Publicado: 05 Agosto 2024
Colaboradores: Tim Mucci, Cole Stryker
Um fluxo de trabalho de documentos é o sistema que gerencia como os documentos circulam dentro de uma organização. Um fluxo de trabalho de documentos eficaz ajuda a garantir que todo o pessoal necessário tenha acesso e controle sobre os documentos em uma framework simplificada que apoia a governança segura. Um fluxo de trabalho de documentos bem planejado ajuda os funcionários a acessarem rapidamente os documentos de que precisam para operar com máxima eficiência, mantendo o acesso limitado aos usuários apropriados.
Documentação é a memória de uma organização. Um bom gerenciamento de documentos preserva melhores práticas, decisões históricas e experiências passadas. Garantir que esse conhecimento institucional esteja prontamente acessível aos funcionários atuais e futuros reduz o tempo desperdiçado na busca de documentos e evita trabalho duplicado.
As organizações geram volumes significativos de documentos essenciais que exigem um gerenciamento diligente, como rastreamento de versões e armazenamento seguro. Um documento que não pode ser facilmente localizado é praticamente inexistente, o que enfatiza a importância da indexação adequada e da aplicação de metadados apropriados para garantir a recuperação. Quando os documentos são bem gerenciados, eles promovem uma cultura organizacional de colaboração, transparência e eficiência nas práticas de trabalho.
Imagine um cenário em que todos os documentos de uma organização são armazenados em pastas separadas, acessíveis a todos e espalhados por vários departamentos. Essa estrutura tornaria a localização e a segurança dos documentos extremamente desafiadoras.
O princípio fundamental do fluxo de trabalho de documentos é identificar quais partes dentro da organização precisam acessar os documentos e garantir que esse acesso seja seguro e fácil. Estabelecer procedimentos claros para criar, armazenar e gerenciar documentos é a base de um fluxo de trabalho de documentos eficaz.
A implementação desses procedimentos requer colaboração em diversas funções dentro da organização. Os departamentos de Recursos Humanos, Jurídico e de TI são essenciais para a configuração de controles de acesso, sistemas de classificação de documentos e soluções de armazenamento seguro. É fundamental que todos os envolvidos compreendam a lógica por trás de cada etapa do processo.
Compreender a importância de metadados precisos, os motivos para incluir documentos específicos e a necessidade de controle de versão adequado pode aumentar significativamente o engajamento e a adesão ao fluxo de trabalho. Esclarecer o papel de cada pessoa no processo fortalece ainda mais esse efeito.
Para que um fluxo de trabalho de documentos seja considerado eficaz, ele deve fornecer respostas sólidas e consistentes a várias perguntas fundamentais:
- Como a organização equilibra as permissões com as necessidades de segurança de documentos confidenciais?
- Quais tipos de documentos estão incluídos no fluxo de trabalho?
- Quando e como novos documentos são introduzidos no sistema?
- Onde estão armazenados os documentos e como eles são organizados? Isso é feito por metadados, usando um sistema de controle de versão ou ambos?
Abordar essas questões ajuda as organizações a estabelecer fluxos de trabalho transparentes que rastreiam cada etapa de um documento, destacando quaisquer gargalos, atrasos ou ineficiências. A documentação completa desses fluxos de trabalho facilita o monitoramento dos principais indicadores de desempenho (KPIs), como o tempo médio necessário para concluir as aprovações, o número de ciclos de revisão necessários e a porcentagem e os tipos de documentos que são processados mais rapidamente do que outros.
Além disso, os fluxos de trabalho buscam determinar quem é responsável por cada etapa do ciclo de vida do documento, promovendo a responsabilização e simplificando o acompanhamento do progresso. Considere um fluxo de trabalho de documentos projetado para aprovar materiais de marketing. Esse fluxo de trabalho especificaria quem redige o documento inicial, quem o revisa quanto ao conteúdo e design e quem está envolvido na hierarquia de aprovação. Ao monitorar o progresso desses documentos, uma organização pode atribuir KPIs para identificar áreas de melhoria, obter insights sobre o processo de aprovação e refinar as diretrizes de revisão para aumentar a clareza e a eficiência.
Um fluxo de trabalho de documentos simplificado é essencial para a segurança, o crescimento e os insights de uma organização. Usando a automação do processamento de faturas de contas a pagar como exemplo, aqui estão as quatro etapas para o gerenciamento eficaz do fluxo de trabalho de documentos:
Os metadados são uma camada rica de informações que permite que os sistemas de gerenciamento de documentos compreendam e processem os documentos de forma eficaz. Os metadados de um documento contêm detalhes como quem o criou, data de criação, nome do fornecedor, número da fatura, palavras-chave e até mesmo pontos de dados extraídos, como o valor total devido. O fornecimento de contexto e estrutura permite que o DMS automatize tarefas, agilize a recuperação e garanta um processo suave e eficiente.
