Al implementar Oracle, una de las herramientas de planificación de recursos empresariales (ERP) líderes del mundo, las organizaciones pueden transformar sus procesos de negocio y aumentar significativamente la eficiencia operativa. Las empresas, grandes y pequeñas, están digitalizando y gestionando cantidades de datos cada vez más grandes. Los sistemas ERP como el de Oracle agilizan los procesos de negocio y reducen los costes, aprovechando la información para ayudar a las organizaciones a tomar mejores decisiones en entornos que cambian rápidamente.

La empresa atiende a 430 000 clientes en 175 países (enlace externo a ibm.com) y ofrece soluciones para miles de casos de uso. Debido a la naturaleza altamente configurable del sistema ERP de Oracle Cloud, casi no hay dos implementaciones iguales. La plataforma se ha utilizado para modernizar y unificar el ecosistema de tecnologías de la información (TI) de las principales empresas financieras, simplificar la gestión del capital humano (HCM) en las filiales de las marcas y optimizar los procesos de generación de informes (enlace externo a ibm.com) en entornos sanitarios complejos.

El software proporciona una plataforma integrada y unificada para procesos empresariales dispares como la gestión de la cadena de suministro y los recursos humanos, proporcionando una visión integral de las operaciones de una organización y eliminando los silos de datos. Con la automatización, Oracle puede simplificar las tareas rutinarias para aumentar la eficiencia operativa. Y con sus funciones avanzadas de elaboración de informes, la plataforma proporciona información sobre el rendimiento en tiempo real, lo que permite a las organizaciones tomar decisiones informadas y basadas en los datos con rapidez.

La implementación de Oracle puede parecer una tarea abrumadora. Y aunque el proceso, dependiendo de su complejidad, a veces puede llevar años, su adopción exitosa ha ahorrado a algunas empresas decenas de millones de dólares estadounidenses (enlace externo a ibm.com) con el tiempo. Con una cuidadosa planificación y una sólida estrategia organizativa, las empresas de cualquier tamaño pueden aprovechar las exclusivas soluciones en la nube de Oracle, reduciendo los costes y agilizando las operaciones. 

La migración a Oracle requiere una planificación exhaustiva, tanto si una empresa tiene la intención de adoptar la plataforma para la gestión de un solo proceso, como finanzas o recursos humanos, como si prevé migrar todas las operaciones de la organización a la nube. Para las organizaciones que se embarcan en una transformación digital, es crucial visualizar cómo se integrará un sistema ERP con cada aspecto de las operaciones de un negocio. Antes de comenzar su viaje de adopción de Oracle, los líderes empresariales deben considerar algunas preguntas clave: 

• ¿Qué requisitos de datos o estructuras normativas se aplican a mi organización? Si bien la implementación de Oracle es algo más simple cuando una solución ERP se implementa completamente en la nube, algunas organizaciones tienen requisitos regulatorios o de residencia de datos que requieren almacenamiento de datos en el sitio o nubes dedicadas. Decida si su organización necesita que algunos datos se almacenen en las instalaciones como parte de una solución de nube híbrida (enlace externo a ibm.com) o si lo mejor para su negocio es una nube privada "aislada" (enlace externo a ibm.com). 
• ¿Qué módulos de Oracle adoptará mi organización? Oracle ofrece un conjunto completo de soluciones ERP con casos de uso específicos. Entre ellas se incluyen Oracle SCM para la gestión de la cadena de suministro, Oracle HCM para la gestión del capital humano y Oracle Procurement para el proceso de compra a pago. La empresa también ofrece aplicaciones específicas del sector a través de su E-Business Suite (enlace externo a ibm.com). Explore las estructuras de precios y decida qué módulos específicos se adaptan mejor a su organización.
• ¿Mi organización elegirá un socio de implementación? Asociarse con un especialista experimentado y respaldado por Oracle puede simplificar el proceso de implementación y reducir significativamente el costo total de adopción. Investigue a fondo las opciones de socios de implementación y considere elegir una empresa consumada con años de experiencia en la implementación de Oracle desde Oracle PartnerNetwork (enlace externo a ibm.com) para ayudarle en su viaje.

La etapa de planificación de una implementación de Oracle Cloud ERP es tan importante, si no más, que la propia implementación. El proceso de planificación requerirá aportaciones significativas de una variedad de partes interesadas y jefes de departamento, así como de socios de TI. Las organizaciones deben explorar cada módulo a fondo y decidir qué edición de Oracle se adapta mejor a sus necesidades empresariales, así como determinar los requisitos del sistema para el software específico.

