Was sind Finanzkontrollen?

Finanzkontrollen sind Richtlinien und Verfahren, die zur Überwachung und Verwaltung finanzieller Ressourcen verwendet werden. Sie tragen dazu bei, finanzielle Assets vor Missbrauch zu schützen und eine genaue, zuverlässige Finanzberichterstattung zu gewährleisten.

Unternehmen verfolgen ihre finanziellen Ressourcen in der Regel mit drei Aufstellungen: der Gewinn- und Verlustrechnung, der Bilanz und der Kapitalflussrechnung. Diese bieten interessierten Parteien (wie Händlern, Investoren, Wirtschaftsprüfern und Aufsichtsbehörden) wichtige Informationen über die finanzielle Lage, die zukünftige Leistung und den Gesamtwert eines Unternehmens.

Finanzkontrollen tragen dazu bei, dass diese Aufstellungen zuverlässig und fehlerfrei sind. Sie sind auch Instrumente für das Risikomanagement und dienen als erste Verteidigungslinie gegen finanziellen Missbrauch innerhalb eines Unternehmens. So können Finanzkontrollen beispielsweise betrügerische Aktivitäten oder die missbräuchliche Verwendung von Assets erkennen und sogar verhindern. Außerdem können Finanzkontrollen Unternehmen dabei helfen, durch ein besseres Finanzmanagement betriebliche Effizienz zu erzielen.

Gängige Beispiele für Finanzkontrollen sind Aufgabentrennung, Zugriffskontrollen, Abstimmungen und Richtlinienänderungen. Sie können präventiv, detektiv oder korrektiv sein, manuell oder automatisiert, und ad hoc oder geplant durchgeführt werden.

Effektive Finanzkontrollen können Unternehmen dabei helfen, die Vorschriften einzuhalten, operative Effizienz zu erreichen und betrügerische Aktivitäten einzudämmen.

Eine korrekte Finanzberichterstattung hilft Unternehmen, ihre Compliance-Verpflichtungen zu erfüllen. Finanzkontrollen geben den Stakeholdern die Gewissheit, dass die Aufzeichnungen des Unternehmens zuverlässig und korrekt sind, wodurch die Risiken eines Verstoßes gegen Vorschriften, wie z. B. hohe Sanktionen und Geldstrafen, verringert werden.

Als Reaktion auf die großen Buchhaltungsskandale in den frühen 2000er Jahren verabschiedeten die USA beispielsweise ein Bundesgesetz, den Sarbanes-Oxley Act, der Unternehmensbetrug verhindern soll. Das Gesetz enthält strenge Anforderungen an die Führung von Finanzunterlagen und strafrechtliche Sanktionen bei Verstößen.

Unternehmen aller Branchen stehen zunehmend unter dem Druck der Stakeholder, eine höhere betriebliche Effizienz zu erreichen. Finanzkontrollen können helfen, Cashflows, Budgets und Forecasting zu rationalisieren, zu überwachen und zu verwalten. Diese zuverlässigen Finanzdaten ermöglichen eine fundierte Entscheidungsfindung bezüglich der Ressourcenzuweisung, größerer Ausgaben und des Kostenmanagements, um effizientere Geschäftsabläufe zu ermöglichen.

Finanzkontrollen können bei der Erkennung böswilliger Aktivitäten helfen. Sie bieten regelmäßige Aufsichts- und Überprüfungsverfahren, um Betrug, Veruntreuung, Diebstahl und andere Fälle von finanziellem Missbrauch einzudämmen. Auch das Wissen, dass ein Unternehmen alle Finanzprozesse überwacht, kann dazu beitragen, potenzielle Straftäter von vornherein von kriminellem Verhalten abzuhalten.

Interne Finanzkontrollen werden in der Regel in drei Kategorien unterteilt: präventiv, detektiv und korrektiv.

Durch präventive Kontrollen wird das Risiko von Fehlern, Betrug und missbräuchlicher Verwendung von Mitteln verringert. Dazu gehören folgende Richtlinien und Praktiken:

• Vorabgenehmigungen: Das Management verifiziert oder autorisiert, dass ein Mitarbeiter eine bestimmte finanzielle Aktivität ausführen oder Finanztransaktionen abschließen kann. Zum Beispiel erfordern Kreditorenbuchhaltungssysteme oft die Genehmigung des Managers, um Erstattungen auszugeben.
  
  
• Zugriffskontrollen: Eingeschränkter Zugriff auf physische finanzielle Assets (z. B. Bargeld) und virtuelle Finanzsysteme (z. B. Buchhaltungssysteme oder Buchhaltungssoftware), zum Beispiel die Anforderung von Passwörtern oder anderen Sicherheitsüberprüfungen, um vertrauliche Finanzinformationen anzuzeigen, zu bearbeiten oder absenden.
  
