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O que é o gerenciamento de conhecimento?
O gerenciamento de conhecimento (KM) é o processo de identificação, organização, armazenamento e disseminação de informações dentro de uma organização. Quando o conhecimento não é facilmente acessível em uma organização, ele pode ser incrivelmente caro para uma empresa, já que se gasta um tempo valioso na busca de informações relevantes em comparação com a realização de tarefas focadas em resultados.
Um Knowledge Management System (KMS) aproveita o conhecimento coletivo da organização, resultando em operações mais eficientes. Esses sistemas são suportados pelo uso de uma base de conhecimento. Eles geralmente são críticos para o gerenciamento bem-sucedido do conhecimento, pois fornecem um local centralizado para armazenar informações e acessá-las prontamente.
As empresas com uma estratégia de gerenciamento de conhecimento alcançam resultados comerciais mais rapidamente, pois o aumento do aprendizado organizacional e da colaboração entre os membros da equipe facilita uma tomada de decisões mais rápida em toda a empresa. Isso também simplifica mais processos organizacionais, como treinamento e integração, levando a relatórios de maior satisfação e retenção de funcionários.
A definição de gerenciamento de conhecimento também inclui três tipos de conhecimento: conhecimento tácito, implícito e explícito. Esses tipos de conhecimento são amplamente diferenciados pela codificação das informações.
- Conhecimento tácito: esse tipo de conhecimento é tipicamente adquirido por meio da experiência e é compreendido intuitivamente. Como resultado, é difícil articular e codificar, o que dificulta a transferência dessas informações para outros indivíduos. Exemplos de conhecimento tácito podem incluir linguagem, reconhecimento facial ou habilidades de liderança.
- Conhecimento implícito: embora algumas literaturas confundam conhecimento implícito e conhecimento tácito, alguns acadêmicos dividem esse tipo e relatam que a definição de conhecimento tático é mais adequada. Embora o conhecimento tácito seja difícil de codificar, o conhecimento implícito não tem necessariamente esse problema. As informações implícitas ainda precisam ser documentadas. Ele tende a existir em processos, e pode ser chamado de conhecimento "know-how".
- Conhecimento explícito: o conhecimento explícito é capturado em diversos tipos de documentos, como manuais, relatórios e guias, e permite que as organizações compartilhem facilmente conhecimentos entre as equipes. Esse tipo de conhecimento é possivelmente o mais conhecido e exemplos dele incluem ativos de conhecimento, como bancos de dados, artigos e estudos de caso. Essa forma de conhecimento é importante para reter o capital intelectual dentro de uma organização, bem como facilitar a transferência bem-sucedida de conhecimentos para novos funcionários.
Alguns acadêmicos (PDF, 156 KB) (link externo à IBM) resumem os processos de gerenciamento de conhecimento à aquisição, à criação, ao refinamento, ao armazenamento, à transferência, ao compartilhamento e à utilização do conhecimento. No entanto, esse processo pode ser ainda mais sintetizado. Um Knowledge Management System geralmente passa por três etapas principais:
- Criação de conhecimento: durante esta etapa, as organizações identificam e documentam qualquer conhecimento existente ou novo que desejam circular pela empresa.
- Armazenamento de conhecimento: normalmente, um sistema de tecnologia da informação é usado durante esta fase para hospedar o conhecimento organizacional que passará pela distribuição. As informações podem precisar ser formatadas de uma maneira específica para atender aos requisitos do repositório.
- Compartilhamento de conhecimento: nesta etapa final, os processos de compartilhamento de conhecimento são amplamente divulgados em toda a organização. A velocidade com que as informações se espalham varia de acordo com a cultura organizacional. As empresas que incentivam e recompensam esse comportamento certamente terão uma vantagem competitiva sobre as demais do setor.
Há diversas ferramentas usadas pelas organizações para obter os benefícios do gerenciamento de conhecimento. Exemplos de Knowledge Management System podem incluir:
- Sistemas de gerenciamento de documentos atuam como sistemas de armazenamento centralizados para documentos digitais, como PDFs, imagens e arquivos de processamento de texto. Eles aprimoram os fluxos de trabalho dos funcionários, permitindo a fácil recuperação de documentos, como lições aprendidas.
