何謂電子資料交換?

電子資料交換 (EDI) 是指公司之間標準格式的商業文件通訊。透過 EDI,資訊會直接從一個組織的電腦應用程式移到另一個組織的應用程式¹。EDI 標準會在 EDI 文件或訊息中指定哪些資訊要移到哪裡,不需要為了讓資訊能夠被接受而手動重新輸入資訊。此自動化功能可讓資訊快速共用,而不像書面文件或其他方法需要幾小時、幾天或幾星期。

企業使用 EDI 來整合及共用各種文件類型,從採購單到發票、要求報價、貸款申請等等。在大部分情況下,這些組織為交易夥伴,在他們的供應鏈和企業消費型商務 (B2B) 網路中,經常會有交換商品和服務的活動。

EDI 概觀

所有 EDI 交易都是以 EDI 訊息標準來定義。良好的控管程序對資料品質很重要。當資訊遺漏或出現在錯誤的地方時,可能就無法正確處理 EDI 文件。

標準是 EDI 交談的基礎²。有數個定義 EDI 訊息標準的組織,包括 ODETTE、TRADACOMS、GS1、PEPPOL 和 Accredited Standards Committee X12 (ASC X12)。

一般而言,EDI 傳輸可以細分為兩種基本類型:

  • 點對點或直接連線。兩台電腦或系統在無媒介的情況下,透過網際網路進行連線,通常會使用安全通訊協定。
  • 加值型網路 (VAN)。協力廠商網路是使用郵箱參照範例來管理資料傳輸。

EDI 網際網路傳輸通訊協定包括「安全檔案傳送通訊協定 (SFTP)」、「適用性敘述 2」(或 AS2)、HTTPS 型通訊協定、「簡易物件存取通訊協定 (SOAP)」等等。

EDI 資料是由傳送端 ID 和接收端 ID 等資料元素所組成。資料區段將兩個以上的相關元素結合在一起,為其賦予更大的意義,例如,FNAME 和 LNAME 可以結合在一起形成 CUSTOMERNAME。封套結構為不同類型的資料,並包含傳送端和接收端位址資訊。

EDI 文件流程或訊息流程說明 EDI 訊息移動到各種入埠和出埠位址和部門,以執行商業程序或交易的過程³。

為什麼 EDI 很重要

我們都知道,世界是以 EDI 這個全球性基礎 B2B 技術為運作的基礎和依據。它已獲得全世界多數企業所採用,成為在 B2B 交易程序中交換文件的首選方式。

EDI 是一項自動化技術,提供核心商業優勢:

  • 節省時間和金錢。將從前以書面文件手動執行的程序自動化。
  • 提高效率和生產力。在更短的時間內共用及處理更多的商業文件。
  • 減少錯誤。EDI 的嚴格標準化有助於確保資訊和資料在正確格式化之後,才進入商業程序或應用程式。
  • 改進可追蹤性和報告程序。電子文件可與各種 IT 系統整合,以支援資料收集、可見性和分析。
  • 支援正向的客戶體驗。促進有效率的交易執行,以及迅速、可靠的產品和服務交付。

EDI 對大型和小型企業都很重要。對大型組織而言,EDI 讓交易夥伴之間能夠設立標準,以一致的方式達成效益。對較小型組織而言,遵守 EDI 可與預算高且影響力強的較大公司整合得更好。

諸如「延伸標記語言 (XML)」或「JavaScript 物件表示法 (JSON)」以及應用程式設計介面 (API) 整合之類的 Meta 語言是要補充而不是取代 EDI。公司必須準備好處理愈來愈多的文件格式和傳輸選項。一家全球製造商要與將近 2,000 個合作夥伴定期交換大約 55 種不同的文件類型。

有效的 EDI

對某些企業來說,EDI 可能很難實作。其中一個原因是需要跟上不斷變動的政府法規、標準和更新項目。它本身也很複雜,因為它需要適應全球商業需求的複雜性。例如,B2B 網路中的每個交易夥伴可能各有獨特的需求。即使兩個交易夥伴協議好要使用哪一種 EDI 文件,但可能各有需要支援的獨特格式化需求。這些因素以及其他因素導致許多組織將其 EDI 外包。

無論是內部處理還是外包,都需要有一些基本條件、能力和資源,才能有效地實作 EDI。除了協議文件類型、安全的傳輸方法和必備的軟硬體等明確的因素之外,有效的 EDI 實作還應該要考量:

  • 轉換或對映軟體。取得名稱、地址、貨幣金額、零件號碼和數量等欄位,並將其從商業應用程式格式對映至標準化文件,反之亦然。
  • 批次封套或解除封套功能。支援大型 EDI 訊息批次,讓傳送端和接收端能夠包裝解除包裝交易,然後就可以從交易夥伴的數個業務部門或領域將這些交易集合在一起,或將這些交易分成數個業務部門或領域。
  • 訊息遞送機制。一旦訊息解除封套,即需要此機制,以針對不同群組將訊息分類,並將訊息遞送至適當的目標。可能也需要進行訊息轉換,使訊息轉換成適用於其目的地的正確格式。
  • 交易夥伴合約 (TPA)。釐清條款、建立商業文件的標準,以及定義交易夥伴之間的通訊和商業通訊協定。

EDI 的未來

請思考以下情境。現在與損壞裝運相關的扣款是使用 EDI 214 文件「運輸業裝運狀態訊息」來觸發。裝運中的物品無法使用或無法銷售。很有可能會因為扣款而引發爭議。

但在未來的供應鏈中,EDI 將會成為支援物聯網 (IoT)、區塊鏈和人工智慧 (AI) 等創新技術的核心文件交換功能。⁴未來的 EDI 將會使用:

  • IoT 感應器。併入裝運的包裝中,並連結週期性的 EDI 214 訊息,以幾近即時的方式提高包裝狀況的能見度。
  • 區塊鏈技術。加強鞏固裝運的 EDI 資訊流程,可提供共享版的事實,以協助快速解決,甚至避免扣款爭議。
  • AI 代理程式。監視連接至裝運的所有相關事件和資訊,並可識別不合規事件、判斷是否需要重新裝運、分析有效率的替換來源、起始新的裝運,以及授權退貨。

資料來源

¹「電子資料交換 (EDI):簡介」,Roger Clark,Business Credit,2001 年 10 月

²「電子資料交換」,維基百科

³「EDI 和 B2B 基本觀念」,Sriniedibasics,2011 年 8 月 20 日

⁴「EDI 的未來:IBM 觀點」,IBM Watson Supply Chain,2018 年 10 月。(PDF,1 MB)