  
• Aufgabenteilung: Aufteilung der finanziellen Aufgaben auf mehrere Personen. So können beispielsweise Portokassenrichtlinien erfordern, dass verschiedene Personen dafür zuständig sind, die Barauszahlung vorzunehmen, das Konto abzugleichen und das Konto wieder aufzufüllen.

Detektive Kontrollen werden eingesetzt, um Anomalien, Fehler oder Betrug in Finanzberichten zu erkennen. Dazu gehören folgende Richtlinien und Praktiken:

• Audits: Objektive und periodische Überprüfungen zur Bewertung und Verbesserung der internen Kontrollen eines Unternehmens. Audits können intern oder extern sein. Auditoren können z. B. die Kontrollumgebung für Best Practices mit der dokumentierten Umgebung vergleichen.
  
  
• Kontoabgleich: Vergleich interner Finanzunterlagen mit externen Finanzdokumenten, um Genauigkeit und Konsistenz sicherzustellen. Der Abgleich kann zum Beispiel sicherstellen, dass das Hauptbuch mit den Kreditkarten- oder Bankauszügen des Unternehmens übereinstimmt.
  
  
• Abweichungsanalyse: Eine Methode zum Vergleich der geplanten und tatsächlichen finanziellen Leistung, um Diskrepanzen zu finden. Ein Unternehmen könnte zum Beispiel Abweichungen bei Budgets, Arbeitskosten oder Verkäufen analysieren.
  

Korrektive Kontrollen werden eingesetzt, um die in der Finanzberichterstattung festgestellten Fehler oder Unstimmigkeiten zu beheben und sicherzustellen, dass sie sich nicht wiederholen. Dazu gehören folgende Richtlinien und Praktiken:

• Fehlerkorrektur: Festlegung von Verfahren zur Korrektur von Fehlern in Buchhaltungsunterlagen, zum Beispiel die Korrektur von Fehlern, die in einer Buchung für Barzahlungen gefunden wurden, und die Anpassung aller betroffenen Konten.
  
  
• Richtlinienänderungen: Anpassung bestehender Finanzkontrollrichtlinien, um neuen Risiken und Bedürfnissen besser gerecht zu werden oder die Wirksamkeit zu verbessern. Diese Kontrolle kann separate Risikobewertungen erfordern. Beispielsweise kann ein internes Audit schwache Zugriffskontrollsysteme aufdecken, die das Unternehmen mit Korrekturmaßnahmen stärken sollte.
  
  
• Schulung und Bildung: Regelmäßige Schulungen und Informationen, um sicherzustellen, dass die Buchhaltungsteams und andere Mitarbeiter über die Finanzmanagementlandschaft und alle neuen Geschäftsprozesse auf dem Laufenden bleiben. Zum Beispiel können Unternehmen Informationsveranstaltungen zu neuen Gesetzen oder Vorschriften einrichten, die sich auf das Unternehmen auswirken könnten.
  

Es gibt verschiedene Softwareoptionen, die Unternehmen dabei helfen können, ihr Finanzmanagement zu verbessern. Dazu gehören:

• ERP-Software (Enterprise Resource Planning)
• GRC-Software (Governance, Risk and Compliance)
• FP&A-Software (Finanzplanung und -analyse)

ERP-Systeme können die Funktionen, Prozesse und Workflows eines Unternehmens im Bereich Finanzen durch Automatisierung und Integration verwalten und optimieren. Mit herkömmlicher Buchhaltungssoftware ist der Zugriff auf Echtzeitdaten oft nicht möglich. ERPs zentralisieren und speichern jedoch wichtige Finanzinformationen in einer Datenbank (manchmal in der Cloud), einschließlich Daten über Zahlungen an Anbieter, Barmittelverwaltung und Kontoabgleich. Sie können auch die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung verfolgen, Finanzanalysen durchführen und Berichte erstellen.

Spezialisierte GRC-Software kann dazu beitragen, dass ein Unternehmen Compliance- und Risikostandards einhält. Zu den Funktionen der GRC-Software kann die Verwaltung von Dokumenten, Risikodaten, Workflows und Audits gehören. Effektive GRC-Tools erstellen und verteilen Richtlinien und Kontrollen, indem sie sie den Vorschriften und Compliance-Anforderungen zuordnen. Sie helfen außerdem dabei zu beurteilen, ob finanzielle Kontrollen bereitgestellt wurden und ordnungsgemäß funktionieren und verbessern die Risikobewertung und -minderung. 

FP&A umfasst die Modellierung, Budgetierung und das Forecasting im Finanzbereich, um finanzielle Auswertungen zu unterstützen und die Entscheidungsfindung zu verbessern. FP&A-Software ermöglicht es Unternehmen, in Echtzeit Pläne zu ändern, Budgets neu zu prognostizieren oder zu ändern und die Planung über Geschäftsbereiche hinweg zu integrieren, um die Entscheidungsfindung zu beschleunigen. Sie verbessert die Genauigkeit und Zuverlässigkeit von Plänen und Prognosen.