¿Qué es la gestión de activos digitales?

La gestión de activos digitales puede hacer referencia tanto a un proceso empresarial como a una forma de tecnología de gestión de la información o a un sistema de gestión de activos digitales. Una solución DAM ayuda a una organización a crear un repositorio centralizado en el que se pueden realizar búsquedas donde los equipos pueden acceder a los activos multimedia. También permite a una organización controlar los permisos de usuario, el control de acceso, el control de versiones y la gestión de metadatos.

El activo digital es un componente clave del proceso DAM. Es cualquier tipo de archivo de valor que es propiedad de una empresa o un particular, se presenta en formato digital, se puede buscar mediante metadatos e incluye derechos de acceso y uso. Existen muchos tipos de activos digitales, entre otros:

• Documentos
• Imágenes
• Archivos de audio
• Contenido de vídeo
• Presentaciones
• Animaciones
• Archivos multimedia
• Gráficos
• Cualquier medio digital que incluya el derecho de uso

El software DAM puede agilizar la gestión de activos y optimizar la producción de medios enriquecidos, en particular dentro de los equipos de ventas y de marketing, mediante la creación de un sistema de gestión centralizado para los activos digitales. Permite una gestión y una coherencia de marca más sólidas mediante la actualización automática de los activos y el refuerzo de las directrices de marca, proporcionando una única fuente fiable dentro de las empresas y una experiencia más coherente al público externo.

Los equipos de gestión de contenido digital y los especialistas en marketing modernos también confían en DAM para reutilizar activos creativos, reduciendo costes de producción innecesarios y flujos de trabajo duplicados con sus invaluables características de búsqueda.

Dada la alta visibilidad de los activos de marca y los activos de marketing a través de canales digitales, como las redes sociales, las marcas deben mantenerse consistentes en su imagen y mensajes para construir autoridad de marca y promover el crecimiento empresarial. Por ello, no es de extrañar que las plataformas de gestión de activos digitales se estén convirtiendo en componentes críticos de los esfuerzos de transformación digital. Las organizaciones pueden implementar una solución DAM en sus instalaciones, en un ecosistema de cloud computing o en una topología híbrida.

"Activo digital" también se utiliza para describir monedas y tokens digitales, como criptomonedas como Bitcoin y Ethereum o tokens no fungibles (NFT). Se trata de un tipo diferente de activo digital y no se gestionan en los sistemas DAM.

El uso de software de gestión de activos digitales implica varios pasos:

• Creación del activo
• Codificación e indexación
• Flujos de trabajo
• Gobierno mediante permisos
• Auditoría

Creación del activo: las plantillas y formatos de archivo estandarizados dejan preparados los archivos digitales para su codificación incluso antes de ser creados. Esta estandarización agiliza la facilidad de búsqueda y recuperación de documentos.

Codificación e indexación: para simplificar la búsqueda de activos, los metadatos permiten identificar los contenidos digitales mediante atributos como el tipo de activo (por ejemplo, informe técnico), la versión (por ejemplo, nueva), el tipo de medio (por ejemplo, vídeo) y la tecnología utilizada (por ejemplo, Photoshop). Estos identificadores crean un índice, agrupando los activos que tienen etiquetas comunes para mejorar la capacidad de búsqueda.

Flujos de trabajo: esta indexación se puede utilizar para flujos de trabajo basados en reglas, lo que permite la automatización de tareas y procesos.

Control de versiones: el control de versiones es cada vez más importante para la automatización de los flujos de trabajo, ya que garantiza que se utilice el activo más reciente y actualizado dentro de un flujo de trabajo existente. A medida que se establecen nuevos flujos de trabajo, las características de control de versiones dentro de un sistema DAM se pueden utilizar para establecer fechas de caducidad, lo que ayuda a garantizar que solo se acceda a la versión más reciente y se lleve adelante para su revisión y uso.

