¿Qué es la gestión de riesgos de terceros (TPRM)?
La gestión de riesgos de terceros (TPRM) identifica, evalúa y mitiga los riesgos asociados con la externalización de tareas a proveedores externos o proveedores de servicios.
En un mundo cada vez más interconectado y externalizado, la gestión de riesgos de terceros (TPRM) es una estrategia empresarial esencial. La TPRM identifica y mitiga los riesgos a los que se enfrentan las organizaciones al relacionarse con proveedores externos o proveedores de servicios. Estos terceros pueden estar involucrados en diversas funciones comerciales, que van desde servicios de TI y desarrollo de software hasta gestión de la cadena de suministro y atención al cliente.
La necesidad de la TPRM surge de las vulnerabilidades inherentes a las relaciones con terceros. La externalización de tareas puede aportar ventajas como el ahorro de costes, la escalabilidad y el acceso a conocimientos especializados, pero también expone a las organizaciones a posibles problemas. El objetivo de la GTPR es proporcionar a las organizaciones un conocimiento exhaustivo de sus relaciones comerciales con terceros y de las medidas de protección que emplean estos proveedores. Esto ayuda a prevenir problemas como interrupciones operativas, violaciones de seguridad y fallas de cumplimiento.
TPRM es sinónimo de términos como gestión de riesgos de proveedores (VRM) o gestión de riesgos de la cadena de suministro, formando un enfoque global para abordar los riesgos a través de diversos compromisos con terceros. Implica principios universales como la diligencia debida, la evaluación de riesgos de terceros, la corrección y la monitorización continua para garantizar que los terceros cumplan con la normativa y protejan los datos confidenciales. Estas prácticas también ayudan a mantener la resiliencia operativa y a garantizar el cumplimiento de los criterios ambientales, sociales y de gobierno (ESG).
Los riesgos digitales, un subconjunto de la GTPRM, abarcan preocupaciones financieras, de reputación, medioambientales y de seguridad. El acceso de los proveedores a la propiedad intelectual, los datos confidenciales y la información de identificación personal (PII) subraya la importancia de la TPRM dentro de los marcos de ciberseguridad y las estrategias de gestión de riesgos cibernéticos.
Ningún departamento es el único responsable de la gestión de riesgos de terceros (TPRM ); varía de una organización a otra. Las empresas pueden tener equipos dedicados a la TPRM o distribuir estas responsabilidades entre varios roles. Los departamentos y puestos comunes que intervienen en la TPRM son el director de seguridad de la información (CISO), el director de adquisiciones (CPO), el director de sistemas de información (CIO), el director de privacidad (CPO), el gestor de tecnología de la información (TI), el gestor de la cadena de suministro y otros.
Una TPRM eficaz protege a las organizaciones de los riesgos de externalización y crea asociaciones más sólidas y resilientes. La integración de TPRM en sus operaciones principales permite a las empresas aprovechar la experiencia externa, al tiempo que mantienen la seguridad, el cumplimiento y la integridad operativa. Esto transforma las vulnerabilidades en riesgos gestionados, lo que permite un crecimiento seguro y conforme.
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La gestión de riesgos de terceros (TPRM) es esencial debido a los riesgos significativos asociados con los proveedores de servicios y proveedores externos. Las relaciones con terceros a menudo implican acceso a información privilegiada, como datos de clientes y sistemas internos, lo que los convierte en posibles puntos de entrada para ciberataques. El riesgo se extiende a los terceros, que son subcontratistas u otros proveedores de servicios contratados por terceros.
Las organizaciones que se centran únicamente en sus medidas internas de ciberseguridad pueden reforzar sus propias defensas, pero corren el riesgo de pasar por alto vulnerabilidades críticas. Si no se amplían estas protecciones a terceros y cuartos, estos siguen expuestos a infracciones y otros incidentes de seguridad.
La TPRM es crucial por varias razones:
Lograr el cumplimiento normativo: las regulaciones de privacidad y protección de datos como GDPR y CCPA requieren que las organizaciones regulen el cumplimiento de terceros. Las infracciones por parte de terceros pueden dar lugar a graves multas y daños a la reputación de la organización principal, incluso si esa organización no es directamente responsable de la infracción.
