ما المقصود بتخطيط السيناريوهات؟

تتجه المؤسسات إلى أساليب التخطيط الاستراتيجي كوسيلة لإدارة المخاطر واتخاذ القرارات القائمة على البيانات. تساعد هذه الأساليب أيضًا الشركات على الاستعداد للحظات "ماذا لو" الخارجة عن سيطرتها، مثل تغيُّر المناخ وتقلبات السوق والتحولات الجيوسياسية.

وتساعد عملية تخطيط السيناريوهات على التنبؤ وتحديد نطاقات النتائج المحتملة والتأثير المقدَّر من خلال تحليل التوجهات.

من خلال معرفة ما قد يحدث، يمكن للمؤسسات والأطراف المعنية تحسين اتخاذ القرار وإدارة الاحتمالات الأفضل والأسوأ. إلى جانب تطوير السيناريوهات، تساعد هذه العملية أيضاً المؤسسات على صياغة استراتيجيات للتنقل بين هذه السيناريوهات المستقبلية والمستقبلية المحتملة.

من خلال تخطيط السيناريوهات، يمكن للمؤسسات تصوُّر سيناريوهات مختلفة والكشف عن أوجه عدم اليقين قبل وقت طويل من وقوع الأزمة. يمكن أن تمنح هذه العملية ميزة تنافسية، إذ يُتيح للمؤسسات التفكير مسبقًا واستكشاف الإجراءات المحتملة التي قد تحتاج إلى اتخاذها.

كما يوفر تخطيط السيناريوهات رؤى تفصيلية حول الخطط والميزانيات. إنه قوة دافعة للمديرين التنفيذيين والأطراف المعنية لاتخاذ القرارات المتعلقة بمؤسستهم. بدلًا من الاستجابة لحدث خارج نطاق سيطرة المؤسسة، يدفع تخطيط السيناريوهات نحو حل المشكلات بشكل استباقي والتفكير الابتكاري. كلما أصبحت المؤسسة أكثر مرونة، زادت احتمالية حصولها على الاستقرار طويل الأمد.

إن أفضل طريقة لفهم تخطيط السيناريوهات هي من خلال مثال شركة Royal Dutch Shell المعروفة حاليًا باسم Shell. بدأت شركة النفط والغاز في استخدام تخطيط السيناريوهات في الستينيات عندما كانت تتعامل مع تحديات الإنتاج المتوسع، وتوقعت في نهاية المطاف أزمة النفط عام 1973.

في عام 1965، قدمت الشركة Unified Planning Machinery (UPM)، وهي أداة تنبؤ محوسبة يتم استخدامها للتنبؤ بالتدفقات المالية. أدت هذه الأداة إلى مزيد من المحادثات داخل الشركة حول إنشاء سيناريوهات محتملة وتوقُّع الأحداث المستقبلية من خلال عملية تطوير السيناريوهات.

وضعت الشركة سيناريوهات بديلة بناءً على مجموعة من المتغيرات. وقد فعلت ذلك في محاولة لفهم كيف قد يبدو الوضع المستقبلي للمؤسسات في عالم قائم على التجارة الحرة أو التوترات الجيوسياسية المتزايدة.

وقد كان لهذا العمل دور محوري لشركة Shell في محاولتها لفهم الاضطرابات والتنبؤ بها. حتى يومنا هذا، لا تزال شركة Shell تطرح أسئلة "ماذا لو" وتستخدم عملية تخطيط السيناريوهات للتفكير في التحديات طويلة المدى وتخفيف المخاطر.

إن الهدف من تخطيط السيناريوهات ليس مجرد التنبؤ بالنتائج، بل فهم القوى التي ربما أدَّت إليها. ومن الضروري النظر في عوامل بيئة الأعمال الخارجية والداخلية ودمج تخطيط السيناريوهات في جميع العمليات التنظيمية.

تختلف عملية تخطيط السيناريوهات من مؤسسة إلى أخرى وقد تتطلب خطوات إضافية حسب احتياجات المؤسسة. ومع ذلك، هناك خمس خطوات رئيسية يمكن لكل مؤسسة استخدامها كإرشاد.

لضمان عملية تخطيط سيناريوهات فعَّالة، يجب على جميع المؤسسات البدء بتحديد هدف واضح.

يمكن أن يكون هذا الهدف طويل الأجل أو متعلقًا بشيء أكثر إلحاحًا على المدى القريب. في كِلتا الحالتين، يجب على المؤسسة أن تتصور أين تأمل أن تكون في الأشهر أو السنوات القادمة.