Gobierno mediante permisos: el gobierno mediante permisos se encarga de que solo aquellos a los que se ha concedido acceso puedan utilizar el activo de la forma en que se les asignó. Esta capacidad protege los activos de la organización contra el robo, los daños accidentales o el borrado. 

A medida que las organizaciones y las bibliotecas de activos crecen, cada vez más miembros del equipo tendrán que acceder a estos activos, editarlos, colaborar en ellos y realizar su seguimiento, por lo que los permisos y el control de acceso son de vital importancia.

Auditoría: las auditorías internas ayudan a las organizaciones a evaluar la eficacia de DAM e identificar áreas de mejora. Del mismo modo, los organismos reguladores pueden auditar una solución DAM para asegurarse de que la tecnología y los procesos de una organización cumplen con la normativa. Ambos tipos de auditorías se producen con regularidad en sectores muy regulados, como el financiero y el sanitario.

Al revisar las plataformas DAM, es importante que las organizaciones evalúen si las soluciones que seleccionan brindan capacidades que respalden los casos de uso actuales y futuros. Una organización también puede tener en cuenta características no técnicas, como el grado de atención al cliente ofrecido o la facilidad de uso de la interfaz.

Las principales soluciones DAM suelen ofrecer las siguientes capacidades:

• Gestión del ciclo de vida de los activos y permisos basados en roles
• Integración
• Flexibilidad bidireccional
• Infraestructura estable de almacenamiento y transferencia
• Eficacia de la transferencia de archivos

Una solución DAM debe permitir a una organización gestionar sus activos digitales desde la idea hasta la concepción y a lo largo de sus ciclos de vida. También debe proporcionar gestión de derechos de acceso y permisos con la granularidad que la organización necesita para preservar la integridad de sus activos.

Una solución DAM debe integrarse con otras tecnologías que una organización utilice para gestionar, organizar y distribuir medios enriquecidos, como los sistemas de gestión de contenidos (CMS) o los sistemas de información de productos (PIM), así como con cualquier sistema que la organización pueda añadir en el futuro. Para una flexibilidad aún mayor, las organizaciones deben considerar las interfaces de programación de aplicaciones (API) disponibles que se pueden utilizar para crear integraciones DAM personalizadas.

Una solución DAM flexible y ágil proporciona la funcionalidad de búsqueda de activos en cualquier dirección. La flexibilidad bidireccional permite a las organizaciones buscar metadatos, como la marca, para encontrar un activo, o buscar activos específicos para encontrar metadatos. Esta capacidad apoya la búsqueda y reutilización de activos por parte de otros grupos funcionales de una organización.

La solución DAM que elige una organización es tan importante como la forma y el lugar en que se almacenan los activos y la capacidad de compartir archivos y transferir los activos allí donde se necesiten. Tanto si una organización opta por el almacenamiento local definido por software como por el basado en la nube, debe tener en cuenta la fiabilidad, flexibilidad, escalabilidad, rendimiento y capacidad de recuperación que ofrece para proteger sus activos.

La velocidad y la eficiencia de la transferencia de archivos son importantes porque afectan directamente a la velocidad del negocio. La capacidad de compartir activos y utilizarlos cuando y donde la organización los necesite ayudará a definir la eficacia de la solución elegida.

Tanto los sistemas de gestión de activos digitales como los sistemas de gestión de contenidos se utilizan para gestionar contenidos digitales, pero de formas diferentes.

Una solución DAM es un repositorio centralizado donde se almacenan todos los activos digitales de una empresa. Se utiliza principalmente para la organización de archivos, la colaboración y el intercambio de información en toda la empresa. Se utiliza para albergar una variedad más amplia de tipos de archivos digitales que un CMS y ofrece capacidades más avanzadas, como capacidades avanzadas de organización y control de versiones.

Un CMS también se utiliza para gestionar contenidos digitales, pero un CMS se utiliza principalmente para gestionar y publicar contenidos en sitios web y otras plataformas en línea. Por ejemplo, Wordpress es un CMS muy popular.

