobierno a través de permisos garantiza que solo puedan utilizar el activo aquellos usuarios a quienes se les haya otorgado acceso, y de la forma en que se les haya asignado. Esta funcionalidad protege los activos de la organización contra el robo, la corrupción accidental o el borrado.
6. Auditorías: se debe realizar una auditoría interna para evaluar la eficacia de DAM e identificar áreas de mejora. Asimismo, los organismos reguladores pueden auditar una solución DAM para asegurarse de que la tecnología y los procesos de una organización cumplen la normativa. Ambos tipos de auditoría se llevan a cabo con regularidad en las industrias altamente reguladas, como el sector financiero y el sector sanitario.

Las soluciones DAM se pueden implementar en local, en cloud o en una topología híbrida. El almacenamiento, la gestión y la distribución de activos basados en cloud pueden resultar opciones rentables, seguras y flexibles para una organización.

• Reducción de los costes de producción y mejor asignación de recursos. La centralización de los activos de DAM permite a las organizaciones buscar y reutilizar activos, y reducir así los costes de producción y los flujos de trabajo duplicados. La reducción de costes incentiva la asignación de recursos en otras áreas de la empresa. La mejora de rendimiento resultante permite agilizar la comercialización de los activos y las soluciones.
• Más transparencia en la organización. Las soluciones DAM proporcionan a los usuarios una vista clara y completa de los activos digitales, y esto influye en la planificación y la ejecución del contenido. Permite aumentar la colaboración entre varias partes interesadas o introducir flujos de trabajo que tengan más efecto eliminando proyectos redundantes.
• Mayor conversión y retención de clientes. Cuando las empresas organizan el contenido de forma adecuada en función de la fase del proceso de compra en la que se encuentra el comprador, pueden facilitar contenido y materiales de marketing en el momento preciso para su público objetivo. DAM permite a las organizaciones personalizar la experiencia de cliente, y establecer y fomentar relaciones más sólidas que facilitan el avance de los clientes potenciales y actuales por el ciclo de compra de manera más rápida y efectiva.
• Coherencia de marca. DAM ayuda a garantizar la coherencia entre la mensajería, el posicionamiento, la representación visual y otros medios de adhesión a la marca. Con DAM, las áreas funcionales y las unidades de negocio pueden reutilizar archivos creativos y otros activos para mejorar el rendimiento y presentar una única fuente de verdad en el mercado.
• Gobierno y conformidad. Las licencias, la documentación legal, los archivos y otros activos pueden desempeñar un papel clave para cumplir los requisitos de conformidad con la normativa de la administración o de los sectores específicos. La capacidad para organizar y recuperar rápidamente estos materiales puede ahorrar tiempo y dinero a las organizaciones, además de reducir la disrupción de los procesos básicos de negocio.
  

La aparición de la autoedición a finales de la década de 1980 permitió a impresores, editores y anunciantes digitalizar textos, gráficos y fotografías. Estos archivos, que eran demasiado grandes para la mayoría de los discos duros internos, se fueron transfiriendo a soportes externos con etiquetas de metadatos sencillos. Se colocaron en carpetas y archivos sencillos y jerárquicos.

En 1992, Canto Software publicó Cumulus, uno de los primeros sistemas DAM. Era una solución local y autónoma que presentaba vistas previas en miniatura, indexación de metadatos y prestaciones de búsqueda. Si bien las primeras soluciones DAM facilitaron sobremanera la búsqueda, la verificación y la recuperación de los activos, compartir los archivos aún no era tan fácil.

A principios de la década de 2000, la DAM basada en servidor permitió compartir archivos a través de Internet. Poco después, almacenamiento en cloud ofreció otra forma de almacenar, gestionar y distribuir activos digitales.

El concepto de DAM evolucionó rápidamente hacia bibliotecas integradas capaces de suministrar contenido a diferentes dispositivos, sistemas y repositorios. Las interfaces de programación de aplicaciones (API) permitieron conectar activos con diferentes aplicaciones y cumplir con los requisitos específicos de manera rápida y eficiente.

