¿Qué es la gestión de activos digitales?
Explorar la solución de gestión de activos digitales de IBM Obtenga actualizaciones sobre la experiencia del cliente y del empleado
Ilustración de mano moviendo piezas de ajedrez con icono de nube de fondo
¿Qué es la gestión de activos digitales?

Una solución de gestión de activos digitales es una solución de software y sistemas que proporciona un enfoque sistemático para almacenar, organizar, gestionar, recuperar y distribuir eficazmente los activos digitales de una organización.

La gestión de activos digitales (DAM) puede referirse tanto a un proceso empresarial como a una forma de tecnología de gestión de la información o a un sistema de gestión de activos digitales. Gracias a la funcionalidad DAM, muchas organizaciones disponen de un lugar centralizado en el que pueden acceder a sus activos multimedia.

El activo digital es un componente clave del proceso DAM. Se trata de cualquier tipo de archivo de valor que sea propiedad de una empresa o un individuo, se presente en formato digital, se pueda buscar mediante metadatos e incluya derechos de acceso y uso. Existen muchos tipos de activos digitales, entre otros:

  • Documentos
  • Imágenes
  • Contenido de audio
  • Vídeo
  • Animaciones
  • Archivos multimedia
  • Gráficos
  • Presentaciones
  • Cualquier medio digital que incluya el derecho de uso

Una solución DAM agiliza la gestión de activos y optimiza la producción multimedia, especialmente en las organizaciones de ventas y marketing, mediante la creación de un sistema de gestión centralizado para los recursos digitales. Proporciona coherencia a la marca actualizando automáticamente los activos y reforzando las directrices de la marca, ofreciendo una única fuente fiable dentro de las empresas y una experiencia de usuario más coherente cara al público.

Los equipos modernos de gestión de contenidos digitales y los profesionales del marketing también confían en el DAM para la reutilización de contenidos, reduciendo duplicidades y costes de producción innecesarios gracias a sus inestimables características de búsqueda.

Dada la gran visibilidad de los activos de marca y los activos de marketing a través de canales digitales, como las redes sociales, las marcas deben mantener una coherencia en las imágenes y los mensajes para crear autoridad de marca y generar crecimiento empresarial. Por ello, no es de extrañar que las plataformas de gestión de activos digitales se estén convirtiendo en componentes cruciales de los esfuerzos de transformación digital.

Los 5 pilares de la personalización a escala

Infórmese sobre la importancia de la personalización y vea ejemplos prácticos de su uso en distintos sectores.

Contenido relacionado

Transforme su talento con nuestra guía

Cómo funciona el software DAM

El uso de una solución DAM implica varios pasos:

  1. Creación del activo: las plantillas y formatos de archivo estandarizados dejan preparados los archivos digitales para su codificación incluso antes de ser creados. Esta normalización mejora la facilidad de búsqueda y recuperación de documentos.
  2. Codificación e indexación: Para simplificar la búsqueda de activos, los metadatos permiten identificar los contenidos digitales mediante atributos como el tipo de activo (por ejemplo, informe técnico), la versión (por ejemplo, nueva), el tipo de medio (por ejemplo, vídeo) y la tecnología utilizada (por ejemplo, Photoshop.). Estos identificadores crean un índice, agrupando los activos que tienen etiquetas comunes para mejorar la capacidad de búsqueda.
  3. Flujos de trabajo: Esta indexación se utiliza después para flujos de trabajo basados en reglas, lo que permite la automatización de tareas y procesos.
  4. Control de versiones: El control de versiones es cada vez más importante para automatizar los flujos de trabajo, ya que garantiza que se está utilizando el activo más reciente y actualizado dentro de un flujo de trabajo existente. A medida que se establecen nuevos flujos de trabajo, también se garantiza que sólo se acceda a la versión más reciente y se transmita para su revisión y uso.
  5. Gobernanza mediante permisos: La gobernanza a través de los permisos garantiza que sólo aquellos a los que se ha concedido acceso puedan utilizar el activo de la forma en que se les asignó. Esta capacidad protege los activos de la organización contra el robo, los daños accidentales o el borrado.
  6. Auditorías: Realizar auditorías internas para evaluar la eficacia de DAM e identificar áreas de mejora. Del mismo modo, los organismos reguladores pueden auditar una solución DAM para garantizar que la tecnología y los procesos de una organización cumplen la normativa. Ambos tipos de auditorías se producen con regularidad en sectores muy regulados, como el financiero y el sanitario.