Tradicionalmente, as faturas chegam por correio ou e-mail, exigindo a entrada manual de dados no sistema de contabilidade—um processo lento e sujeito a erros, sem um repositório central. Ao implementar a automação, os fornecedores podem enviar faturas eletronicamente e a tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) extrai automaticamente dados importantes. A tecnologia de OCR depende de metadados incorporados para identificar o documento como uma fatura. Isso permite a extração automática de dados de informações cruciais, como nome do fornecedor, número da fatura e valor total. Esta etapa inicial reduz significativamente os erros de entrada e acelera o processo.
Antes da automação, o manuseio das faturas envolvia o arquivamento de cópias em papel ou a digitalização e o armazenamento em pastas locais ou em um diretório compartilhado, o que tornava a recuperação complicada. Após a automação, todas as faturas são armazenadas em um sistema de gerenciamento de documentos (DMS). O DMS usa metadados para armazenamento e categorização eficientes. Ao marcar as faturas com metadados relevantes, como nome do fornecedor, data e número da fatura, o sistema garante a recuperação fácil e elimina a necessidade de organização manual.
Na era da pré-automação, encontrar uma fatura específica, especialmente em sistemas baseados em papel, era demorado. Com a automação, a pesquisa de faturas específicas fica mais rápida com a ajuda dos metadados. Os usuários podem utilizar critérios de pesquisa como nome do fornecedor, intervalo de datas ou número da fatura, permitindo que o DMS identifique o documento relevante em segundos.
Tradicionalmente, o gerenciamento de faturas pode depender de e-mails e planilhas, levando a dados isolados e aumentando os riscos de segurança. No entanto, um fluxo de trabalho automatizado integra o DMS aos sistemas de contabilidade existentes, permitindo o preenchimento automático de dados extraídos. Além disso, etapas de aprovação podem ser implementadas dentro do sistema, permitindo que a equipe autorizada revise e aprove as faturas eletronicamente, com notificações automatizadas, aprimorando assim a segurança e a velocidade.
A integração do DMS com os sistemas de contabilidade depende da extração precisa de dados por meio de OCR. Esse processo depende muito dos metadados presentes na fatura, o que permite que o sistema preencha o software de contabilidade com as informações corretas e acione outras etapas de fluxo de trabalho com base nos dados extraídos.
Depois que uma organização compreende os princípios do fluxo de trabalho de documentos, ela pode implementar a automação em seus processos. Veja aqui as etapas envolvidas:
Inicialmente, a organização precisa identificar e envolver as partes interessadas de vários departamentos. Essas partes interessadas fornecem informações sobre os processos atuais e as melhorias necessárias. Alinhar a automação com as necessidades específicas de cada departamento minimiza o risco de negligenciar etapas ou funções essenciais para determinados usuários. As partes interessadas com experiência prática também podem identificar possíveis exceções ou casos extremos que podem desafiar a automação.
Esta etapa envolve o mapeamento do fluxo de trabalho manual. A equipe de desenvolvimento de fluxo de trabalho documenta cada etapa de um documento, quais tarefas serão automatizadas, quem deve estar envolvido e identifica os pontos de decisão críticos. Ferramentas de visualização, como fluxogramas ou mapas de processo, podem ser fundamentais nessa fase. A equipe pode identificar e lidar melhor com os pontos problemáticos envolvendo as partes interessadas. Uma vez que o fluxo de trabalho esteja operacional, ele pode ser continuamente refinado para eliminar redundâncias e otimizar a eficiência.
A seleção de um DMS começa com a identificação dos documentos manuseados com mais frequência, como contratos, faturas e relatórios. A equipe considerará fatores como o processo de aprovação de documentos, requisitos de colaboração e necessidades específicas de roteamento, além de planejar a escalabilidade futura. O sistema escolhido deve oferecer criptografia robusta para proteger informações confidenciais e ser intuitivo para todos os usuários finais. O suporte do fornecedor para treinamento e assistência contínua é importante para ajudar a garantir a utilização eficaz do DMS.
Proteger o fluxo de trabalho de documentos envolve proteções tecnológicas e melhores práticas. Implemente métodos fortes de autenticação de usuários, como a autenticação multifatorial, para impedir o acesso não autorizado e atribua permissões com base nas funções de trabalho. Documentos criptografados, tanto em repouso quanto em trânsito, protegerão dados confidenciais mesmo no caso de uma violação, e os usuários informados são mais propensos a ajudar a reforçar as proteções tecnológicas.
