GMAO vs. EAM: dos herramientas de gestión de activos que funcionan muy bien juntas

La mayoría de las organizaciones no pueden funcionar sin activos físicos. La maquinaria, los equipos, las instalaciones y los vehículos aportan valor económico o beneficios a las operaciones. En la mayoría de los casos, son fundamentales para el rendimiento de la organización, ya se trate de portfolios de ordenadores portátiles a pequeña escala o de amplias redes de transporte. Las empresas energéticas dependen de un suministro eléctrico ininterrumpido; las aerolíneas, de garantizar la seguridad de los pasajeros; los hospitales, de proporcionar una atención de calidad a los pacientes, y las empresas de transporte, de disponer de datos actualizados sobre las piezas de repuesto para mantener sus niveles de servicio.

Las organizaciones no pueden trabajar de manera eficaz si no invierten en mantener sus activos funcionando de forma rentable durante todo su ciclo de vida. Para ello, los técnicos, los gestores de instalaciones, los equipos de mantenimiento, los ingenieros de fiabilidad y los gestores de proyectos necesitan disponer de información precisa y en tiempo real.

• La creciente complejidad y escala de las operaciones en todos los sectores, así como la necesidad de hacer un seguimiento, supervisar y gestionar los activos, han impulsado la evolución del software avanzado de gestión de activos. Las organizaciones están modernizando sus aplicaciones empresariales e implementando sistemas más modulares, inteligentes y con flujos de trabajo mejorados con IA, como parte de su transformación digital.

La gestión de activos no es una excepción, ya que las organizaciones buscan abordar estratégicamente la transformación digital de las soluciones de gestión de activos empresariales (EAM) para llevar a cabo una gestión del cambio a largo plazo.

Dos soluciones habituales de gestión y mantenimiento de activos son los sistemas informatizados de gestión del mantenimiento (CMMS) y la gestión de activos empresariales (EAM).

• El sistema informatizado de gestión del mantenimiento (CMMS), también denominado software, plataformas o soluciones CMMS, se centra principalmente en el mantenimiento, y ayuda a gestionar los activos, programar el mantenimiento y realizar un seguimiento de las órdenes de trabajo.
• Gestión de activos empresariales (EAM) es una solución de gestión del ciclo de vida de los activos centrada en optimizar el rendimiento general de los activos desde la adquisición hasta el fin de vida útil.

En función de variables como el tipo de activo, el tamaño de la empresa y la escala de las operaciones, cada solución ofrece diferentes funcionalidades y beneficios para adaptarse a los requisitos de mantenimiento de cada organización. Exploremos estas cuestiones con más detalle.

Un sistema de gestión de mantenimiento informatizado (CMMS) es un software que centraliza la información de mantenimiento y facilita y documenta las operaciones de mantenimiento. Un CMMS automatiza los flujos de trabajo de gestión de activos críticos y los hace accesibles y auditables.

El núcleo del CMMS es una base de datos central que organiza y comunica información sobre activos y tareas de mantenimiento a los departamentos y equipos de mantenimiento para ayudarles a hacer su trabajo de forma más eficaz. Por lo general, incluyen módulos para realizar un seguimiento de las certificaciones de empleados y equipos (gestión de recursos y mano de obra), almacenamiento de datos en activos individuales como números de serie y garantías (registro de activos) y actividades relacionadas con tareas como números de órdenes de trabajo y programas de mantenimiento preventivo (gestión de órdenes de trabajo). Otras características, como la gestión de proveedores e inventario, la elaboración de informes, el análisis (por ejemplo, paneles de control de KPI u optimización del inventario MRO) y los registros de auditoría, también se incluyen en las soluciones de software CMMS.

El CMMS evolucionó en la década de 1960, cuando la creciente complejidad de las operaciones en las grandes empresas comenzó a exponer las limitaciones e insuficiencias de la gestión manual y basada en papel. Los datos estaban aislados, escondidos en multitud de hojas de cálculo y archivadores, y llevar a cabo las tareas de forma manual consumía mucho tiempo.

A medida que la tecnología se volvió más asequible y conectada durante las décadas de 1980, 1990 y 2000, la funcionalidad de los CMMS se amplió para incluir la gestión de órdenes de trabajo, donde las empresas pueden asignar, monitorizar y completar órdenes de trabajo y listas de verificación de inspección en un solo lugar. A medida que avanzaban las soluciones, también se añadieron otras características, como la gestión de proyectos y la compra de piezas de repuesto. Muchos sectores dependen de los CMMS para mejorar la visibilidad de los activos y los flujos de trabajo, optimizar las operaciones y el mantenimiento, gestionar al personal móvil que trabaja en el terreno y garantizar el cumplimiento de la normativa, por ejemplo, en lo referente a auditorías e informes sobre salud, seguridad y medio ambiente.

El software de gestión de activos empresariales (EAM) ofrece una visión general y completa de los activos físicos de una empresa y se utiliza para mantener y controlar dichos activos y equipos operativos a lo largo de todo su ciclo de vida, con independencia de su ubicación.

Por lo general, las soluciones de gestión de activos empresariales cubren órdenes de trabajo, gestión de contratos y mano de obra, mantenimiento, planificación y programación de activos, monitorización de condiciones, análisis de fiabilidad, optimización del rendimiento de activos, gestión de la cadena de suministro y aplicaciones de medio ambiente, salud y seguridad (EHS). Almacenan grandes cantidades de datos que pueden analizarse y rastrearse, y las organizaciones personalizan sus KPI y métricas según sus necesidades específicas. Las soluciones EAM también pueden integrarse con otros sistemas de gestión empresarial y flujos de trabajo, como la planificación de recursos empresariales (ERP), y proporcionar así una única fuente de información sobre los activos.

