El uso de una solución DAM implica varios pasos:

1. Creación del activo: las plantillas y los formatos de archivo estandarizados preparan los archivos digitales para la codificación incluso antes de su creación. Esta estandarización mejora la facilidad de búsqueda y recuperación de documentos.
2. Codificación e indexación: para simplificar la búsqueda de activos, los metadatos permiten la identificación de contenido digital a través de atributos como el tipo de activo (por ejemplo, documento técnico), la versión (por ejemplo, nuevo), el tipo de medio (por ejemplo, video) y la tecnología utilizada (por ejemplo, Photoshop, etc.). Estos identificadores crean un índice, agrupando activos que tienen etiquetas comunes para mejorar la capacidad de búsqueda.
3. Flujos de trabajo: esta indexación se puede aprovechar para los flujos de trabajo basados en reglas, lo que permite la automatización de tareas y procesos.
4. Control de versiones: el control de versiones se vuelve cada vez más importante para automatizar los flujos de trabajo, ya que garantiza que se utilice el activo más reciente y actualizado dentro de uno existente. A medida que se establecen nuevos flujos de trabajo, también se asegura de que solo se acceda a la versión más actual y se lleve adelante para su revisión y uso.
5. Gobernanza a través de permisos: la gobernanza a través de permisos garantiza que solo aquellos a los que se les ha concedido acceso puedan utilizar el activo en la forma en que se les asignó. Esta funcionalidad protege los activos de la organización contra robo, corrupción accidental o borrado.
6. Auditoría: Se debe realizar una auditoría internamente para evaluar la efectividad de DAM e identificar áreas de mejora. Asimismo, los organismos reguladores pueden auditar una solución DAM para garantizar que la tecnología y los procesos de una organización cumplan con las regulaciones. Ambos tipos de auditorías ocurren regularmente en industrias altamente reguladas como las finanzas y la salud.

Una solución DAM se puede implementar on-premises, en la nube o en una topología híbrida. El almacenamiento, la administración y la entrega de activos basados en la nube pueden ser una opción rentable, segura, escalable y flexible para una organización.

• Reducción de costos de producción y mejor asignación de recursos. La centralización de activos dentro de un sistema DAM permite a las organizaciones encontrar y reutilizar activos, lo que reduce los costos de producción y duplica los flujos de trabajo. Los costos reducidos fomentan la asignación de recursos en otras áreas del negocio. El aumento de la eficiencia resultante ayuda a que los activos y las soluciones lleguen al mercado más rápidamente.
• Más transparencia organizativa. Dado que un DAM proporciona a los usuarios una visión clara y completa de los activos digitales, esto tiene repercusiones en la planificación y ejecución del contenido. Puede aumentar la colaboración entre varias partes interesadas o introducir flujos de trabajo de mayor impacto mediante la eliminación de proyectos redundantes.
• Mayor conversión y retención de clientes. Cuando las empresas organizan el contenido de manera adecuada en función de la etapa del usuario en el proceso de compra, pueden ofrecer contenido y materiales de marketing en el momento adecuado para su público objetivo. DAM permite a las organizaciones personalizar la experiencia del cliente, estableciendo y fomentando relaciones más sólidas que hacen que los clientes potenciales y existentes avancen por el ciclo de compra de forma más rápida y eficaz.
• Coherencia de marca. DAM ayuda a garantizar que los mensajes, el posicionamiento, la representación visual y otros medios de adhesión a la marca sean coherentes. Con DAM, las áreas funcionales y las unidades de negocio pueden reutilizar archivos creativos y otros activos para aumentar la eficiencia y presentar una verdad única al mercado.
• Gobernanza y cumplimiento. Las licencias, la documentación legal, los archivos y otros activos pueden desempeñar un papel clave en el cumplimiento de las exigencias normativas gubernamentales o impulsadas por la industria. La capacidad de organizar y recuperar rápidamente estos materiales puede ahorrarle tiempo y dinero a las organizaciones, así como mitigar la interrupción de los procesos comerciales centrales.
  

La aparición de la autoedición a fines de la década de 1980 permitió a los impresores, editores y anunciantes digitalizar texto, gráficos y fotografías. Por su tamaño excesivo para la mayoría de los discos duros internos, estos archivos se transfirieron a medios externos con etiquetas de metadatos simples. Se colocaron en archivos y carpetas simples y jerárquicos.