Hoy en día, es habitual que las prestaciones de IA estén incluidas en DAM: descodificación inteligente y referencia cruzada de activos, incluidos reconocimiento de vídeo y de voz. IBM Watson Video Enrichment puede analizar secuencias de vídeo mediante tecnologías de deep learning, mientras que IBM Blockchain Platform garantiza una mayor seguridad de DAM. Mediante machine learning, los sistemas DAM pueden anticipar las necesidades de contenido y efectuar recomendaciones a los usuarios. Dado que estas tareas de marketing se realizan muy rápidamente, a menudo en cuestión de minutos o menos, las organizaciones pueden hacer ajustes en tiempo casi real para obtener una ventaja competitiva.

Al considerar las plataformas DAM, es importante evaluar si las soluciones que selecciona ofrecen prestaciones que ayudan a implementar una solución eficaz para atender sus necesidades actuales y futuras. Una solución DAM eficaz proporcionará las siguientes prestaciones:

• Compatibilidad con el ciclo de vida de activos y los permisos basados en roles: su solución DAM debe permitirle gestionar los activos digitales desde la idea hasta la concepción y durante todo su ciclo de vida. También debe proporcionar los permisos y los derechos de acceso con la granularidad que necesite para conservar la integridad de los activos.
• Integración: la solución DAM se debe integrar con las soluciones que ya tenga implementadas, como creación y distribución de activos, y con cualquier sistema que tenga pensado añadir en el futuro.
• Flexibilidad bidireccional: una solución DAM flexible y ágil proporcionará la flexibilidad necesaria para buscar activos en cualquier dirección. La flexibilidad bidireccional le permite buscar metadatos, como una marca, para encontrar un activo, o buscar activos específicos para encontrar metadatos. Esta funcionalidad admite la búsqueda y la reutilización de activos por parte de otros grupos funcionales dentro de una organización.
• Función de importación y exportación: la solución DAM no debe crear una isla aislada de datos. La solución ideal debe incluir la capacidad de compartir los activos digitales, así como los resultados de búsqueda y otros datos.
• Infraestructura estable de almacenamiento y transferencia: la solución DAM que elija es tan importante como la forma y el lugar en los que se almacenan los activos, y la capacidad para transferir los activos allá donde se necesiten. Tanto si opta por almacenamiento en local definido por software como si lo hace por almacenamiento basado en cloud, tenga en cuenta la fiabilidad, la flexibilidad, la escalabilidad, el rendimiento y la capacidad de recuperación para proteger los activos.
• Eficiencia de transferencia de archivos: la velocidad y la eficiencia de la transferencia de archivos son importantes porque afectan directamente a la velocidad del negocio. La capacidad de compartir y utilizar los activos cuando y donde los necesite le ayudará a definir la eficacia de la solución que elija.
  

DAM ayuda a organizaciones de todo el mundo a mantener los derechos de acceso, el control y la integridad de sus activos digitales para muchos propósitos. La implementación de DAM como una solución holística centralizada, en conexión con las estrategias corporativas y funcionales, puede proporcionar una experiencia de cliente más coherente y convincente. Según Forrester, «Más de 2/3 de las empresas desean distribuir su contenido de forma más eficiente. Ahora, las empresas que tienen éxito incorporan la DAM como parte de sus estrategias generales de contenido y experiencia digital, y ya no como una solución puntual». ¹
Obtenga más información sobre IBM Aspera on Cloud, un servicio alojado que le permite mover y compartir archivos y conjuntos de datos de cualquier tamaño y tipo de forma rápida y fiable a través de un entorno de cloud híbrido. Utilice IBM Aspera Connect para realizar transferencias de archivos de alta velocidad basadas en navegador entre clientes y aplicaciones web de IBM Aspera. Además, el uso de IBM Aspera FASP High-Speed Transport para datos en masa proporciona una alternativa óptima al transporte tradicional basado en TCP. IBM Aspera ofrece una solución DAM rápida, fiable y eficiente para atender sus necesidades de gestión de activos.