¿Qué es la automatización de tareas?

Ya existen muchas formas de automatización de tareas en nuestra vida cotidiana. Por ejemplo, los pasajeros de los aviones pueden imprimir tarjetas de embarque a través de los quioscos de facturación del aeropuerto, los compradores pueden escanear sus compras en los sistemas de autopago y los comensales pueden realizar y pagar pedidos de comida utilizando quioscos de autoservicio.

En el caso concreto de las empresas, la automatización de tareas se engloba dentro de la automatización de procesos empresariales (BPA, por sus siglas en inglés) y es la forma más básica, ya que automatiza tareas individuales dentro de los procesos empresariales o flujos de trabajo. Las aplicaciones típicas incluyen la programación de citas, la captura de firmas digitales para contratos y el envío de correos electrónicos de bienvenida a los nuevos empleados, entre otras.

Con los avances en inteligencia artificial (IA), la incorporación de la automatización de la IA permite automatizar tareas más complejas, lo que beneficia a una serie de funciones, desde el servicio de atención al cliente y el marketing hasta las operaciones de TI y la gestión de la cadena de suministro.

Antes de desarrollar una estrategia de automatización, las organizaciones deben identificar tareas específicas para automatizar dentro de un proceso empresarial o flujo de trabajo y elegir las tecnologías adecuadas para respaldar las automatizaciones.

Estos son 4 pasos que las empresas pueden seguir para ayudarles a dar los primeros pasos con la automatización de tareas:

1. Determine y evalúe qué tareas automatizar
   
   

2. Seleccione un sistema de automatización
    

3. Implemente la automatización
    

4. Evalúe el impacto de la automatización

No todas las acciones se prestan a la automatización. Algunas tareas seguirán requiriendo intervención humana. Como tal, las empresas pueden distinguir a los principales candidatos para la automatización a través de ciertos criterios:

• Tareas sencillas que no impliquen un pensamiento crítico, como la introducción de datos.

• Tareas repetitivas, como publicar la misma descripción de puesto para puestos vacantes en varios sitios de trabajo o enviar correos electrónicos de seguimiento repetitivos a clientes potenciales.

• Tareas recurrentes como programar publicaciones diarias en redes sociales, realizar copias de seguridad de archivos semanalmente o enviar facturas y pagos mensuales.

• Tareas manuales que son propensas a errores humanos, como copiar y pegar datos entre aplicaciones.

• Acciones que se pueden estandarizar, como responder a las consultas de los clientes sobre el horario de apertura de la tienda, los plazos de entrega y los productos devueltos.

• Acciones que dependen de un desencadenante o evento en particular, como crear un nuevo ticket cuando se recibe un formulario de solicitud de atención al cliente.

Acérquese a los equipos sobre el terreno para comprender sus retos y descubrir cómo la automatización puede ayudarles en sus tareas y reducir su carga de trabajo. Involucrar a los miembros del equipo desde el principio del proceso puede ayudarles a abrirse y aceptar los cambios que trae la automatización.

Opte por el software de automatización de tareas que mejor se adapte a una acción y sus casos de uso. Otras consideraciones incluyen la compatibilidad y la integración con la pila tecnológica existente de una empresa, la facilidad de uso, las características, los precios y la escalabilidad.

Estas son algunas herramientas de automatización de tareas entre las que elegir:

• Las plantillas personalizables pueden estandarizar documentos, correos electrónicos y formularios y adaptarlos a los flujos de trabajo y procesos de una organización.

• Las funciones basadas en reglas determinan acciones basadas en un conjunto predefinido de condiciones o activadores, como filtrar correos electrónicos o enviar recordatorios periódicos antes de un evento.

• Las plataformas no-code y low-code tienen interfaces de arrastrar y soltar que permiten a los usuarios con poca o ninguna experiencia y conocimiento en codificación desarrollar e implementar rápidamente soluciones de automatización de tareas.

• El software de automatización del flujo de trabajo puede ayudar a automatizar las tareas dentro de un flujo de trabajo para que se completen en el orden correcto y fluyan sin problemas de una fase a la siguiente. Por ejemplo, cuando se contrata a un candidato, el software deautomatización del flujo de trabajo de recursos humanos (RR. HH.) activa una serie de tareas automatizadas, desde la creación de cuentas para el nuevo empleado en los sistemas de finanzas y RR. HH. hasta la configuración del acceso al software, el envío de documentos y la programación de sesiones de orientación. Algunos sistemas de automatización de flujos de trabajo incluyen ClickUp y HubSpot.

• La automatización robótica de procesos (RPA) emplea robots de software o "bots" para automatizar tareas repetitivas basadas en reglas. Estos bots emulan las acciones humanas manipulando datos e interactuando con sistemas digitales. La RPA se puede utilizar para extraer datos, completar formularios y mover archivos, entre otras tareas administrativas.

• Las herramientas de gestión de tareas pueden impulsar la colaboración entre equipos automatizando la asignación de tareas, la monitorización del progreso y la aprobación de tareas.

• Las plataformas de integración utilizan interfaces de programación de aplicaciones (API) para conectar varias aplicaciones dentro de una empresa, como el software de gestión de la relación con el cliente (CRM), los sistemas de planificación empresarial de recursos (ERP) y las herramientas de gestión de proyectos. Las plataformas de integración permiten la interoperabilidad y el flujo continuo de datos entre sistemas, lo que facilita la automatización y optimización de tareas. Algunas plataformas de integración incluyen IFTTT y Zapier.

