Zukunft Industrien

Das Digitale Büro: es gibt viel zu tun, packen wir es an

Fast jeder Büroarbeitsplatz ist heute mit einem Computer ausgestattet.  Das allein macht jedoch aus einem Büro noch keine digitale Arbeitsumgebung – entscheidend sind vielmehr der Grad und die Qualität der Digitalisierung sowie die damit einhergehenden notwendigen Anpassungen der  Arbeitsprozesse in Büro und Verwaltung. Jenseits von E-Mail und Textverarbeitung existiert mittlerweile eine ganze Reihe von neuen, einfach zu integrierenden und zu nutzenden Werkzeugen, mit denen auch das Office von den enormen Vorteilen der digitalen Transformation profitieren kann. Denn der Einsatz neuer Technologien führt auch hier sowohl zu einer höheren Effizienz und Effektivität in den Prozessen als auch zu einer höheren Arbeitsqualität und mehr Flexibilität für die Mitarbeiter.

Doch der Weg ist noch weit  – und die Papierberge nach wie vor hoch. Das zeigt auch der aktuelle Bitkom Digital Office Index. Er hat verblüffendes zu Tage gebracht: Obwohl der Computerbildschirm aus den Büros nicht mehr wegzudenken ist, hat eine Digitalisierung, die den Namen auch verdient, im Büroalltag noch gar nicht richtig angefangen – von einer echten digitalen und organisatorischen Transformation ganz zu schweigen. Der Index hat ermittelt, dass innerhalb der Unternehmen die Produktion und das Personalwesen am stärksten digitalisiert sind, der Office-Bereich jedoch hinterherhinkt. Wobei naturgemäß die größeren und die mittelständischen Unternehmen besser unterwegs sind, die kleineren eher weniger. Dabei zeichnen sich die echten Vorreiter durch einen weit überdurchschnittlichen Einsatz von Enterprise-Content-Management(ECM)-Systemen sowie durch eine höhere Nutzung von Cloud-Lösungen für ihre Büro- und Verwaltungsprozesse aus.

Medienbrüche: der größte Feind der Produktivität

Zwar nutzen laut Bitkom-Index etwas mehr als die Hälfte der Unternehmen Werkzeuge zur Digitalisierung von Dokumenten, 44 Prozent arbeiten mit digitalen Workflows und 35 Prozent mit Dokumentenmanagement-Systemen, doch eine nahtlose Medienbruchfreiheit – also das papierlose Büro als das eigentliche Ziel  der Digitalisierung – liegt für die meisten Unternehmen noch in weiter Ferne. Dazu gehört unter anderem auch die Einbeziehung von Daten aus den SAP-Systemen, um zum Beispiel die Rechnungsstellung zu vereinfachen. Mit einer medienbruchfreien Digitalisierung lassen sich hier beträchtliche Kosten sparen, Prozesse beschleunigen und die Servicequalität steigern.

Generell beobachten wir bei vielen unserer Kunden darüber hinaus immer wieder die gleichen Probleme: Es existieren weder zentrale Dokumentenzugriffsmöglichkeiten noch  eine systematische Archivierung und Ablage, Akten werden gleich mehrfach in unterschiedlichen Systemen abgelegt, das „Suchen statt Finden“ wird zum Selbstzweck und mindert damit die Produktivität. Zudem geht die vielfach fehlende Versionierung zu Lasten der Aktualität von Dokumenten, außerdem fehlen die mobilen Anbindungen. Die Beispiele zeigen: Auch hier schlummern erhebliche Wertschöpfungspotenziale, die durch eine weitreichende Digitalisierung erschlossen werden könnten.

Ein weiteres Stichwort ist die Integration und automatisierte Anwendung von Regelwerken. Unsere Lösungen beispielsweise greifen im Rahmen definierter Workflows automatisch auf vorher festgelegte Vorgaben, zum Beispiel Compliance-Richtlinien oder gesetzliche Bestimmungen zu, und ersparen somit den Mitarbeitern immer gleiche Routinen, etwa zur revisionssicheren Erstellung von Aufträgen, Angeboten oder auch Zollpapieren.

cloud

Das digitale Büro der Zukunft wird über die Cloud versorgt. Bildquelle: iStockphoto

Mehr Flexibilität mit der Cloud  

IBM verfügt über ein breites Portfolio von intelligenten Content-Management-Lösungen, um die Workflows und Arbeitsprozesse im Büroalltag zu optimieren und Mitarbeiter zu entlasten, die genannten Probleme zu lösen und Regelwerke zu integrieren.  Zudem bieten wir Werkzeuge, um den sicheren mobilen Zugriff auf Dokumente zu ermöglichen. Dazu gehört auch die Verlagerung von Office-Anwendungen und Archivierungslösungen in die Cloud. Diese Option bietet gleich mehrere Vorteile: So müssen die neuen Anwendungen nicht in die hausinterne IT integriert werden, was nicht selten relativ aufwändig ist. Zudem können neue Funktionalitäten schneller aufgesetzt und genutzt werden sowie Kunden oder Lieferanten einfacher in die Workflows integriert werden. Das gleiche gilt für die Implementierung und den Einsatz mobiler Anwendungen, die angesichts der immer größeren Mobilität der Mitarbeiter zunehmend unverzichtbar werden. Diese Daten bleiben übrigens – wenn das gewünscht ist –  auch in einer deutschen Cloud in einem deutschen Rechenzentrum, geschützt durch höchste Sicherheitsstandards.

Darüber hinaus bietet die kürzlich zwischen IBM und Box geschlossene Kooperation auch für den Office-Bereich neue Perspektiven: So ist es möglich, über die Plattform die Content-Management- und Collaboration-Lösungen von IBM zu nutzen. Auch dies geschieht ohne Modifikation der eigenen IT,  spezifische Software-Implementierungen sind nicht notwendig. Über die Box-Plattform können Akten und Dokumente mit Kunden oder Lieferanten sicher geteilt und simultan daran gearbeitet werden, wobei etwa der Zugriff auch nur auf einzelne Paragrafen oder Kapitel aus einem existierenden Dokument individuell autorisiert werden kann.

Mit diesen unterschiedlichen Optionen steht einer digitalen Transformation im Büro, die ihren Namen auch verdient, eigentlich nichts mehr im Weg. Die Werkzeuge sind da – packen wir es an.

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