En 1992, Canto Software lanzó Cumulus, uno de los primeros sistemas DAM. Se trataba de una solución on-premises e independiente que presentaba funciones de vista previa en miniatura, indexación de metadatos y búsqueda. Si bien las primeras soluciones DAM hicieron que los activos fueran fáciles de encontrar, verificar y recuperar, los archivos aún no eran fáciles de compartir.

A principios de la década de 2000, el sistema DAM basado en servidor habilitó el intercambio de archivos a través de Internet. Poco después, el almacenamiento en la nube ofreció otra forma de almacenar, gestionar y distribuir activos digitales.

DAM evolucionó rápidamente hasta convertirse en bibliotecas integradas capaces de ofrecer contenido a una variedad de dispositivos, sistemas y repositorios. Las interfaces de programación de aplicaciones (API) permitieron que los activos se conectaran a diferentes aplicaciones y cumplieran requisitos específicos de manera rápida y eficiente.

Ahora es común que las funcionalidades de inteligencia artificial estén integradas en DAM: etiquetado inteligente y referencias cruzadas de activos, incluido el reconocimiento de voz y video. IBM Watson Video Enrichment puede analizar transmisiones de video utilizando tecnologías de aprendizaje profundo, mientras que IBM Blockchain Platform garantiza una mayor seguridad del sistema DAM. Mediante el aprendizaje automático, los sistemas DAM pueden prever las necesidades de contenido y hacer recomendaciones a los usuarios. Con estas tareas de marketing que se realizan muy rápidamente, a menudo en minutos o menos, las organizaciones pueden realizar ajustes casi en tiempo real para obtener una ventaja competitiva.

Al analizar las plataformas DAM, es importante evaluar si las soluciones que selecciona brindan funcionalidades que lo ayudarán a implementar una solución exitosa para satisfacer sus necesidades actuales y futuras. Una solución DAM exitosa proporcionará las siguientes funcionalidades:

• Respaldar el ciclo de vida de los activos y los permisos basados en roles: su solución DAM debería permitirle gestionar sus activos digitales desde la idea hasta la concepción, y durante sus ciclos de vida. También debe proporcionar derechos y permisos de acceso con el nivel de detalle que necesita para preservar la integridad de sus activos.
• Integración: Su solución DAM debe integrarse con las soluciones que tiene implementadas hoy, como la creación y distribución de activos, y cualquier sistema que planee agregar en el futuro.
• Flexibilidad bidireccional: una solución DAM ágil y flexible proporcionará la flexibilidad para buscar activos en cualquier dirección. La flexibilidad bidireccional le permite buscar metadatos, como la marca, para encontrar un activo o buscar activos específicos para encontrar metadatos. Esta funcionalidad admite la búsqueda y la reutilización de activos por parte de otros grupos funcionales dentro de una organización.
• Funcionalidad de importación y exportación: su solución DAM no debe crear un conjunto aislado de datos. Su solución ideal debe incluir la capacidad de compartir activos digitales, así como resultados de búsqueda y otros datos.
• Infraestructura estable de almacenamiento y transferencia: la solución DAM que elija es tan importante como la forma y el lugar en que se almacenan los activos, y la capacidad de transferir los activos donde sea que se necesiten. Ya sea que elija almacenamiento definido por software on-premises o almacenamiento basado en la nube, considere la confiabilidad, flexibilidad, escalabilidad, rendimiento y capacidad de recuperación para proteger sus activos.
• Eficiencia en la transferencia de archivos: la velocidad y la eficiencia de la transferencia de archivos son importantes porque afectan directamente la velocidad de su negocio. La capacidad de compartir y utilizar los activos cuando y donde los necesite lo ayudará a definir la eficacia de la solución que elija.
  

DAM ayuda a las organizaciones de todo el mundo a mantener los derechos de acceso, el control y la integridad de sus activos digitales para muchos propósitos. La implementación de DAM como una solución holística centralizada conectada con estrategias corporativas y funcionales puede proporcionar una experiencia más consistente y atractiva para el cliente. Según Forrester, "más de 2/3 de las empresas desean entregar su contenido de manera más eficiente. Actualmente, las empresas exitosas hacen de DAM una parte de sus estrategias de contenido y experiencia digital más amplias, no una solución puntual". ¹
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