¿En qué consiste la automatización de ventas?

La automatización de las ventas, o automatización del proceso de ventas, es la estrategia de utilizar tecnologías para eliminar tareas repetitivas, mejorar la eficiencia y aumentar la productividad del equipo de ventas.

Las herramientas de automatización de ventas ayudan a los profesionales de este departamento a adaptarse mejor a la dinámica cambiante del proceso de ventas y a proporcionar valor a sus clientes potenciales.

Al incorporar la automatización a las actividades de ventas, los equipos de este departamento mejoran la experiencia del cliente. Las organizaciones pueden ser más eficientes y mover mejor a los clientes potenciales a lo largo del embudo de ventas. La automatización de las ventas mejora varios procesos a lo largo del ciclo, desde la generación de oportunidades y la prospección hasta la incorporación y la retención.

Desde siempre, la automatización de ventas se ha alineado en torno a la captura y el análisis de datos y la automatización del flujo de trabajo, lo que implica realizar acciones automáticamente con esos datos. El auge de tecnologías avanzadas como la inteligencia artificial (IA) ha ampliado lo que puede hacer la automatización de ventas. La mejor estrategia de automatización de ventas combina las prácticas tradicionales con nuevas tecnologías como la IA generativa, el machine learning y la automatización de procesos robóticos (RPA).

La automatización de las ventas puede aumentar el rendimiento de dicho departamento y mejorar los resultados, especialmente para las pequeñas empresas que podrían no tener muchos profesionales de ventas para manejar todas sus necesidades a lo largo del proceso.

La automatización del marketing es el uso de software y tecnología para gestionar los procesos y tareas rutinarios de marketing en múltiples canales. Los procesos de marketing y ventas deben trabajar juntos compartiendo automáticamente información sobre las personas y empresas a las que llegó el equipo de marketing. Además, las plataformas de los equipos de ventas deben compartir automáticamente sus éxitos con los equipos de marketing para que puedan conocer qué tipos de empresas son persuadibles.

Según un estudio de Salesforce, los miembros del equipo de ventas solo dedican el 28 % de su tiempo a vender y el resto a realizar tareas manuales. La automatización de ventas aumenta la productividad de las ventas de varias maneras. Actualmente, los empleados se encargan de varias tareas manuales o repetitivas que requieren mucho tiempo y son propensas a errores. La automatización de estos casos de uso de tareas de ventas produce muchos beneficios.

• Automatización de la puntuación de clientes potenciales
• Captura de datos de clientes
• Elaboración de informes de ventas
• Redacción de mensajes
• Mejora la generación de oportunidades
• Optimización de flujos de trabajo
• Mejora de la previsión de ventas

Toda organización de ventas que cuente con un proceso de gestión de pipeline bien ejecutado desea puntuar a cada posible cliente en función de la probabilidad de que se convierta en un cliente real. La automatización de las ventas puede tomar la nueva información de los clientes potenciales que se necesita para la gestión de los mismos, como la información demográfica, psicográfica y financiera. A continuación, puede analizar esa información y producir la puntuación correcta para cada cliente potencial, identificando mejor los clientes potenciales cualificados con los que los representantes de ventas deben hacer un seguimiento.

Las herramientas de automatización pueden ayudar a las organizaciones a acumular y analizar mejor las enormes cantidades de datos de ventas que crea su organización. También puede ayudarlas a agregar y analizar datos externos que pueden añadir a sus datos propios para mejorar la previsión de las ventas. La automatización agiliza la entrada de datos para que los profesionales de ventas puedan centrarse en las tareas más importantes.

La compilación de informes de ventas puede llevar horas a los agentes del departamento, cuando puede automatizarse fácilmente con la tecnología adecuada. La automatización puede extraer información pertinente y utilizar plantillas para compilar nuevos informes. Esto libera al agente de ventas individual para analizar los resultados o dedicar más tiempo a interactuar con los clientes potenciales. Eso resuelve sus mayores problemas y garantiza que sepan cómo utilizar los productos o servicios de la organización.

Los equipos de ventas deben utilizar la hiperpersonalización y los mensajes personalizados cuando se pongan en contacto con los clientes potenciales. Pueden utilizar herramientas de IA generativa como chat GPT, Google Gemini y otras para redactar muchos tipos diferentes de mensajes, que los profesionales de ventas pueden editar para personalizar a medida.

