O que é mapeamento de processos?

O mapeamento de processos representa visualmente um fluxo de trabalho, permitindo que as equipes compreendam um processo e seus componentes de forma mais clara. Existem vários mapas de processo, que você pode conhecer por nomes diferentes, como:

• Fluxograma
• Mapa do processo detalhado
• Mapa do documento
• Mapa do processo de alto nível
• Mapa do processo renderizado
• Raia
• Análise da cadeia de valor
• Mapa do fluxo de valor
• Diagrama de fluxo
• Fluxograma do processo
• Modelo do processo
• Diagrama de fluxo de trabalho

Esses diagramas visuais são normalmente um componente do gerenciamento de processo empresarial (BPM) de uma empresa.

Um diagrama de processo esboça as etapas individuais dentro de um procedimento, identificando os proprietários das tarefas e fornecendo detalhes sobre os prazos previstos. Eles ajudam a comunicar processos entre stakeholders e revelam áreas de melhoria. A maioria dos mapas de processos começa em um nível macro e fornece mais detalhes conforme necessário.

Existem vários tipos diferentes de mapas de processos. Algumas técnicas de mapeamento incluem:

• Fluxogramas básicos são mapas visuais que fornecem os detalhes básicos de um processo, como entradas e saídas.
  
  
• Mapas de implementação, também conhecidos como fluxogramas multifuncionais, mostram as relações entre equipes diferentes. Esses mapas frequentemente utilizam diagramas de "raias" para ilustrar como um processo flui pela empresa, facilitando a identificação de gargalos ou redundâncias.
  
  
• Os mapas de processo detalhados apresentam uma versão aprofundada de um processo, contendo informações sobre quaisquer sub-processos.
  
  
• Mapas de processo de alto nível, também conhecidos como cadeia de valor ou mapas de cima para baixo, mostram uma visão macro de um processo, incluindo elementos-chave do processo, como fornecedor, entrada, processo, saída ou cliente (SIPOC).
  
  
• Os mapas de processo renderizados representam o estado atual ou os processos de estado futuro para mostrar áreas para melhoria potencial do processo.
  
  
• Um mapa de fluxo de valor (VSM) é uma técnica enxuta de Six Sigma que documenta as etapas necessárias para desenvolver um produto ou serviço para um usuário.

Os mapas de processo utilizam representações visuais, como símbolos básicos, para descrever cada elemento no processo. Alguns dos símbolos mais comuns são setas, círculos, diamantes, caixas, ovais e retângulos. Esses símbolos podem vir do Business Process Model and Notation (BPMN) ou da Unified Modeling Language (UML) (link externo a ibm.com), que são métodos gráficos de notação para mapas de processos.

A maioria das organizações precisará usar apenas alguns dos símbolos mais comuns para completar um mapa de processo. Alguns desses símbolos incluem:

• Um retângulo é usado para representar um processo específico e suas atividades e funções.
  
  
• Uma seta é usada para mostrar a direção do fluxo e a conexão entre as etapas.
  
  
• Um oval é comumente utilizado para indicar os pontos de início ou término de um fluxo de processo.
  
  
• Um diamante é usado para indicar um ponto de decisão. O processo continua seguindo um caminho predefinido, dependendo da decisão.
  
  
• Um retângulo com uma extremidade arredondada é frequentemente usado como símbolo de atraso, mostrando uma pausa no processo antes que o fluxo continue.

Ao desenvolver seu mapa de processos de negócios, você deve usar esta metodologia:

1. Escolha um processo para se concentrar. Para causar o maior impacto, você pode querer priorizar um processo que esteja enfrentando dificuldades para alcançar resultados ou um processo que afete a satisfação do cliente.
   
   
2. Envolva as pessoas certas: reúna especialistas com profundo conhecimento do processo que você deseja otimizar. Esses especialistas no assunto (SMEs) ajudam você a determinar as informações críticas em todo o processo, como stakeholders, sequência de etapas, timelines e recursos. Eles também podem destacar algumas das áreas problemáticas, como gargalos e redundâncias, que podem comprometer a eficiência. Durante essa fase do processo, você deve documentar todas as informações relevantes sobre o processo.
   
   
3. Descreva o mapa do processo: durante esta etapa, você deseja determinar onde o processo atual começa e termina e a sequência de etapas intermediárias. Embora o nível de detalhe possa variar, as informações sobre entradas, saídas, métricas e stakeholders geralmente são incluídas.
   
   
4. Use símbolos básicos de fluxograma para aprimorar o mapa de processo: Refine o mapa de processo atual usando símbolos básicos de fluxograma. O software de mapeamento de processos é frequentemente usado para concluir esta etapa.
   
   
5. Obtenha feedback: valide o mapa de processo aprimorado com membros da equipe para confirmar a documentação precisa do processo, ajudando a garantir que as etapas não sejam repetidas ou estejam ausentes. Quando todos stakeholders concordarem sobre as etapas do processo atual, comece a solicitar feedback sobre possíveis otimizações do processo. O processo pode incluir a remoção de etapas para simplificar as operações ou a adição de novas etapas para aprimorar a colaboração e garantir a qualidade.
    
6. Implementar e observar o impacto das mudanças no processo: realize uma prova de conceito, POC com um subconjunto da equipe antes de implementar amplamente quaisquer mudanças em toda a organização. Essa abordagem minimiza o risco para o negócio e oferece a oportunidade de incorporar feedback para otimizar o processo, permitindo que a gestão mude para um novo processo em escala de forma mais suave. O monitoramento regular dos processos permite melhorias contínuas ao longo do tempo.

O principal objetivo do mapeamento de processos de negócios é auxiliar as organizações a se tornarem mais eficientes e eficazes na realização de uma tarefa ou objetivo específico. Ao proporcionar maior transparência sobre a tomada de decisão e o fluxo de processos, a abordagem ajuda a identificar redundâncias e gargalos dentro e entre os processos.

Como os mapas de processo utilizam pistas visuais e símbolos, eles simplificam a comunicação de um processo para uma audiência ampla. Essa abordagem pode resultar em um maior envolvimento, já que a documentação extensa pode ser mais tediosa tanto para os responsáveis pela criação quanto para a interação dos usuários.

Ao utilizar modelos pré-criados dentro de softwares de mapeamento de processos, as equipes podem colaborar facilmente e pensar em maneiras de otimizar os processos de trabalho, possibilitando a melhoria dos processos de negócios. Dessa forma, as empresas também podem lidar melhor com desafios específicos, como integração e retenção de funcionários ou queda nas vendas.

Alguns benefícios específicos do mapeamento de processos incluem:

• Melhor capacitação para testes e avaliações de cenários
  
  
• Maior padronização e consciência de funções e responsabilidades
  
  
• Identificação mais direta de aspectos vulneráveis de um processo.
  
  
• Desempenho eficiente da equipe e satisfação dos funcionários.
  
  
• Curva de aprendizado mais curta para os funcionários durante o treinamento