¿Qué es la integración de SaaS?

La integración de SaaS permite a las aplicaciones solicitar y compartir datos de manera fluida, impulsando la automatización del flujo de trabajo y mejorando la funcionalidad en varios procesos empresariales.

El SaaS es un modelo de entrega de software basado en la nube en el que los proveedores de servicios alojan aplicaciones y las ponen a disposición de los clientes a través de Internet. Los usuarios pueden acceder a estas aplicaciones bajo demanda sin necesidad de instalar o mantener el software en sus dispositivos locales. El proveedor de SaaS aloja la aplicación en la nube y gestiona toda la infraestructura subyacente, la seguridad y las actualizaciones.

Las aplicaciones SaaS aportan los beneficios de una implementación rápida, gastos de gestión mínimos y costes predecibles a empresas de todos los tamaños, desde startups hasta grandes organizaciones globales. Las soluciones SaaS suelen estar basadas en suscripción y ofrecen escalabilidad, actualizaciones automáticas y accesibilidad desde cualquier lugar con conexión a internet. Esto ayuda a las organizaciones a centrarse en las operaciones principales mientras utilizan tecnología de vanguardia sin grandes inversiones iniciales en infraestructura.

Estas ventajas han convertido al SaaS en el modelo de entrega de software dominante en la actualidad e impulsado la adopción del SaaS en todos los sectores. Los sistemas de gestión de relaciones el cliente (CRM) como Salesforce y HubSpot, las herramientas de colaboración como Microsoft 365 y Slack, y las soluciones de planificación de recursos empresariales (ERP) como las de SAP y Oracle ejemplifican el papel integral que desempeñan las aplicaciones SaaS en las empresas modernas.

Esta ubicuidad subraya el papel del SaaS como fuerza transformadora en las operaciones empresariales modernas, impulsando la eficiencia, la flexibilidad y la innovación en diversos sectores. La incorporación de dispositivos de inteligencia artificial (IA), aprendizaje automático e Internet de las cosas (IoT) ha ayudado a fortalecer estas herramientas e impulsar su adopción. El analista del sector Gartner pronostica que el gasto global en SaaS crecerá un 22 % hasta un total de 295 000 millones de dólares a finales de 2025.¹

Las aplicaciones SaaS ofrecen numerosos beneficios, pero su valor para las organizaciones depende de que mitiguen de manera eficaz los retos y riesgos que las acompañan. A medida que los entornos de TI se vuelven cada vez más complejos, introducen nuevos retos, como flujos de trabajo fragmentados, silos de datos y problemas de compatibilidad con los sistemas existentes. La integración de SaaS ayuda a las organizaciones a abordar estos problemas. Facilita la conectividad y el flujo de datos sin interrupciones entre las distintas aplicaciones y sistemas necesarios para la automatización de los procesos empresariales.

La integración de SaaS funciona mediante el uso de interfaces de programación de aplicaciones (API) para permitir el intercambio de información entre una aplicación SaaS y otras aplicaciones y sistemas empresariales. Una API es un conjunto de reglas y protocolos que permite que las aplicaciones de software se comuniquen y compartan datos, características y funciones.

Las API funcionan autenticando primero las aplicaciones antes de autorizar cualquier transferencia de datos. Los datos suelen intercambiarse utilizando formatos estándar como JSON y XML. Mientras que algunas aplicaciones SaaS se actualizan en tiempo real, proporcionando sincronización inmediata y actualizaciones de datos a medida que se producen cambios, otras se basan en el procesamiento por lotes. El procesamiento por lotes implica acumular datos durante un periodo determinado y luego enviarlos de forma masiva a intervalos programados.

La integración de SaaS puede considerarse como la red interconectada de carreteras de una ciudad. Cada edificio de la ciudad representa una aplicación o sistema diferente, cada uno con su propia función y propósito específicos. Las carreteras, las API en esta analogía, conectan estos edificios, permitiendo que los vehículos (datos) viajen sin problemas de un lugar a otro. Sin estas carreteras, cada edificio funcionaría de forma aislada, incapaz de compartir recursos o comunicarse de manera eficaz.

La red de carreteras permite que la información fluya libremente entre edificios, de forma similar a como la integración de SaaS facilita el intercambio fluido de datos y la coordinación entre diferentes aplicaciones de software. Esta infraestructura interconectada es esencial para el funcionamiento general de la ciudad, así como la integración de SaaS es crucial para mejorar la automatización del flujo de trabajo y aumentar la productividad en varios procesos comerciales.

La mayoría de las aplicaciones SaaS publican sus propias API listas para usar o son compatibles con los tipos de API habituales, como las API REST. En algunos casos, sobre todo en los sistemas más complejos, puede ser necesaria una programación y configuración adicionales para integrar una aplicación SaaS con las aplicaciones y sistemas existentes.