Las tecnologías de automatización de ventas ayudan a las organizaciones a gestionar mejor los clientes potenciales entrantes y la prospección saliente. Los profesionales de ventas que antes utilizaban hojas de cálculo u otras herramientas de escritorio para realizar tareas que requerían mucho tiempo, como el seguimiento de clientes potenciales, ahora pueden utilizar una plataforma compartida con otros representantes de ventas.

La automatización de ventas puede resolver obstáculos en muchos flujos de trabajo de los que dependen los vendedores. Puede agregar automáticamente nuevos contactos a la plataforma CRM de una organización y etiquetarlos de manera adecuada.

Los flujos de trabajo automatizados, a menudo impulsados por IA, pueden transcribir transcripciones de llamadas de ventas y extraer puntos clave y tareas en tiempo real. Puede eliminar la necesidad de realizar manualmente tareas administrativas como la incorporación de clientes, la gestión de proyectos y la elaboración de informes de gastos.

Avid Solutions utilizó la tecnología IBM watsonx Orchestrate para automatizar esas tareas, lo que redujo el tiempo de incorporación de clientes en un 25 %.

Hay varios tipos de software de ventas que se benefician especialmente de la automatización, todos los cuales han mejorado su funcionalidad debido a la introducción de la IA. Estas plataformas de automatización ayudan a los profesionales de ventas a gestionar sus flujos de trabajo.

Las organizaciones necesitan un software CRM para realizar un seguimiento de su gestión de contactos, es decir, las relaciones con clientes y posibles clientes. El software CRM proporciona contexto en torno a la relación de la organización con individuos y empresas. Puede tomar la información de contacto y añadirla a los campos correctos, lo que ayuda a las empresas a realizar un mejor seguimiento de las interacciones con sus clientes. Las plataformas CRM con IA ahora también pueden escanear otras fuentes de datos para añadir la información que falta. La automatización puede agregar más datos de clientes al CRM de forma más eficiente, dando a los profesionales de ventas la confianza de que tienen información actualizada a mano. Esa confianza les ayuda a saber con quién deben ponerse en contacto para poder convertir más ventas.

Los responsables de ventas dependen de una amplia variedad de métricas para comprender la salud general de su estrategia. Las plataformas modernas de datos y análisis pueden automatizar la recopilación de datos, realizar un análisis y generar notificaciones cuando los datos pertinentes estén listos para ser revisados. La automatización de datos ayuda a la organización a poner esa información a disposición de toda la empresa, lo que permite una toma de decisiones más rápida.

La tecnología de automatización del correo electrónico puede ayudar a los equipos de ventas a crear campañas de correo electrónico de ventas más sólidas, como campañas de renovación y desarrollo de clientes potenciales. Las plataformas de automatización de contenido ayudan a los equipos de ventas a crear plantillas de correo electrónico, secuencias de correo electrónico de difusión y correos electrónicos de seguimiento. Les ayuda a crear las plantillas de correo electrónico fundamentales iniciales y a crear varias versiones de ellas que puedan resultar atractivas para diferentes públicos. Las organizaciones que utilizan la automatización del correo electrónico pueden configurar activadores para llegar a clientes potenciales cuando muestran señales de interés en comprar, lo que puede aumentar las conversiones y los ingresos.

Los profesionales de ventas dependen cada vez más de plataformas de redes sociales como LinkedIn y otras para llegar a sus clientes. Los clientes pueden programar el contenido para que se envíe a diferentes segmentos en diferentes momentos. Estas plataformas ofrecen cada vez más herramientas impulsadas por IA que pueden ayudar a redactar contenido hiperpersonalizado y ayudar a identificar nuevos segmentos a los que dirigirse. La automatización de las redes sociales reduce el trabajo manual de publicar en múltiples canales. También puede utilizarse para responder automáticamente a las solicitudes de servicio de atención al cliente con mensajes de que un representante se pondrá en contacto en breve.

Los equipos de ventas de varios sectores suelen viajar para reunirse con los clientes donde viven o trabajan. Dependen de tener acceso a información actualizada cuando se opera en la carretera. Necesitan acceder a los datos de cada vez que reciben sus llamadas de ventas. Los profesionales de ventas pueden utilizar las aplicaciones de ventas mientras se reúnen con los clientes para recibir y actualizar la información, que puede distribuirse en todas las organizaciones. Crea una única fuente fiable para toda la información, lo que permite a los representantes en la oficina y a los representantes en la oficina decidir basándose en los mismos datos.

