Business Rules Management Systeme 101

Jeder Geschäftsprozess, von der Ausführung von Kundenaufträgen bis zur Entwicklung neuer Software, umfasst eine Reihe von Entscheidungen. Business Rules sind die logischen Richtlinien, die sicherstellen, dass diese Geschäftsentscheidungen zu den richtigen Ergebnissen führen. Business Rules bestimmen, welche Geschäftsaktivitäten unter welchen Umständen stattfinden sollen.

Eine formale Business Rule besteht aus zwei grundlegenden Elementen:

1. Eine Bedingung, die die Situation beschreibt, in der eine Aktion stattfinden soll.
2. Eine Aktion, die definiert, was als Reaktion auf eine bestimmte Bedingung passieren soll.

Betrachten Sie das Beispiel eines Kunden, der ein Produkt zurückgeben möchte. Die Business Rules, die festlegen, wie die Rücksendung bearbeitet wird, könnten wie folgt aussehen:

Szenario 1:

• Bedingung: Der Kunde hat das Produkt vor maximal 30 Tagen bestellt.
• Aktion: Bieten Sie dem Kunden eine vollständige Rückerstattung an.

Szenario 2:

• Bedingung: Seit der Bestellung des Produkts durch den Kunden sind mehr als 30 Tage vergangen.
• Aktion: Bieten Sie dem Kunden einen Gutschein für den Shop an.

Die Definition formaler Business Rules ermöglicht es Unternehmen, Geschäftsentscheidungen zu automatisieren, indem sie ein kohärentes System der Entscheidungslogik schaffen, das auf alle Geschäftsprozesse angewendet werden kann. Formal definierte Business Rules geben dem automatisierten Workflow vor, was in jeder gegebenen Situation zu tun ist (z. B. wann ein Prozess gestartet, wann ein Prozess gestoppt und wann bestimmte Aktionen innerhalb des Prozesses durchgeführt werden sollen).

Die Formalisierung von Business Rules ist nicht immer einfach. Selbst einfache Situationen, wie eine Kundenrücksendung, erfordern mehrere Business Rules, um die verschiedenen Faktoren zu berücksichtigen, die das Endergebnis beeinflussen können. In stark regulierten Branchen wie dem Gesundheits- und Finanzwesen nimmt die Komplexität der Entscheidungslogik nur noch zu. Die Entscheidungen, die beispielsweise bei der Bearbeitung des Antrags eines Kunden getroffen werden, unterliegen nicht nur den Kriterien des Unternehmens, sondern auch einer Vielzahl von gesetzlichen Bestimmungen, um Diskriminierung, Betrug und andere illegale Ergebnisse zu verhindern.

Ein Business Rules Management System (BRMS) stellt Geschäftsanwendern die notwendigen technologischen Tools zur Verfügung, die erforderlich sind, um Business Rules wiederholbar, zuverlässig und automatisierbar zu kodifizieren.

Business Rules Management – nicht zu verwechseln mit Business Process Management (BPM) – bezieht sich auf den Prozess und die Praxis, Business Rules formell zu definieren, zu implementieren, zu verwalten und ihre Bereitstellung zu automatisieren. Ein Business Rules Management System (BRMS) ist die Technologieplattform, über die dieser Prozess durchgeführt wird. Ein BRMS bietet Tools zur Vereinfachung des gesamten Lebenszyklus von Business Rules, von der Definition und Speicherung von Regeln als formale Geschäftslogik bis hin zur Prüfung vorhandener Regeln und der Verwaltung der übergreifenden Entscheidungslogik, die die Automatisierung im gesamten Ökosystem der Unternehmenstechnologie steuert.

Der Hauptvorteil eines BRMS für die Automatisierung besteht darin, dass die Regeln nicht in jeder Geschäftsanwendung separat programmiert werden müssen. Stattdessen ermöglicht ein BRMS dem Unternehmen, eine einzige Quelle für Business Rules zu verwalten – entweder lokal oder in der Cloud. Andere Anwendungen im Technologie-Ökosystem können ihre Regeln einfach aus dem BRMS beziehen. Dadurch werden Business Rules wirklich skalierbar – sie müssen nur einmal erstellt werden und können dann von jeder Abteilung und jedem Workflow verwendet werden.