Al integrar las aplicaciones SaaS, los equipos pueden crear flujos de trabajo más sólidos y eficientes, aprovechar mejor la automatización, minimizar la entrada manual de datos (reduciendo el error humano) y obtener más valor de los datos de las aplicaciones.

Hay varias formas en que las organizaciones pueden integrar aplicaciones SaaS, cada una de las cuales ofrece distintas ventajas y características.

La conexión de aplicaciones a través de métodos como el desarrollo personalizado o las integraciones punto a punto requiere mucho trabajo, es inflexible y costosa. A medida que las organizaciones adoptan cada vez más entornos híbridos y multinube, junto con un número creciente de aplicaciones SaaS, la necesidad de una estrategia de integración que se adapte mejor a tal complejidad se vuelve más crucial. Las soluciones iPaaS están diseñadas para abordar esta necesidad y ayudar a las organizaciones en la transformación digital.

Una plataforma iPaaS es un núcleo centralizado que estandariza los flujos de datos entre aplicaciones y racionaliza los procesos empresariales. Las soluciones iPaaS suelen ofrecer un conjunto de plantillas y conectores prediseñados que reducen la complejidad y el tiempo necesarios para conectar aplicaciones y sistemas. Las plataformas iPaaS también ofrecen herramientas low-code y sin código en forma de interfaces visuales intuitivas y módulos de arrastrar y soltar que permiten a los usuarios no técnicos crear y gestionar integraciones.

Las soluciones iPaaS pueden utilizarse para automatizar tareas como la sincronización de pedidos y el inventario entre plataformas de comercio electrónico y CRM, y para conectar varios flujos de datos con el software ERP. Además, una solución iPaaS puede desencadenar acciones automatizadas, como enviar una factura tras la aprobación del proyecto o enviar técnicos o soporte a los clientes afectados durante las interrupciones del servicio.

Las plataformas iPaaS también pueden gestionar requisitos de integración cruciales, como la entrega de datos, el acuse de recibo y el gobierno de datos, lo que elimina la necesidad de que las empresas desarrollen estas capacidades de manera interna. El resultado es una empresa más conectada y mejor posicionada para aprovechar los procesos comerciales automatizados. Con las soluciones de iPaaS, las organizaciones no tienen que crear sus propias integraciones. Sin embargo, aún se necesitan conocimientos técnicos para solucionar problemas con las plataformas iPaaS.

La iPaaS incrustada presenta otra solución. Con la iPaaS incrustada, las empresas SaaS ofrecen capacidades de integración directamente dentro de los productos SaaS. Los servicios EiPaaS facilitan las integraciones orientadas al cliente entre aplicaciones de terceros y la plataforma de un proveedor, para que los clientes puedan vincular sus aplicaciones con los servicios del proveedor. Con la EiPaaS, los clientes pueden crear e implementar sus propias integraciones dentro del software del proveedor, o los proveedores pueden crear integraciones en nombre del cliente y permitirles elegir qué integraciones adoptar.²

La automatización de procesos robóticos es una tecnología que utiliza bots de software para automatizar tareas repetitivas que de otro modo serían realizadas por humanos. En el contexto de la integración de SaaS, la RPA puede automatizar la extracción de datos, la entrada manual de los mismos y otras tareas rutinarias en varias aplicaciones SaaS. Las herramientas de RPA son particularmente útiles para integrar sistemas heredados con aplicaciones SaaS modernas, reduciendo el riesgo de error humano y liberando a los empleados para que se concentren en actividades más estratégicas.

Por ejemplo, en recursos humanos, la RPA puede utilizarse para recopilar y sincronizar la información de las nuevas contrataciones en distintas plataformas. Se puede utilizar un bot automatizado para introducir la información de los empleados, rellenar los formularios necesarios y actualizar los registros de los empleados en el sistema de RR. HH., distribuir materiales de incorporación y formularios de solicitud de acceso, enviar correos electrónicos introductorios y otras tareas. Estas automatizaciones pueden contribuir a una experiencia de incorporación fluida y eficaz sin necesidad de intervención manual. Si bien la implementación de la RPA puede ahorrar tiempo, los flujos de trabajo de los bots pueden fallar después de las actualizaciones de la aplicación o los cambios en la interfaz de usuario.

Una estrategia de integración SaaS personalizada evita la participación de terceros y confía en los desarrolladores internos para crear y mantener las integraciones. Las integraciones personalizadas ofrecen un alto nivel de flexibilidad y personalización. Por este motivo, las empresas que necesitan funciones específicas que las integraciones de aplicaciones estándar no ofrecen a menudo deben confiar, al menos en cierta medida, en la integración personalizada. Este método también puede ser adecuado para organizaciones con necesidades de integración limitadas, donde las demandas de integración personalizada no serán prohibitivamente costosas.