Las organizaciones pueden ayudar a los clientes a obtener información básica sobre su empresa y los productos o servicios a través de chatbots de cara al público. Los posibles clientes pueden hacer preguntas y acceder a la información en cualquier momento a lo largo de su recorrido como clientes. El cliente de IBM, Comparus, utilizó el proceso de lenguaje natural (PLN) de IBM watsonx Assistant y las capacidades de IA generativa de IBM watsonx.ai para impulsar su propio chatbot, TiONA. El chatbot redujo las consultas al banco en un 30 %. Los chatbots ayudan a reducir el personal necesario para obtener información general de los posibles clientes para que puedan concentrarse en discusiones más importantes.

Existen varios beneficios clave para las organizaciones que utilizan tecnologías de automatización de las ventas.

• Cierre acuerdos más rápido
• Aumente la satisfacción de los empleados
• Identifique nuevos segmentos de mercado
• Minimice la pérdida de clientes

Las organizaciones que han adoptado más soluciones de automatización de ventas pueden satisfacer las necesidades de los clientes y ofrecer el punto de precio correcto más rápidamente que las que dependen de medios manuales. Pueden identificar clientes potenciales fuertes en el proceso de ventas y priorizar la interacción con ellos.

Es probable que la satisfacción de los empleados aumente cuando las organizaciones eliminen la necesidad de que sus equipos de ventas realicen tareas que requieren mucho tiempo. El estudio de Salesforce descubrió que el 89 % de los trabajadores estaban más satisfechos con su trabajo cuando incluían la automatización.

Los gestores de ventas pueden tener más acceso en tiempo real a datos de ventas importantes sin necesidad de pedir a los empleados que les envíen documentos. Los agentes de ventas pueden centrarse en lo que tienen que hacer para convertir los clientes potenciales, lo que puede dar lugar a un aumento de las bonificaciones y las promociones, en lugar de en la entrada de datos.

Las plataformas de automatización de ventas pueden analizar datos e identificar patrones que puede que los empleados no vean. Por ejemplo, el crecimiento previsto en un mercado internacional podría llevar a la organización a invertir más recursos en esa área o a producir un producto o crear un servicio dirigido a ese público.

Las herramientas de automatización pueden utilizar la IA para analizar datos y ver si clientes o grupos de clientes específicos corren el riesgo de cambiar de proveedor por algún motivo en particular. Pueden alertar a los equipos de ventas cuando los clientes corren el riesgo de abandono. Algunos ejemplos pueden ser los clientes que no han iniciado sesión durante un tiempo o los que utilizan menos el servicio.

También existen algunos posibles retos que las organizaciones deben superar si utilizan tecnologías de automatización de ventas.

• Educación de los clientes
• Identificación de la tecnología adecuada
• Protección de la privacidad de datos
• Formación de los equipos de ventas

Las organizaciones de sectores que históricamente implicaban reuniones cara a cara y contratos escritos en papel podrían necesitar educar a sus clientes sobre el valor de las herramientas automatizadas. Es posible que necesiten convencer a los clientes de que las herramientas de automatización pueden ayudarles a obtener más información con mayor rapidez y a tomar mejores decisiones.

Existen muchos tipos de plataformas de automatización que las organizaciones pueden escoger. Por eso, es beneficioso contar con un partner de confianza que pueda ayudar a brindar soluciones de tecnología y, al mismo tiempo, ofrecer orientación sobre toda su pila tecnológica.

Las plataformas de automatización suelen incluir datos confidenciales y conectarse a múltiples tecnologías y software. Las organizaciones deben invertir en la medida de ciberseguridad adecuada para proteger esa información confidencial de hackers u otras partes.

Los profesionales de ventas, especialmente aquellos que tienen procesos que han utilizado durante décadas, pueden tener dificultades al principio para implementar nuevas herramientas y tecnologías en sus flujos de trabajo personales. Es posible que necesiten formación con las nuevas plataformas y también que adopten un cambio de mentalidad. Las organizaciones deben educar a sus profesionales de ventas sobre los beneficios de la tecnología de automatización.