يوفر إنشاء مخطط سير العمل واستخدامه مجموعة كبيرة من المزايا:

• تحسين العملية التشغيلية: تعمل مخططات سير العمل على تحسين الكفاءة من خلال تبسيط عمليات الأعمال. بالنسبة إلى الشركات باختلاف حجمها، يؤدي تحسين سير العمل إلى زيادة الإنتاجية والقضاء على أوجه القصور، ما يؤدي إلى توفير التكاليف أو زيادة الإيرادات.

• تحسين إدارة المشروعات: إحدى المهام الأساسية لمديري المشروعات هي تنسيق العمليات والفرق المعقدة وإدارة سير العمل. تساعد مخططات سير العمل مديري المشروعات على ضمان تعاون فرقهم بأكبر قدر ممكن من الكفاءة.

• توثيق العمليات: مخططات سير العمل هي تمثيلات مرئية قيّمة لعمليات الأعمال الأساسية وتوفر الوثائق اللازمة للمتطلبات القانونية أو متطلبات الامتثال أو التدقيق.

• طرق تواصل واضحة: توضح مخططات سير العمل قنوات الاتصال وتقنن المسؤوليات المحددة للموظفين والإدارات. تستخدم العديد من المُنظمات رسوم سير العمل كموارد تأهيلية.

• تعزيز الأمان: يمكن أن يسلط إنشاء مخططات سير العمل لمراقبة العمليات الأمنية الضوء على نقاط الثغرات المحتملة. يساعد تصور العملية الأمنية على تنفيذ أفضل الممارسات الأمنية ودعمها.

• أتمتة سير العمل: ينتج عن أتمتة سير العمليات تعزيز كفاءة العمل بشكل كبير. يمكن لمخططات سير العمل أن تحدد الأجزاء التي يمكن أتمتتها في سير العمل، ما يتيح لأعضاء الفريق التركيز على المهام الأكثر تعقيدًا.

تتكون مخططات سير العمل من رموز أو أشكال أو صور موحدة توضح كل خطوة من خطوات سير العمل. يتوفر اليوم برنامج سير العمل التخطيطي على الإنترنت، الذي يُسهل إنشاء نموذج لسير العمل باستخدام قوالب معدة سلفًا. تتميز أدوات التخطيط هذه عادةً بالرموز التالية:

• بيضاوي: يحدد نقطة البداية والنهاية لمخطط سير العمل.

• مستطيل: يشير إلى خطوة في العملية أو إجراء يجب اتخاذه.

• ماسي: يرمز إلى نقطة القرار التي تؤدي إلى الخطوة التالية.

• رباعي متوازي الأضلاع: يشير إلى مدخلات البيانات أو مخرجاتها في عملية سير العمل.

• أسطواني: يصور البيانات المستخدمة في العملية وكيف وأين يمكن الوصول إليها.

• الوصلات: خطوط ذات أسهم توضح تدفق العمل من خطوة إلى أخرى.

كان Henry Gantt، مهندس ميكانيكي ومستشار إداري من القرن التاسع عشر، أول من طوّر مخطط سير العمل لتسلسل المهام وترتيب أولوياتها. وقد تعاون Gantt مع Frederick Winslow Taylor، وهو متخصص في علوم الإدارة، لابتكار عمليات سير العمل كشكل جديد من الإدارة العلمية المرتبطة بالأعمال. وأسفر هذا البحث التعاوني عن ابتكار مخطط غانت لسير العمل، والذي لا يزال يشكل حجر الزاوية في مجال إدارة المشروعات.

بفضل جهود الثنائي، شهد مجال رسم مخططات سير العمل تطورًا ملحوظًا، ما كان له أثر إيجابي كبير في كفاءة العمليات وجودتها.

على الرغم من أن مخطط سير العمل هو نوع متخصص من المخططات الانسيابية، إلا أنه يوجد العديد من الأنواع الأخرى التي تُستخدم لتوثيق جوانب مختلفة من العمليات والأنظمة.

وفي الوقت نفسه، فإن تخطيط عمليات الأعمال هو ممارسة تنظيم وتخطيط كل جانب من جوانب عملية الأعمال—بما في ذلك الموظفون، والمرافق، والبيانات، والأنشطة وغيرها. تستخدم عملية التعدين البيانات للكشف عن سير العمل وتحسينه في الوقت نفسه. نمذجة عمليات الأعمال هي تقنية ذات صلة تعمل على إنشاء تمثيلات مرئية شاملة لمهام سير العمل باستخدام خوارزميات قائمة على البيانات.