Políticas e procedimentos claros são vitais para um fluxo de trabalho de documentos funcionando sem problemas. Envolva stakeholders de vários departamentos para entender suas interações, desafios e oportunidades de melhoria relacionados a documentos. Desenvolva um sistema para classificar documentos por sensibilidade, finalidade e necessidades de retenção. Isso orienta a aplicação de controles de acesso e medidas de segurança apropriados – definindo diretrizes para a criação de documentos, estabelecendo uma propriedade clara e descrevendo os processos de aprovação para diferentes documentos.
Para garantir a adoção bem-sucedida do novo sistema, envolva ativamente os funcionários tanto nas fases de design quanto nas de implementação. O treinamento é fundamental para ajudar os funcionários a entender a importância da automação, criar confiança e equipá-los com as habilidades para usar o novo sistema de forma eficaz. Compreender sua função dentro do fluxo de trabalho ajuda os funcionários a ver como suas ações afetam a eficácia geral.
Após a implementação, o monitoramento contínuo do sistema automatizado é essencial. As auditorias em tempo real e os testes de segurança verificam se a automação funciona corretamente e gerencia os documentos conforme pretendido. O monitoramento também deve identificar gargalos no processo, analisar erros recorrentes e melhorar as regras de automação ou as configurações do sistema. Auditorias de segurança e análises regulares dos registros de usuários ajudam a garantir que o sistema permaneça seguro e eficiente.
O fluxo de trabalho de documentos envolve as etapas específicas de criação, edição, aprovação e distribuição de um documento, concentrando-se principalmente em sua movimentação pela organização.
O fluxo de trabalho de gerenciamento de documentos vai além da simples movimentação para incluir as especificidades da criação, armazenamento, distribuição, recuperação, categorização e exclusão de documentos.
Existem dois tipos principais de fluxos de trabalho de documentos: sequencial e paralelo.
Fluxo de trabalho sequencial ou linear: esse tipo de fluxo de trabalho segue um processo predeterminado, passo a passo, em que indivíduos designados concluem tarefas em uma ordem específica. Por exemplo, na criação de materiais de marketing, o processo pode se desenvolver da seguinte forma: um redator envia um rascunho, que é revisado por um editor que fornece feedback. O rascunho revisado é enviado de volta ao redator para mais revisões antes que a cópia final seja encaminhada a um designer gráfico. O designer confirma que os visuais estão alinhados com a marca antes de o gerente de marketing revisar e aprovar o pacote completo. Se forem necessárias revisões adicionais, o documento volta para o redator.
Fluxo de trabalho paralelo ou simultâneo: neste fluxo de trabalho, várias tarefas são concluídas simultaneamente. Usando o mesmo exemplo de material de marketing, o redator envia um rascunho que o editor revisa quanto ao conteúdo e a clareza e o designer quanto à compatibilidade da marca simultaneamente. O feedback de ambas as partes é abordado simultaneamente, os recursos visuais são aplicados e o gerente de marketing realiza a revisão final para o lançamento. Esse método geralmente é mais rápido, mas requer uma comunicação clara para evitar confusão e feedback conflitante.
Sistemas baseados em nuvem ou locais oferecem suporte a estes fluxos de trabalho:
Sistemas baseados em nuvem: os documentos são armazenados em servidores mantidos pelo provedor de serviços de nuvem (CSP) da organização. Esses sistemas são dimensionáveis, facilmente ajustados pela modificação do plano de armazenamento com o provedor e acessíveis de qualquer lugar com conexão à Internet, o que é ideal para trabalhadores remotos ou viajantes frequentes. Os sistemas em nuvem geralmente permitem a edição simultânea de documentos por vários usuários e, normalmente, envolvem custos iniciais mais baixos, com as organizações pagando uma taxa de serviço mensal ou anual.
Sistemas locais: essa abordagem exige que o software seja instalado em servidores dentro da organização. Ela oferece controle total sobre o hardware e o software, mas pode ser complexa e cara de se escalar. O acesso é geralmente restrito à rede, a menos que configurações remotas especiais sejam definidas, complicando o acesso para trabalhadores remotos. Os sistemas locais geralmente exigem um investimento inicial significativo em licenças de hardware e software, com possíveis custos contínuos de manutenção e suporte de TI.
Os sistemas de automação de fluxo de trabalho aprimoram ainda mais o processo de fluxo de trabalho de gerenciamento de documentos, automatizando o gerenciamento desde a captura até o arquivamento, simplificando o encaminhamento automático, solicitações de aprovação e arquivamento. Os sistemas de automação de fluxo de trabalho geralmente são soluções de software que automatizam muitos aspectos do fluxo de trabalho de gerenciamento de documentos.