La adopción de una solución de automatización implica incorporar a los equipos y partes interesadas necesarios y capacitarlos en las nuevas tecnologías y procesos. Comience poco a poco: una implementación piloto para una tarea específica con un número determinado de usuarios puede ayudar a probar y mejorar el proceso de automatización antes de escalarlo ampliamente en toda la empresa.

Después de implementar una herramienta de automatización de tareas, rastree y mida su impacto y eficacia. Las métricas que pueden ser útiles incluyen el ahorro de tiempo y costes, la reducción de errores, el aumento de la productividad, las mejoras en la satisfacción de los empleados y los cambios a trabajos de mayor valor.

Las empresas pueden encontrar obstáculos con la automatización, como obtener la aceptación de los stakeholders relevantes, gestionar las facetas técnicas de la Tecnología de automatización, la reticencia de los miembros del equipo a adoptar soluciones de automatización, la dificultad para adaptarse a los procesos de automatización y dirección de las carencias de habilidades relacionadas con la automatización.

A pesar de estos desafíos, la automatización de tareas ofrece varios beneficios para las empresas:

1. Mayor precisión, eficiencia y productividad 

2.    Mayor énfasis en el trabajo de alto valor

3.    Un aumento en la satisfacción de los empleados

4.    Ayuda a las empresas a escalar

La automatización de tareas tediosas y laboriosas elimina los cuellos de botella que obstaculizan la productividad. En una encuesta realizada por Salesforce (enlace externo a ibm.com), el 74 % de los usuarios de automatización dijeron que las soluciones de automatización ayudan a acelerar su trabajo, mientras que otro 88 % mencionó confiar en las herramientas de automatización para completar tareas sin errores.

Combinar un aumento de la eficiencia con una mayor precisión puede conducir a un aumento de la productividad, y el 79 % de los encuestados señaló que aumentar la productividad es uno de los mayores beneficios de la automatización.

La automatización puede liberar a los empleados de realizar tareas mundanas y capacitarlos para participar en actividades más estratégicas y de mayor impacto. La encuesta de Salesforce descubrió que el ahorro de tiempo de la automatización permitió a los encuestados aprender nuevas habilidades, asumir proyectos más desafiantes e incluso profundizar sus relaciones con los clientes.

La automatización de tareas puede tener un efecto positivo en el compromiso de los empleados. Como resultado del uso de la automatización en el lugar de trabajo, el 89 % de los encuestados se sienten más satisfechos con su trabajo y el 84 % se sienten más satisfechos con su empresa. También informaron de niveles más bajos de estrés y un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida privada como resultado del uso de herramientas de automatización.

La automatización de tareas se puede utilizar para estandarizar los procesos empresariales, agilizar los flujos de trabajo y optimizar el uso de recursos, todo lo cual ayuda a las empresas a operar de forma más coherente y fiable y a escalar hacia un negocio más adaptable y ágil.

La IA puede emplearse para automatizar tareas de forma más eficaz. Estas son algunas tecnologías de IA comunes utilizadas para la automatización de tareas:

• Los algoritmos de machine learning se entrenan con datos y aprenden a identificar patrones y generar predicciones.

• Los modelos de procesamiento del lenguaje natural (PLN) permiten a los sistemas reconocer, comprender y generar texto y voz.

• La visión artificial extrae información significativa de imágenes digitales, vídeos y otras entradas visuales para tomar decisiones y recomendar acciones.

Un tipo más avanzado de BPA, conocido como automatización inteligente, combina la automatización de tareas con IA, RPA y otras tecnologías de automatización para tareas de nivel superior que requieren habilidades cognitivas y de toma de decisiones. Por ejemplo, las herramientas de IA conversacional como los chatbots y agente virtuales se pueden implementar en diferentes canales, incluidos sitios web, redes sociales y plataformas de mensajería como Slack y WhatsApp, para gestionar las consultas rutinarias de los clientes en tiempo real. Esto permite a los representantes humanos del servicio de atención al cliente abordar solicitudes más complejas.

Casos de uso de la IA en la automatización de tareas

La aplicación de la IA para la automatización de tareas puede redefinir el trabajo en diversos sectores e industrias.

AIOps: AIOps (inteligencia artificial para operaciones de TI) emplea la IA para automatizar y optimizar la gestión de servicios de TI y los flujos de trabajo operativos. Las tareas que pueden automatizarse a través de AIOps incluyen el análisis de la causa raíz, el rastreo del origen de las interrupciones de la red y el análisis de datos para detectar anomalías.

Sanidad: la IA se puede utilizar para tareas administrativas, como la gestión de registros médicos electrónicos, el envío de notificaciones para citas y la gestión de facturas y el procesamiento de reclamaciones para que los profesionales sanitarios puedan centrarse más en la atención al paciente.

Marketing: la IA puede automatizar tareas de marketing como la gestión de campañas y el análisis de la demografía de la audiencia para crear segmentos para un alcance personalizado. La IA generativa también se puede utilizar para automatizar la creación de contenidos para campañas de marketing.

Comercio minorista: la IA permite completar las devoluciones y procesar los reembolsos sin la ayuda de trabajadores humanos.

Ventas: la IA se puede utilizar para buscar clientes potenciales, calificarlos en función de un sistema de puntuación y crear mensajes personalizados para influir en ellos.

Automatización de la cadena de suministro: los asistentes de IA pueden ayudar a introducir facturas, órdenes de compra y recibos automáticamente en el software ERP o de contabilidad de una organización. Durante la gestión de inventario, las tecnologías de IA pueden integrar los datos de los pedidos de compra con los patrones de demanda históricos para mantener unos niveles de inventario adecuados.