Sin embargo, el desarrollo de integraciones de API personalizadas para muchas aplicaciones de SaaS puede resultar complejo, lento y caro para las empresas que trabajan con muchas aplicaciones SaaS y sistemas locales. El proceso suele implicar varias rondas de desarrollo y pruebas para lograr un flujo de datos adecuado. El mantenimiento y la actualización de las integraciones personalizadas a lo largo del tiempo puede generar deudas técnicas y costosas revisiones, lo que pone a prueba la escalabilidad y la flexibilidad para el crecimiento futuro.

La integración de middleware es el uso de software intermediario que conecta aplicaciones SaaS y sistemas locales. Las soluciones de middleware incluyen herramientas de bus de servicios empresariales (ESB) y plataformas iPaaS que conectan todos los componentes de una pila tecnológica. Las soluciones de middleware tradicionales suelen ser caras de adquirir y necesitan conocimientos especializados para implementarlas y gestionarlas de forma eficaz, lo que cada vez es más raro. La iPaaS es un tipo de middleware basado en la nube diseñado para aplicaciones SaaS y empresas modernas y generalmente se considera una actualización de las soluciones de middleware más tradicionales.

Empresas de todos los sectores están adoptando estrategias de integración de SaaS para simplificar la conectividad y automatizar los procesos empresariales dentro de sus entornos de TI. Los casos de uso comunes de integración SaaS incluyen:

La integración de SaaS proporciona numerosos beneficios, incluida una integración de datos fluida, flujos de trabajo automatizados, escalabilidad mejorada, análisis unificados, ahorro de costes y aumento de la eficiencia y un mayor ROI en SaaS.

La integración de SaaS permite un flujo de datos fluido y preciso entre las aplicaciones empresariales. Esto ayuda a minimizar los errores y a proporcionar actualizaciones en tiempo real en todos los endpoints.

Las soluciones de integración de SaaS facilitan la creación de flujos de trabajo a través de múltiples aplicaciones y sistemas (ya sean basados en la nube o locales), reduciendo los procesos manuales y las tareas repetitivas que deben realizar los empleados.

Cuando una plataforma de comercio electrónico, una plataforma CRM y un panel de control de análisis de datos están todos conectados, un representante de ventas puede obtener toda la información que necesita sobre un cliente específico, sin tener que revisar varias aplicaciones o confiar en otros empleados para migrar o ingresar datos manualmente. Mejor aún, si todas estas aplicaciones se integran con flujos de trabajo internos de machine learning, las organizaciones pueden extraer conocimientos más nítidos de los datos.

La elección de la estrategia de integración adecuada permite a las empresas adaptarse con rapidez a los cambios del mercado y a las nuevas oportunidades mediante la integración de nuevas herramientas y aplicaciones.

La integración de aplicaciones SaaS permite a las organizaciones conectar los sistemas ERP con otras aplicaciones y sistemas locales y basados en la nube. Este entorno unificado proporciona a las empresas una visión más integral del negocio y un conjunto de datos más completo. Con esto, las organizaciones pueden extraer conocimientos útiles de datos integrados que respaldan la planificación estratégica y la toma de decisiones informada.

Una integración de SaaS satisfactoria reduce los gastos de TI al reducir la necesidad de un amplio soporte y un desarrollo personalizado, y también mejora la productividad al reducir el tiempo dedicado a las tareas manuales.

La integración de aplicaciones SaaS ayuda a maximizar el ROI al permitir a las empresas aprovechar al máximo las funciones que proporcionan estas aplicaciones. Al crear un ecosistema de aplicaciones integrado, las organizaciones pueden mejorar la colaboración, racionalizar los flujos de trabajo y ser más productivas.

Si bien la integración de SaaS ofrece numerosos beneficios, también presenta ciertos retos:

Con el aumento de los ciberataques y las vulneraciones de datos, proteger los datos y cumplir los requisitos normativos, como el RGPD y la HIPAA, es más crítico que nunca. Un cifrado sólido, controles de acceso estrictos y auditorías de seguridad periódicas son necesarios para mantener el cumplimiento y proteger la información confidencial al integrar aplicaciones SaaS.

Las arquitecturas de TI complejas que utilizan muchas aplicaciones SaaS pueden plantear retos importantes para una estrategia de integración de SaaS. A menudo se requiere un desarrollo personalizado para cerrar las brechas entre aplicaciones y sistemas incompatibles, mientras que a menudo se necesita experiencia técnica especializada para una implementación y gestión efectivas. La estructura organizativa y la complejidad son factores importantes a tener en cuenta a la hora de elegir una solución de integración.

La sincronización de grandes conjuntos de datos en tiempo real entre varios sistemas a veces puede causar problemas de rendimiento. La latencia puede dar lugar a tiempos de respuesta más lentos y a una menor eficacia en las interacciones del sistema, lo que puede alterar significativamente la experiencia del usuario y del cliente.

Los equipos de TI deben actualizar periódicamente los flujos de integración para asegurarse de que siguen funcionando cuando se actualizan las aplicaciones subyacentes. Se necesita una planificación cuidadosa para gestionar el tiempo de inactividad durante las actualizaciones y minimizar las interrupciones operativas.