Mineração de processos versus modelagem de processos versus mapeamento de processos: qual é a diferença?

Mineração de processos é uma forma de gerenciamento de processo empresarial que ajuda as organizações a descobrir, avaliar e melhorar os fluxos de trabalho. Na mineração de processos, um algoritmo é aplicado ao log de eventos de um sistema de TI, como um software de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) ou de contabilidade. O algoritmo descobre tendências nos dados de registro de eventos e usa essas tendências para construir um modelo de processo, que visualiza os fluxos de trabalho que ocorrem nesses sistemas. Os algoritmos de mineração de processos também podem ser usados para aprimorar modelos de processos existentes, comparar modelos de processos a instâncias de fluxos de trabalho reais e simular mudanças nos processos.

O principal benefício da mineração de processos são os dados que ela fornece. Ele ajuda as empresas a usar dados de registro de eventos para orientar a alocação de Recursos, a otimização do fluxo de trabalho, as iniciativas de automação e outras decisões de negócios críticas.

Um modelo de processos é uma representação visual de um fluxo de trabalho, produzido pela aplicação de algoritmos de mineração de dados a dados de registro de eventos. Os modelos de processos oferecem ilustrações quantitativas e objetivas dos processos de negócios. Esses modelos contêm uma variedade de dados de fluxo de trabalho, incluindo eventos, um registro de quem possui ou inicia esses eventos, caminhos percorridos no fluxo de trabalho, cronogramas de cada etapa, taxas de sucesso e muito mais. A modelagem de processos pode ser entendida como um subcomponente da mineração de processos, especificamente, o estágio em que o algoritmo usa dados de registro de eventos para gerar um modelo de fluxo de trabalho.

O principal benefício da modelagem de processos é que ela pinta uma imagem dos processos como eles existem, em vez de como a empresa pode pensar que eles existem. Ao aproveitar os dados de registro de eventos, os algoritmos de mineração de processos criam modelos quantitativos que oferecem níveis antes inatingíveis de transparência nos fluxos de trabalho organizacionais.

Assim como a modelagem de processos, o mapeamento de processos refere-se à criação de uma representação visual de um processo comercial. No entanto, enquanto um modelo de processo é baseado em dados e quantitativo, um mapa de processo é subjetivo e qualitativo. O mapeamento de processos normalmente começa com um analista de negócios ou estrategista realizando workshops e entrevistas com as pessoas envolvidas em um processo-alvo. Em seguida, o analista ou estrategista usa as informações coletadas para criar um mapa de processos, seja manualmente ou com um software de mapeamento de processos.

O principal benefício do mapeamento de processos é que ele visualiza fluxos de trabalho de uma maneira mais focada no ser humano. Em vez de capturar métricas objetivas, os mapas de processos descrevem principalmente como várias pessoas e equipes dentro de uma empresa estão envolvidas em um determinado processo.

Observação: modelos de processo e mapas de processo representam processos visualmente, mas não são intercambiáveis. Em vez disso, destacam diferentes aspectos dos mesmos fluxos de trabalho. Os modelos de processo são mais quantitativos, enquanto os mapas de processo são mais qualitativos.

Considere uma empresa em busca de maior clareza em seu processo de aquisição em toda a organização. Quando seria apropriado usar mineração de processos, modelagem de processos ou mapeamento de processos?

• Modelagem de processos: se a organização quiser entender precisamente o que está acontecendo em cada etapa do processo de aquisição, ela usaria a modelagem de processos. Ao aplicar um algoritmo de mineração de dados aos dados do registro de eventos do processo de aquisição, a organização geraria um modelo de processo abrangente, oferecendo uma perspectiva objetiva de todo o fluxo de trabalho.
• Mineração de processos: se a organização já modelou seu processo de aquisição e deseja identificar oportunidades específicas para melhoria e otimização, a mineração de processos seria a melhor escolha. A mineração de processos pode comparar fluxos de trabalho reais com modelos existentes, destacando oportunidades para simplificar processos e melhorar a precisão dos modelos. Se a organização quiser testar possíveis melhorias antes de implementá-las, ela também pode usar a mineração de processos para gerar um modelo hipotético baseado em dados precisos de registro de eventos.
• Mapeamento de processos: se a empresa quiser esclarecer quais departamentos possuem quais partes do processo de aquisição, um mapa de processos seria a escolha certa, pois depende de dados qualitativos e experiências dos funcionários. Um mapa de processos também ajudaria a iluminar como o processo de aquisição abrange os departamentos.