بعد تحديد الهدف الأساسي، يجب على الفِرق تحليل كيفية تأثير الإجراءات الحالية في النتائج المحتملة.

يجب على المؤسسات التأكد من توافق هذه النتائج مع الهدف الرئيسي وفهم تأثيرها المستقبلي للاستجابة بشكل مناسب.

هناك العديد من العوامل التي يجب أخذها في الاعتبار عند تحديد توجُّه المؤسسة. قد تكون هذه العوامل عوامل داخلية مثل التحولات التنظيمية أو عوامل خارجية مثل التوترات الجيوسياسية.

بغض النظر عن ماهيتها، يجب أن يكون لدى المؤسسة فهم شامل لكل منها من أجل التنبؤ الدقيق والرؤى.

كما هو الحال مع تحديد العوامل المؤثِّرة، تحتاج المؤسسات أيضًا إلى تقييم تأثير كل سيناريو. يتضمن هذا النهج إنشاء سيناريوهات متعددة وتحديد مدى احتمالية حدوث كل منها اعتمادًا على الظروف والافتراضات والاحتمالات.

بعد التقييم يأتي تقييم تأثير كل سيناريو. يجب على المؤسسات أن تأخذ في الاعتبار التأثيرات المحتملة وتحدِّد المسار المناسب للعمل.

أخيرًا، يجب على المؤسسات تحديد مؤشرات مبكرة لكل سيناريو.

تُعد هذه الخطوة حاسمة لضمان أن المؤسسة تتصرف بشكل استباقي، وقادرة على كشف الاضطرابات أو المشكلات قبل أن تتطور إلى أحداث كبرى. علاوةً على ذلك، فإنه يمنح المؤسسات والأطراف المعنية ميزة تنافسية للبقاء على أهبة الاستعداد والقدرة على التعامل مع المشكلات دون ذعر.

فيما يلي بعض المزايا الرئيسية التي قد تحصل عليها المؤسسات عند استخدام تخطيط السيناريوهات:

• استخدام التحليل التفصيلي: يمنح تخطيط السيناريوهات للمؤسسات رؤى حول السيناريوهات المحتملة والبيانات اللازمة للتعمق في النتائج المحتملة لقراراتهم. يوفر هذا النهج بدائل مستقبلية مختلفة تعتمد على البيانات، ما يمنح صنّاع القرار رؤية شاملة لخطط الطوارئ المحتملة.

• تشجيع التفكير المستقل: تتطلب تمارين التخطيط للسيناريوهات الناجحة تنوعًا في الأفكار ووجهات النظر من أفراد ذوي خلفيات وديموغرافيات مختلفة. يتم تشجيع المشاركين في هذا النهج على التفكير بشكل مستقل والابتكار في عملية حل المشكلات.
  
  
• تخفيف المخاطر: يُعَد تخطيط السيناريوهات أداة قوية لإدارة المخاطر. تساعد هذه العملية المؤسسات على اكتشاف علامات الأزمة المحتملة في وقت مبكر، ما يسمح بالتدخل في الوقت المناسب ووضع خطط عمل استراتيجية لتعزيز تخفيف المخاطر.

• التشجيع على التخطيط الاستباقي: تتطلب هذه الطريقة التنبؤية تفكيرًا استراتيجيًا مستقبليًا. وبدلًا من مجرد النظر إلى البيانات التاريخية، يشجع تخطيط السيناريوهات المؤسسات على تبنّي نهج أكثر ديناميكية لتحليل السيناريوهات.

يأتي تخطيط السيناريوهات بأشكال عديدة. يعتمد النهج الذي تتَّبعه المؤسسة على التركيز والمنهجية التي تختار استخدامها.

يستخدم نهج التخطيط الكمي للسيناريوهات ثلاثة سيناريوهات مختلفة: متفائل، ومتشائم، والتقدير الأكثر احتمالًا.

يحقِّق السيناريو المتفائل أفضل النتائج الممكنة للمؤسسة. يستكشف السيناريو المتشائم أسوأ الحالات الممكنة، مثل انهيار السوق أو العوامل البيئية الخارجة عن سيطرتها. أخيرًا، يأخذ سيناريو أفضل تقدير في الاعتبار التوجهات الحالية والتوقعات المالية لتقييم الأثر المالي.