Puede implementar una solución DAM en las instalaciones, en la nube o en una topología híbrida. El almacenamiento, la gestión y la entrega de activos en la nube suponen una opción rentable, segura, escalable y flexible para su organización.

Beneficios del DAM
  • Reducción de los costes de producción y mejor asignación de recursos. La centralización de activos en un DAM permite a las organizaciones encontrar y reutilizar activos, reduciendo los costes de producción y la duplicación de flujos de trabajo. La reducción de los costes fomenta la asignación de recursos en otras áreas de la empresa. Una mayor eficiencia permite sacar al mercado activos y soluciones con mayor rapidez.
  • Más transparencia organizativa. El DAM proporciona a los usuarios una visión clara y completa de los recursos digitales, creando un impacto positivo en la planificación y ejecución de los contenidos. Puede aumentar la colaboración entre las distintas partes interesadas o introducir flujos de trabajo más impactantes mediante la eliminación de proyectos redundantes.
  • Mejora de la conversión y de la fidelización de clientes. Cuando las empresas organizan los contenidos adecuadamente en función del punto del recorrido del comprador en el que se encuentra el usuario, son capaces de ofrecer contenidos y materiales de marketing en el momento adecuado a su público objetivo. El DAM permite a las organizaciones personalizar la experiencia del cliente, estableciendo y alimentando relaciones más sólidas. Este proceso, a su vez, ayuda a que los clientes potenciales y los clientes existentes se muevan a lo largo del ciclo de compra con mayor rapidez y eficacia.
  • Coherencia de la marca. El DAM ayuda a garantizar la coherencia de los mensajes, el posicionamiento, la representación visual y otros medios de adhesión a la marca. Con el DAM, las áreas funcionales y las unidades de negocio pueden reutilizar los archivos creativos y otros activos para ganar en eficacia y presentar una única verdad al mercado.
  • Gobernanza y conformidad. Las licencias, la documentación legal, los archivos y otros activos pueden desempeñar un papel clave a la hora de satisfacer las exigencias de conformidad con la normativa del sector o gubernamental. La capacidad de organizar y recuperar rápidamente estos materiales puede ahorrar tiempo y dinero a las organizaciones y mitigar la interrupción de la actividad principal de la empresa.
Historia y futuro del DAM

La aparición de la autoedición a finales de la década de 1980 permitió a impresores, editores y publicistas digitalizar textos, gráficos y fotografías. Al resultar demasiado grandes para la mayoría de los discos duros internos, estos archivos se transferían a soportes externos con simples etiquetas de metadatos. Se colocaban en archivos y carpetas sencillos y jerarquizados.

En 1992, Canto Software lanzó Cumulus, uno de los primeros sistemas DAM. Se trataba de una solución local e independiente, que ofrecía previsualización de imágenes en miniatura, indexación de metadatos y capacidades de búsqueda. Mientras que las primeras soluciones DAM facilitaban la búsqueda, verificación y recuperación de activos, los archivos aún no eran fáciles de compartir.

A principios de la década de 2000, el DAM basado en servidores permitió compartir archivos a través de Internet. Poco después, el almacenamiento en la nube ofreció otra forma de almacenar, gestionar y distribuir recursos digitales.

El DAM evolucionó rápidamente hacia bibliotecas integradas capaces de distribuir contenidos a varios dispositivos, sistemas y repositorios. Las interfaces de programación de aplicaciones (API) permitieron que los activos se conectaran a diferentes aplicaciones y cumplieran requisitos específicos de forma rápida y eficaz.