El objetivo durante la fase de planificación del proyecto es traducir un conocimiento profundo de los requisitos empresariales de una organización en un plan práctico para la migración e implementación de Oracle. Defina claramente el objetivo del proyecto de implementación y determine su alcance, cronograma y presupuesto, y cree un plan de gestión de riesgos. También es el momento de determinar qué datos se migrarán, ya que algunos datos más antiguos pueden almacenarse mejor en un archivo seguro. Durante esta fase puede resultar útil tener en cuenta qué tipos de formación de usuarios se impartirán antes y después de la implementación.

Desde 2006, Oracle ha ofrecido una metodología de implementación, el Oracle Unified Method (OUM, enlace externo a ibm.com), un enfoque de ciclo de vida completo para implementar el software ERP de la empresa. Para proyectos complejos, considere la posibilidad de formar a un equipo interno en OUM o de asociarse con un experto de la red Oracle PartnerNetwork. 

Según Oracle (enlace externo a ibm.com), las buenas prácticas para el proceso de planificación incluyen cinco categorías de información: 

• Definición del proyecto: este es el plan que incluirá información relevante para un proyecto de implementación. Incluirá una declaración de misión clara y una hoja de ruta para la adopción de Oracle junto con el presupuesto del proyecto, los requisitos de personal, el cronograma y la evaluación de riesgos. Si el proyecto implica el almacenamiento de datos en las instalaciones, este proceso también esbozará los requisitos para la instalación de software y hardware.
• Equipo del proyecto: es crucial asignar un director de proyecto para la implementación de Oracle y solicitar la opinión de los socios comerciales y los empleados in situ con experiencia en los procesos empresariales que se migrarán a la plataforma. Reúna un equipo de implementación colaborativo con roles bien definidos e identifique a las principales partes interesadas para consultar y probar el sistema a medida que avanza el proyecto. 
• Diseño del proyecto: la información recopilada en esta fase de la planificación incluye qué aplicaciones se implementarán, qué aplicaciones o sistemas de terceros deberán integrarse y cómo cambiará la migración las operaciones empresariales cotidianas. También esbozará los requisitos específicos de los usuarios, o grupos de usuarios, e identificará cómo se estructurarán los datos. 
• Despliegue del proyecto: se trata de una visión detallada de cómo se desplegará el nuevo sistema y en qué plazos. Las organizaciones deben identificar qué departamentos estarán cubiertos por el nuevo sistema, en qué ubicaciones y en qué orden. Esta fase de planificación también cubre los hitos proyectados del proyecto y métricas bien definidas para el sistema una vez que entre en funcionamiento. 
• Comunicación del proyecto: la comunicación interna es vital desde los primeros momentos de un proceso de implementación; la gestión con éxito del proyecto incluirá un plan detallado para informar a los empleados sobre las ventajas y los casos de uso de Oracle. Las organizaciones deben crear oportunidades para involucrar a los equipos internos y prestar mucha atención a la gestión del cambio. 

Una vez que se reúne el equipo de gestión del proyecto y se completa la fase de planificación detallada, puede comenzar la implementación. Durante esta fase, la plataforma está configurada para cumplir con requisitos empresariales específicos y comienza la migración de datos básica. Oracle proporciona una variedad de plantillas para facilitar la definición de elementos a medida que los datos se catalogan y se trasladan a la nube. Normalmente, Oracle utiliza el acrónimo CIDER para representar los pasos de la implementación de Oracle: 

• Configurar: Oracle es una plataforma altamente configurable que se puede implementar para varias actividades empresariales principales. Durante la configuración, una organización construye su arquitectura de datos y define los roles de usuario.
• Integrar: durante esta fase, Oracle se fusiona con sistemas de terceros y soluciones de TI heredadas. Trabajando en estrecha colaboración con el departamento de TI de una organización, el equipo de implementación del proyecto garantiza que todos los sistemas necesarios se fusionen. Las organizaciones pueden optar por implementar la plataforma de integración en la nube de Oracle o utilizar Oracle Cloud Marketplace para conectar aplicaciones y fuentes de datos.
• Datos: esta es la fase de conversión de datos y migración de datos. Es posible que algunos datos se muevan del hardware a la nube. Toda la información relevante debe extraerse y convertirse antes de cargarla en el sistema.
• Extensiones: una vez migrados los datos relevantes, las organizaciones pueden importar y configurar cualquiera de las extensas aplicaciones y extensiones de software como servicio (SaaS) de Oracle.
• Informes: Oracle Cloud ERP cuenta con numerosos sistemas de informes con casos de negocio específicos. En esta fase de implementación, las organizaciones deben determinar qué informes se capturan mejor de manera intermitente y qué tipo de datos se visualizan mejor a través de uno de los paneles de control en tiempo real de la plataforma. 