- Sistemas de gerenciamento de conteúdo (CMS) são aplicativos que gerenciam conteúdos da web nos quais os usuários finais podem editar e publicar informações. Eles são comumente confundidos com sistemas de gerenciamento de documentos, mas os CMSs podem suportar outros tipos de mídia, como áudio e vídeo.
- Intranets são redes privadas que existem somente dentro de uma organização e permitem o compartilhamento de capacitações, ferramentas e processos entre as partes interessadas internas. Embora possam ser demorados e caros de manter, eles fornecem diversos serviços de groupware, como diretórios internos e pesquisa, que facilitam a colaboração.
- Wikis podem ser uma ferramenta popular de gerenciamento de conhecimento devido à facilidade de uso. Eles facilitam o upload e a edição de informações, mas podem acarretar em preocupações relacionadas à desinformação, pois os funcionários podem atualizá-los com informações incorretas ou desatualizadas.
- Data warehouses agregam dados de diferentes origens em um armazenamento de dados único, central e consistente para suportar a análise de dados, a mineração de dados, a inteligência artificial (IA) e o machine learning. Os dados são extraídos desses repositórios para que as empresas possam obter insights e capacitar os funcionários a tomar decisões baseadas em dados.
Embora as soluções de gerenciamento de conhecimento possam ser úteis para facilitar a transferência de conhecimento entre equipes e indivíduos, elas também dependem da adoção do usuário para gerar resultados positivos. Devido a isso, as organizações não devem minimizar o valor dos elementos humanos que permitem o sucesso do gerenciamento de conhecimento.
- Cultura organizacional: as práticas de gerenciamento afetarão o tipo de organização que os executivos lideram. Os gerentes podem criar organizações de aprendizado recompensando e encorajando comportamentos de compartilhamento de conhecimento entre as equipes. Esse tipo de liderança estabelece as bases para que as equipes confiem umas nas outras e se comuniquem mais abertamente a fim de alcançar resultados comerciais.
- Comunidades de prática: centros de excelência em disciplinas específicas fornecem aos funcionários um fórum para tirar dúvidas, facilitando o aprendizado e a transferência de conhecimento. Dessa forma, as organizações aumentam o número de especialistas no assunto de uma determinada área, reduzindo a dependência de indivíduos específicos para executar determinadas tarefas.
As empresas obtêm uma série de benefícios quando adotam estratégias de gerenciamento de conhecimento. Algumas vantagens importantes incluem:
- Identificação de lacunas de habilidades: quando as equipes criam documentações relevantes sobre conhecimentos implícitos ou tácitos ou consolidam o conhecimento explícito, isso pode destacar lacunas nas competências essenciais das equipes. A gerência pode obter informações valiosas para criar novas estruturas organizacionais ou contratar recursos adicionais.
- Tome decisões mais bem informadas: o Knowledge Management System fornece conhecimento aos indivíduos e departamentos. Ao melhorar a acessibilidade ao conhecimento corporativo atual e histórico, suas equipes podem aprimorar suas habilidades e tomar decisões baseadas em informações que suportam os objetivos de negócios.
- Mantém o conhecimento da empresa: se seus funcionários mais experientes saíssem amanhã, o que sua empresa faria? Praticar o gerenciamento de conhecimento interno permite que as empresas criem uma memória organizacional. Os conhecimentos mantidos por seus funcionários de longo prazo e outros especialistas poder ser tornados acessíveis para sua equipe mais ampla.
- Eficiência operacional: o Knowledge Management System cria um local de referência que permite que os trabalhadores do conhecimento encontrem informações relevantes mais rapidamente. Isso reduz o tempo de pesquisa, levando a tomadas de decisão mais rápidas e economia de custos por meio de eficiências operacionais. Aumentar a produtividade não economiza apenas tempo, mas também custos.
- Maior colaboração e comunicação: o Knowledge Management System e as culturas organizacionais trabalham juntos para gerar confiança entre os membros da equipe. Esses sistemas de informação fornecem mais transparência entre os trabalhadores, criando mais entendimento e alinhamento sobre objetivos comuns. Uma liderança engajada e uma comunicação aberta criam um ambiente para as equipes adotarem inovações e feedbacks.
- Segurança de dados: o Knowledge Management System permite que as organizações customizem o controle de permissão, o controle de visualização e o nível de segurança dos documentos para garantir que as informações sejam compartilhadas somente nos canais corretos ou com indivíduos selecionados. Dê aos seus funcionários a autonomia de acessar o conhecimento com segurança e confiança.