Ahora es habitual que las capacidades de IA se integren en el DAM, como el etiquetado inteligente y las referencias cruzadas de activos, incluido el reconocimiento de vídeo y de voz. IBM Watson Video Enrichment puede analizar secuencias de vídeo gracias a tecnologías de deep learning, mientras que la plataforma IBM Blockchain Platform garantiza una mayor seguridad de DAM. Gracias al machine learning, los sistemas DAM pueden anticiparse a las necesidades de contenido y hacer recomendaciones a los usuarios. Estas tareas de marketing se realizan en cuestión de minutos o menos, lo que permite a las organizaciones responder casi en tiempo real y obtener una ventaja competitiva.

Qué buscar en una solución DAM

A la hora de buscar plataformas DAM, es importante evaluar si las soluciones seleccionadas ofrecen capacidades que respalden sus necesidades actuales y futuras. Una solución DAM exitosa proporciona las siguientes capacidades:

  • Respaldar el ciclo de vida de los activos y los permisos basados en roles: Su solución DAM debe permitirle gestionar sus recursos digitales desde la idea hasta su creación y a lo largo de todo su ciclo de vida. También debe proporcionar derechos de acceso y permisos con la granularidad necesaria para preservar la integridad de sus activos.
  • Integración: Su solución DAM debe integrarse con las soluciones que ya tiene en marcha, como la creación y distribución de activos, y con cualquier sistema que tenga previsto añadir en el futuro.
  • Flexibilidad bidireccional: Una solución DAM ágil y flexible ofrece la posibilidad de buscar activos en cualquier dirección. La flexibilidad bidireccional le permite buscar metadatos, como la marca, para encontrar un activo o buscar activos específicos para encontrar metadatos. Esta capacidad apoya la búsqueda y reutilización de activos por parte de otros grupos funcionales de una organización.
  • Capacidad de importación y exportación: la solución DAM no debe crear una isla aislada de datos. Su solución ideal debería incluir la posibilidad de compartir recursos digitales, así como resultados de búsquedas y otros datos.
  • Infraestructura estable de almacenamiento y transferencia: La solución DAM que elija es tan importante como el modo y el lugar en que se almacenan los activos, así como la capacidad de transferirlos a cualquier lugar requerido.. Tanto si opta por el almacenamiento definido por software local como por el basado en la nube, tenga en cuenta la fiabilidad, flexibilidad, escalabilidad, rendimiento y capacidad de recuperación para proteger sus activos.
  • Eficacia de la transferencia de archivos: La velocidad y la eficacia de la transferencia de archivos son importantes porque afectan directamente a la velocidad de su negocio. La posibilidad de compartir y utilizar los activos cuando y donde los necesite contribuirá a definir la eficacia de la solución que elija.
IBM y DAM

El DAM permite a organizaciones de todo el mundo preservar los derechos de acceso, el control y la integridad de sus recursos digitales para muchos fines. La implementación del DAM como una solución holística centralizada conectada con las estrategias corporativas y funcionales permite ofrecer una experiencia del cliente más consistente y convincente.

Según Forrester, "Más de 2/3 de las empresas quieren distribuir sus contenidos de forma más eficaz. Las empresas de éxito actualmente incorporan DAM como parte integrante de su experiencia digital global y de sus estrategias de contenidos, no como una solución puntual." 1 Obtenga más información sobre IBM Aspera on Cloud, un servicio alojado que le permite mover y compartir de forma rápida y fiable sus archivos y conjuntos de datos de cualquier tamaño y tipo en un entorno de nube híbrida.

Con IBM Aspera Connect, podrá realizar transferencias de archivos basadas en navegador y de alta velocidad hacia y desde clientes y aplicaciones web de IBM Aspera. Además, utilizar IBM Aspera FASP High-Speed Transport para datos masivos proporciona una alternativa óptima al transporte tradicional basado en TCP. IBM Aspera ofrece una solución DAM rápida, fiable y eficaz al servicio de sus necesidades de gestión de activos.