Para obter a visão mais abrangente do processo de aquisição, a empresa usaria uma combinação dos três — modelagem de processos para capturar dados quantitativos, mapeamento de processos para capturar dados qualitativos e mineração de processos para identificar oportunidades de melhoria:

A mineração de processos transforma o gerenciamento de processos empresariais em uma ciência — mas certos pré-requisitos devem ser atendidos antes que ela possa ser aplicada:

• Pró: a mineração de processos extrai os dados dos registros de eventos do sistema de TI e os torna práticos e utilizáveis para equipes empresariais.
• Pró: algoritmos de mineração de processos podem tornar os modelos de processos existentes mais precisos e gerar modelos hipotéticos do que aconteceria se um processo fosse alterado.
• Pró: a mineração de processos fornece uma visão baseada em dados dos fluxos de trabalho realmente existentes e seus resultados, fornecendo à empresa uma business intelligence mais objetiva para orientar a alocação de recursos, iniciativas de automação, otimização de fluxos de trabalho e outras decisões comerciais importantes.
• Contra: as organizações precisam usar ferramentas especializadas para implementar a mineração de processos porque o método depende de algoritmos avançados de mineração de dados. Dito isso, os funcionários não precisam necessariamente ter formação em ciência de dados para realizar mineração de processos, já que a maioria das ferramentas de mineração de processos automatiza a aplicação de algoritmos e a geração de modelos.

A modelagem de processos é útil para fornecer às empresas visualizações mais objetivas dos fluxos de trabalho que impulsionam suas operações. No entanto, existem alguns tipos de dados que esses modelos não podem capturar:

• Pró: os modelos de processo oferecem representações objetivamente precisas de processos, removendo erros humanos e indo além das suposições para descobrir como os fluxos de trabalho são na prática.
• Pró: modelos de processo representam visualmente dados quantitativos de processo, como tempo, taxas de sucesso, taxas de erro e resultados objetivamente mensuráveis, permitindo uma análise mais informada dos processos de negócios e da lógica de negócios. Sem um modelo de processo, as equipes ficam limitadas a discutir fluxos de trabalho em termos qualitativos que não refletem necessariamente a realidade.
• Pró: modelos de processo facilitam a disseminação e discussão de processos, transformando fluxos de trabalho abstratos em imagens concretas.
• Contra: os modelos de processo não conseguem capturar dados qualitativos sobre como os funcionários têm experiência dos fluxos de trabalho no mundo real; eles só podem refletir dados registrados em um log de eventos.

O mapeamento de processos é uma maneira rápida e flexível de gerar uma visão geral ampla dos processos, mas os mapas às vezes podem ser imprecisos porque dependem de relatórios qualitativos dos funcionários:

• Pró: os mapas de processo podem capturar dados qualitativos sobre como os fluxos de trabalho se manifestam nas atividades e interações dos funcionários no mundo real.
• Pró: mapas de processo não exigem muito em termos de ferramentas especializadas e podem ser produzidos de forma relativamente rápida e fácil. 
• Contra: como os mapas de processo são baseados em workshops e entrevistas com funcionários, eles são menos objetivos do que os modelos de processos e podem conter informações falhas, incompletas ou imprecisas.

A automação de negócios não pode ser alcançada sem uma compreensão clara dos processos de negócios. Em outras palavras, uma empresa deve saber precisamente o que acontece em um fluxo de trabalho antes que possa automatizar efetivamente qualquer uma das etapas. Técnicas de mineração de processos, modelagem e mapeamento fornecem dados quantitativos e qualitativos que concedem a uma empresa transparência incomparável nos fluxos de trabalho. Com visões abrangentes de seus processos existentes, as empresas podem realizar esforços de automação em grande escala com facilidade.

O IBM Cloud Pak for Business Automation possui recursos integrados de processos de negócios para ajudar as organizações a obter uma compreensão precisa de seus processos no estado em que se encontram. Ao aplicar mapeamento de processos, modelagem e mineração aos fluxos de trabalho dos negócios principais, as empresas podem digitalizar e identificar ineficiências ou pontos críticos nas operaçōes.

O IBM Cloud Pak for Business Automation é um conjunto modular de software integrado, construído para qualquer nuvem híbrida, que resolve rapidamente seus desafios operacionais mais difíceis. Ela inclui o conjunto mais amplo de recursos de automação impulsionado por IA do mercado — conteúdo, captura, decisões, fluxo de trabalho e tarefas — com um modelo flexível que permite começar com algo pequeno e aumentar a escala à medida que suas necessidades evoluem.

A IBM também oferece o IBM Process Mining, uma solução de aprimoramento de processos de negócios baseada em nuvem, projetada para ajudar as organizações a descobrir processos de negócios e, em seguida, identificar gargalos e ineficiências para aprimoramento. As equipes podem trabalhar juntas por meio de uma interface da web intuitiva e de fácil acesso para visualizar e analisar processos para ajudar a deixá-los mais eficientes. Experimente-o sem custo por 30 dias.