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O que é automação de recrutamento?
Publicado: 17 de abril de 2024
Colaboradores: Cole Stryker
A automação de recrutamento é o uso de software para simplificar e otimizar o processo de recrutamento. Isso pode incluir a automatização de tarefas para casos de uso, como busca de candidatos, triagem de currículos e agendamento de entrevistas.
Não é fácil encontrar e atrair excelentes candidatos em um ambiente de crescentes lacunas de competências e de recrutamento competitivo de talentos em áreas emergentes. As equipes de recrutamento que conseguirem apresentar as vagas de emprego ao maior número possível de talentos e canalizar os melhores candidatos ao longo do processo de recrutamento terão uma vantagem.
Manter uma prática de aquisição de talentos ágil e eficaz é uma vantagem competitiva crucial para qualquer empresa. Mas o recrutamento envolve algumas atividades em todo o fluxo de trabalho de recrutamento, como analisar currículos, criar ofertas de emprego e facilitar a integração de novas contratações, que podem ser tarefas repetitivas, tediosas e demoradas. Muitas dessas tarefas agora podem ser automatizadas ou ampliadas por inteligência artificial (IA) e aprendizado de máquina, o que permite que os profissionais de recursos humanos se concentrem em tarefas de nível mais alto. As organizações capazes de aproveitar as ferramentas emergentes de IA podem liberar o tempo dos recrutadores. E permitem que esses funcionários desenvolvam uma função de recrutamento mais robusta e estratégica e apliquem um toque mais "humano" nos contatos com os candidatos.
Há muitos benefícios na automação de RH em todo o fluxo de trabalho de recrutamento.
Os gerentes de RH vivem em um mundo de sobrecarga de informações, e os dados de input geralmente excedem a capacidade das equipes de acompanhá-los. A automação otimiza as tarefas repetitivas, como o monitoramento de currículos, busca de candidatos e agendamento de entrevistas, reduzindo o tempo e o esforço necessários do pessoal de RH. Isso mitiga os custos de mobilização de trabalhadores que, de outra forma, realizariam essas tarefas de forma manual.
A automação pode aprimorar a experiência do candidato, fornecendo respostas mais rápidas, comunicações personalizadas e um processo de candidatura mais tranquilo. Isso resulta em um tempo de contratação mais rápido, níveis mais altos de satisfação entre os candidatos e, por sua vez, um grupo de candidatos em potencial de maior qualidade para a organização.
Os sistemas automatizados seguem regras e critérios de forma consistente, reduzindo a probabilidade de erro humano e incentivando avaliações justas e imparciais dos candidatos. A automação permite que as organizações escalem seus esforços de recrutamento de forma eficiente, seja contratando para alguns cargos ou gerenciando campanhas de recrutamento de alto volume. Os sistemas automatizados podem enviar mensagens para centenas de candidatos passivos todos os dias, uma estratégia potencialmente recompensadora que é difícil de gerenciar manualmente.
A automação do recrutamento consolida ferramentas em todo o stack de tecnologia para oferecer uma visão completa do processo de recrutamento. Os sistemas de recrutamento coletam e analisam grandes quantidades de dados, fornecendo insights valiosos sobre métricas de recrutamento, o desempenho do candidato e as tendências de contratação, permitindo que as organizações tomem decisões de contratação baseadas em dados.
Ao automatizar tarefas rotineiras, os profissionais de RH podem alocar mais tempo e recursos para atividades estratégicas, como o branding do empregador, desenvolvimento de talentos e planejamento da força de trabalho. Essa realocação de recursos transforma a função de RH de uma função administrativa em uma função verdadeiramente estratégica.
Ao introduzir ferramentas automatizadas, os departamentos de RH podem combater vieses inconscientes que podem impedi-los de atingir as metas de DEI ou aderir aos padrões e melhores práticas de DEI. A automação de recrutamento pode anonimizar perfis, criar grupos diversificados de candidatos e chamar a atenção para o potencial viés humano na tomada de decisões.
Qualquer processo que use automação para simplificar os fluxos de trabalho pode ser considerado automação de recrutamento, mas o uso de IA no RH é atualmente onde se encontra o maior valor. As ferramentas de IA não pretendem substituir os funcionários humanos de RH, mas aumentar sua capacidade de realizar seu trabalho. E liberá-los de tarefas administrativas rotineiras para que possam prestar um serviço melhor aos candidatos e às organizações. A IA não deve tomar decisões de contratação, mas pode ajudar a fornecer mais informações para que a própria gerência de RH possa tomar decisões melhores.
A IA pode encontrar padrões ocultos e obter insights a partir de montanhas de dados não estruturados. No entanto, como a qualidade da tomada de decisões baseada em IA depende do volume, da qualidade e da acessibilidade dos dados, é essencial que as organizações pensem criticamente sobre como os dados são tratados em toda a organização. Onde ficam os dados? Quem tem permissão para acessar? Os dados possivelmente confidenciais devem ser ocultados de alguns usuários? Quais conjuntos de dados podem ser reunidos para análise com aprendizado de máquina? Essas são as perguntas de arquitetura da informação, gerenciamento de dados e governança que as organizações devem responder antes de avançar com a automação de recrutamento baseada em IA.