Impulsar la resiliencia operativa: las interrupciones de terceros pueden provocar retrasos, defectos y desafíos operativos. Una TPRM eficaz garantiza la continuidad de las actividades mediante la identificación y mitigación de estas vulnerabilidades. Esta exposición al riesgo es especialmente crucial para los sectores que dependen de la cadena de suministro, donde la TPRM ayuda a mantener las Operaciones sin problemas y a mantener los estándares de calidad.
Gestionar las relaciones con los proveedores: las relaciones con terceros varían en cuanto a sus estándares de seguridad. TPRM implica una diligencia debida exhaustiva, evaluaciones de riesgos y un seguimiento continuo para garantizar que los proveedores cumplan con altos estándares éticos y de seguridad.
Mitigar los riesgos de ciberseguridad: los terceros suelen tener acceso a datos confidenciales y sistemas internos, lo que los convierte en posibles puntos de entrada para ciberataques. Una TPRM robusta extiende las medidas de ciberseguridad a estas entidades externas e incluye la seguridad de los datos para protegerse contra violaciones de seguridad y filtraciones de datos.
Preservar la reputación: las acciones de terceros pueden afectar directamente a la reputación de una organización. Al gestionar los riesgos de terceros, las empresas pueden evitar prácticas poco éticas y conductas indebidas que podrían dañar su marca y la confianza de los clientes.
Proteger el impacto empresarial: sin una TPRM adecuada, las relaciones con terceros pueden dejar a las empresas expuestas a riesgos que pueden tener impactos duraderos en sus resultados. TPRM ayuda a las organizaciones a evitar pérdidas financieras asociadas con fallos de terceros, como los costos de gestionar una vulneración de datos, honorarios legales por incumplimiento y pérdidas por tiempo de inactividad operativa.
Reducir la complejidad y la superficie de ataque: cada tercero aumenta la superficie de ataque de la organización. TPRM reduce la complejidad gestionando las vulnerabilidades potenciales introducidas por numerosas conexiones de terceros.
Al gestionar eficazmente los riesgos de terceros, las empresas pueden proteger sus operaciones y prosperar en un entorno interconectado y subcontratado.
Las organizaciones identifican a terceros mediante la consolidación de la información existente sobre proveedores, la integración con las tecnologías existentes y la realización de evaluaciones o entrevistas con los propietarios internos de las empresas. Esta fase incluye la creación de un inventario del ecosistema de terceros y la clasificación de los proveedores externos en función de los riesgos inherentes que suponen para la organización.
Las organizaciones evalúan las RFP y seleccionan nuevos proveedores en función de las necesidades y criterios empresariales específicos. Este proceso de selección de proveedores implica evaluar la exposición al riesgo y puede requerir cuestionarios y evaluaciones in situ para verificar la exactitud y eficacia de sus medidas de seguridad interna y de seguridad de la información . Entre los factores clave que se tienen en cuenta están las calificaciones y la posición de seguridad del proveedor, el cumplimiento de las normas del sector y la adecuación general a los requisitos de la organización.
Las organizaciones realizan evaluaciones de riesgos exhaustivas de proveedores seleccionados utilizando varios estándares (por ejemplo, ISO 27001, NIST SP 800-53) para comprender los riesgos potenciales. Algunos utilizan intercambios de riesgos de terceros para acceder a evaluaciones precompletadas, mientras que otros emplean software u hojas de cálculo de automatización de evaluaciones.
Después de evaluar los riesgos, las organizaciones realizan la mitigación de riesgos. Esta mitigación implica señalar y puntuar los riesgos, determinar si los niveles de riesgo son aceptables dentro del apetito de riesgo de la organización y aplicar los controles necesarios para reducir los riesgos a niveles aceptables. La monitorización continua se utiliza para identificar eventos que podrían alterar el perfil de riesgo, como vulneraciones de datos o cambios normativos.
Esta fase podría coincidir con la mitigación de riesgos e implica la negociación y finalización de contratos con los proveedores. Los aspectos clave incluyen asegurarse de que los contratos incluyen disposiciones críticas como cláusulas de confidencialidad, acuerdos de confidencialidad, acuerdos de protección de datos y acuerdos de nivel de servicio (SLA). Los contratos deben estructurarse para abordar las principales preocupaciones de gestión de riesgos y los requisitos de cumplimiento. Los proveedores se incorporan integrándolos en los sistemas y procesos de la organización.
