何謂電子資料交換?

電子資料交換 (EDI) 是指在公司之間透過標準格式進行商業文件通訊。EDI 的簡單定義是一種用來取代書面文件(例如採購單或發票)的標準電子格式。組織可以透過自動文件型交易(PDF,669 KB)來節省時間並避免手動處理所造成修復成本過高的錯誤。

有了 EDI 交易,資訊可直接從某個組織的電腦應用程式移到另個組織的電腦應用程式。¹ EDI 標準會定義資訊在文件格式中的位置和順序。此自動化功能可讓資料快速共享,不像書面文件或其他方法需要數小時、數天或數週。

現在各行各業使用 EDI 整合來共享各種文件類型 - 從採購單、發票、要求報價到貸款申請等等。在大部分情況下,這些組織為交易夥伴,在他們的供應鏈和企業消費型商務 (B2B) 網路中,經常會有交換商品和服務的活動。

 

EDI 指南

所有的 EDI 交易都由 EDI 訊息標準負責定義。安排適當控管程序來維護資料品質很重要。當資訊遺漏或出現在錯誤的地方時,可能就無法正確處理 EDI 文件。

標準是 EDI 交談 的基礎。² 有很多組織定義了 EDI 訊息標準,包括 ODETTE、TRADACOMS、GS1、Peppol 及 Accredited Standards Committee X12 (ASC X12)。

一般來說,EDI 傳輸分成兩種基本類型:

  • 點對點或直接連線。兩台電腦或系統在無媒介的情況下,透過網際網路進行連線,通常會使用安全通訊協定。
  • 加值型網路 (VAN)。協力廠商網路是使用郵箱參照範例來管理資料傳輸。

EDI 網際網路傳輸通訊協定包括安全檔案傳送通訊協定 (SFTP)、Applicability Statement 2 或 AS2、HTTPS 型通訊協定、簡易物件存取通訊協定 (SOAP) 及其他。

EDI 資料元素包括傳送端 ID 和接收端 ID 之類的項目。資料區段結合兩個或多個相關元素,以賦予它們更大的意義 - 例如,FNAME 與 LNAME 可以結合起來形成 CUSTOMERNAME。封套架構不同類型的資料,並攜帶傳送端和接收端位址資訊。EDI 文件流程或訊息流程說明 EDI 訊息移動到各種入埠和出埠位址和部門,以執行商業程序或交易的過程。³

像可延伸標記語言 (XML) 或 JavaScript 物件表示法 (JSON) 的中繼語言是用來補充而非取代 EDI。公司必須準備好處理為數越來越多的文件格式和傳輸選項。一家全球製造商要與將近 2,000 個合作夥伴定期交換大約 55 種不同的文件類型。 

「在我們開始使用 IBM Supply Chain Business Network 之前,有高達 20% 的 B2B 交易會發生錯誤。我們現在比較少發生錯誤,舉例來說,我們以前常因客戶提交錯誤代碼而產生轉移訂單的問題,這對我們的客戶服務團隊來說很痛苦。現在這類情況少了大概 80%,因為以前都是手動處理。」閱讀其他 EDI 管理者告訴 IDC 他們如何利用 IBM Sterling Supply Chain Business Network 來推動策略價值。

EDI 的優勢

EDI 交易對於 B2B 處理程序來說很重要,而且在各種規模的企業之間受到歡迎,主要用來交換文件和交易。

EDI 技術透過自動化和 B2B 整合提供五大關鍵商業優勢: 

對大型組織而言,EDI 可讓交易夥伴創立標準以達成一致獲益。對於小型組織而言,遵守 EDI 可進一步與大型企業相整合,後者擁有龐大預算和強大影響力。

EDI 實作

對某些企業來說,EDI 可能很難實作。其中一個原因是,需要跟上不斷變遷的政府法規、標準及更新項目。它本身也很複雜,因為它需要適應全球商業需求的複雜性。例如,B2B 網路中的每個交易夥伴可能會有個別需求。即使兩個交易夥伴協議好要使用哪一種 EDI 文件,但可能各有需要支援的獨特格式化需求。這些因素和其他因素導致許多組織將他們的 EDI 解決方案委外。

無論是內部自製或委外,都需要具備一些基本條件、能力和資源才能有效實作 EDI。除了協議文件類型、安全傳輸方法及必備軟硬體等因素之外,有效的 EDI 實作還應該考量:

  • 轉換或對映軟體。取得名稱、地址、貨幣金額、零件號碼和數量等欄位,並將其從商業應用程式格式對映至標準化文件,反之亦然。
  • 批次封套或解除封套功能。支援大型 EDI 訊息批次,讓傳送端和接收端能夠包裝解除包裝交易,然後就可以從交易夥伴的數個業務部門或領域將這些交易集合在一起,或將這些交易分成數個業務部門或領域。
  • 訊息遞送機制。在訊息解除封套時用以為不同群組排序訊息,並將訊息遞送至適當目標。另外可能還需要進行訊息轉換,使訊息轉換成適用於其目的地的正確格式。
  • 交易夥伴合約 (TPA)。釐清條款、建立商業文件的標準,以及定義交易夥伴之間的通訊和商業通訊協定。

EDI 的未來

請思考以下情境。現在與損壞裝運相關的扣款是使用 EDI 214 文件「運輸業裝運狀態訊息」來觸發。裝運中的物品無法使用或無法銷售。很有可能會因為扣款而引發爭議。

但在未來供應鏈中,EDI 將成為支援物聯網 (IoT)、區塊鏈與人工智慧 (AI) 等創新的核心文件交換功能。⁴ 未來 EDI 將使用:

  • IoT 感應器。併入裝運的包裝中,並連結週期性的 EDI 214 訊息,以幾近即時的方式提高包裝狀況的能見度。
  • 區塊鏈技術。加強鞏固裝運的 EDI 資訊流程,可提供共享版的事實,以協助快速解決,甚至避免扣款爭議。
  • AI 代理程式。監視裝運的所有相關事件和資訊,並識別不符合標準的事件;可判定是否需要重新裝運、分析最有效率的取代來源、起始新的裝運和獲得授權的退貨。

資料來源

¹ 「電子資料交換 (EDI):簡介ibm.com 外部鏈結)」,Roger Clark,Business Credit,2001 年 10 月

²「電子資料交換ibm.com 外部鏈結)」,維基百科

³「EDI 和 B2B 基本觀念ibm.com 外部鏈結)」,Sriniedibasics,2011 年 8 月 20 日

⁴「EDI 的未來發展:IBM 觀點(PDF,722 KB)」,IBM Watson Supply Chain,2018 年 10 月。