يمكن للمؤسسات استخدام طريقة التخطيط المعياري للسيناريوهات لتطوير السيناريو والنتائج المثالية ثم العمل بشكل عكسي لمعرفة كيفية تحقيق ذلك.

هذه الطريقة هي الأفضل للتخطيط طويل الأجل والمؤسسات التي تتطلع إلى تحديد أهداف مهمة. فهي نهج مستقبلي يساعد المؤسسات على تطوير نموذج لما تريده بالضبط.

التخطيط الاستكشافي للسيناريوهات هو نهج يأخذ في الاعتبار مجموعة واسعة من المستقبلات المحتملة اعتمادًا على أطر زمنية محددة، وبيئات متقلبة، والعديد من عوامل عدم اليقين.

يُتيح هذا الأسلوب بناء سيناريوهات متعددة ويساعد المؤسسات على الاستعداد للتكيف في الوقت الفعلي.

تركِّز هذه الطريقة في تخطيط السيناريوهات على التحديات قصيرة ومتوسطة الأجل التي تواجهها المؤسسة. وتميل إلى التركيز على المخاطر التشغيلية أو العمليات اليومية ومعالجة قضايا محددة.

قد تأخذ المؤسسات التي تواجه مخاوف محددة، مثل اضطرابات سلسلة التوريد أو نقص العمالة، هذا الأسلوب في الاعتبار لوضع خطط طوارئ محددة.

يُعَد أسلوب الإدارة الاستراتيجية نهجًا آخر واسع النطاق لتخطيط السيناريوهات، ولكنه يركِّز بشكل أساسي على التأثيرات الخارجية.

يتم استخدام هذا النهج لبناء استراتيجيات طويلة الأجل ومساعدة المؤسسات على فهم توجهها العام اعتمادًا على عوامل مثل التحولات الاقتصادية، أو التقدم التكنولوجي، أو التوجهات الاجتماعية.

تستخدم المؤسسات في جميع الصناعات تخطيط السيناريوهات للتغلب على حالة عدم اليقين وتحقيق نتائج أفضل. وتُظهر حالات الاستخدام الشائعة هذه مدى تنوع استخداماته.

يمكن أن تكون عملية تخطيط السيناريوهات بأكملها مهمة كبيرة، وتتطلب التنسيق والتعاون. هناك العديد من أفضل الممارسات التي يجب على المؤسسة اتِّباعها للمساعدة على ضمان نجاح العملية:

• بناء الفريق المناسب: عادةً ما يتولى المتخصصون في الشؤون المالية قيادة عملية تخطيط السيناريوهات. ومع ذلك، لا يمكنهم إدارة مشروع تخطيط السيناريوهات بنجاح دون وجود قادة آخرين من داخل المؤسسة. عادةً ما يكون هناك مُيسِّر لتخطيط السيناريوهات يدير المشروع ويضمن توافق جميع عناصره.

• الحصول على البيانات الصحيحة: يتطلب تخطيط السيناريوهات بيانات جيدة لإنشاء نماذج دقيقة. يجب أن تستند السيناريوهات إلى مبيعات مقارنة وبيانات تاريخية نظيفة ودقيقة. سيتطلب ذلك أيضًا نظامًا لتكامل البيانات مثل منصة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) لتوحيد جميع معلومات الأعمال. يجب على المؤسسات فهم تكلفة تخطيط السيناريوهات وتحديد المنتجات والخدمات الضرورية.

• تبسيط الأمور: تخطيط السيناريوهات لا يجب أن يكون معقدًا. قد تشعر فِرق المالية أحيانًا بالإرهاق بسبب تنوع النتائج والسيناريوهات المحتملة. لهذا السبب، من الأفضل تبسيط السيناريوهات والتركيز على نتيجتين إلى ثلاث نتائج. إذا كان الفريق يقوم بإعداد عدة سيناريوهات، يجب على القادة تحديد الأولويات ومعرفة أيّها يستحق أكبر قدر من الاهتمام.

• الاعتماد على التكنولوجيا المتقدمة:هناك العديد من حلول البرامج للتخطيط والتحليل المالي (FP&A) التي تقدِّم تخطيط السيناريوهات كميزة إضافية. بدأ العديد أيضًا في دمج التحليلات المدعومة بالذكاء الاصطناعي في منصاتهم لتبسيط مهام سير العمل وتوفير سيناريوهات اختبار فورية. أصبح تبنّي التكنولوجيا الناشئة بسرعة العامل الذي يمنح المؤسسات ميزة تنافسية.