Ein BRMS besteht in der Regel aus drei verschiedenen, aber miteinander verbundenen Komponenten:

1. Eine Entwicklungsumgebung zum Definieren und Erstellen von Business Rules

Damit Business Rules von automatisierten Anwendungen gelesen werden können, müssen sie in einer bedingten Programmiersprache ausgedrückt werden. Denken Sie an die formalen logischen Qualifikationsmerkmale, die in Codierungsprojekten verwendet werden: „WENN-DANN“, „WENN-SONST“, „NUR-WENN“, „WENN“ usw.

Ein BRMS enthält eine Low-Code- oder No-Code-Entwicklungsumgebung, sodass auch technisch nicht versierte Verantwortliche Business Rules in dieser bedingten Sprache verfassen können. Betrachten Sie noch einmal den oben beschriebenen Rückerstattungsantrag des Kunden. Der bedingte Ausdruck der Regel, die diesen Prozess regelt, könnte in etwa so aussehen:

WENN seit der Bestellung eines Produkts durch den Kunden weniger als 30 Tage vergangen sind, DANN wird das Produkt zurückerstattet. SONST, bieten Sie einen Gutschein an.

Business Rules können auch als Entscheidungstabellen ausgedrückt werden, die bei der Erstellung von Regeln nützlich sind, in denen mehr als eine Bedingung die richtige Aktion beeinflusst. Wenn beispielsweise die Preisgestaltung auch das Rückgabeverfahren beeinflusst, könnte ein Geschäftsanwender eine Entscheidungstabelle erstellen, die so aussieht:

Viele BRMS bieten auch die Möglichkeit, Regeln zu simulieren, sodass Teammitglieder Regeln testen können, um zu sehen, wie sie sich auf die Entscheidungsergebnisse auswirken könnten. Wenn Sie beispielsweise eine neue Regel zu einem Kreditgenehmigungsprozess hinzufügen, der eine Kreditwürdigkeit von 700 oder höher erfordert, könnte ein Teammitglied prüfen, wie diese Regel die Genehmigungsrate verändern würde, bevor sie tatsächlich umgesetzt wird.

2. Ein Repository, in dem Regeln gespeichert werden

Sobald die Regeln definiert sind, werden sie im zentralen Repository des BRMS abgelegt. Hier können Regeln eingesehen, bearbeitet, unternehmensweit geteilt und von verschiedenen Anwendungen abgerufen werden.

3. Eine Engine für Business Rules

Die Regel-Engine ist die Softwarekomponente, die es anderen Anwendungen im gesamten Unternehmensökosystem ermöglicht, auf das Regel-Repository zuzugreifen und diese Regeln in einer Laufzeitumgebung auszuführen. Die Anwendung sendet eine Anfrage – mit allen relevanten Daten, die die Regel-Engine benötigt, um eine Entscheidung zu treffen – an das BRMS. Die Regel-Engine prüft dann die Anfrage anhand der entsprechenden Regeln und trifft eine Entscheidung. Schließlich veranlasst diese Entscheidung die Anwendung, eine bestimmte Aktion auszuführen.

Betrachten Sie das Beispiel eines SaaS-Unternehmens, das drei verschiedene Abonnementstufen für seine Plattform anbietet: eine für kleine Unternehmen, eine für mittelständische Unternehmen und eine für große Unternehmen. Wenn neue Leads über die Website des Unternehmens eingehen, möchte das Unternehmen diese Leads automatisch an das entsprechende Vertriebsteam weiterleiten, wobei die Größe des Unternehmens des Leads berücksichtigt wird. Das Unternehmen könnte einen Entscheidungsservice erstellen, um diesen Prozess in einem BRMS etwa so zu steuern:

1. Das SaaS-Unternehmen würde damit beginnen, innerhalb der BRMS-Entwicklungsumgebung Regeln zu erstellen, um zu beschreiben, wie Leads verteilt werden sollten:
   • WENN ein Lead weniger als 100 Mitarbeiter hat, DANN leiten Sie ihn an das Vertriebsteam für kleine Unternehmen weiter.
   • WENN ein Lead zwischen 100 und 1000 Mitarbeitern hat, DANN leiten Sie ihn an das Vertriebsteam für mittelständische Unternehmen weiter.
   • WENN ein Lead mehr als 1000 Mitarbeiter hat, DANN leiten Sie den Lead an das Vertriebsteam für große Unternehmen weiter.
2. Sobald die Regeln entworfen sind, sind sie im Repository enthalten. Alle Anwendungen, die am Lead-Zuweisungsprozess beteiligt sind – wie Dokumentenverarbeitungssysteme, Kundenbeziehungsmanagement (CRM) -Systeme und Robotic Process Automation (RPA)-Bots – können auf die Regeln in diesem Repository zugreifen.
3. Wenn ein Lead eingeht, können die RPA-Bots, die für das Kopieren von Lead-Informationen in das CRM verantwortlich sind, mit der Regel-Engine überprüfen, wie der Lead zugewiesen werden soll. Die RPA-Bots würden der Regel-Engine Informationen über die Unternehmensgröße über das Lead-Erfassungsformular senden, und die Regel-Engine würde diese Informationen nutzen, um in Echtzeit eine Entscheidung zu treffen. Basierend auf der Entscheidung der Regel-Engine würden die RPA-Bots die Leads entweder den Vertriebsteams für kleine, mittlere oder große Unternehmen innerhalb des CRM zuweisen.

Mit einem BRMS werden Regeln in einem zentralen Repository getrennt von der Anwendung gespeichert. Das Repository schafft eine Single-Source-of-Truth (SSOT) für Business Rules, auf die alle Anwendungen im gesamten Unternehmen zugreifen können. Dadurch sind Business Rules skalierbar und Geschäftsentscheidungen stets aktuell, konsistent und verlässlich.

• Effiziente Automatisierung: BRMS sind für die effiziente Automatisierung von Unternehmens-Workflows unerlässlich. Mehrere Workflows können mit einem einzigen Repository unternehmensweiter Entscheidungslogik automatisiert werden. Auf diese Weise muss die IT nicht für jede Anwendung unterschiedliche Entscheidungslogikprogramme schreiben.
• Konsistentere Ergebnisse: Wenn Geschäftsentscheidungen nach einem festgelegten System unternehmensweiter Business Rules automatisiert werden, werden alle Entscheidungen nach der gleichen Logik getroffen. Dies führt zu einheitlicheren Ergebnissen, da Geschäftsentscheidungen nur noch dann vom menschlichen Ermessen beeinflusst werden, wenn dies unbedingt erforderlich ist.
• Geringere Komplexität: Bei geschäftlichen Entscheidungen müssen menschliche Mitarbeiter nicht mehrere Faktoren abwägen oder sicherstellen, dass sie alle Regeln befolgen. Stattdessen können die Anwendungen das BRMS kontaktieren, das die Business-Rules-Datenbank verwendet, um das richtige Ergebnis zu ermitteln. Entscheidungen werden schneller getroffen und Mitarbeiter werden entlastet, um hochwertigere Arbeit zu leisten.
• Geringere Abhängigkeit von der IT: No-Code-Tools im BRMS ermöglichen es Business-Analysten und anderen nicht-technischen Mitarbeitern, Business Rules unter Verwendung ihres eigenen Geschäftsvokabulars zu erstellen. Das bedeutet, dass die Teams Regeln nach Bedarf erstellen und anpassen können und nicht die IT-Abteilung bei jeder Aktualisierung hinzuziehen müssen.
• Reaktionsfähigere Entscheidungen: Regeln können problemlos innerhalb des BRMS-Repository aktualisiert werden, da die Verwaltung von Regeln keine Änderung des Codes vorhandener Anwendungen erfordert. Daher können Regeln als Reaktion auf neue Vorschriften, Marktentwicklungen, Kundennachfrage und andere Faktoren leicht geändert werden.
• Automatisierte Compliance: Relevante Richtlinien und Vorschriften können in Business Rules eingebettet werden, um sicherzustellen, dass automatisierte Entscheidungsträger alle relevanten Gesetze und Richtlinien einhalten. Dadurch wird auch ein Prüfpfad geschaffen, da die Regeln, die zu einer bestimmten Geschäftsentscheidung geführt haben, jederzeit überprüft werden können.
• Insgesamt bessere Business Rules: Dank der Möglichkeit, vor der Implementierung Vorhersagesimulationen von Regeln durchzuführen, können Teams sicherstellen, dass die von ihnen erstellten Business Rules die gewünschten Ergebnisse erzielen, bevor die Implementierung erfolgt.