Imagine uma candidata hipotética chamada Eda, uma profissional de marketing interessada em trabalhar para uma empresa fictícia chamada BizCorp. Em seu site profissional favorito, o LinkedIn, Eda se depara com uma mensagem de um chatbot compartilhando uma vaga interessante para um cargo de gerente de desenvolvimento de software na BizCorp. Ela envia o currículo e a carta de apresentação.
Antes mesmo de Eda ver o anúncio da vaga de emprego, o software de automação de recrutamento já está em ação. A gerente de RH que anunciou a vaga usou IA para criar o anúncio com análise de dados preditiva, que se baseou em tendências históricas de contratação, taxas de rotatividade de funcionários, projeções de crescimento dos negócios e dados demográficos da força de trabalho. As ferramentas de IA generativa a ajudaram a desenvolver rapidamente uma descrição do trabalho com base em um breve comando. E a IA foi usada para encontrar e enviar mensagens proativamente para Eda, para que ela não precisasse procurá-la.
Pouco depois de enviar sua candidatura, Eda recebe um e-mail automático confirmando que sua candidatura foi recebida. O e-mail inclui detalhes sobre as próximas etapas do processo de recrutamento.
O sistema de rastreamento de candidatos da empresa analisa automaticamente o currículo de Eda em busca de palavras-chave e qualificações relevantes mencionadas na descrição da vaga. Com base nessa análise, sua candidatura é sinalizada para uma revisão posterior.
Eda recebe outro e-mail automatizado convidando-a a preencher um breve questionário de pré-triagem com facilitação em tempo real por um chatbot. As perguntas avaliam sua experiência, habilidades e qualificações relacionadas aos requisitos do cargo.
Impressionado com as respostas de Eda às perguntas de pré-triagem, um chatbot agenda uma entrevista automatizada de acompanhamento em vídeo. Eda recebe um e-mail com um link para a plataforma de entrevista, que registra suas respostas a uma série de perguntas da entrevista.
Depois que Eda conclui a entrevista em vídeo, suas respostas são analisadas pela plataforma de entrevista com IA, que avalia suas habilidades de comunicação, confiança e adequação à função com base em critérios predeterminados.
Eda é aprovada na avaliação automatizada e é convidada para uma entrevista pessoal com a equipe de contratação. Durante essa etapa, ela se reúne com o gerente de contratação e outros membros da equipe para discutir sua experiência, qualificações e adequação à função.
Após o processo de entrevista, Eda realiza um teste de codificação, que é avaliado automaticamente com ferramentas de IA. E, por fim, um chatbot facilita a verificação de antecedentes.
Eda recebe uma carta de oferta automatizada por e-mail, descrevendo os termos e condições do emprego. Ela aceita a oferta eletronicamente por meio do portal de RH da empresa, iniciando o processo automatizado de integração, que inclui o preenchimento de documentos, a conclusão dos módulos de treinamento e o agendamento do seu primeiro dia.
Ao longo de todo o processo de recrutamento, a automação simplificou as tarefas administrativas, proporcionou uma comunicação em tempo hábil e permitiu uma avaliação eficiente dos candidatos. Por fim, aprimorou a experiência de Eda como candidata a emprego e facilitou uma transição tranquila para sua nova função.
Uma pergunta importante que muitas organizações têm é quando fazer a transição para fluxos de trabalho automatizados. Isso geralmente requer a compra de novos ecossistemas de software e o treinamento de funcionários para que possam utilizá-los de forma eficaz. Se e quando adotar ferramentas de automação de recrutamento é uma decisão que requer uma análise cuidadosa.
O primeiro motivo óbvio para adotar sistemas automatizados é quando há um alto volume de necessidades de contratação que sua equipe de RH não consegue atender suficientemente usando processos manuais. Quando as vagas de emprego não são preenchidas rapidamente por candidatos de qualidade, isso representa um custo de oportunidade significativo. Um motivo relacionado pode ser o esgotamento mental dos funcionários existentes. Se a função de RH não consegue manter boas pessoas, isso é um sinal de que elas estão sobrecarregadas, ou gastando muito tempo em tarefas tediosas de recrutamento, em vez de tarefas de nível superior que fazem melhor uso da inteligência humana.
Outra métrica a ser observada é o desgaste dos candidatos. Se candidatos qualificados estão desistindo do processo de contratação, isso pode ser um sinal de que a experiência do candidato é pior do que poderia ser. As tecnologias de automação de recrutamento podem acelerar e simplificar o processo de contratação. Elas também permitem que as organizações ofereçam pontos de contato mais frequentes e outros serviços com "toque humano". Como resultado, essas organizações são menos propensas a ver candidatos serem levados por organizações concorrentes com departamentos de RH capazes de acelerar o tempo de contratação. Da mesma forma, se o envolvimento do candidato for baixo (o benchmarking interno das ações do candidato pode ser útil aqui), isso pode sinalizar que a automação agregaria valor à gestão do relacionamento com o candidato.
As organizações também podem fazer uma pesquisa com os chefes de departamento para tentar ter uma melhor noção de se as necessidades de pessoal estão sendo atendidas no nível básico. Se os gerentes acharem que a empresa não consegue encontrar os melhores talentos, talvez sejam necessários melhores processos de contratação. Esses processos podem ser facilitados pela automação e ajudar as organizações a encontrar e garantir os melhores candidatos para o trabalho.
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