Cuando Caesars Entertainment, la empresa de juegos y hostelería de Las Vegas, transfirió sus operaciones financieras a Oracle Fusion Cloud, aprendió el valor de las pruebas exhaustivas: recientemente, el vicepresidente de transformación financiera de la empresa impartió las lecciones que Caesars ha aprendido (enlace externo a ibm.com) y subrayó la importancia de brindar a las pruebas su "atención total" e involucrar a los socios y proveedores en el proceso. También recomendó probar las aplicaciones en "condiciones extremas" para asegurarse de que no habrá sorpresas cuando el sistema se ponga en marcha. 

Una implementación fluida y eficiente de Oracle requiere que, antes de la fecha de puesta en marcha, los sistemas se prueben con frecuencia y de manera exhaustiva. Los datos y los flujos de trabajo precisos y limpios evitan interrupciones y tiempos de inactividad una vez que el sistema se pone en marcha. En concreto, para garantizar la precisión de los datos, las organizaciones deben probar las siguientes variables: 

• Archivo de datos: asegúrese de que los datos más antiguos que podrían no haberse importado a Oracle estén archivados de forma segura y sean de fácil acceso.
• Calidad de los datos: asegúrese de que los datos migrados estén limpios, correctos y actualizados. Compruebe que los datos se ajustan a la jerarquía de datos dedicada. 
• Responsabilidades y roles: asegúrese de que todas las identificaciones y funciones de la empresa están correctamente introducidas y de que las relaciones entre ellas están correctamente asignadas.
• Seguridad: asegúrese de que todos los datos confidenciales se almacenen correctamente. Elimine todos los datos innecesarios.  
• Flujos de trabajo: verifique cada flujo de trabajo de principio a fin, probando las rutas de flujo de trabajo principales y secundarias para cada caso. 

Después de este proceso de prueba, una fase de aceptación del usuario ofrece la oportunidad de recibir comentarios de las partes interesadas clave. Los ejecutivos, jefes de departamento y otros miembros del equipo que utilizarán la plataforma de Oracle, y enseñarán a otros a usarla, deben participar en este proceso. Si un aspecto del sistema Oracle no cumple con las expectativas de las partes interesadas o no está alineado con el plan desarrollado en la etapa de planificación, es imperativo corregir los errores y luego volver a revisar el problema para garantizar que el proceso de implementación cumpla con las expectativas. 

Después de extensas pruebas y la fase de aceptación del usuario, es el momento de la implementación final. Una comunicación interna cuidadosa durante las fases de preparación y entrega garantizará que la implementación se desarrolle sin problemas. Las organizaciones deben asegurarse de que los sistemas, los usuarios y la organización en general estén listos para la implementación completa. Durante esta etapa, es útil hacer una lista final de problemas pendientes que deben abordarse y solucionarse. Después, se podrán emitir contraseñas y nombres de usuario a los miembros del equipo. En las semanas previas y posteriores a la fecha de lanzamiento inicial, las organizaciones deben invertir en capacitación para los usuarios finales y sesiones de feedback en todos los canales empresariales.

Suponiendo que se hayan seguido todos estos pasos y que los miembros del equipo de toda la organización hayan sido informados sobre las buenas prácticas y casos de uso del nuevo sistema, la implementación debería realizarse sin problemas. Durante esta fase, tanto el equipo de TI como el equipo del proyecto deben supervisar el rendimiento del sistema junto con las métricas clave identificadas en la etapa de planificación. Solicitar comentarios recurrentes de los usuarios y las partes interesadas clave garantizará que los problemas se identifiquen antes de que surjan y que el sistema funcione según lo previsto. También es útil, después de la implementación inicial, organizar una celebración para felicitar al equipo por su arduo trabajo y conseguir comentarios directamente de los primeros usuarios del sistema.

Durante casi cuatro décadas, IBM ha sido uno de los socios más importantes de Oracle. Contamos con más de 10 000 consultores especializados en Oracle que han ayudado a los clientes a completar con éxito más de 6500 proyectos de Oracle. IBM ofrece a sus clientes servicios y consultoría de Oracle que incluyen una hoja de ruta para cada etapa de su inversión en la transformación de la nube, desde la consultoría hasta la implantación de la nube y la gestión.