Casos prácticos

El DAM se utiliza en todos los sectores en los que intervienen recursos digitales. Veamos dos ejemplos del uso de DAM:

Oficinas de patentes

Las oficinas de patentes suelen gestionar grandes volúmenes de recursos digitales en diversas fases de elaboración. A medida que se realizan actualizaciones a lo largo del ciclo de vida del activo, las características de transferibilidad, control de versiones y derechos de acceso son cruciales para su mantenimiento. Otras características, como la funcionalidad de búsqueda, también permiten ampliar eficazmente los procesos en las oficinas de patentes. 

Empresas de tecnología

Las empresas tecnológicas utilizan el DAM en muchos departamentos diferentes, a menudo en múltiples ubicaciones. DAM centraliza los activos para su acceso y uso. Las áreas funcionales de una organización utilizan el DAM para diferentes fines. A continuación, recogemos algunos ejemplos:

  • RR.HH. utiliza DAM para gestionar los registros de los empleados, la suscripción y el estado de las prestaciones, las solicitudes de contratación, las solicitudes de vacaciones y días festivos y los comprobantes de nómina.
  • El departamento de Compras utiliza DAM para almacenar los datos de contacto de los proveedores preferidos, las facturas y las especificaciones.
  • Los equipos de desarrollo utilizan el DAM para almacenar planos de diseño y desarrollo de productos propios, materiales de planificación e imágenes.
  • Los equipos de ventas y marketing utilizan el DAM para la gestión de la marca y para mantener los activos creados y utilizados en toda la organización. 

Muchos integrantes de estas organizaciones necesitan acceder a los activos, utilizarlos, editarlos y hacer un seguimiento de ellos, por lo que los permisos de acceso son de vital importancia. Estos permisos pueden basarse en la unidad de negocio, el departamento funcional y el rol. Pueden restringir el acceso de algunos activos a los empleados internos.

Los permisos también pueden ampliar el acceso de otros activos a componentes externos como socios o clientes. Pensemos en logotipos y propuestas de colaboración que puedan respaldar la cooperación entre socios y las iniciativas de comercio electrónico.

Soluciones de gestión de recursos digitales
IBM Cloud Object Storage

Almacene cantidades de datos prácticamente ilimitadas, de forma sencilla y rentable.

Más información sobre Cloud Object Storage
IBM Aspera on Cloud

Mueva y comparta de forma rápida y fiable sus archivos y conjuntos de datos de cualquier tamaño y tipo en un entorno de nube híbrida.

Descubra los beneficios de Aspera on Cloud
IBM Aspera Connect

Habilite la transferencia de archivos de alta velocidad a través del navegador desde y hacia clientes IBM Aspera y aplicaciones web.

Optimice sus transferencias de archivos
Recursos Recurso digital

En este mundo digital, mover de forma rápida y fiable los datos digitales, incluidos los de gran tamaño a través de distancias globales, es vital para el éxito empresarial en prácticamente todos los sectores. En este documento describimos los enfoques alternativos para "acelerar" las transferencias basadas en archivos, tanto comerciales como académicos, en términos de utilización del ancho de banda, eficacia de la red y tiempo de transferencia. También puede comparar su rendimiento y el coste real del ancho de banda con Aspera FASP.

Lea las publicaciones de IBM Research

Estamos creando IA que fusiona datos con ruido de sensores, imágenes y texto de registros de operarios y manuales de reparación con el fin de ofrecer flujos de trabajo inteligentes con aclaraciones en lenguaje natural. Obtenga más información de IBM Research hoy mismo.

Dé el siguiente paso

Libere todo el potencial de los activos de su empresa con IBM Maximo Application Suite unificando los sistemas de mantenimiento, inspección y fiabilidad en una sola plataforma. Es una solución integrada basada en la nube que aprovecha el poder de la IA, el IoT y la analítica avanzada para maximizar el rendimiento de los activos, extender sus ciclos de vida, minimizar los costes operativos y reducir el tiempo de inactividad.

Descubra Maximo Reserve una demostración en directo
Fuente

The Digital Asset Management Cookbook, Forrester, Inc., Nick Barber, 26 de junio de 2020