Las organizaciones mantienen registros detallados de todas las interacciones de terceros y actividades de gestión de riesgos. La implementación del software TPRM puede facilitar el mantenimiento de registros exhaustivos y auditables, lo que permite una mejor presentación de informes y cumplimiento.
La monitorización continua de los proveedores externos es crucial, ya que proporciona información continua sobre su posición de seguridad y sus niveles de riesgo. Los eventos clave a monitorizar incluyen cambios regulatorios, viabilidad financiera y cualquier noticia negativa que pueda afectar el perfil de riesgo del proveedor.
Al finalizar las relaciones con los proveedores, las organizaciones deben asegurarse de que todos los datos y activos se devuelvan o eliminen de forma segura y de que se mantengan registros detallados del proceso de baja con fines de cumplimiento. Disponer de una lista de comprobación puede ayudar a garantizar que se siguen todos los pasos necesarios.
Las organizaciones pueden adoptar varias prácticas recomendadas para una TPRM eficaz. Estas son algunas estrategias clave:
Definir los objetivos de la organización
- Alinear el TPRM con la estrategia general de gestión de riesgos de la organización
- Crear un inventario sólido que diferencie a los terceros e identifique las acciones de protección necesarias.
- Establecer un mapa de riesgos que abarque múltiples áreas (riesgo financiero, riesgo operativo, riesgo de cumplimiento, riesgo estratégico, riesgo de reputación y otros).
Obtener la aceptación de las partes interesadas
- Involucrar a las partes interesadas en las primeras etapas del proceso para diseñar e implementar el programa TPRM de manera efectiva
- Asegúrese de que el equipo ejecutivo conozca y esté alineado con todos los riesgos de terceros
- Garantizar la cooperación de todas las partes relevantes (riesgos y cumplimiento, compras, equipos de seguridad y comerciales)
- Evitar los enfoques aislados al tener una estrategia integral que incluya aportes de todos los departamentos relevantes
Establecer un programa de TPRM
- Desarrollar un enfoque programático con una estructura de gobierno para unos procesos de gestión de riesgos coherentes y repetibles. Los webinars regulares, por ejemplo, pueden mantener informadas y actualizadas a las partes implicadas.
- Adapte el programa de gestión de riesgos de terceros a los requisitos normativos, de protección de datos y de tolerancia al riesgo específicos de la organización.
Mantener un inventario preciso de los proveedores
- Implementar estrategias para mantener un inventario actualizado de todos los terceros
- Garantizar una visibilidad completa del panorama de terceros para gestionar los riesgos de seguridad de forma eficaz
Priorizar a los proveedores
- Segmentar el inventario de proveedores en niveles en función de su riesgo y criticidad
- Centrar los recursos en los proveedores de alto riesgo para una diligencia debida más estricta y una monitorización continua.
Evaluar la seguridad durante el proceso de contratación
- Realizar evaluaciones de seguridad de proveedores externos durante la adquisición, no solo al final de las negociaciones.
- Integrar los requisitos de seguridad en los contratos en una fase temprana para garantizar el cumplimiento y mitigar los riesgos antes de finalizar los acuerdos.
Mirar más allá de la ciberseguridad
- Abordar varios tipos de riesgos, no solo la ciberseguridad
- Considerar los riesgos de reputación, geográficos, geopolíticos, estratégicos, financieros, operativos, de privacidad, de cumplimiento, éticos, de continuidad del negocio, de rendimiento y medioambientales.
- Comprender todos los riesgos relevantes para crear un programa integral de TPRM
Automatizar los procesos mediante el software TPRM
- Automatice los procesos TPRM repetitivos para mejorar la eficiencia. El software TPRM puede agilizar procesos como:
- Incorporación de proveedores y evaluación de riesgos
- Asignación de tareas de mitigación y realización de revisiones de rendimiento
- Envío de notificaciones y generación de informes
Implementar la monitorización continua:
- Habilite la monitorización continua para evaluar los riesgos de terceros en tiempo real
- Utilice herramientas automatizadas para detectar con prontitud los problemas de seguridad y cumplimiento de la normativa
- Mantenga una visión constante del panorama de riesgos de terceros para abordar los cambios de forma proactiva