• Se utiliza para administrar toda la biblioteca de activos digitales de una empresa en una ubicación centralizada. Se puede utilizar para administrar activos de múltiples marcas o empresas dentro de la misma organización.
  
  
• Permite la colaboración entre equipos en la creación y reseñas de activos y promueve la coherencia de la marca en múltiples canales.
  
  
• Se utiliza para gestionar y distribuir una amplia gama de materiales, como fotos, vídeos, logos, archivos de audio, materiales de marketing, presentaciones de ventas, metadatos y mucho más.
  
  
• Al igual que un CMS, el software DAM suele incluir permisos de usuario y herramientas de análisis que ayudan a los equipos a realizar un seguimiento del uso y la participación de los activos.
  
  
• Ofrece características avanzadas, como la capacidad de organizar activos por departamento o campaña y la capacidad de agregar etiquetas y metadatos a los activos. El software DAM también proporciona un sólido control de versiones y capacidades de seguimiento de cambios para los activos dentro del sistema DAM.
  
  
• A menudo utilizado por equipos creativos, equipos de marketing y gestores de activos digitales.

• Se utiliza para administrar y publicar contenido en sitios web, blogs, redes sociales y otras plataformas digitales.
  
  
• Generalmente se utiliza para gestionar contenidos basados en texto, imágenes y vídeos de productos, iconos y logos y otros tipos de archivos que suelen publicarse en los sitios web.
  
  
• Proporciona plantillas para la construcción de páginas web y otras herramientas, como capacidades de preparación y vista previa, que ayudan en la creación de sitios web y el proceso de publicación digital.
  
  
• Ofrece análisis básicos para el rendimiento de las páginas web y características de permisos de usuario para controlar el acceso a las páginas y a las publicaciones.
  
  
• A menudo lo utilizan los administradores web, los creadores de contenido, los profesionales del marketing y otras personas que publican con frecuencia en el sitio web o los canales sociales de una organización.

La gestión eficaz de los activos digitales proporciona varios beneficios, entre ellos:

• Costes de producción reducidos y mejor asignación de recursos
• Mayor transparencia organizativa
• Mayor conversión y fidelización de clientes
• Mejora de la coherencia de la marca
• Gobierno y cumplimiento

La centralización de los activos dentro de un sistema DAM permite a las organizaciones encontrar y reutilizar los activos, lo que impulsa el ahorro de costes de producción y reduce los flujos de trabajo duplicados. La reducción de los costes fomenta la asignación de recursos en otras áreas de la empresa. Una mayor eficiencia permite sacar al mercado activos y soluciones con mayor rapidez.

DAM proporciona a los usuarios una visión clara y completa de los activos digitales, lo que crea un impacto positivo en la gestión de proyectos, la planificación de contenidos y la ejecución. Puede aumentar la colaboración entre las distintas partes interesadas o introducir flujos de trabajo más impactantes mediante la eliminación de proyectos redundantes.

Cuando las empresas organizan los contenidos de forma adecuada en función de la fase del proceso de compra en la que se encuentra el usuario, pueden ofrecer contenidos y materiales de marketing acordes con la marca en el momento adecuado para su público objetivo. DAM permite a las organizaciones personalizar la experiencia del cliente para establecer y fomentar relaciones más sólidas. Este proceso ayuda a mover a los clientes potenciales y existentes a través del ciclo de compra de forma más rápida y eficaz.

DAM promueve la coherencia en los mensajes, el posicionamiento, la representación visual y otros medios de adherencia a la identidad de la marca. Con DAM, las áreas funcionales y las unidades de negocio pueden reutilizar archivos creativos y otros activos para ganar eficiencia y presentar mensajes cohesivos al mercado.

Las licencias, la documentación legal, los archivos y otros activos pueden desempeñar un papel clave en cumplir con los requisitos regulatorios de los sectores o del gobierno exigencias de cumplimiento. La capacidad de organizar y recuperar rápidamente estos materiales puede ahorrar tiempo y dinero a las organizaciones y mitigar la interrupción de los procesos comerciales principales.