Mit BRMS lassen sich die meisten, wenn nicht sogar alle Geschäftsentscheidungen in einer Vielzahl von Branchen und Abteilungen automatisieren. Einige gängige Beispiele für BRMS-Anwendungsfälle sind die folgenden:

• Zuweisung kritischer Ressourcen: Der britische National Health Service Blood and Transplant nutzte ein BRMS, um Entscheidungen über die Zuteilung von Organtransplantaten zu automatisieren. Wenn ein Organ verfügbar wird, löst das BRMS bestimmte Workflows aus, um den nächsten Empfänger auf der Transplantationsliste zu finden und eine Übereinstimmung zwischen Organ und Patient herzustellen.
• Überprüfung von Anträgen: Die PNC Financial Services Group verwendete ein BRMS, um den Kreditantragsprozess zu automatisieren und eine Reihe von Regeln zu erstellen, die bestimmen, ob Anträge angenommen oder abgelehnt werden. Früher mussten die Mitarbeiter alle Kreditanträge überprüfen, jetzt müssen sie nur noch 10–20 % prüfen, was zu schnelleren, zuverlässigeren und besser abgestimmten Kreditentscheidungen führt.
• Einhaltung der Vorschriften: Als E-Commerce-Unternehmen in einer stark regulierten Branche nutzt Brownells Inc. ein BRMS zur Automatisierung der Compliance. Das Unternehmen stellt sicher, dass Kunden nur Produkte kaufen können, die in ihrer Region verfügbar sind, indem es ein System von Regeln anwendet, die auf dem Standort des Kunden basieren.
• Kommunikation mit Kunden: Panalpina World Transport nutzte ein BRMS, um die Versandaktualisierungen an Kunden zu automatisieren. Kundendaten werden automatisch in die Datenbank von Panalpina hochgeladen, und Business Rules helfen dabei, festzulegen, wann Nachrichten an die Kunden versendet werden sollen.

Die intelligente Automatisierung von Geschäftsprozessen jeglicher Art erfordert zunächst die Definition einer Reihe klarer Business Rules für die automatisierte Entscheidungsfindung. Ein leistungsstarkes BRMS wie der IBM Operational Decision Manager (ODM) gibt Unternehmen die Tools an die Hand, die sie zum Entwickeln, Speichern, Verwalten und Implementieren von Business Rules im gesamten Technologie-Ökosystem benötigen.

IBM ODM ist eine umfassende Lösung für das Entscheidungsmanagement, mit der Unternehmen Business Rules in komplexen Computerumgebungen präzise erkennen, erfassen, analysieren, automatisieren und verwalten können. Die Lösung kann Darlehen autorisieren, über Werbeaktionen entscheiden oder Cross-Selling-Chancen mit hoher Präzision und Individualisierbarkeit entdecken. Mit IBM ODM können Teams jederzeit mit No-Code-Tools neue Regeln hinzufügen oder aktualisieren und Regeln vor der Bereitstellung simulieren, um maximale Effizienz zu gewährleisten.

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