El EAM surgió del CMMS a principios de la década de 1990 y combina la planificación y ejecución del mantenimiento con los recursos y la información relacionados con el ciclo de vida de los activos, desde su diseño hasta su desmantelamiento. Esta ampliación del alcance ha beneficiado especialmente a los sectores que dependen en gran medida de los activos físicos o que cuentan con infraestructuras de activos complejas, en las que la eficacia en la gestión de activos y el ROI son factores clave para alcanzar los resultados deseados.

En los sectores del petróleo y el gas o la minería, por ejemplo, existe una gran necesidad de incorporar información sobre seguridad, fiabilidad y cumplimiento a los flujos de trabajo. En materia de defensa, existen normas estrictas en torno al seguimiento de activos potencialmente peligrosos y la seguridad de las operaciones militares depende de la disponibilidad operativa de múltiples activos ubicados en lugares dispares.

Las organizaciones utilizan el EAM para ahorrar dinero que se desperdicia en problemas evitables y tiempos de inactividad innecesarios, y para mejorar la eficiencia, el rendimiento y la vida útil de los activos. Mediante una combinación de estrategias de mantenimiento, automatización y tecnologías como el Internet de las cosas (IOT) y la inteligencia artificial (IA), EAM puede utilizar el mantenimiento preventivo y predictivo para monitorizar y resolver problemas antes de que ocurran, maximizar el uso de activos, consolidar aplicaciones operativas y proporcionar análisis de costes detallados. El resultado es que los profesionales de la gestión de activos toman mejores decisiones, trabajan de manera más eficiente y maximizan las inversiones en activos físicos.

El CMMS y el software EAM tienen un propósito similar: prolongar y mejorar el rendimiento de los activos, aumentar la eficiencia y la fiabilidad operativas, y reducir los costes mediante un tiempo de actividad más productivo, menos tiempo de inactividad y una mayor vida útil de los activos. Aunque se solapan en algunos aspectos, no son lo mismo y presentan diferencias clave en cuanto a funcionalidad, enfoque y contexto empresarial, ya que ofrecen herramientas y recursos de gestión diferentes. En general, la mayoría de los sistemas EAM tienen capacidades CMMS, pero solo las soluciones CMMS más avanzadas tienen alguna funcionalidad EAM. Algunas de las principales diferencias se describen a continuación, pero su alcance varía según el proveedor.

El CMMS se dedica al mantenimiento, la reparación y las operaciones (MRO) de activos físicos y equipos, y realiza un seguimiento de las actividades de mantenimiento de los activos de una empresa, su programación y sus costes una vez que se ha instalado un activo. El EAM, por otro lado, proporciona una mayor comprensión del coste del ciclo de vida y el valor de los activos mediante la gestión de todo el ciclo de vida de los activos de principio a fin. Ser capaz de rastrear los activos, evaluarlos y monitorizarlos, gestionar y optimizar su calidad y fiabilidad, y medir dónde se están produciendo ineficiencias significa que una empresa puede aprovechar al máximo sus activos y evitar interrupciones innecesarias que podrían afectar al buen funcionamiento de sus operaciones.

El EAM también proporciona datos sobre los costes de por vida, como la compra, el mantenimiento, la reparación y el servicio, que ayudan a las empresas a comprender el coste total de propiedad de los activos individuales. Aunque las soluciones CMMS son cada vez más sofisticadas, no suelen incluir características como contabilidad financiera de alto nivel o costes asociados a las compras o el desmantelamiento.

El EAM también se diferencia del CMMS en que proporciona soporte multisitio en múltiples lugares de trabajo y geografías. La mayoría de las soluciones CMMS solo ofrecen soporte para un único sitio o soporte multisitio limitado. Esto puede suponer una ventaja considerable para sectores como el energético o el del transporte público, que gestionan portfolios de activos muy dispersos.

El EAM abarca una mayor variedad de funciones empresariales que el CMMS. Características como la gestión de contratos, flotas, esquemas, seguimiento de garantías, monitorización energética y aplicaciones específicas del sector no suelen estar incluidas en los sistemas CMMS. El EAM también puede integrarse con una variedad más amplia de programas empresariales, como los de análisis financiero, gestión de la cadena de suministro y compras, gestión de riesgos y cumplimiento normativo, y sostenibilidad. Los CMMS solo tienden a integrarse con otros sistemas para automatizar tareas repetitivas, aunque algunos incluyen capacidades de compra.

Dicho esto, implementar el EAM puede costar más que el CMMS en primera instancia, en gran parte debido a su mayor complejidad y a los costes de configuración adicionales derivados de la integración con otras funciones empresariales. Los modelos SaaS están cambiando esta situación, acercando los costes de CMMS y EAM. Esto, unido a los beneficios adicionales de EAM, lo convierte en una opción cada vez más rentable.

Aunque los sistemas CMMS modernos pueden ofrecer algo más que mantenimiento y la línea entre CMMS y EAM se está difuminando, siguen siendo soluciones distintas. El CMMS puede considerarse un subconjunto del EAM y una vía hacia una gestión de activos empresariales más sólida y a gran escala. Ambos se utilizan a menudo de manera conjunta, aunque el CMMS puede ser suficiente para empresas con portfolios de activos pequeños y equipos de mantenimiento reducidos. Sin embargo, cuando las empresas buscan escalar y consolidar sistemas en varios departamentos, las limitaciones del CMMS pueden afectar a su valor general.

En última instancia, la elección del software depende de muchos factores, pero, en general, si lo que se busca es comprender y gestionar un gran número de activos en múltiples ubicaciones a lo largo de todo su ciclo de vida e incorporar otras funciones empresariales, como recursos humanos y finanzas, lo más probable es que EAM sea la mejor opción.

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