A implementação de um fluxo de trabalho de gerenciamento de documentos pode trazer inúmeros benefícios para uma organização, melhorando a eficiência operacional e a conformidade:
Automatizar várias etapas do manuseio de documentos reduz o tempo que os funcionários gastam no processamento manual, reduzindo os custos de mão de obra e permitindo que a equipe se concentre em tarefas mais estratégicas.
Um fluxo de trabalho simplificado facilita o compartilhamento e a colaboração em documentos entre os membros da equipe, mesmo em diferentes localizações geográficas, aprimorando o trabalho em equipe e acelerando a conclusão do projeto.
Ao gerenciar documentos por meio de um sistema seguro que controla o acesso com base em funções de usuário, as organizações podem proteger informações confidenciais contra acesso não autorizado e possíveis violações.
O controle centralizado de documentos garante que eles sejam armazenados, gerenciados e mantidos sob padrões consistentes, reduzindo o risco de extravio e uso de versões desatualizadas. A automação minimiza o erro humano na entrada e processamento de documentos, levando a um gerenciamento e relatórios de dados mais precisos.
Os recursos aprimorados de indexação e pesquisa permitem que os funcionários recuperem documentos rapidamente, reduzindo o tempo de inatividade e a frustração associados à pesquisa tradicional de arquivos.
Os fluxos de trabalho automatizados podem ser projetados para cumprir os regulamentos e padrões do setor, garantindo que o manuseio de documentos atenda a todos os requisitos legais e reduza o risco de problemas relacionados à conformidade.
Setor de saúde
A implementação de registros eletrônicos de saúde (EHR) nos centros de saúde primários demonstra melhorias significativas no gerenciamento de doenças não transmissíveis. Esses sistemas apoiam a prescrição eletrônica de medicamentos e melhoram a eficiência e a precisão da manutenção dos registros dos pacientes. Ao simplificar os processos de documentação, os provedores de saúde podem oferecer um melhor atendimento ao paciente com gerenciamento de dados e acessibilidade aprimorados.
Legal
Os sistemas de gerenciamento de documentos beneficiam empresas de advocacia e departamentos jurídicos, ao acelerar os processos de elaboração, revisão e arquivamento de documentos. Bons sistemas de fluxo de trabalho de documentos gerenciam os arquivos de casos com eficiência, protegem a conformidade e melhoram o acesso aos documentos necessários em ambientes jurídicos.
Manufatura (IIoT - Industrial IoT)
Os sistemas de fluxo de trabalho de documentos na fabricação geralmente ajudam a gerenciar e rastrear documentos de design, especificações e registros de conformidade de forma eficiente. Isso ajuda a garantir que todas as partes do processo de fabricação estejam atualizadas e atendam aos padrões regulatórios, o que é crítico para manter a qualidade do produto e a eficiência operacional.
Atendimento ao cliente
A operadora de telecomunicações turca, Turkcell, usa o IBM FileNet Content Manager como o núcleo de seu fluxo de trabalho de documentos para centralizar o armazenamento e facilitar a recuperação de informações do cliente. O sistema oferece suporte à conformidade com os requisitos regulatórios gerenciando e verificando milhões de documentos. A automação permite acesso rápido a documentos relevantes. Essa configuração melhora a eficiência operacional e oferece suporte à conformidade e ao gerenciamento de relacionamento com o cliente, garantindo um gerenciamento preciso dos dados.
Finanças e bancos
Ao digitalizar e otimizar os processos relacionados a documentos, as organizações financeiras podem reduzir a entrada manual de dados, minimizar erros e acelerar os tempos de transação. Fluxos de trabalho automatizados confirmam que todos os documentos são processados de forma consistente e armazenados com segurança, o que é essencial para a conformidade com regulamentações financeiras e auditorias.
O Banco de Montreal está usando o IBM Content Analyzer para simplificar o processo de pagamento de contas, permitindo que os clientes enviem suas faturas por e-mail diretamente para o BMO QuickPay, a aplicação de processamento de contas do banco. Essa abordagem versa sobre problemas como atrasos nos pagamentos e procedimentos de pagamento complicados, tornando os pagamentos de contas seis vezes mais rápidos e destacando os benefícios da automação no setor bancário.
Os sistemas de automação de fluxo de trabalho são projetados para otimizar vários processos e tarefas, incluindo o fluxo de trabalho de documentos. Softwares como a automação de fluxo de trabalho da IBM usam lógica baseada em regras para automatizar processos de negócios, reduzem tarefas demoradas e minimizam erros humanos. Isso leva a uma otimização dos processos que pode resultar em uma parte significativa das transações resolvidas em menos de duas horas.
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